Factur-X : le guide pour tout savoir !

Factur-X a encore des secrets pour vous ? Dans cet article, nous vous proposons un décryptage complet de ce nouveau format de facture. Quels sont ses enjeux, ses avantages ? Comment peut-il répondre aux besoins croissants des entreprises en termes de dématérialisation ? Le contexte actuel pousse les dirigeants à réfléchir autrement : les nouveaux outils numériques et l’automatisation des procédures de travail gagnent en popularité auprès des entreprises, même les plus petites. En tant qu’expert-comptable, vous pouvez jouer un rôle déterminant d’accompagnement et de conseil dans ce domaine. La balle est dans votre camp. Saisissez-la à temps !

Factur-X : les dates clés

Projet européen issue d’une initiative et d’une collaboration franco-allemand, ce standard représente la première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931 publiée par la Commission Européenne le 16 octobre 2017 d’une facture électronique mixte.

Pour la France, la charge de la gestion est dévolue au Forum National de la Facture Electronique (FNFE) en coopération avec le forum allemand (FERD) gestionnaire de la version allemande (ZUGFeRD).

Factur-X : de quoi s’agit-il ?

Une facture mixte (Hybrid Invoice pour rependre le terme anglo-saxon) est une solution alternative entre « PDF » et « EDI » pour la génération d’une facture électronique. Elle comporte deux faces.

C’est en même temps une facture lisible sous format PDF, contenant toutes les informations utiles à l’œil humain pour un traitement « traditionnel » et pour tout besoin opérationnel de visualisation par un utilisateur (validation, litige, audit) et des données de facture présentées sous forme de fichier structuré XML permettant aux systèmes d’information de procéder à une intégration et un rapprochement automatisé.

Afin de permettre la plus large adoption par toute taille d’entreprises, ce standard est décliné en 5 profils de données à appliquer en fonction des objectifs à atteindre.

Pour aller plus loin sur la voie électronique, des travaux supplémentaires sont en cours avec notamment la définition de « Order-X » pour un format mixte de commande électronique.

Attirez de nouveaux clients avec des services innovants et collaboratifs.

Quels sont les bénéfices de Factur-X pour vos clients ?

Factur-X permet d’ouvrir plus largement le déploiement de la facture électronique, en restant proche des habitudes des utilisateurs grâce au lisible PDF tout en permettant une intégration et un traitement automatique.

Depuis le 1er janvier 2020, toute structure travaillant avec le secteur public doit déposer une facture électronique sur un portail dédié, appelé Chorus Pro. Cette opération peut vite devenir chronophage surtout pour des petits volumes. L’AIFE (Agence pour l’Informatisation Financière de l’Etat) a intégré Factur-X comme format de facture disponible sur ce portail Chorus Pro. Ainsi, contenant les données minimums exigées par la plateforme, Factur-X va automatiser cette obligation.

Certaines activités nécessitent d’envoyer en même temps que la facture des documents complémentaires. La face « PDF » d’une Factur-X, constituant également l’enveloppe globale, permet d’intégrer des documents justificatifs prévus dans la transaction commerciale. Non seulement la piste d’audit (ou chemin de révision) va être simplifiée mais aussi la relation commerciale de votre client vis-à-vis de ses propres clients.

Factur-X, et de manière plus générale la facture électronique, va permettre de réduire les délais de paiement, un bénéfice très appréciable surtout en temps de crise où la trésorerie peut se trouver fragilisée.

En quoi Factur-X répond aux enjeux des cabinets d’expertise comptable ?

En France, chaque année, le secteur B2B émet 2,5 milliards de factures. La gestion de ces flux massifs de données est un enjeu majeur. La dématérialisation des factures et des procédures de travail qui lui sont liées est donc une opportunité grandissante pour les cabinets d’expertise comptable. C’était déjà le cas avant la crise sanitaire que nous traversons. Mais aujourd’hui, le confinement et la fermeture physique des entreprises ont amplifié cette réalité.

Et concrètement quels sont les avantages de Factur-X pour votre cabinet ?

Tout d’abord, et c’est certainement le premier bénéfice auquel on peut penser, la facture électronique permet d’économiser du temps et de l’argent. L’automatisation du traitement des factures demande moins de ressources humaines et matérielles. L’exploitation de la face structurée de Factur-X va permettre aux règles d’automatisation mise en place d’être plus efficace et ainsi permettre non seulement un gain en qualité mais également en sécurité par rapport à un traitement basé exclusivement sur de la reconnaissance de caractère. Vous gagnerez en productivité et en fiabilité.

Ainsi, cette automatisation libère l’intelligence et la disponibilité humaine pour des missions plus valorisantes. Vos collaborateurs auront plus de temps pour développer des services à forte valeur ajoutée comme l’accompagnement dans la dématérialisation des factures de vos clients par exemple.

Restant également une entreprise, vous pourrez également compter sur les bénéfices mis en avant pour votre propre client et ainsi faciliter vos propres échanges avec vos clients et vos fournisseurs.

Les avantages ne s’arrêtent pas là. Factur-X va grandement faciliter la recherche d’informations. Pas besoin de sortir et parcourir 5 dossiers pour retrouver une facture égarée. Étant donné qu’elles seront toutes rassemblées dans votre espace partagé en ligne, vous retrouverez ce dont vous avez besoin en quelques secondes. L’organisation au sein de votre cabinet s’en verra améliorée.

 

Factur-X quels bénéfices pour les clients du cabinet d’expertise-comptable

L’utilisation d’une facture électronique standardisée va donc vous aider à poursuivre votre transition numérique. Le dernier Baromètre Cegid nous apprend que 87 % des cabinets d’expertise comptable considèrent avoir commencé leur transformation digitale. Seulement 7 % estiment l’avoir terminé1. Beaucoup de progrès restent à faire dans ce domaine qui représente donc une véritable opportunité de développement.

En fin de compte, Factur-X va vous permettre d’offrir un accompagnement plus adapté aux besoins de votre clientèle. Ce qui aura pour conséquence d’améliorer l’expérience client et de valoriser votre image de marque.

En résumé, Factur-X est l’occasion de rendre la facture intelligente et autonome. C’est un moyen d’aider votre cabinet d’expert-comptable à simplifier la gestion des flux de données avec ses clients. Ne considérez pas cet outil comme un ennemi qui cherche à vous remplacer mais plutôt comme un allié qui va vous permettre de revoir votre modèle économique et de développer de nouveaux services. Plus vous agirez vite et saisirez l’opportunité que vous offre la dématérialisation des factures, plus vous prendrez d’avance sur vos concurrents. C’est une stratégie efficace pour moderniser votre image et convaincre de nouveaux prospects de travailler avec vous.

Simplifiez les échanges de documents et de factures avec vos clients grâce aux services collaboratifs Cegid.

1Baromètre Cegid sur la transformation digitale des cabinets


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