Cegid Notilus

Solution de gestion des notes de frais, des déplacements et de la flotte automobile

PME, ETI, moyennes et grandes entreprises

Cegid Notilus est la solution digitale qui accompagne les entreprises dans la gestion et la maitrise budgétaire des déplacements de leurs collaborateurs : réservations, notes de frais, flotte automobile.

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La promesse de Cegid

Pourquoi choisir Cegid Notilus?

La note de frais 0 effort, 0 papier

Cegid Notilus dématérialise la gestion de vos frais professionnels : création, validation, archivage électronique, politique de remboursement.

Votre déplacement professionnel de A à Z

Organisez votre déplacement professionnel, réservez facilement et déplacez-vous en toute sérénité. Cegid Notilus vous accompagne partout dans le monde.

Votre gestion de parc optimisée

Cegid Notilus centralise les données de votre flotte automobile pour un pilotage sur mesure et une vision 360°.

Cegid Notilus en chiffres

La note de frais zéro effort, zéro papier

Scannez vos justificatifs afin de créer automatiquement votre note de frais. Dites adieu aux papiers grâce à un archivage électronique sécurisé

Notes de frais

Déplacements professionnels

Factures fournisseurs

Flotte automobile

Amendes conducteur

Analyses

Secteur public

Notes de frais

Dématérialisez la création, le traitement et le stockage de vos notes de frais

Les collaborateurs créent leur note de frais au fur et à mesure, rapidement, sans saisie inutile. Grâce aux alertes en temps réel, les valideurs se concentrent sur les anomalies et risques de fraudes. Dématérialisation et automatisation : un levier de productivité pour les services financiers.

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Notes de frais

Création automatique des notes de frais

Grâce à l’intelligence artificielle, une photo du justificatif suffit pour créer un frais conforme à votre politique de remboursement. Les dépenses cartes affaires et le calcul des indemnités kilométriques sont automatisés. Le collaborateur est informé en temps réel du suivi de sa note.

Notes de frais

Validation et contrôle intelligents

Les notes de frais suivent un circuit de validation personnalisé jusqu’à l’intégration comptable automatique, en respectant la politique de votre entreprise. Le contrôleur n’a plus qu’à valider la note ou refuser des frais en un clic. Bénéficiez d’alertes sur les écarts, les doublons, les fraudes.

Notes de frais

Dématérialisation et archivage des notes de frais

Passez au zéro papier grâce à l’archivage à valeur probante. Vos justificatifs sont stockées dans un coffre-fort numérique sécurisé, accessible en quelques clics en cas de contrôle URSSAF. Gagnez du temps pour retrouver vos justificatifs grâce à la recherche multicritères.

Notes de frais

Sécurité des données et interfaces S.I.

L’hébergement de notre solution est certifié ISO 27001. Interfacez Cegid Notilus en toute sécurité avec votre système d’information :
logiciel comptable, RH, paie, ERP, cartes affaires, etc.

Déplacements professionnels

Simplifiez l’organisation de vos déplacements professionnels partout dans le monde

Hôtel, train, avion, location de voiture, moyen de paiement… Cegid Notilus s’adapte aux besoins de vos voyageurs et du mobility management, gère votre politique voyage et guide vos collaborateurs en temps réel dans la réservation et l’organisation de leur déplacement professionnel.

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Déplacements professionnels

Respect de la politique voyage

Intégrez directement votre politique voyage entreprise pour piloter automatiquement les réservations online et offline de vos collaborateurs. Vous pouvez personnaliser vos circuits de validation en fonction des types de déplacements, des prestataires ou encore des destinations.

Déplacements professionnels

Organisation et réservation

Vos collaborateurs organisent facilement leurs déplacements à partir de leur agenda et effectuent leurs réservations directement dans Cegid Notilus : Self Booking Tool, Hotel Booking Tool, agence de voyage, etc. Ils ont accès en temps réel aux détails de leur déplacement via l’application mobile.

Déplacements professionnels

Connecteurs directs aux fournisseurs voyages

Cegid Notilus permet de réserver certaines prestations de voyage directement dans l’application. Trains, hôtels et location de voiture sont disponibles en direct sans frais d’agence : un gain financier, un budget maitrisé et le respect de la politique voyage.

Déplacements professionnels

Sécurité des voyageurs

En centralisant tous les déplacements dans Cegid Notilus, vous pouvez localiser vos collaborateurs à chaque instant. En plus des contrôles automatisées de votre politique voyage, Cegid Notilus vous permet de communiquer les procédures et les règles de sécurité en fonction de vos zones « à risque ».

Factures fournisseurs

Regroupez toutes vos dépenses de déplacements

Cegid Notilus dématérialise, intègre et comptabilise automatiquement les factures de vos fournisseurs voyages (agences, cartes logées, cartes carburants, location de voitures, etc.). Vous avez une vision 360° du coût des déplacements professionnels.

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Flotte automobile

Gérez efficacement votre parc de véhicules

Intuitif, simple, rapide, Cegid Notilus vous libère enfin d’Excel et vous permet de centraliser toute la gestion de votre parc : commandes, Car Policy, affectations, factures, etc. Le reporting personnalisable permet de piloter aisément votre flotte automobile et d’optimiser les coûts.

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Flotte automobile

Gestion quotidienne

Visualisez en clin d’œil l’état de votre parc pour un suivi opérationnel simple et rapide : date d’entretien ou de contrôle technique, renouvellement des contrats, relevés kilométriques ou encore affectation des véhicules. Intégrez votre Car Policy afin d’automatiser votre pilotage.

Flotte automobile

Gestion administrative

Simplifiez la gestion administrative de votre parc grâce aux connexions à l’ANTAI (désignation infraction conducteur) et au SIV (Système d’Immatriculation des Véhicules) pour importer toutes les données techniques en un clic. Automatisez les contrôles liés aux contrats, factures et lois de roulage.

Flotte automobile

Aide à la décision

Cegid Notilus vous fournit des indicateurs pertinents pour analyser vos données financières et opérationnelles, intégrables dans des tableaux de bords personnalisés. Cegid Notilus calcule votre coût global de détention (TCO) et vous aide à l’optimiser.

Flotte automobile

Application mobile conducteur

Facilitez la communication entre le gestionnaire et les conducteurs via l’application mobile :

  • centralisation des données du véhicule
  • remontée d’information par le conducteur (relevé kilométrique, entretien, etc.)
  • communication du gestionnaire (notification, alerte)
  • réservation de véhicule

Amendes conducteur

Automatisez la gestion des amendes de vos collaborateurs

Cegid Notilus facilite la désignation des collaborateurs ayant commis une infraction au volant d’un véhicule d’entreprise. Avec notre connexion directe à l’ANTAI, la désignation se fait en quelques clics. Accédez à un tableau de bord pour piloter véhicules, affectations et conducteurs.

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Analyses

Analysez vos données liées aux coûts de déplacements

Cegid Notilus vous permet d’avoir une visibilité complète sur l’exhaustivité des données liées aux déplacements professionnels grâce à un outil d’analyse dédié, simple et personnalisable.

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Analyses

Tableaux de bord personnalisés

Cegid Notilus vous permet de consolider au sein d’un même tableau de bord, les données qui mettent en évidence les tendances, assurent le suivi et le contrôle budgétaire et fournissent des indicateurs clés sur l’ensemble des données des déplacements professionnels

Analyses

Création d’analyses

Cegid Notilus Analyses est un cube décisionnel embarqué dans l’application. Simple d’utilisation, il permet de créer vos analyses sur mesure et de les diffuser grâce à des tâches planifiées. Cegid Notilus Analyses vient en complément des états standards et du tableau de bord.

Secteur Public

Simplifiez la gestion des déplacements temporaires de vos agents

Cegid Notilus propose des solutions dédiées au secteur public et organisations internationales pour la gestion des indemnités, états de frais, déplacements temporaires et flotte automobile.

En savoir plus

En termes de productivité, comme il n'y a pas de ressaisie, nous sommes vraiment gagnant par rapport à notre ancien système. Nous ne reviendrions pas en arrière.

Michel Pons

Chef de projet | Spie Batignolles

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Guide complet sur les notes de frais en entreprise

Article 21 juin 2023 13 min

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