1. Facture électronique : l’obligation et ses défis

Définition réglementaire & technique

Une facture électronique est une facture qui permet de digitaliser de bout en bout la totalité de son cycle de vie :

  • Création
  • Transmission
  • Réception
  • Intégration dans la comptabilité
  • Archivage

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

  • Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises. Une facture électronique reste une facture.
  • Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique. On parle de facture dématérialisée.

⚠️ La photo PDF d’une facture envoyée par email n’est pas une facture électronique au sens de la réforme.
Pour faciliter l’extraction des données et remplir les exigences de la DGFiP, la facture devra être établie dans un format structuré, ou dans un format mixte (format structuré + PDF) comme avec le standard Factur-X.

Calendrier de la facture électronique

Le calendrier de mise en place de la réforme est défini de sorte à laisser le temps à tous les types d’entreprises et leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux…) de s’organiser.

Mode opératoire : les différents process de routage des flux

Dans le schéma retenu par la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques), l’entreprise-fournisseur a deux solutions :

Produire sa facture sur la plateforme nationale, nommée Portail Public de Facturation, qui se chargera à la fois :

  • De router la facture électronique au client ;
  • De communiquer les données comptables de la facture à l’Administration fiscale ;

Produire la facture à partir d’un logiciel assurant la conformité du format des données de factures, et connecté aux plateformes autorisées à router la facture vers son destinataire. Ces Plateformes sont soit le PPF, soit des PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires) immatriculées par la DGFiP et conforme au cahier des charges établi par cette dernière.

De son côté, l’entreprise cliente recevra sa facture via sa plateforme de réception, qui sera nécessairement à partir du 1er Juillet 2024 soit le PPF, soit une PDP. Elle devra alors assurer la collecte et l’intégration des données dans son ERP ou son logiciel comptable pour les retrouver finalement dans les comptes. Elle cherchera donc à automatiser ce processus.

Les premières immatriculations de PDP devraient intervenir en septembre 2023.

La position de Cegid

Dans ce contexte, Cegid se positionne en concentrateur de flux, quelles que soient les plateformes par lesquels ces flux transitent. Cegid simplifie le processus de récupération et d’intégration des factures électroniques dans les comptes, et fait vivre à ses clients des expériences de gestion uniques et adaptées au besoin de chaque entreprise.

Les sanctions

Les textes prévoient à ce jour une amende de 15 euros par facture pour ceux qui qui ne respecteront pas l’obligation de facturation, plafonnée à 15 000 € par an. Et 250 € par facture pour l’absence d’e-reporting, dans la même limite.
« Le risque va au-delà de ces deux types d’amendes : dans le nouveau système, toutes les irrégularités seront flagrantes, et les entreprises se verront plus facilement condamnées pour non-respect de la LME (Loi de Modernisation de l’Economie), ou parce qu’elles ont omis certaines des nombreuses mentions obligatoires sur leurs factures, comme la référence à un bon de commande », notait dans Les Echos Emmanuelle Muller-Schrapp, associée chez Grant Thornton.
La menace de sanctions est bien réelle, et il faut prendre en compte, en plus des amendes, le fait d’attirer l’attention de l’administration fiscale sur l’entreprise.

Regard sur nos voisins européens

La France est aujourd’hui, avec l’Italie et la Pologne, le seul pays européen à s’engager pleinement sur la voie de la facture électronique.

Parmi les principales motivations de ces États :

  • Renforcer la lutte contre la fraude fiscale au bénéfice des opérateurs économiques de bonne foi : selon un rapport de la Commission européenne, les Etats membres de l’UE ont perdu 134 milliards d’euros de recettes de TVA rien qu’en 2019, à cause de déclaration partielles.
  • Renforcer la compétitivité des entreprises :
    – en allégeant la charge administrative et en fluidifiant les processus pour réduire les coûts de traitement des factures,
    – en luttant contre le fléau des retards de paiement avec des données transmises automatiquement aux clients et fournisseurs dès lors qu’elles sont produites.
  • Simplifier les obligations déclaratives, avec notamment le pré-remplissage des déclarations de TVA.
  • Améliorer la gestion de la conjoncture, avec des remontées d’informations en temps réel sur l’activité économique de sorte à se doter d’un pilotage d’une politique économique au plus près de la réalité des acteurs.

Nos deux voisins n’ont pas adopté la même manière de gérer les flux. En Italie, l’Etat a mis en place une plate-forme unique et obligatoire pour tous (Fattura PA). Même chose en Pologne (KSeF). En France, l’Administration a préféré un schéma directeur capable d’embarquer toutes les solutions proposées par les différents acteurs du marché. Sur le papier, la solution est plus ouverte et plus décentralisée.

Dans la pratique, c’est moins évident : les cahiers des charges sont complexes et l’interopérabilité des différentes plates-formes n’est pas gagnée. Demain, les factures fournisseurs parviendront à l’entreprise (et/ou à son expert-comptable) via une cohorte d’intermédiaires : une des plateformes privées (PDP) autorisées par l’Administration, ou le Portail Public de Facturation (PPF – Chorus Pro). La concentration de tous ces flux de factures électroniques peut s’avérer complexe.

« La condition pour que ces bénéfices se concrétisent est que la mise en œuvre de la réforme soit la plus complète, la plus rapide et la plus indolore possible »

Cyrille Sautereau | Président du Forum National de la Facture Electronique

2. Les vrais enjeux de la facture électronique

La facture électronique, un risque de désorganisation dans les entreprises

La réforme sur la généralisation de la facture électronique, entrant en vigueur le 1er Juillet 2024, fait peser sur les directions financières des entreprises et sur les cabinets d’expertise-comptable un risque réel de désorganisation. Par exemple :

  • Une collecte fastidieuse des factures d’achats disséminées sur différentes plateformes digitales (les Plateformes de Dématérialisation Partenaire ou PDP, et le Portail Public de Facturation ou PPF), ou la nécessité de refondre les processus d’intégration de factures dans les ERP ou les logiciels de comptabilité ;
  • Des factures de ventes non conformes aux formats attendus par l’administration, générant des rejets qui augmentent d’autant les délais de paiement ;
  • Une gestion erratique des droits d’accès aux données des factures, voire un accroissement du cyber-risque ;
  • Deux nouvelles obligations de déclaration au fil de l’eau à l’administration fiscale :
    1. Déclaration obligatoire des statuts du cycle de vie de la facture (déposée, rejetée, refusée, payée, etc.),
    2. Déclaration des informations de e-reporting pour les paiements B2C et les factures B2B reçues de l’international.…

Sans oublier que la connaissance par l’administration fiscale des flux entre acheteurs et vendeurs va lui permettre de réaliser des contrôles de TVA en temps réel, ce qui peut augmenter le risque fiscal.

De vrais gains pour l’avenir

Pour toutes les entreprises qui sauront négocier efficacement le virage de la généralisation de la facturation électronique, la récompense sera à la hauteur de l’effort, et au-delà.

La réforme porte en effet la promesse de vrais gains pour toutes les entreprises et pour les cabinets d’expertise comptable gérant la comptabilité des TPE-PME.

  • Meilleure productivité dans la gestion administrative : toutes les factures étant dématérialisées et transitant auprès de l’administration fiscale, il est enfin possible de rêver à un monde où les données de la facture arrivent automatiquement dans les systèmes d’informations (ERP ou outil de production comptable). Cette donnée comptable devient alors une donnée financière, directement actionnable pour les décideurs de l’entreprise.
  • Réduction du coût lié à la facture : le Ministère de l’Economie, de l’industrie et du numérique estime le coût de traitement d’une facture entrante entre 14 et 20€ (comprenant saisie, validation, paiement, archivage et gestion des litiges). Un coût moyen qui descendrait à 4€ pour une facture électronique.
  • Meilleur suivi des échéances : toutes les données des factures sont enfin disponibles. De quoi ouvrir de grandes perspectives dans la pratique d’une bonne gestion : comptabilisation automatique au fil de l’eau, relances automatisées, alertes et notifications sur des échéances, prévisions de trésorerie toujours à jour. Couplée à l’avènement de l’open banking et de la DSP2, flux bancaires et flux achats/ventes s’incrémentent automatiquement dans les systèmes de gestion, et leur réconciliation instantanée permet de transformer la donnée comptable en donnée financière.
  • Meilleures relations clients-fournisseurs, grâce à la transparence des statuts du cycle de vie de la facture pour les deux parties, fournisseur et client. Toute facture refusée pourra alors être très rapidement réémise pour ne pas décaler le règlement. Chaque fournisseur pourra être notifié du bon dépôt de sa facture chez son client, qui ne pourra pas prétendre ne pas l’avoir reçue.

Le calendrier de mise en œuvre ne laisse que peu de temps aux entreprises et à leurs experts-comptables de s’y préparer. 2024 n’est pas loin. Et à cette date, 100% des entreprises seront susceptibles de recevoir des factures électroniques, qu’elles seront dans l’obligation d’accepter. Se doter dès aujourd’hui de solutions embarquant les exigences de la réforme permet une montée en compétence apaisée pour être pleinement opérationnel à l’heure H.

La période qui s’ouvre jusqu’au 1er janvier 2026 promet donc d’être riche ! Nous sommes là pour vous accompagner dans cette transition, qui concerne toutes les entreprises, mais aussi leurs experts-comptables. Car la facture électronique n’est pas juste une obligation de plus, mais bien une chance pour tous… qu’il faut savoir saisir !

3. Experts-Comptables : S’organiser pour tirer parti de la facture électronique

Comme toute évolution réglementaire majeure, la généralisation de la facture électronique soulève des enjeux d’importance :

1. L’organisation d’une véritable dynamique de transformation du cabinet, permettant à tous les collaborateurs de se projeter dans un avenir où la collecte des documents est de l’histoire ancienne,

2. Le choix de l’équipement du cabinet : car la capacité à tirer parti de cette transformation dépend aussi de la qualité de la solution de gestion : niveau d’automatisation de traitement des flux, expérience utilisateur adaptée à la taille de l’entreprise, etc.

Le choix de Cegid : Centraliser toutes les factures de tous les clients du cabinet

Cegid accompagne la transition des cabinets d’expertise-comptable vers la généralisation de la facture électronique avec une priorité : assurer sans effort la collecte de 100% des factures achats/ventes.

Or, pour un cabinet, le risque de complexité est multiplié par le nombre de plateformes opératrices susceptibles d’arriver sur le marché. Concrètement, si chacun de ses clients choisit une PDP différente, la multiplication du nombre de points de collecte de factures risque de générer un vrai casse-tête pour les collaborateurs du cabinet…

Pour éviter cette complexité, Cegid met à la disposition de ses clients sa technologie de concentrateur universel de flux. Autrement dit, un invoicing hub :

  • Connecté à tous outils de production comptables,
  • Assurant l’interopérabilité avec le Portail Public de Facturation, que nous considérons comme la Plateforme de référence.

Les cabinets utilisateurs de Cegid pourront capturer automatiquement l’ensemble des factures de leurs clients, y compris de ceux qui seront inscrits par défaut au PPF.
Pour les clients qui auront choisi de faire appel à une PDP, des connecteurs seront mis en place pour également récupérer leurs flux dans le concentrateur.

Par définition, Cegid assurera la conformité avec les exigences de la réforme : format de factures, conditions de transmission et réception, gestion des statuts du cycle de vie de la facture, gestion des nombreux cas d’usage. Mais à la différence des futures Plateformes de Dématérialisation Partenaires et autres Opérateurs de Dématérialisation, qui imposent une révision des processus en place, la solution du concentrateur de flux maximise la valeur des investissements déjà réalisés par le cabinet ou son client dans l’une des solutions de Cegid, puisqu’aucun add-on ne sera nécessaire une fois la réforme entrée en vigueur. Autrement dit : le cabinet sera prêt, sans rupture dans d’expérience d’usage de ses outils métiers – et sans stress de dernière minute.

Les bénéfices tangibles pour les experts-comptables

  • Cegid dispense les cabinets et leurs clients de faire le choix d’une PDP plutôt qu’une autre,
  • Fin de la chasse aux pièces manquantes. Le collaborateur n’a pas à sortir de son logiciel métier : il y retrouve toutes les factures sans avoir dû aller les chercher,
  • L’intégration en temps réel des factures et de leur statut dans l’outil comptable, avec un flux exhaustif et sécurisé des données de facturation.
  • La transformation du rôle des collaborateurs, ainsi libérés des contraintes de la collecte,
  • La possibilité d’utiliser ensuite les données de gestion extra-comptables contenues dans les factures et à disposition pour un usage de conseil.

Tout se passe comme si le comptable était lui-même connecté aux outils de facturation de tous ses clients.

Comment organiser son cabinet pour la facture électronique

Comment convaincre les clients des cabinets de s’y mettre sans attendre ? Comment mettre en place la facture électronique dans les petites et moyennes entreprises, chez des artisans et des commerçants parfois peu portés sur l’informatique ? La réponse tient en 3 étapes :

Phase 1 : Appréhender l’existant des clients, et segmenter son portefeuille en conséquence

  • Segmenter sa clientèle pour pouvoir personnaliser ses offres, son marketing et ses process,
  • Affiner sa politique commerciale,
  • Développer le cross-selling et l’up-selling.

Phase 2 : Faire la pédagogie de la facture électronique :

  • Expliquer ce qu’elle va changer pour l’entrepreneur, en insistant d’abord sur les avantages quant au pilotage de son activité,
  • Expliquer en quoi le cabinet endosse le changement et le rend indolore,
  • Rappeler les échéances et éviter à tout prix le rush des derniers trimestres avant l’entrée en vigueur de l’obligation.

Phase 3 : Gérer la transition : l’équipement, le planning, le budget, les formations, etc., notamment :

  • Convaincre les clients de passer à un système de facturation adapté,
  • Choisir un chef de projet interne qui connait le métier tout en montrant une appétence à la technologie et une curiosité naturelle,
  • Nommer dans chaque équipe un référent qui participera à la mise en place de la solution,
  • Collaborer avec un éditeur capable d’accompagner le cabinet avec des formations adaptées et un support à la hauteur de l’enjeu.

4. La facture électronique pour les entreprises

Les efforts de migration vont dépendre de la taille et de l’existant – ERP, logiciels de facturation, gestion commerciale, outils comptables, du degré de digitalisation actuel, et du niveau d’automatisation des processus. Mais même si l’entreprise est déjà bien équipée, il lui faut anticiper pour éviter tout goulot d’étranglement lors des derniers mois précédant la date butoir. Ce temps gagné lui permettra vérifier le bon paramétrage de la TVA et la qualité des données au niveau des tiers (doublons, numéros Siren et Siret…) dans leurs outils de gestion. Une période aussi pour réaliser des tests préalables et, surtout, sensibiliser et former les équipes aux nouvelles procédures.

Appréhender l’existant

Il s’agit pour commencer de dresser un état des lieux précis de l’ensemble des flux de facturation de l’entreprise et, le cas échéant, de son groupe de tête : les facturations de biens et services liés à l’activité, bien sûr, mais aussi les facturations diverses et les refacturations intra-groupe, souvent gérées dans des systèmes informatiques moins élaborés, quand elles ne sont pas manuelles.

Choisir un outil compatible et ouvert

L’entreprise doit migrer sur un outil d’édition de factures et de devis compatible avec la réforme, si cela n’a pas déjà été fait. En la matière, tous les logiciels ne se vaudront pas. De nombreux cas d’usage devront être pris en compte pour être totalement conforme à la réforme.

  • La solution doit être en mesure de gérer les factures électroniques dans les différents formats du socle retenu par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
  • Etre parfaitement interopérée avec les plateformes autorisées à router la facture vers son destinataire et en transmettre les données à l’administration fiscale (l’e-reporting).

Maîtriser les contraintes de l’e-reporting

L’obligation d’e-reporting est définie comme « la transmission à l’administration de certaines informations liées aux opérations commerciales (par exemple, les montants d’exploitation, les montants des factures de TVA, etc.) qui ne sont pas concernées par les factures électroniques au service administratif ». Il s’agit d’opérations de ventes et de prestations de services à des particuliers, ou avec l’étranger (exportations, livraisons intracommunautaires, etc.).

Pour les TPE qui réalisent l’essentiel de leur chiffre d’affaires au détail (B2C), cette obligation de déclaration électronique peut représenter un vrai challenge si les factures (hors systèmes d’encaissement et caisses enregistreuses) sont encore traitées sous format bureautique ou papier en attendant la dématérialisation obligatoire du ticket de caisse en 2023. Pour les plus grandes entreprises, le challenge tient aussi aux volumes générés…

Sécurisation, simplification, anticipation

À date, aucun éditeur de logiciels n’est officiellement une PDP : les dossiers de candidature devront être déposés courant 2023, et certains s’y préparent activement. Avec son concentrateur, Cegid a choisi un chemin différent : la gestion des flux de factures électroniques entrants et sortants est intégrée nativement dans ses applications. Avec trois bénéfices à la clé pour les utilisateurs :

Sécurisation : ce n’est sûrement pas le moment de prendre des risques. Un éditeur comme Cegid a prouvé depuis longtemps sa capacité à remplir les obligations règlementaires ; il offre aussi une gamme de solutions suffisamment vaste pour répondre aux besoins des TPE (Cegid Devis-Factures par exemple), mais aussi à ceux des ETI, des industriels, et des grandes entreprises (la gamme Cegid XRP).

Simplification : ce n’est pas aux comptables de perdre leur temps à collecter les factures en provenance des différentes plates-formes agréées – c’est le concentrateur qui s’en charge. Et ce n’est pas eux d’adapter leurs pratiques mais à l’éditeur de leur ouvrir la route : la gestion des flux est intégrée nativement dans nos applications.

Anticipation : s’équiper aujourd’hui de la solution Cegid adaptée à son activité, c’est la garantie d’être prêt le jour J – avec un temps d’avance. Avantages : s’assurer de la prise en compte de l’exhaustivité des flux de facturation, réaliser des tests, corriger les soucis éventuels. Et avoir le temps de former les collaborateurs aux nouveaux processus et aux nouvelles obligations !

5. Cegid, des solutions métier optimisées pour la facture électronique

Notre vision

Contrairement aux craintes exprimées çà et là, nous pensons que la facture électronique est l’avenir des comptables. En permettant une collecte exhaustive et en temps réel des factures et de toutes les données qu’elles contiennent, elle accélèrera tous les processus et permettra une vision exacte à tous moments de la situation financière de l’entreprise. Et au-delà, c’est toute « l’expérience facture » qui va se retrouver dans le logiciel de gestion ou les solutions comptables, ouvrant ainsi la porte à la réutilisation des données.

En revanche, le diable peut-être dans les détails… si l’on peut qualifier ainsi la collecte, si fondamentale pour la suite ! Le modèle de transmission décentralisé, via diverses plateformes privées et publique, est porteur de complexités supplémentaires dont il faut se libérer. Avec le concentrateur de flux Cegid, nous apportons une solution simple à un problème compliqué. Et parce qu’on ne change pas ses outils métiers à chaque révolution réglementaire, nous veillons à ce que les nôtres soient prêts à intégrer sereinement la généralisation de la facture électronique.

Nos choix

Cegid investit aujourd’hui dans son service de centralisation des flux connecté au Portail Public de Facturation. Véritable hub connecté, il garantira l’acheminement de chaque facture vers un ERP de la gamme XRP, vers Cegid Devis Factures, ou vers l’outil de production comptable des cabinets d’experts-comptables équipés par Cegid. Avec cette technologie de concentration des flux, les difficultés inhérentes à la complexité de la collecte ne seront plus qu’un souvenir.

Cegid met dès à présent ses solutions à niveau, pour permettre :

  • à toutes les entreprises, petites et grandes, d’émettre et recevoir toutes leurs factures au format attendu dans le cadre de la réforme,
  • aux experts-comptables, de centraliser l’ensemble des factures de leurs clients, sans délai et sans effort. Le relais est ensuite pris directement par les applications de production, pour aller jusqu’à l’automatisation des écritures.

Nos solutions

Cegid Devis Factures émet d’ores et déjà les factures au format Factur-X, et offrira très prochainement la gestion en temps réel de leurs statuts. De quoi s’acculturer au fil de l’eau à la gestion des flux, et d’ancrer dans son quotidien les meilleures pratiques, par exemple pour se faire payer dans les meilleurs délais.

Cegid Flow, destiné particulièrement aux TPE/PME, concentre tous les flux de factures, les connecte aux flux bancaires, et permet aux entrepreneurs de suivre leur situation financière au quotidien. La solution présente deux faces :

  • Cegid Flow Entreprise qui offre déjà tous les outils et services pour gérer plus facilement le quotidien : relancer un client pour se faire payer, payer un fournisseur directement depuis l’application, financer une facture de vente, solliciter un financement, et bien sûr mieux collaborer avec son expert-comptable ;
  • Cegid Flow Expert-Comptable, qui centralisera systématiquement dès fin 2023 toutes les factures d’achats et ventes des clients du cabinet, et les transmettra automatiquement à l’outil de production comptable (Cegid Loop, Cegid Quadra…)

La gamme Cegid XRP est composée d’ERP de nouvelle génération, simples, connectés et sûrs, pour répondre aux besoins d’agilité et d’adaptabilité des ETI, des grandes entreprises et des établissements publics. Toutes les solutions Cegid XRP vont progressivement intégrer la mise en conformité (courant 2023), par ordre chronologique – de XRP Ultimate à XRP PMI, en passant par XRP Flex et XRP Sprint.

 

Les solutions connectées

L’ouverture des solutions, notamment par l’intermédiaire d’API solides, sécurisées, et dont la maintenance et la pérennité sont assurées par Cegid, permet de réutiliser les données exhaustives collectées dans des process automatisés, comme par exemple :

  • La production d’indicateurs financiers
  • La génération de tableaux de bord
  • La data-visualisation

Tous ces services spécifiques bénéficient par construction des avantages de la concentration des factures et de leurs données dans le logiciel de production.

 

Retrouvez ici l’écosystème Cegid Loop

L’écosystème Cegid Expert et Cegid Quadra

5. FAQ – Les réponses à vos questions sur la facture électronique

 

Nous vous proposons cette FAQ pour vous permettre de comprendre les impacts de l’entrée en vigueur de la facture électronique.

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques et avoir défini une plateforme de réception des factures électroniques – publique (Portail Public de Facturation) ou privée (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

En parallèle et de manière progressive les entreprises françaises devront remettre des factures électroniques à leurs clients français assujettis à la TVA. A compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, du 1er janvier 2025 pour les ETI et du 1er janvier 2026 pour les PME/TPE.

Dans le cadre de la réforme, 2 changements majeurs vont s’opérer concernant l’envoi de factures :

  • Le format des factures qui devra être « hybride », c’est-à-dire lisible aussi bien par l’homme que par une machine ;
  • Les factures transiteront par des plateformes, publique ou privées.

 

En détail :
Une facture électronique nécessite que l’intégralité du processus de facturation soit électronique : Création, Transmission, Réception et Archivage. Pour l’instant, une facture PDF peut tout à fait répondre à cette définition si elle rentre totalement dans ce processus. Cette définition va évoluer et une facture électronique devra comporter nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée. Le PDF sera toléré encore quelques années mais est voué à disparaître.
Pour rappel, une facture imprimée puis numérisée au format PDF pour être envoyée par courriel n’est pas une facture électronique.

Non. Pour les entreprises produisant très peu de factures, il est prévu une solution de saisie en ligne depuis le Portail Public de Facturation (PPF), qui assurera à la fois la production de la facture au format électronique et la transmission des données nécessaires à l’administration.

 

En détail :

S’il sera bientôt obligatoire d’émettre une facture électronique, cela ne signifie pas forcément disposer d’une solution informatique pour le faire.

Comme, il n’est toujours pas fait obligation d’utiliser une caisse enregistreuse (au sens large du terme). En revanche, les obligations comptables restent applicables, comme d’être en mesure de fournir le détail et la consistance (la teneur et la qualité) des recettes portées en comptabilité, et ne pas se contenter d’une écriture journalière de centralisation en se prévalant de l’article 286 du CGI. De ce point de vue au moins, le livre de comptes manuel a encore de beaux jours.

Une entreprise qui présente un faible volume de factures – par exemple une SCI avec un bail professionnel trimestriel – n’aura pas l’obligation de s’équiper d’une solution informatique. Elle devrait avoir la possibilité d’écrire « en ligne » ces factures. Certitude : on ne pourra plus utiliser un facturier « papier ».

Non. Le régime de la TVA sur encaissements n’est pas remis en cause. Chaque entreprise devra transmettre à l’administration fiscale les données de facturation de ses clients professionnels, mais aussi les données d’encaissement correspondantes lorsque cela sera nécessaire pour l’exigibilité de la TVA.

 

En détail :

Le régime du reversement de la TVA au moment de l’encaissement pour les prestataires de services n’est pas remis en cause. La facturation fera l’objet d’un « reporting », d’une transmission de données à l’administration fiscale, qui ainsi disposera de toutes les informations concernant les transactions réalisées avec les entreprises clientes.

En complément, chaque prestataire n’ayant pas renoncé à ce régime devra également communiquer le montant des encaissements réalisés pour chaque transaction avec ses clients professionnels ou non professionnels. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié, et par décade pour celles relevant du réel normal.

Ce n’est pas non plus la fin de l’obligation du déclaratif de la TVA. Il sera toujours nécessaire de fournir une déclaration 3310-CA3 mensuel ou trimestriel pour les entreprises relevant du réel normal ou CA12 pour celles relevant du réel simplifié.

Oui. Comme toutes les entreprises françaises, vous devrez accepter les factures électroniques de tous vos fournisseurs dès le 1er juillet 2024. Vous devrez aussi transmettre les données de votre activité à l’administration fiscale.

 

En détail :

Vous êtes concernés. Toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques émises par toutes les entreprises françaises dès le 01/07/2024 – et pas uniquement celles provenant des grandes entreprises, première cible d’application de la réforme.

La réforme 2024 ne concerne pas uniquement le commerce entre entreprises. A la même date, toutes les entreprises françaises devront faire du reporting de données de leur activité auprès de l’administration fiscale (quels que soient la manière et les outils comptables utilisés).

Un commerçant de détail va réaliser des opérations avec d’autres professionnels (un plombier peut tout à fait acheter des fleurs dans le cadre de son activité professionnelle et pas simplement pour offrir à son conjoint…). Dans cette situation, la facture est obligatoire (I.1a de l’article 289 du CGI). La facture électronique s’imposera donc aussi pour cette opération.

L’administration fiscale compte exploiter ces informations pour préremplir la déclaration de TVA.

Non, l’obligation de remettre une facture électronique ne s’applique pas pour les clients étrangers. En revanche, la réforme prévoit la transmission à l’administration fiscale de données des transactions réalisées à l‘international.

 

En détail :

L’obligation de remettre une facture électronique ne concerne que les transactions réalisées avec les entreprises françaises.

Rien n’empêche d’intégrer vos clients internationaux dans la même démarche de production de factures mais ils pourront toujours réclamer une facture « papier ».

Cependant, la réforme prévoit un reporting des transactions réalisées à l’international de manière détaillée.

Non. Toutes les entreprises françaises devront être en mesure d’accepter les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. D’ici là elles devront déclarer une plateforme de dématérialisation, privée ou publique, leur permettant la réception de leurs factures fournisseurs reçues de manière électronique.

 

En détail :

Si l’obligation d’émettre des factures électroniques n’est applicable aux TPE qu’à compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques dès le 1er juillet 2024.

A la même date, toute entreprise française aura dû déclarer une plateforme de dématérialisation, privée certifiée ou publique, afin de permettre à leurs fournisseurs ayant l’obligation d’émettre des factures électroniques de leur remettre leurs factures. Ainsi chaque entreprise sera joignable de manière électronique pour la réception de ses factures.

Non, le recours à un facturier manuel ne sera plus possible pour les ventes occasionnelles à des entreprises. Par ailleurs vous devrez accepter toutes les factures électroniques françaises dès le 1er juillet 2024.

 

En détail :

Le recours à un facturier manuel ne sera plus possible au 1er janvier 2026. En effet, la production d’une facture est obligatoire (I.1a de l’article 289 du CGI) pour les transactions réalisées entre professionnels. La facture électronique s’imposera donc pour ces opérations « B2B ».

Par ailleurs, toutes les entreprises françaises devront accepter les factures électroniques dès le 1er juillet 2024 – quelle que soit la taille de l’entreprise émettrice.

En revanche vos fournisseurs étrangers n’auront pas l’obligation de vous remettre une facture électronique à la norme française. Pour les livraisons de fleurs en provenance des Pays-Bas, par exemple, il sera nécessaire d’effectuer une communication de données auprès de l’administration fiscale concernant les acquisitions intracommunautaires. Ces informations sont déjà présentes sur les déclarations de TVA.

Enfin la réforme concerne également le périmètre de la vente aux particuliers. Une communication synthétique, sur la base des informations du ticket Z, devra être réalisée auprès de l’administration fiscale. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié et par décade pour celles relevant du réel normal.

Les deux obligations se complètent pour répondre à l’obligation de fournir le détail et la consistance (la teneur, la qualité) des recettes portées en comptabilité. Elles peuvent être automatisées.

 

En détail :

De fait, la déclaration CA12 (3517SCA12 pour être précis) conservera sa périodicité annuelle, pour permettre non seulement la déclaration des opérations de l’exercice (ou de l’année civile), mais aussi la régularisation des acomptes versés au cours de cette même période.

Pour autant, l’administration fiscale disposera des données mensuelles que vous lui aurez transmises, et ne manquera pas d’agréger les informations et de comparer avec le déclaratif effectué.

La réforme impose un cadre régulier, puisque journalier, pour les opérations devant se retrouver dans la comptabilité. Ce qui fixera aussi un cadre précis à l’obligation de fournir le détail et la consistance des recettes portées en comptabilité (il n’est pas possible de se contenter d’une écriture journalière de centralisation en se prévalant de l’article 286 du CGI).

Même en franchise de base, l’auto-entrepreneur demeure un assujetti à la TVA. L’obligation de passer à la facturation électronique pour les opérations avec d’autres assujettis à la TVA lui est donc applicable avec simplement les bonnes mentions à porter sur la facture.

Non, la plateforme publique est au mieux complémentaire. Elle va permettre de réceptionner et centraliser les factures envoyées par les fournisseurs.

Mais il est toujours aussi nécessaire de traiter les données pour permettre l’intégration comptable. Ce qui va changer c’est la place de cette box dans ce système. Sa fonction OCR ne sera plus nécessaire à terme, puisque toutes les factures disposeront de données exploitables. Le principe des écritures comptables reste toujours d’actualité !

La facture électronique n’est pas imposée pour les transactions avec les particuliers. Mais vous devrez, comme toutes les entreprises, procéder à la transmission à l’administration des données de facturation, et d’encaissement (puisque vous êtes prestataire de services).

 

En détail :

La facture électronique ne s’imposera pas à vous. Les particuliers auront du reste toujours la possibilité de refuser une facture électronique et de réclamer une facture papier.

Cependant le dispositif prévoit que toutes les entreprises françaises devront faire du reporting de données de l’activité auprès de l’administration fiscale. Pour une activité qui ne facture qu’aux particuliers, il est prévu que les données transmises à l’administration fiscale soient agrégées de manière journalière. Aucun détail des prestations, notamment, ne sera transmis. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié, par décade pour celles relevant du réel normal.

Si l’activité relève de la prestation de services, le dispositif sera complété par la communication à l’administration des données d’encaissement. A moins d’avoir opté pour la TVA au débit, c’est toujours l’encaissement, qui constitue dans ce cas l’élément déclencheur de l’exigibilité de la TVA. Ces informations seront elles-aussi agrégées de manière journalière.

Jusqu’au 1er janvier 2026, l’émission de facture pourra continuer de la même manière et le format PDF sera même toléré encore quelques années (délai en attente de précision par l’administration fiscale) Mais les nouvelles obligations déclaratives demandent à être anticipées.

 

En détail :

Pour l’instant le PDF simple rentre toujours dans le cadre de la réforme. Donc jusqu’au 01/01/2026, l’émission de facture pourra continuer de la même manière pour les TPE et PME et microentreprises.

Cependant, à cette échéance, continuer à produire des PDF sera devenu coûteux. Car il sera nécessaire de transmettre chaque facture à une plateforme de dématérialisation. La plateforme s’assurera de la conformité fiscale de la facture, et en extraira les données à transmettre à l’administration fiscale.

Compte tenu du cadre des données (qui va jusqu’à un détail des lignes de factures) demandées par l’administration, l’extraction fiable à partir d’un simple fichier PDF ne sera pas une opération aisée. La plateforme ne pourra communiquer les données extraites, destinées notamment à pré-remplir la déclaration de TVA, qu’après un véritable contrôle et sa validation par l’émetteur de la facture. Dans quels délais ?

Ce reporting constitue bien une nouvelle obligation déclarative. Il est indispensabled’anticiper le cadre de la réforme.

Et ne pas oublier que la réforme prévoit la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA mais également la transmission des données de transaction pour les autres opérations.

Non. Au 1er juillet 2024, une facture électronique envoyée par une entreprise française, même si elle n’est pas encore dans l’obligation de l’envoyer en format électronique, ne pourrait plus être refusée.

 

En détail :

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront accepter toutes les factures électroniques – toutes, c’est-à-dire pas seulement celles qui viennent des grands facturiers. Bien que chaque entreprise soit à cette date associée à une plateforme de dématérialisation afin d’être joignable de manière électronique, seules les entreprises ayant l’obligation d’émettre des factures électroniques auront aussi celle d’utiliser une plateforme.

A cette date, 1/07/2024, une facture électronique envoyée par une petite entreprise via un courriel ou un lien ne pourrait plus être refusée. L’emploi du conditionnel est que le circuit de communication d’une facture électronique par une entreprise « en avance de phase » (l’obligation ne portera qu’à compter du 01/01/2026 sur la petite entreprise) doit encore faire l’objet de précisions de la part de l’administration fiscale.

Pas nécessairement. Il s’agit d’une option intéressante, mais pas d’une obligation. La Piste d’Audit Fiable s’applique également aux factures électroniques et pour une TPE, la mise en place simplifiée de cette PAF constitue une possibilité intéressante.

C’est l’un des objectifs visés par le cadre de la réforme grâce à la sécurisation des relations commerciales. La mise en place de la facture électronique sur la sphère B2G a eu cet effet.

L’atteinte de cet objectif entraîne sans doute quelques contraintes, à accepter par tous. Chaque client qui reçoit des factures des uns ne peut oublier qu’il est aussi fournisseur des autres, et c’est intéressant pour un fournisseur de savoir où se trouve sa facture !

L’un des autres objectifs de cette réforme est de renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier.

Un fournisseur qui impose unilatéralement un format EDI prend un risque certain. Il est préférable de convenir préalablement de la norme et de la version de l’EDI utilisée. La mise en place de l’EDI implique que les entreprises s’accordent.

L’administration a prévu un socle minimal de 3 formats qu’il sera obligatoire de s’échanger et donc d’accepter : deux sont de purs formats EDI (UBL et CII), le troisième est un format mixte ou hybride (Factur-X). Factur-X présente l’avantage de comporter une face lisible avec un PDF, et une autre de données interprétables par les systèmes d’informations.

Enfin, il est toujours possible d’obtenir un lisible d’une facture EDI auprès de la plateforme de réception choisie, pour en permettre une exploitation plus aisée.

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