Guide complet
sur la gestion d’une flotte automobile
Définition, optimisation et meilleures pratiques, découvrez notre guide complet pour une gestion de flotte
automobile efficace et durable !
Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?
La flotte automobile, parfois désignée comme parc de véhicules ou parc automobile, représente pour une entreprise, l’ensemble des véhicules qu’elle possède.
Les différents types de flotte automobile
Afin de constituer une flotte automobile, les entreprises peuvent décider d’acquérir des véhicules (propriété de l’entreprise) ou de les louer auprès d’un loueur (sous des contrats tels que la location longue durée : LLD, LOA, etc.).
De plus, diverses catégories de flottes ou parcs automobiles existent au sein des entreprises, variant en fonction de leur secteur d’activité et de leur taille.
Plusieurs types de flottes peuvent d’ailleurs coexister au sein d’une même entreprise, notamment :
- flotte regroupant les véhicules de fonction et de service ;
- flotte d’engins ;
- flotte de poids lourds, comprenant des camions, des cars, etc.
Importance de la flotte automobile
Avoir ses propres véhicules à disposition offre aux entreprises une grande flexibilité dans l’organisation des déplacements professionnels, mais les avantages d’avoir une flotte de véhicules ne s’arrêtent pas là.
En effet, le parc de véhicules d’entreprise prend toute son importance lorsqu’il s’agit de gérer les données et coûts associés. Avec l’aide d’un logiciel dédié, les sociétés pourront avoir, en un seul clic, un œil sur les entretiens, la consommation de carburant, les contrôles techniques ou même la localisation d’un véhicule.
De plus, une flotte automobile importante permet aux entreprises de négocier des prix auprès des constructeurs, loueurs et assureurs.
Bénéfices et difficultés liés à la gestion d’une flotte automobile
Nombreuses sont les entreprises dont l’activité requiert la création et la gestion d’une flotte automobile. Néanmoins, cette gestion revêt certaines difficultés, notamment son coût.
Bénéfices de la gestion d’une flotte automobile
Les bénéfices liés à la gestion d’une flotte automobile interne aux entreprises sont multiples :
- centralisation et suivi des dépenses d’assurance, de cartes grises, de péage, d’entretien… ;
- gestion facilitée des plannings et des itinéraires ;
- localisation des véhicules ;
- meilleure suivi des entretiens et des contrôles techniques ;
- gestion des imprévus tels que les contraventions ;
- négociation de tarifs préférentiels pour une flotte importante ;
- optimisation de la fiscalité liée aux véhicules.
Afin d’effectuer un suivi précis d’une flotte automobile, de nombreuses entreprises optent pour Cegid Notilus.
Difficultés dans la gestion d’une flotte automobile
La principale difficulté lorsque l’on gère une flotte automobile est le coût.
Afin de constituer une flotte, il est nécessaire d’acquérir plusieurs véhicules et de les assurer. Ce faisant, l’entreprise immobilise de nombreux actifs et diminue sa capacité d’emprunt.
De plus, qui dit gestion d’une flotte automobile, dit gestion de la sécurité des salariés qui l’utilisent. Il s’agira donc d’évaluer leurs comportements routiers, de les former à l’écoconduite et de leur garantir l’accès à des véhicules fiables.
Gestion efficace d’une flotte automobile
Avec un logiciel de gestion de flotte automobile et ces quelques bonnes pratiques, transformez vos pratiques pour une gestion plus efficace !
Qu’est ce la gestion d’une flotte automobile ?
L’administration du parc de véhicules au sein d’une société implique la supervision et l’évaluation de toutes les opérations, à la fois humaines et financières, liées aux voitures d’entreprise.
Cela englobe tous les frais résultant de l’usage d’une voiture, tels que l’assurance, l’immatriculation, l’essence, les frais de péage, le leasing, la maintenance, et plus encore.
De plus, cela inclut aussi :
- l’organisation des calendriers et des trajets ;
- le suivi en direct des véhicules ;
- les événements inattendus, tels que les accidents et les infractions routières ;
- la gestion des aspects fiscaux relatifs aux véhicules et à leur utilisation par les conducteurs.
L’objectif de cette administration est de fournir des données cruciales qui aideront à contrôler les dépenses et à économiser du temps. Cependant, il est fréquent que les sociétés se tournent vers une solution de gestion basée sur Excel. Cela peut aider à constituer une base de données pour une flotte automobile, mais cela ne favorise pas une analyse détaillée ou une personnalisation comme le ferait un logiciel spécialisé en gestion de flotte, à l’exemple de Cegid Notilus.
Meilleures pratiques pour la gestion d’une flotte automobile
Voici quelques conseils pour une gestion optimisée de votre flotte automobile :
- Mettez en place une Car Policy (politique d’attribution des véhicules) qui permettra de définir les types de véhicules en fonction des profils de vos collaborateurs.
- Maintenez régulièrement vos véhicules. Ainsi, vous éviterez des frais liés à des pannes ou des accidents.
- Soyez à jour sur la fiscalité et les différentes normes environnementales.
- Géolocalisez vos véhicules pour vous protéger contre le vol.
- Identifiez les sources de consommation excessive de carburant.
- Engagez un fleet manager pour gérer votre parc et optimiser les trajets !
- Sensibilisez vos collaborateurs à la sécurité et à l’éco-conduite.
- Pensez à déclarer les infractions auprès de l’ANTAI.
Logiciels de Gestion de Flotte Automobile
Un défi majeur pour une gestion efficace de la flotte d’entreprise réside dans la centralisation des informations, les rendant accessibles à toutes les parties prenantes en interne.
À l’heure actuelle, de nombreuses entreprises continuent de gérer leur flotte automobile à l’aide de tableurs Excel. Cependant, à mesure que la taille du parc augmente, les fichiers Excel deviennent peu fiables, difficiles à maintenir à jour et ne facilitent pas l’analyse. Heureusement, diverses solutions technologiques peuvent simplifier la vie quotidienne du gestionnaire de parc automobile.
Un logiciel de gestion de flotte automobile permet de centraliser toutes vos données et offre un accès instantané à l’information via des tableaux de bord. Certaines solutions, à l’instar de Cegid Notilus, ajoutent une couche d’intelligence artificielle pour proposer des indicateurs pertinents facilitant la gestion simplifiée de votre parc automobile.
De plus, l’installation de boîtiers télématiques dans vos véhicules utilitaires ou autres offre la possibilité d’analyser divers facteurs tels que le kilométrage effectué, la consommation de carburant, etc. Ces données peuvent bien sûr être couplées et intégrées à un outil de gestion de flotte automobile, à l’image de Cegid Notilus.
Réglementation et fiscalité des flottes automobiles
Le paysage fiscal français est en constante évolution et la réglementation des flottes automobiles ne fait pas exception. Voici les principales règles à retenir.
Lois et règles en France
Concernant les règles d’ordre général, la loi française s’attaque à 3 grands sujets : l’immatriculation des véhicules, la déduction de la TVA sur les dépenses en carburant et la désignation des auteurs d’infractions.
En effet, le certificat d’immatriculation est sujet à plusieurs taxes, notamment la taxe régionale, la Taxe sur les Véhicules de Société ou encore la taxe sur les véhicules utilitaires légers. Ce certificat n’est cependant pas déductible.
Pour les dépenses en carburant, depuis le 1er janvier 2017, la loi a aligné le pourcentage de TVA déductible pour les véhicules particuliers essences et les utilitaires, essences eux aussi.
Enfin, depuis le 1er janvier 2017, une entreprise a pour obligation de désigner un collaborateur qui aurait commis une infraction au code de la route avec un véhicule de société. Si l’entreprise ne respecte pas cette obligation légale dans un délai de 45 jours, elle devra payer une amende pouvant être majorée jusqu’à 3 750 €.
Lois dédiées à une gestion plus écologique
Le secteur des transports émet 30 % des gaz à effet de serre selon le ministère de la Transition Écologique. Pour encourager la mobilité verte, la loi LOM incite les entreprises à opter pour des véhicules à faibles émissions lors du renouvellement de leur flotte.
De plus, un plan de mobilité est requis pour résoudre les problèmes de déplacement des salariés.
Une autre loi à retenir est la loi dite Montagne. Celle-ci suppose que les véhicules circulant dans les zones soumises à la loi Montagne, de manière régulière ou occasionnelle, doivent disposer de l’quipement hivernal obligatoire. Les sanctions en cas de non-équipement dans les zones géographiques soumises à la loi Montagne comprennent une amende forfaitaire de 135€ (classe 4) et la possibilité d’immobilisation du véhicule, la responsabilité de l’infraction incombant au conducteur plutôt qu’au propriétaire du véhicule.
Par ailleurs, les véhicules professionnels, quels que soient les dimensions de l’entreprise doivent arborer la vignette Crit’Air appropriée pour circuler.
Enfin, le bonus et le malus écologique sont attribués en fonction des émissions de CO2 par kilomètre. La taxe annuelle pour les émissions de polluants vise, quant à elle, à inciter les entreprises à choisir des véhicules moins polluants.
Vers une flotte plus « verte »
Afin de valoriser les engagements de votre entreprise et optimiser votre flotte automobile, vous pouvez opter pour des pratiques plus vertes.
Vous pouvez, par exemple :
- opter pour des véhicules électriques ;
- optimiser les trajets en allant voir plusieurs clients ou prestataires dans une même zone ;
- faire du covoiturage ;
- louer vos voitures plutôt que de les acheter ;
- installer des systèmes de gestion embarqués.
Maintenance et entretien de la flotte automobile
Afin d’assurer la sécurité des salariés et optimiser les coûts, une maintenance et un entretien régulier de votre flotte automobile sont nécessaires.
Importance de la maintenance
Une maintenance régulière va garantir à vos salariés une limitation des risques qui se traduira par une réduction des frais pour l’entreprise.
Vous pourrez aussi former vos salariés à la réduction des comportements à risques, ainsi qu’à l’écoconduite pour diminuer les frais d’entretien.
Une maintenance à jour garantit une durée de vie prolongée de vos véhicules.
Planification de l’entretien
Généralement, la révision des véhicules doit être faite tous les 15 000 à 30 000 km, mais le délai entre deux révisions ne doit pas excéder 2 ans.
De plus, vous pouvez opter pour un logiciel dédié afin de personnaliser les visites d’entretien en fonction d’une date définie, du kilométrage, ou du nombre d’heures d’utilisation du véhicule.
Sécurité et formation des conducteurs
Les pratiques de conduite négligentes peuvent engendrer des failles de sécurité, des coûts importants et une augmentation des émissions de carbone. C’est pourquoi il est nécessaire pour les entreprises d’insister sur l’importance de la sécurité et de mettre en place des programmes de formation pour leurs conducteurs.
Importance de la sécurité
Au-delà de simplement protéger des vies, mettre l’accent sur la sécurité évite à l’entreprise d’engager sa responsabilité juridique en cas d’accident, évitant ainsi des coûts inutiles.
De plus, la formation des salariés aux bonnes pratiques de sécurité pourra assurer la protection de vos actifs. Il est en effet coûteux de constituer un parc automobile, mais les dépenses peuvent aussi s’accumuler en cas de mauvaise utilisation de celui-ci, notamment via les frais de réparation et d’assurance.
Gestion des coûts de flotte automobile
Le coût d’une flotte automobile est généralement suivi via le TCO. Le TCO est le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Il représente la somme totale qu’a dû dépenser le propriétaire d’un bien au cours du cycle de vie de ce dernier.
Suivre son TCO pour une meilleure gestion de sa flotte
Pour optimiser le TCO, une gestion rigoureuse de la flotte est essentielle. Cela englobe la renégociation des contrats d’assurance et une analyse approfondie des coûts de renouvellement des véhicules. Le gestionnaire de flotte doit examiner chaque aspect financier pour chaque véhicule, cherchant l’équilibre optimal entre coût d’achat, coût d’utilisation et implications fiscales liées à l’usage des véhicules.
La mise en place de formations, qu’il s’agisse de sécurité routière ou d’écoconduite, pour le personnel affecté à un véhicule de société peut être indispensable. Ces formations visent à réduire la consommation de carburant, l’usure du véhicule, notamment des pneus et des freins, générant des économies à long terme.
Le gestionnaire de flotte doit intégrer tous ces éléments dans le calcul du TCO pour maîtriser les coûts réels d’utilisation de la flotte d’entreprise. Cependant, d’autres paramètres, notamment le TCM (Total Cost of Mobility), sont nécessaires pour estimer le coût global des déplacements des employés.
Comment réduire les coûts de la flotte automobile
Pour réduire les coûts liés à la gestion de votre flotte automobile, vous pouvez :
- Réfléchir consciencieusement à vos achats.
- Choisir des fournisseurs compétents et reconnus.
- Planifier les contrôles de maintenance.
- Suivre les indicateurs clés concernant votre flotte via des logiciels dédiés.