Augmentez la productivité de votre cabinet de 30 % avec la dématérialisation des factures !

Avez-vous déjà calculé le temps que vous passez à recueillir et traiter les factures de vos clients ? Pensez au temps accordé à chacune d’entre elles, au nombre de pièces que l’on vous transmet chaque mois… Si vous deviez effectivement faire ce calcul, le résultat serait vertigineux ! En parallèle, avez-vous des disponibilités pour discuter des besoins de vos clients une fois la saisie comptable et le déclaratif terminés ? En interrogeant les experts-comptables, clients de Cegid, nous avons appris qu’ils estimaient entre 30 et 40 % leur gain de productivité grâce à la dématérialisation. Et si vous profitiez de ces temps de confinement pour réinventer votre façon de travailler et vous lancer dans la dématérialisation ? Découvrez tous ses avantages dans cet article.

Améliorez la productivité du cabinet… mais pas que !

La dématérialisation des factures présente des atouts pour vos clients mais pas seulement. Votre cabinet et vos collaborateurs peuvent également en tirer parti.

Des avantages concrets pour le cabinet

Le format numérique permet une amélioration de la collecte des données ainsi qu’une harmonisation des écritures. Il en résulte plus de flexibilité et de fluidité dans les échanges au quotidien. Vous gagnez donc du temps mais aussi de la place physique : plus besoin de stocker des milliers de factures au format papier dans vos bureaux !

De plus, il faut voir la dématérialisation des documents comme une véritable démarche innovante que les dirigeants apprécient. Le développement de l’intelligence artificielle permet aujourd’hui la reconnaissance des données dans les documents comptables dématérialisés. Avec la mise en place du format électronique, vous limitez la saisie manuelle et pouvez donc dégager du temps pour proposer des services à valeur ajoutée.

Pascal Lorain, Directeur Général du cabinet SECAB, explique les bénéfices que son cabinet a tiré de la dématérialisation.

Gagnez du temps dans le traitement des pièces comptables avec les services de dématérialisation Cegid.

Les bénéfices pour les collaborateurs

Pourquoi mettre l’intelligence humaine au service de tâches répétitives et parfois ennuyeuses alors que l’intelligence artificielle peut les prendre en charge ? Il est grand temps de revaloriser le savoir-faire des collaborateurs comptables. La dématérialisation des documents leur permet de se concentrer sur le développement de nouvelles compétences comme le conseil et l’accompagnement. Plus valorisantes, elles génèrent plus d’épanouissement au travail et donc plus d’engagement au sein du cabinet.

Le gain de temps est également un atout important et se concrétise de plusieurs manières. La recherche de documents et l’échange de pièces avec les clients sont plus rapides. Idem pour la saisie grâce à la reconnaissance optique de caractères ou OCR pour les connaisseurs. Qui dit plus de temps, dit moins de stress et donc un risque de burn-out plus faible.

Des procédures de travail plus rapides n’impliquent pas nécessairement une baisse de la qualité ou de la fiabilité des opérations. Bien au contraire, le « zéro papier » permet de les améliorer ! La traçabilité des factures est optimale, la perte de pièces quasi inexistante. Vos collaborateurs maîtrisent le traitement des documents de A à Z.

« Je gagne plus de temps au niveau de la comptabilité, de la recherche de documents, même au niveau du transfert de pièces avec le client. Au bout de quelques mois, ça nous permet de gagner à peu près 25 % de notre temps de saisie et de nous consacrer au conseil et à l’accompagnement de nos clients. » explique Millie Julienne, collaboratrice comptable.

Les atouts des factures électroniques pour les clients

Si vous voulez convaincre vos clients d’opter pour la dématérialisation, voici quelques avantages à leur présenter. Tout d’abord, ils pourront bénéficier de plus de services à valeur ajoutée de votre part. Ils se sentiront donc plus entourés et mieux accompagnés dans leurs prises de décision. De votre côté, c’est un bon moyen pour les fidéliser.

L’autre avantage majeur de la dématérialisation est l’optimisation des procédures de travail. Vos clients gagnent en sécurité et en traçabilité grâce à la sauvegarde de l’intégralité de leurs documents en ligne. Ils peuvent accéder à leurs fichiers depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone et sont donc plus autonomes.

Au final, leur collaboration avec leur expert-comptable est plus facile, plus rapide. Ils gagnent un temps précieux et retrouvent la maîtrise de la gestion de leur entreprise. Leur trésorerie est sous contrôle, ils sont moins stressés et peuvent se recentrer sur leur cœur de métier.

La dématérialisation des documents apporte de nombreux avantages à votre cabinet, vos collaborateurs mais aussi vos clients. Tout d’abord, tout le monde y gagne en productivité : les opérations les plus chronophages sont prises en charge par l’intelligence artificielle. Elle valorise vos collaborateurs en leur offrant du temps pour développer des compétences et des services plus gratifiants. Elle modernise la relation client et donc l’image de votre cabinet au passage. Enfin, elle apporte à vos clients une véritable sécurité grâce à la sauvegarde de leurs documents comptables. Et vous ? Quand passez-vous au tout numérique ?

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