La réception de factures électroniques va devenir obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA dès juillet 2024 (anciennement janvier 2023). Entre juillet 2024 et janvier 2026, l’émission de factures électroniques deviendra progressivement obligatoire par taille d’entreprise. Découvrez dans ce dossier tout ce que vous devez savoir pour bien vous préparer à cette nouvelle obligation majeure : objectifs, calendrier d’application, avantages pour les entreprises, règles à respecter.

1. Qu’est-ce que la facture électronique ?

La mise en œuvre de la généralisation de la facture électronique suscite bien des questionnements. Elle doit être vue comme une opportunité de faire un pas supplémentaire vers la transformation numérique et concrétiser des gains de productivité.

Les enjeux de la réglementation

La réglementation sur cette généralisation fait partie de la loi de finances de 2020 comprenant de nombreuses mesures fiscales adressées aux particuliers comme aux entreprises. La réforme s’articule autour de 4 objectifs clés :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises
  • Lutter contre la fraude à la TVA
  • Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises
  • Faciliter les déclarations de TVA

Concernant la fraude fiscale, l’enjeu pour l’État français s’évalue entre 10 et 30 milliards d’euros.

Afin de couvrir l’ensemble du périmètre et au-delà du B to B domestique, la facturation électronique est complétée d’un dispositif appelé « e-reporting » permettant de couvrir les périmètres B to C et B to B non domestique où le destinataire de la facture n’est pas assujetti à la TVA française.

Ce dispositif complémentaire permettra également d’assurer le suivi de règlements.
Ainsi, l’intégralité des données concernant la TVA sera reportée à l’administration fiscale.

La facture électronique n’est cependant pas une nouveauté en soi. Certaines activités professionnelles (comme la grande distribution ou l’automobile) ont déjà recours de manière industrielle à ce vecteur. Rappelons que depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise en relation avec le secteur public (état, collectivité locale, etc.) doit émettre des factures électroniques via une plateforme en ligne appelée Chorus Pro.

 

Le calendrier de mise en place de la réforme est défini de sorte à laisser le temps à tous les types d’entreprises et leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux…) de s’organiser.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

  • Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises. Une facture électronique reste une facture.
  •   Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique. On parle de facture dématérialisée.

2. Quels sont les avantages de la facture électronique ?

Bien que cette réforme soit obligatoire, elle ne manque pas de présenter de nombreux avantages pour les entreprises.

  • Le coût : la facture électronique est plus rapide à émettre, coûte moins cher que sa version papier et permet donc d’améliorer la productivité grâce à l’optimisation du temps de travail.
  • Sécurité et Qualité : en créant une chaîne de facturation automatisée, tout est pris en charge depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement. Le renforcement de la traçabilité des factures et une garantie pour une comptabilité plus sereine. Ceci est applicable aussi pour la réception, le traitement des factures est plus rapide et la comptabilisation rendue automatique.
  • Améliorer les délais de paiement : la facture électronique favorise le suivi des transactions avec notamment le caractère certain de la réception de la facture par le client. La transition numérique des factures aidera les entreprises à créer des relations plus sereines avec leurs clients et leurs fournisseurs. La mise en place de modes de paiement innovants est une incitation supplémentaire pour les entreprises à régler leurs factures plus rapidement.
  • Eco friendly : rendre la facture électronique obligatoire, c’est aussi faire un geste pour l’environnement. L’émission et l’envoi d’une facture au format papier créent plus de gaz à effet de serre que son équivalent numérique. Cette réforme va permettre de réduire les émissions liées à la production des factures.
  • Sécurisation fiscale : Cette réforme trouve sa place dans le cadre de l’accompagnement fiscal des entreprises et la nouvelle relation de confiance souhaitée entre entreprise et administration fiscale. La déclaration de TVA se trouvera pré-remplie évitant ainsi des erreurs ou des questions ultérieures.
  • Le retour sur investissement : la mise en place de la facture électronique sera facilitée par les éditeurs de logiciels et plateformes de flux associées. Elle garantit un retour sur investissement rapide grâce aux économies réalisées par l’abandon des factures papier.

3. Comment va être mis en œuvre la facture électronique ?

Afin de définir avec précision le projet de facturation électronique, la direction générale des finances publiques (DGFiP) a mis en place des groupes de travail. Jusqu’en septembre 2021, ils vont débattre avec toutes les parties prenantes sur les thématiques suivantes :

  • notion de facture
  • e-reporting
  • format informatique
  • fonctionnalités de la plateforme certifiée
  • archivage et annuaire des entreprises
  • certification
  • contrôles

Pour aider les entreprises à se préparer au mieux à la transition numérique, des structures d’accompagnement seront également prévues sous différentes modalités (référent à la DGFiP, structures inter-entreprises, retours d’expérience, etc.)

Recours à une plateforme intermédiaire

Toute entreprise devra choisir un prestataire pour prendre en charge ses factures électroniques aussi bien en émission pour les amener jusqu’à ses clients qu’en réception. Une telle plateforme sera également nécessaire pour la réalisation des opérations de reporting de données à destination de l’administration fiscale. Chaque entreprise devra s’assurer que son prestataire réponde aux exigences de certification lui donnant un statut de tiers de confiance.

Zoom sur Chorus Pro

Chorus Pro est une plateforme publique de gestion des factures électroniques opérée par l’état. Son utilisation est actuellement obligatoire pour les entreprises travaillant avec les acteurs du secteur public où la facture électronique est déjà généralisée. Dans le cadre de la réforme, Chorus Pro sera positionnée comme une plateforme certifiée.

4. Quelles sont les règles à respecter ?

Une facture électronique reste une facture. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

 

Les formats

Une facture électronique peut prendre plusieurs aspects.

D’abord ce qui semble être le plus naturel dès lors que l’on parle de facture électronique, c’est l’utilisation d’un format structuré. C’est l’EDI pour Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques. Il est cependant complexe à mettre en œuvre car il existe plusieurs formats (EDIFACT, ANSI, TRADACOMS…) avec pour chaque norme des versions différentes.

Il existe de nombreuses normes EDI, dont certaines répondent aux besoins particuliers de certaines industries. S’agissant d’un fichier informatique, il ne contient pas de lisible pour l’œil humain et nécessite de recourir à un « traducteur » pour l’interpréter.

Ensuite, un réflexe peut être de supprimer le papier pour le remplacer par un simple PDF. C’est une alternative répondant aux contraintes (et aux attentes) de l’administration. Cela ne constitue pas la meilleure réponse mais la plus facile.

Dans un premier temps, une telle facture sera acceptée mais l’administration souhaite définir une trajectoire de moyen terme afin que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, émettent nativement des factures dans un format structuré (ou mixte) et favoriser l’utilisation de logiciels de facturation adaptés permettant l’émission de factures en format structuré.

Enfin, il existe ce qui est appelé une facture mixte (Hybrid Invoice). Elle se compose de 2 faces. L’une est un PDF/A3 lisible. A l’intention des utilisateurs, elle contient toutes les informations de la facture et notamment toutes les mentions obligatoires réglementaires.

La seconde est une face structurée qui contient des données permettant aux machines de traiter le contenu de la facture de manière automatisée. Depuis 2017, un nouveau standard franco-allemand a vu le jour et prend sa place : Factur-X.

L’archivage

Pour obtenir une valeur probante, les factures électroniques doivent être archivées selon les 3 principes. Elles doivent être authentifiées, intègres et intelligibles. Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original, c’est-à-dire celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.

Au moment de l’archivage, les documents sont donc scellés et horodatés pour être stockés dans un coffre-fort numérique qui garantit la traçabilité des factures, ainsi que leur pérennité. Pour réaliser toutes ces actions, les entreprises doivent s’adresser à un prestataire agréé par le Cofrac.

5. FAQ – Les réponses à vos questions sur la facture électronique

 

Nous vous proposons cette FAQ pour vous permettre de comprendre les impacts de l’entrée en vigueur de la facture électronique.

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques et avoir défini une plateforme de réception des factures électroniques – publique (Portail Public de Facturation) ou privée (Plateforme de Dématérialisation Partenaire).

En parallèle et de manière progressive les entreprises françaises devront remettre des factures électroniques à leurs clients français assujettis à la TVA. A compter du 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, du 1er janvier 2025 pour les ETI et du 1er janvier 2026 pour les PME/TPE.

Dans le cadre de la réforme, 2 changements majeurs vont s’opérer concernant l’envoi de factures :

  • Le format des factures qui devra être « hybride », c’est-à-dire lisible aussi bien par l’homme que par une machine ;
  • Les factures transiteront par des plateformes, publique ou privées.

 

En détail :
Une facture électronique nécessite que l’intégralité du processus de facturation soit électronique : Création, Transmission, Réception et Archivage. Pour l’instant, une facture PDF peut tout à fait répondre à cette définition si elle rentre totalement dans ce processus. Cette définition va évoluer et une facture électronique devra comporter nécessairement un socle minimum de données sous forme structurée. Le PDF sera toléré encore quelques années mais est voué à disparaître.
Pour rappel, une facture imprimée puis numérisée au format PDF pour être envoyée par courriel n’est pas une facture électronique.

Non. Pour les entreprises produisant très peu de factures, il est prévu une solution de saisie en ligne depuis le Portail Public de Facturation (PPF), qui assurera à la fois la production de la facture au format électronique et la transmission des données nécessaires à l’administration.

 

En détail :

S’il sera bientôt obligatoire d’émettre une facture électronique, cela ne signifie pas forcément disposer d’une solution informatique pour le faire.

Comme, il n’est toujours pas fait obligation d’utiliser une caisse enregistreuse (au sens large du terme). En revanche, les obligations comptables restent applicables, comme d’être en mesure de fournir le détail et la consistance (la teneur et la qualité) des recettes portées en comptabilité, et ne pas se contenter d’une écriture journalière de centralisation en se prévalant de l’article 286 du CGI. De ce point de vue au moins, le livre de comptes manuel a encore de beaux jours.

Une entreprise qui présente un faible volume de factures – par exemple une SCI avec un bail professionnel trimestriel – n’aura pas l’obligation de s’équiper d’une solution informatique. Elle devrait avoir la possibilité d’écrire « en ligne » ces factures. Certitude : on ne pourra plus utiliser un facturier « papier ».

Non. Le régime de la TVA sur encaissements n’est pas remis en cause. Chaque entreprise devra transmettre à l’administration fiscale les données de facturation de ses clients professionnels, mais aussi les données d’encaissement correspondantes lorsque cela sera nécessaire pour l’exigibilité de la TVA.

 

En détail :

Le régime du reversement de la TVA au moment de l’encaissement pour les prestataires de services n’est pas remis en cause. La facturation fera l’objet d’un « reporting », d’une transmission de données à l’administration fiscale, qui ainsi disposera de toutes les informations concernant les transactions réalisées avec les entreprises clientes.

En complément, chaque prestataire n’ayant pas renoncé à ce régime devra également communiquer le montant des encaissements réalisés pour chaque transaction avec ses clients professionnels ou non professionnels. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié, et par décade pour celles relevant du réel normal.

Ce n’est pas non plus la fin de l’obligation du déclaratif de la TVA. Il sera toujours nécessaire de fournir une déclaration 3310-CA3 mensuel ou trimestriel pour les entreprises relevant du réel normal ou CA12 pour celles relevant du réel simplifié.

Oui. Comme toutes les entreprises françaises, vous devrez accepter les factures électroniques de tous vos fournisseurs dès le 1er juillet 2024. Vous devrez aussi transmettre les données de votre activité à l’administration fiscale.

 

En détail :

Vous êtes concernés. Toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques émises par toutes les entreprises françaises dès le 01/07/2024 – et pas uniquement celles provenant des grandes entreprises, première cible d’application de la réforme.

La réforme 2024 ne concerne pas uniquement le commerce entre entreprises. A la même date, toutes les entreprises françaises devront faire du reporting de données de leur activité auprès de l’administration fiscale (quels que soient la manière et les outils comptables utilisés).

Un commerçant de détail va réaliser des opérations avec d’autres professionnels (un plombier peut tout à fait acheter des fleurs dans le cadre de son activité professionnelle et pas simplement pour offrir à son conjoint…). Dans cette situation, la facture est obligatoire (I.1a de l’article 289 du CGI). La facture électronique s’imposera donc aussi pour cette opération.

L’administration fiscale compte exploiter ces informations pour préremplir la déclaration de TVA.

Non, l’obligation de remettre une facture électronique ne s’applique pas pour les clients étrangers. En revanche, la réforme prévoit la transmission à l’administration fiscale de données des transactions réalisées à l‘international.

 

En détail :

L’obligation de remettre une facture électronique ne concerne que les transactions réalisées avec les entreprises françaises.

Rien n’empêche d’intégrer vos clients internationaux dans la même démarche de production de factures mais ils pourront toujours réclamer une facture « papier ».

Cependant, la réforme prévoit un reporting des transactions réalisées à l’international de manière détaillée.

Non. Toutes les entreprises françaises devront être en mesure d’accepter les factures électroniques à partir du 1er juillet 2024. D’ici là elles devront déclarer une plateforme de dématérialisation, privée ou publique, leur permettant la réception de leurs factures fournisseurs reçues de manière électronique.

 

En détail :

Si l’obligation d’émettre des factures électroniques n’est applicable aux TPE qu’à compter du 1er janvier 2026, toutes les entreprises françaises, quelle que soit leur taille, devront accepter les factures électroniques dès le 1er juillet 2024.

A la même date, toute entreprise française aura dû déclarer une plateforme de dématérialisation, privée certifiée ou publique, afin de permettre à leurs fournisseurs ayant l’obligation d’émettre des factures électroniques de leur remettre leurs factures. Ainsi chaque entreprise sera joignable de manière électronique pour la réception de ses factures.

Non, le recours à un facturier manuel ne sera plus possible pour les ventes occasionnelles à des entreprises. Par ailleurs vous devrez accepter toutes les factures électroniques françaises dès le 1er juillet 2024.

 

En détail :

Le recours à un facturier manuel ne sera plus possible au 1er janvier 2026. En effet, la production d’une facture est obligatoire (I.1a de l’article 289 du CGI) pour les transactions réalisées entre professionnels. La facture électronique s’imposera donc pour ces opérations « B2B ».

Par ailleurs, toutes les entreprises françaises devront accepter les factures électroniques dès le 1er juillet 2024 – quelle que soit la taille de l’entreprise émettrice.

En revanche vos fournisseurs étrangers n’auront pas l’obligation de vous remettre une facture électronique à la norme française. Pour les livraisons de fleurs en provenance des Pays-Bas, par exemple, il sera nécessaire d’effectuer une communication de données auprès de l’administration fiscale concernant les acquisitions intracommunautaires. Ces informations sont déjà présentes sur les déclarations de TVA.

Enfin la réforme concerne également le périmètre de la vente aux particuliers. Une communication synthétique, sur la base des informations du ticket Z, devra être réalisée auprès de l’administration fiscale. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié et par décade pour celles relevant du réel normal.

Les deux obligations se complètent pour répondre à l’obligation de fournir le détail et la consistance (la teneur, la qualité) des recettes portées en comptabilité. Elles peuvent être automatisées.

 

En détail :

De fait, la déclaration CA12 (3517SCA12 pour être précis) conservera sa périodicité annuelle, pour permettre non seulement la déclaration des opérations de l’exercice (ou de l’année civile), mais aussi la régularisation des acomptes versés au cours de cette même période.

Pour autant, l’administration fiscale disposera des données mensuelles que vous lui aurez transmises, et ne manquera pas d’agréger les informations et de comparer avec le déclaratif effectué.

La réforme impose un cadre régulier, puisque journalier, pour les opérations devant se retrouver dans la comptabilité. Ce qui fixera aussi un cadre précis à l’obligation de fournir le détail et la consistance des recettes portées en comptabilité (il n’est pas possible de se contenter d’une écriture journalière de centralisation en se prévalant de l’article 286 du CGI).

Même en franchise de base, l’auto-entrepreneur demeure un assujetti à la TVA. L’obligation de passer à la facturation électronique pour les opérations avec d’autres assujettis à la TVA lui est donc applicable avec simplement les bonnes mentions à porter sur la facture.

Non, la plateforme publique est au mieux complémentaire. Elle va permettre de réceptionner et centraliser les factures envoyées par les fournisseurs.

Mais il est toujours aussi nécessaire de traiter les données pour permettre l’intégration comptable. Ce qui va changer c’est la place de cette box dans ce système. Sa fonction OCR ne sera plus nécessaire à terme, puisque toutes les factures disposeront de données exploitables. Le principe des écritures comptables reste toujours d’actualité !

La facture électronique n’est pas imposée pour les transactions avec les particuliers. Mais vous devrez, comme toutes les entreprises, procéder à la transmission à l’administration des données de facturation, et d’encaissement (puisque vous êtes prestataire de services).

 

En détail :

La facture électronique ne s’imposera pas à vous. Les particuliers auront du reste toujours la possibilité de refuser une facture électronique et de réclamer une facture papier.

Cependant le dispositif prévoit que toutes les entreprises françaises devront faire du reporting de données de l’activité auprès de l’administration fiscale. Pour une activité qui ne facture qu’aux particuliers, il est prévu que les données transmises à l’administration fiscale soient agrégées de manière journalière. Aucun détail des prestations, notamment, ne sera transmis. Cette communication devra être faite de manière mensuelle pour les entreprises relevant du réel simplifié, par décade pour celles relevant du réel normal.

Si l’activité relève de la prestation de services, le dispositif sera complété par la communication à l’administration des données d’encaissement. A moins d’avoir opté pour la TVA au débit, c’est toujours l’encaissement, qui constitue dans ce cas l’élément déclencheur de l’exigibilité de la TVA. Ces informations seront elles-aussi agrégées de manière journalière.

Jusqu’au 1er janvier 2026, l’émission de facture pourra continuer de la même manière et le format PDF sera même toléré encore quelques années (délai en attente de précision par l’administration fiscale) Mais les nouvelles obligations déclaratives demandent à être anticipées.

 

En détail :

Pour l’instant le PDF simple rentre toujours dans le cadre de la réforme. Donc jusqu’au 01/01/2026, l’émission de facture pourra continuer de la même manière pour les TPE et PME et microentreprises.

Cependant, à cette échéance, continuer à produire des PDF sera devenu coûteux. Car il sera nécessaire de transmettre chaque facture à une plateforme de dématérialisation. La plateforme s’assurera de la conformité fiscale de la facture, et en extraira les données à transmettre à l’administration fiscale.

Compte tenu du cadre des données (qui va jusqu’à un détail des lignes de factures) demandées par l’administration, l’extraction fiable à partir d’un simple fichier PDF ne sera pas une opération aisée. La plateforme ne pourra communiquer les données extraites, destinées notamment à pré-remplir la déclaration de TVA, qu’après un véritable contrôle et sa validation par l’émetteur de la facture. Dans quels délais ?

Ce reporting constitue bien une nouvelle obligation déclarative. Il est indispensabled’anticiper le cadre de la réforme.

Et ne pas oublier que la réforme prévoit la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la TVA mais également la transmission des données de transaction pour les autres opérations.

Non. Au 1er juillet 2024, une facture électronique envoyée par une entreprise française, même si elle n’est pas encore dans l’obligation de l’envoyer en format électronique, ne pourrait plus être refusée.

 

En détail :

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises françaises devront accepter toutes les factures électroniques – toutes, c’est-à-dire pas seulement celles qui viennent des grands facturiers. Bien que chaque entreprise soit à cette date associée à une plateforme de dématérialisation afin d’être joignable de manière électronique, seules les entreprises ayant l’obligation d’émettre des factures électroniques auront aussi celle d’utiliser une plateforme.

A cette date, 1/07/2024, une facture électronique envoyée par une petite entreprise via un courriel ou un lien ne pourrait plus être refusée. L’emploi du conditionnel est que le circuit de communication d’une facture électronique par une entreprise « en avance de phase » (l’obligation ne portera qu’à compter du 01/01/2026 sur la petite entreprise) doit encore faire l’objet de précisions de la part de l’administration fiscale.

Pas nécessairement. Il s’agit d’une option intéressante, mais pas d’une obligation. La Piste d’Audit Fiable s’applique également aux factures électroniques et pour une TPE, la mise en place simplifiée de cette PAF constitue une possibilité intéressante.

C’est l’un des objectifs visés par le cadre de la réforme grâce à la sécurisation des relations commerciales. La mise en place de la facture électronique sur la sphère B2G a eu cet effet.

L’atteinte de cet objectif entraîne sans doute quelques contraintes, à accepter par tous. Chaque client qui reçoit des factures des uns ne peut oublier qu’il est aussi fournisseur des autres, et c’est intéressant pour un fournisseur de savoir où se trouve sa facture !

L’un des autres objectifs de cette réforme est de renforcer la compétitivité des entreprises grâce à la diminution de la charge administrative de constitution, d’envoi et de traitement des factures au format papier.

Un fournisseur qui impose unilatéralement un format EDI prend un risque certain. Il est préférable de convenir préalablement de la norme et de la version de l’EDI utilisée. La mise en place de l’EDI implique que les entreprises s’accordent.

L’administration a prévu un socle minimal de 3 formats qu’il sera obligatoire de s’échanger et donc d’accepter : deux sont de purs formats EDI (UBL et CII), le troisième est un format mixte ou hybride (Factur-X). Factur-X présente l’avantage de comporter une face lisible avec un PDF, et une autre de données interprétables par les systèmes d’informations.

Enfin, il est toujours possible d’obtenir un lisible d’une facture EDI auprès de la plateforme de réception choisie, pour en permettre une exploitation plus aisée.

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