Dématérialisation des factures : une mutation incontournable pour la fonction finance

Pourtant, au sein des directions financières, le modèle de facturation électronique peine encore à s’imposer. Souvent perçus comme longs, fastidieux et coûteux, de tels projets de transformation se révèlent parfois compliqués à mettre en œuvre et peuvent se heurter à une résistance d’ordre culturel au sein de l’entreprise.

Pour l’entreprise comme pour les collaborateurs, la dématérialisation des factures représente néanmoins de nombreux avantages, notamment une meilleure sécurité de l’information comptable. Elle permet également de répondre à l’évolution d’un cadre réglementaire visant à accélérer la modernisation numérique de l’ensemble des acteurs économiques.

Bénéfices de la dématérialisation

En premier lieu, la dématérialisation des factures est synonyme de réduction des coûts et de gains notables en matière de productivité et d’efficacité. On estime en effet à 3€ le coût moyen de traitement d’une facture électronique à l’aide de solutions de dématérialisation, contre 16€ pour le traitement manuel d’une facture papier. Les solutions de dématérialisation permettent par ailleurs de rendre plus efficace les recherches de facture et de réduire les délais de transmission et d’encaissement, permettant ainsi de multiplier par 15 le nombre de factures traitées en un an.

Pour les experts métiers, le passage à la dématérialisation représente également une avancée puisqu’il se traduit par l’élimination de tâches chronophages à moindre valeur ajoutée comme la saisie manuelle, au profit de tâches plus stratégiques telles que l’optimisation du sourcing fournisseurs ou encore l’entretien de la relation fournisseur et le maintien de l’écosystème.

D’un point de vue sécuritaire, les systèmes de facturation électroniques offrent également une meilleure traçabilité des processus comptables. Contrairement aux documents papiers, dont le suivi n’est pas toujours fiable, les factures dématérialisées utilisent des processus qui permettent de garantir avec certitude l’identité du signataire, offrent un suivi du cycle de traitement de bout en bout, et fournissent un système d’archivage sécurisé.

Enfin, l’adoption de la dématérialisation permet de garantir une meilleure conformité en répondant efficacement à des exigences légales de plus en plus nombreuses en faveur d’une modernisation numérique poussée. Depuis la directive européenne de 2001 sur la reconnaissance des factures électroniques, le cadre réglementaire a évolué dans le sens d’une accélération de la dématérialisation. C’est par exemple le cas avec la mise en place du portail Chorus Pro, qui impose l’utilisation de la facturation électronique dans le secteur public. Et ces mesures pourraient à terme se généraliser au secteur privé, comme le laisse présager l’article 222 de la loi Macron de 2016.

Passer à la dématérialisation des factures permet également aux entreprises de respecter plus facilement les délais de paiement imposés par la Loi de Modernisation de l’Economie puisque la facture est envoyée directement au bon destinataire et également validée plus rapidement. La réduction de ces délais permet de limiter le risque de litiges avec les fournisseurs.

Bien réussir la transition

Pour qu’un projet de dématérialisation puisse aboutir, il faut initier une phase d’audit et de réflexion en amont afin de bien identifier les besoins de l’entreprise. Il est essentiel d’effectuer un inventaire précis prenant en compte la nature et le volume moyen de factures traitées, le nombre de fournisseurs, les circuits de validation types, les délais types de paiement… De manière générale, il est important de réfléchir à la manière dont l’entreprise et ses salariés seront amenés à travailler avec la dématérialisation en fonction des process existants afin de sélectionner le système de dématérialisation le plus adapté, à savoir : la dématérialisation au format PDF par simple scan des factures, le traitement par Reconnaissance Optique des Caractères (OCR) ou la dématérialisation complète de type Echange Informatisé de Données (EDI).

Le choix du format d’échange est une problématique délicate, à laquelle le nouveau standard Factur-X pourrait apporter une solution efficace puisqu’il offre un format de facture électronique hybride, à la fois lisible au format PDF et adapté au traitement automatisé des données.

Autre élément déterminant à la réussite du projet : l’implication des parties prenantes. Comme il s’agit d’un projet technologique, il est impératif que la DSI soit au cœur de la réflexion menée en amont afin d’appréhender les problématiques techniques inhérentes aux différentes solutions : mode SaaS ou solution on-premise avec hébergement externalisé ou hébergement en interne. Dans le cas de l’on-premise par exemple, il faut réfléchir à la mise à disposition d’une infrastructure matérielle pour l’hébergement ainsi qu’à la problématique de continuité de service. D’autres éléments entrent également en ligne de compte, parmi lesquels l’interopérabilité de la solution de dématérialisation avec les systèmes achats et comptables existants, les formats d’échanges ou encore la mise en place de l’archivage légal. Cette réflexion doit notamment pouvoir se nourrir d’échanges avec l’organisme qui jouera le rôle de « tiers de confiance », en matière de certification ou d’archivage.

D’autre part, il est important de garder à l’esprit que la mise en place de la dématérialisation représente un vaste changement organisationnel. Avec elle, ce sont tous les processus de l’entreprise qui vont s’en trouver profondément modifiés et les métiers des collaborateurs qui vont évoluer, aboutissant souvent à de la mobilité en interne ou à la mise en place éventuelle de centres de services partagés. Il faut donc responsabiliser les acteurs concernés quant aux aspects de validation des processus, et sensibiliser chacun à la transformation à venir. Impliquer au plus tôt les collaborateurs qui vont être amenés à utiliser la solution permet de les accompagner au changement.

En conclusion, il est impératif pour les entreprises d’anticiper le plus possible pour accompagner au mieux la transformation et s’assurer de gagner l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs et utilisateurs. La bonne compréhension des enjeux de la dématérialisation par l’ensemble des acteurs impliqués est d’autant plus importante qu’un manquement aux normes peut causer un retard conséquent dans le processus de facturation, mais également entraîner de lourdes pénalités. En effet, en cas de non-conformité d’une facture, l’entreprise s’expose à des amendes, voire à des sanctions pénales pouvant aller jusqu’à 75.000€.