Facture électronique : les apports de factur-X

Synthèse

La dématérialisation devient le mode normal de fonctionnement des entreprises. Elle s’inscrit dans les stratégies de recherche d’optimisation, de performance et de transformation digitale. Mais dans certains domaines, en particulier la dématérialisation de factures, il reste des marges de progression significatives : sur les 2,5 milliards de factures échangées chaque année en France, seulement 15 % le sont sous une forme électronique.

Les contraintes réglementaires vont accélérer les usages de la dématérialisation, que ce soit en France, avec l’obligation d’émettre des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA à partir du 1er juillet 2024, ou au niveau européen, avec la norme Factur-X, basée sur un fichier PDF et un fichier XML de données structurées.
Cette norme présente d’indéniables avantages : interopérabilité, productivité, sécurité, traçabilité, réduction des coûts et des délais de paiement, automatisation des processus et des rapprochements, valorisation des données…

Ces évolutions ont évidemment des répercussions sur l’activité des cabinets d’expertise comptable, en particulier pour leur positionnement, leurs champs de compétences et les outils technologiques utilisés. Les cabinets d’expertise comptable peuvent privilégier trois stratégies : ne rien faire – c’est très risqué ; optimiser à la marge – c’est dommage de ne pas aller plus loin ; ou encore, et c’est l’approche la plus pertinente, prendre de l’avance : développer de nouveaux services à valeur ajoutée en capitalisant sur les données.

C’est toute l’ambition de Cegid que d’accompagner les experts-comptables dans ce nouvel épisode de la révolution numérique.

Pourquoi digitaliser les processus de facturation est devenue une priorité

La plupart des entreprises sont engagées dans un processus de transformation digitale. La crise sanitaire a accéléré le mouvement. Cette transformation est généralement associée à des problématiques de collaboration, d’innovation, de compétences… Mais le cœur de toutes les stratégies, qu’il s’agisse des grandes ou de petites entreprises, repose sur la numérisation des processus, sans laquelle toute transformation se trouve vouée à l’échec.

Les entreprises l’ont bien compris : selon une étude de Keyrus¹ sur les directions financières des entreprises françaises, l’automatisation des processus constitue une priorité à court terme pour trois entreprises sur quatre, essentiellement pour gagner en agilité et en fiabilité.
A cela s’ajoute la volonté de mieux diffuser la « culture du cash » dans l’organisation. De même, une analyse du cabinet Markess et de la DFCG² révèle que la gestion du compte fournisseurs (P2P) arrive en tête des processus à digitaliser en priorité. Les principaux documents associés au besoin de digitalisation des factures dans le processus P2P sont les factures fournisseurs pour 65 % des entreprises et les factures clients pour 36 %.

¹ Enquête Covid-19, les premiers enseignements de la crise pour les directions financières, Keyrus Management, juillet 2020.
² Digitalisation des processus financiers, approches et besoins à fin 2022, Markess, DFCG

Un mouvement de fond vers le numérique

Outre les exigences de transformation digitale, plusieurs tendances de fond poussent à la dématérialisation. La première concerne la transformation des usages. Le numérique devient un standard dans le fonctionnement des organisations. Le recours au télétravail pendant les périodes de confinement, qui s’est ajouté aux usages en mobilité déjà développés, a nécessité de renforcer les dispositifs de dématérialisation des documents (factures fournisseurs, fiches de paie, documents internes, etc.) et d’automatisation des back offices.
En outre, le cloud est devenu désormais une approche normale et généralisée dans les entreprises, avec un foisonnement de solutions, y compris de dématérialisation de factures.

Pour qu’un usage se diffuse, il faut généralement quatre ingrédients : une technologie mature, la perspective d’un retour sur investissement rapide, voire immédiat, une volonté des directions générales d’aller de l’avant et des évolutions réglementaires qui accélèrent la transformation. Quel est quasiment le seul domaine qui réponde à ces quatre critères ? La dématérialisation de factures !

En effet, les technologies sont matures et couvrent l’ensemble du cycle de vie des factures ; les dispositions réglementaires obligent les entreprises à se transformer ; les directions générales et financières sont persuadées des enjeux et le retour sur investissement est quasi-immédiat. On ne se pose d’ailleurs même plus la question de savoir si un processus automatisé plus rentable qu’un même processus manuel.

Une révolution dans le traitement de l’information financière et des flux bancaires

Dans le traitement des flux financiers, qu’il s’agisse des établissements financiers, des entreprises ou des prestataires de services comme les cabinets d’expertise comptable, la numérisation s’impose aussi, poussée par la nécessité de gagner en agilité dans les processus, de réduire les coûts, de faire face à la concurrence des néo-banques, à la croissance des volumes de échanges bancaires dématérialisées et aux exigences de temps réel pour traiter les transactions. Dans un contexte où la concurrence s’exacerbe, notamment avec la DSP2 (directive sur les paiements 2), qui favorise l’Open Banking et régule les nouveaux acteurs du paiement.

Il reste toutefois d’énormes marges de progression. Pour l’organisation de standardisation GS1, sur les 2,5 milliards de factures échangées chaque année en France, seulement 15 % le sont sous une forme électronique (contre 5% en 2012, selon la Banque de France). Au niveau mondial, c’est environ 55 milliards de factures qui ont été́ échangées sous un format électronique en 2019, pour un total de 550 milliards de factures.

Heureusement, en matière de dématérialisation, le secteur public est moteur, avec le déploiement de Chorus Pro, qui oblige, depuis le premier janvier 2020, toutes les entreprises françaises à envoyer leurs factures à destination des entités publiques en format électronique. En 2020, les volumes traités (54,6 millions de factures) ont progressé de 20 % par rapport à 2019. Depuis 2017, Chorus Pro a ainsi géré plus de 140 millions de factures³.

³ Bilan 2020 de l’activité sur Chorus Pro.

L’un des voies d’accélération dans l’adoption de la facture électronique réside dans l’évolution de la législation et les nouvelles normes associées. C’est ce qu’a souhaité la Commission européenne, afin d’imposer un modèle standardisé qui permette l’interopérabilité entre toutes les parties prenantes concernées par la facturation.

La communauté européenne a ainsi imaginé un nouveau standard de facture électronique. Dans sa décision d’exécution du 16 octobre 2017, la Commission justifiait ainsi cette nécessité : « Les avantages de la facturation électronique sont maximisés lorsque l’établissement, l’envoi, la transmission, la réception et le traitement d’une facture sont entièrement automatisés. Ces avantages sont garantis dans le contexte du marché intérieur par l’utilisation d’une norme européenne commune relative à la facturation électronique et par l’établissement d’une liste limitée de syntaxes. »
La Commission européenne estime que passer des factures papier aux factures électroniques permettrait d’économiser quelques 240 milliards d’euros⁴ sur six ans et entend mettre fin à la « mosaïque de règles nationales qui régissent le traitement des factures et les possibilités et qui portent préjudice tant aux entreprises qu’aux consommateurs. »

Concrètement, il s’agit de rapprocher deux mondes : d’un côté, les données structurées, que l’on trouve dans chaque facture, lisible par une machine et un logiciel de traitement de factures ; d’un autre côté, l’image, avec un fichier au format PDF, lisible par un humain qui peut ainsi contrôler les informations complémentaires).

Mais la Factur-X doit encore trouver ses marques : une enquête publiée en mars 2020 dans le magazine Archimag a révélé que le format Factur-X reste une inconnue pour 71 % des organisations française et une notion floue pour 16 % d’entre elles. Une enquête menée par Best Practices Systèmes d’Information sur la dématérialisation de factures a révélé que 83 % des entreprises françaises ne connaissaient pas la norme Factur-X⁵.

⁴ Faire profiter pleinement l’Europe des avantages de la facturation électronique, communication de la Commission au Parlement européen, 2010.
⁵ Dématérialisation des factures : état des mieux dans les entreprises françaises, Best Practices Systèmes d’Information, juin 2019.

Les dates clés et les échéances

Le standard Factur-X a été développé en deux étapes. D’abord, avec l’ordonnance du 26 juin 2014, qui institue la facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises et organisations qui travaillent avec le secteur public. Cette ordonnance a fixé un calendrier précis pour que les entreprises s’y conforment : entre le 1er janvier 2017 (pour les grandes entreprises) et le 1er janvier 2020 (pour toutes les entreprises).

L’objectif est de simplifier et de réduire les coûts. En améliorant la transmission et le traitement des factures, il était prévu, à l’époque, que cette mesure permettrait de réaliser des économies et des gains de productivité représentant plus de 710 millions d’euros par an en année pleine, dont 335 millions d’euros pour les entreprises, en évitant l’envoi de 95 millions de factures par an à l’Etat, aux collectivités territoriales et aux établissements publics.

Ensuite, au niveau européen, a été publiée, en octobre 2017, la Norme Sémantique Européenne EN 16931. Elle a été diffusée, en France, par l’Afnor en novembre 2019. Cette norme définit les éléments d’information essentiels qu’une facture électronique doit contenir pour assurer le respect de la législation (y compris fiscale) et permettre l’interopérabilité dans les secteurs privés et publics. Elle précise en particulier les concepts de base d’une facture, les processus métiers et les fonctionnalités pris en charge, ainsi que les spécifications d’usage de la facture⁶.

⁶ Facturation électronique : modèle sémantique de données des éléments essentiels d’une facture électronique, Afnor, novembre 2019.

Une période transitoire, mais seulement jusqu’au 1er janvier 2026 !

Cette incitation à la dématérialisation de factures est également inscrite, en France, dans la loi de finances 2020, qui obligera les entreprises assujetties à la TVA à émettre des factures électroniques. Cette obligation est progressive, selon la taille des entreprises. Initialement prévues entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, les nouvelles dates sont du 1er juillet 2024 pour les Grandes Entreprises, au 1er janvier 2026 pour les plus petites, avec une date intermédiaire au 1er janvier 2025 pour les ETI. Par contre, toutes devront être à même de pouvoir recevoir des factures dès le 1er juillet 2024. Cette incitation ayant pour but de moderniser la collecte et le contrôle de la TVA dans le cadre de la lutte contre la fraude à la TVA.

Quelles conséquences pour les entreprises et les experts-comptables ?

La mise en place de Factur-X et, plus généralement de toute initiative qui accroît l’usage de la dématérialisation, comporte plusieurs avantages, à la fois pour les entreprises et les cabinets d’expertise comptable.
Pour Dominique Périer⁷, président du comité technologique de l’ordre des experts-comptables, « la norme Factur-X facilite la vie des experts-comptables, il n’y a plus besoin de trier les factures, on les reçoit en une seule fois. Cela suppose toutefois de repenser l’organisation des cabinets pour la réception des factures, pour gérer les différents modes d’acquisition (messagerie électronique, espaces sécurisés, coffre-fort numérique, plateformes), dédoublonner les pièces comptables et surveiller les processus. »

⁷ La facture électronique, des obligations actuelles aux obligations à venir en 2023, quelles opportunités à saisir ? 75ème congrès des experts-comptables, 2020.

Les différences entre une facture électronique et une Factur-X

Par rapport à une facture électronique classique, le standard Factur-X est dit « mixte » ou « hybride » : il est en effet basé sur un fichier PDF (norme PDF/A3) représentant la facture originale et sur un fichier de données structuré (XML : eXtensive Markup Langage ou Langage de Balisage Extensible), qui permet de structurer et de hiérarchiser les différentes informations à transmettre avec la facture, afin de faciliter les échanges et l’automatisation.
Ces informations sont destinées au logiciel de facturation et évitent une intervention humaine. La Factur-X peut également comprendre des pièces jointes comme les CGV de l’entreprise, par exemple.

Depuis plusieurs années, les experts-comptables sont au cœur de la transformation des entreprises. Cegid a pour cela continué d’innover en suivant les évolutions légales et technologiques pour les appliquer à la profession comptable et leurs clients.

Les dernières évolutions légales

Les chantiers n’ont pas manqué pas ces dernières années et ne manqueront toujours pas dans les prochaines années : la généralisation de la facture électronique entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, la digitalisation de l’administration fiscale, la généralisation de Déclaration Sociale Nominative, obligatoire pour toutes les entreprises du secteur privé depuis 2017, le Prélèvement à la Source applicable depuis janvier 2019, l’obligation des échanges électroniques à destination des administrations….

C’est pour accompagner cette stratégie de transformation que nous avons créé le Cegid Cloud Experts-Comptables, premier Cloud métier pensé pour l’expert-comptable et ses clients. C’est un univers d’applications, de données et de services, intégré dans le Cloud pour fluidifier tous leurs échanges et leurs décisions à partir de données comptables (dont les factures) et financières actualisées au fil de l’eau.

L’expert-comptable au cœur des flux

L’expert-comptable se positionne de plus en plus au cœur des flux financiers (comptables, bancaires, administratifs) et de données. La stratégie de Cegid est de renforcer ce positionnement dans le cloud, en tant que partenaire de confiance des entreprises. Ainsi, Cegid accompagne tous les experts-comptables dans la mise et en œuvre et la maîtrise de la facture électronique et de la norme Factur-X chez leurs clients, dans une logique de sécurité, conformité et efficacité du cabinet.

L’échange électronique de factures figure déjà au cœur des outils comptables de Cegid, qui permettent de dématérialiser les flux de factures clients ou fournisseurs pour faciliter la collaboration entre l’expert-comptable et ses clients, en accélérer le traitement et mieux sécuriser les délais de paiements. Les solutions de Cegid garantissent la mise au format de l’administration et d’envoyer directement les factures aux différentes plateformes, par exemple Chorus Pro.

Créer de la valeur avec la facture intelligente

Mais il faut aller encore plus loin. Au-delà de ses caractéristiques intrinsèques, la facture électronique produit une valeur métier bien supérieure aux simples fonctions d’automatisation, de simplification des écritures comptables, de traçabilité et d’archivage. Les concepteurs de la norme Factur-X l’ont bien compris, en posant les bases d’un enrichissement durable des factures électroniques avec de l’information à valeur ajoutée.
La puissance des technologies, par exemple celle du moteur d’intelligence artificielle de Cegid Loop, ou Cegid Conciliator Expert permettent une lecture complète de la facture.
Avantage : il est possible, avec une technologie OCR performante, de rechercher dans la totalité du texte de la facture, et pas uniquement dans sa partie normée, donc, entre autres, de pouvoir identifier et ventiler des factures complexes, avec différents postes, typologies/catégories de dépenses, taux de TVA…).
Avec une fiabilité croissante, car le moteur apprend au fur et à mesure qu’il fonctionne. Il reconnait avec 100 % d’exactitude au moins 70 % des factures reçues par un cabinet de la part de ses clients, alertant le collaborateur comptable lorsqu’il y a un doute qui exige une validation. Cegid prévoit d’ailleurs d’intégrer cette puissance de l’intelligence artificielle à ses gammes historiques, afin de faire bénéficier nos clients SaaS de cette innovation.

Vers des offres de services étendues

Peut-on aller encore plus loin ? Oui, car, au-delà des atouts et des opportunités liées à l’intelligence artificielle, la facture électronique et la norme Factur-X s’inscrivent dans une réelle dynamique de services. Ainsi, différentes actions sont possibles au sein des solutions Cegid pour engager des actions à partir des factures électroniques. Il est possible de bénéficier d’alertes et de relancer directement les créanciers depuis l’application, et de réduire les risques de retards de paiements.
Cegid a, en outre, développé un écosystème de partenaires éditeurs : l’expert-comptable peut mettre à disposition de ses clients des services de sécurisation des paiements des factures, par exemple par d’affacturage ou d’assurances factures. De même, certains partenaires proposent des services financiers, sous forme de ponts de trésorerie court-terme ou de financement moyen-terme.

La norme Factur-X, en alliant technologie, usages et création de valeur par les données, constitue un élément clé et, sans aucun doute, un facteur accélérateur pour transformer durablement le métier, le positionnement et les gammes de services des experts-comptables.