La réception de factures électroniques va devenir obligatoire pour les entreprises assujetties à la TVA dès le 1er janvier 2023. Entre 2023 et 2025, l’émission de factures électroniques deviendra progressivement obligatoire par taille d’entreprise. Découvrez dans ce dossier tout ce que vous devez savoir pour bien vous préparer à cette nouvelle obligation majeure : objectifs, calendrier d’application, avantages pour les entreprises, règles à respecter.

1. Facture électronique : de quoi parle-t-on ?

La mise en œuvre de la généralisation de la facture électronique suscite bien des questionnements. Elle doit être vue comme une opportunité de faire un pas supplémentaire vers la transformation numérique et concrétiser des gains de productivité.

Les enjeux de la réglementation

La réglementation sur cette généralisation fait partie de la loi de finances de 2020 comprenant de nombreuses mesures fiscales adressées aux particuliers comme aux entreprises. La réforme s’articule autour de 4 objectifs clés :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises
  • Lutter contre la fraude à la TVA
  • Permettre la connaissance au fil de l’eau de l’activité des entreprises
  • Faciliter les déclarations de TVA

Concernant la fraude fiscale, l’enjeu pour l’État français s’évalue entre 10 et 30 milliards d’euros.

Afin de couvrir l’ensemble du périmètre et au-delà du B to B domestique, la facturation électronique est complétée d’un dispositif appelé « e-reporting » permettant de couvrir les périmètres B to C et B to B non domestique où le destinataire de la facture n’est pas assujetti à la TVA française.

Ce dispositif complémentaire permettra également d’assurer le suivi de règlements.
Ainsi, l’intégralité des données concernant la TVA sera reportée à l’administration fiscale.

La facture électronique n’est cependant pas une nouveauté en soi. Certaines activités professionnelles (comme la grande distribution ou l’automobile) ont déjà recours de manière industrielle à ce vecteur. Rappelons que depuis le 1er janvier 2020, toute entreprise en relation avec le secteur public (état, collectivité locale, etc.) doit émettre des factures électroniques via une plateforme en ligne appelée Chorus Pro.

 

Le calendrier de mise en place de la réforme est défini de sorte à laisser le temps à tous les types d’entreprises et leurs partenaires (éditeurs de logiciels, plateformes de flux…) de s’organiser.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

  • Une facture électronique est une facture qui a été émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré qui permet son traitement automatique et électronique. Tout comme la facture papier classique, elle doit contenir toutes les mentions obligatoires requises. Une facture électronique reste une facture.
  •   Une facture imprimée puis numérisée au moment de son émission, pour être envoyée et réceptionnée par messagerie électronique, traitée et archivée par voie dématérialisée n’est pas une facture électronique. On parle de facture dématérialisée.

2. Quels sont les avantages pour les entreprises ?

Bien que cette réforme soit obligatoire, elle ne manque pas de présenter de nombreux avantages pour les entreprises.

  • Le coût : la facture électronique est plus rapide à émettre, coûte moins cher que sa version papier et permet donc d’améliorer la productivité grâce à l’optimisation du temps de travail.
  • Sécurité et Qualité : en créant une chaîne de facturation automatisée, tout est pris en charge depuis la création du devis jusqu’à la validation du paiement. Le renforcement de la traçabilité des factures et une garantie pour une comptabilité plus sereine. Ceci est applicable aussi pour la réception, le traitement des factures est plus rapide et la comptabilisation rendue automatique.
  • Améliorer les délais de paiement : la facture électronique favorise le suivi des transactions avec notamment le caractère certain de la réception de la facture par le client. La transition numérique des factures aidera les entreprises à créer des relations plus sereines avec leurs clients et leurs fournisseurs. La mise en place de modes de paiement innovants est une incitation supplémentaire pour les entreprises à régler leurs factures plus rapidement.
  • Eco friendly : rendre la facture électronique obligatoire, c’est aussi faire un geste pour l’environnement. L’émission et l’envoi d’une facture au format papier créent plus de gaz à effet de serre que son équivalent numérique. Selon un rapport publié par Baseware1, cette réforme va permettre de réduire les émissions liées à la production des factures de 36 %.
  • Sécurisation fiscale : Cette réforme trouve sa place dans le cadre de l’accompagnement fiscal des entreprises et la nouvelle relation de confiance souhaitée entre entreprise et administration fiscale. La déclaration de TVA se trouvera pré-remplie évitant ainsi des erreurs ou des questions ultérieures.
  • Le retour sur investissement : la mise en place de la facture électronique sera facilitée par les éditeurs de logiciels et plateformes de flux associées. Elle garantit un retour sur investissement rapide grâce aux économies réalisées par l’abandon des factures papier.

3. Quelle mise en œuvre ?

Afin de définir avec précision le projet de facturation électronique, la direction générale des finances publiques (DGFiP) a mis en place des groupes de travail. Jusqu’en septembre 2021, ils vont débattre avec toutes les parties prenantes sur les thématiques suivantes :

  • notion de facture
  • e-reporting
  • format informatique
  • fonctionnalités de la plateforme certifiée
  • archivage et annuaire des entreprises
  • certification
  • contrôles

Pour aider les entreprises à se préparer au mieux à la transition numérique, des structures d’accompagnement seront également prévues sous différentes modalités (référent à la DGFiP, structures inter-entreprises, retours d’expérience, etc.)

Recours à une plateforme intermédiaire

Toute entreprise devra choisir un prestataire pour prendre en charge ses factures électroniques aussi bien en émission pour les amener jusqu’à ses clients qu’en réception. Une telle plateforme sera également nécessaire pour la réalisation des opérations de reporting de données à destination de l’administration fiscale. Chaque entreprise devra s’assurer que son prestataire réponde aux exigences de certification lui donnant un statut de tiers de confiance.

Zoom sur Chorus Pro

Chorus Pro est une plateforme publique de gestion des factures électroniques opérée par l’état. Son utilisation est actuellement obligatoire pour les entreprises travaillant avec les acteurs du secteur public où la facture électronique est déjà généralisée. Dans le cadre de la réforme, Chorus Pro sera positionnée comme une plateforme certifiée.

4. Les règles à respecter

Une facture électronique reste une facture. L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture électronique doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

 

Les formats

Une facture électronique peut prendre plusieurs aspects.

D’abord ce qui semble être le plus naturel dès lors que l’on parle de facture électronique, c’est l’utilisation d’un format structuré. C’est l’EDI pour Electronic Data Interchange ou Echange de Données Informatiques. Il est cependant complexe à mettre en œuvre car il existe plusieurs formats (EDIFACT, ANSI, TRADACOMS…) avec pour chaque norme des versions différentes.

Il existe de nombreuses normes EDI, dont certaines répondent aux besoins particuliers de certaines industries. S’agissant d’un fichier informatique, il ne contient pas de lisible pour l’œil humain et nécessite de recourir à un « traducteur » pour l’interpréter.

Ensuite, un réflexe peut être de supprimer le papier pour le remplacer par un simple PDF. C’est une alternative répondant aux contraintes (et aux attentes) de l’administration. Cela ne constitue pas la meilleure réponse mais la plus facile.

Dans un premier temps, une telle facture sera acceptée mais l’administration souhaite définir une trajectoire de moyen terme afin que toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, émettent nativement des factures dans un format structuré (ou mixte) et favoriser l’utilisation de logiciels de facturation adaptés permettant l’émission de factures en format structuré.

Enfin, il existe ce qui est appelé une facture mixte (Hybrid Invoice). Elle se compose de 2 faces. L’une est un PDF/A3 lisible. A l’intention des utilisateurs, elle contient toutes les informations de la facture et notamment toutes les mentions obligatoires réglementaires.

La seconde est une face structurée qui contient des données permettant aux machines de traiter le contenu de la facture de manière automatisée. Depuis 2017, un nouveau standard franco-allemand a vu le jour et prend sa place : Factur-X.

L’archivage

Pour obtenir une valeur probante, les factures électroniques doivent être archivées selon les 3 principes. Elles doivent être authentifiées, intègres et intelligibles. Les factures électroniques doivent être conservées dans leur format informatique original, c’est-à-dire celui dans lequel les factures électroniques ont été émises.

Au moment de l’archivage, les documents sont donc scellés et horodatés pour être stockés dans un coffre-fort numérique qui garantit la traçabilité des factures, ainsi que leur pérennité. Pour réaliser toutes ces actions, les entreprises doivent s’adresser à un prestataire agréé par le Cofrac.

  1. Baseware

Besoin de plus d’information ?

Contactez-nous !