6 défis du travel management. Les conseils pour les relever : regards d’experts avec Fluxym

Le contexte : de nouveaux enjeux du marché

Les prévisions de croissance de la France à l’horizon 2027 sont à la baisse selon les derniers chiffres communiqués par l’Insee, passant à 0,4 % du produit intérieur brut (PIB), contre les 0,7 % prévus, marquant un ralentissement par rapport à la croissance de 0,9 % en 2025. Dans ce contexte, les entreprises évoluent dans un environnement marqué par la prudence budgétaire, la recherche de productivité et une attention accrue portée à l’allocation des ressources.

 

Le voyage d’affaires en hausse mais sous tension

En France, les dépenses liées au voyage d’affaires confirment cette logique de rationalisation. En 2025, elles ont progressé de 3,7 % pour atteindre 30,9 milliards d’euros, principalement sous l’effet de l’inflation des coûts de transport et d’hébergement (Etude 2026 AFTM – Cegid). Cette tension entre maîtrise des coûts et maintien de la performance redéfinit le rôle des mobilités d’affaires. Celles-ci ne sont plus appréhendées comme un simple vecteur d’activité, mais comme un levier stratégique de pilotage global, à la croisée des enjeux économiques, environnementaux et organisationnels.

 

Une typologie de clients révélatrice

Cédric Dubuisson, quels sont les types d’entreprises qui engagent un projet de Mobility Management ?

“Nous travaillons avec des ETI et des grandes entreprises, françaises ou internationales, ayant des organisations multisites, des volumes significatifs de déplacements et des enjeux d’intégration avec leur système financier. Fluxym dispose également d’une expérience auprès de PME structurées, dès lors qu’elles ont une population mobile ou des processus de gestion des frais suffisamment complexes.”

Fluxym a déployé Cegid Notilus notamment chez Kiloutou, Etam, Benefit Cosmetics etc.

Sur l’ensemble du portefeuille des clients de Fluxym, la répartition est éloquente : 88 % des clients utilisent la brique de gestion des notes de frais (T&E), 10 % le module travel & expense qui intègre les réservations de voyage, et 2 % la gestion de flotte automobile.

S’affranchir définitivement de la gestion manuelle

Cédric Dubuisson, sur le terrain, quelle est la première difficulté qui pousse vos clients à changer d’outil ? 

Le premier élément déclencheur d’un projet vient souvent de la gestion manuelle devenue trop chronophage et d’une volonté de dématérialisation. Les entreprises ne veulent plus que les collaborateurs passent une demi-journée/mois pour saisir leurs notes de frais et les transmettre. Maintenant avec la photo des justificatifs, les champs sont intégrés en temps réel grâce à l’OCR. L’archivage à valeur probante évite de scanner et d’archiver les documents. Les équipes comptables gagnent un temps précieux et peuvent déclencher les remboursements bien plus rapidement.

C’est le cas de notre client Benefit Cosmetics, qui gérait manuellement 170 notes de frais chaque mois avant Cegid Notilus. Ils ont également opté pour l’intégration des relevés de cartes affaires dans l’application ce qui simplifie le processus.”

Citez 5 difficultés récurrentes qui déclenchent un projet d’automatisation

1. La gestion manuelle des notes de frais, encore fréquente, qui génère des ressaisies comptables, des risques d’erreurs de TVA, une perte de temps considérable et de la place pour stocker les justificatifs.
2. Le besoin de dématérialisation de bout en bout, de la saisie via OCR jusqu’au contrôle et à la comptabilisation.
3. Le manque de visibilité, aussi bien pour les collaborateurs qui souhaitent suivre l’état de leur remboursement, que pour les managers en quête d’une vision fiable des données et pour les équipes finance qui veulent mieux piloter les coûts.
4. La difficulté à faire respecter la politique de remboursement, notamment pour détecter les dépassements, les doublons et contrôler les justificatifs.
5. L’intégration avec les systèmes existants, en particulier les logiciels comptables et les référentiels RH pour automatiser et sécuriser la production des écritures.

Piloter voyages & notes de frais sur une seule plateforme : la centralisation comme levier

L’un des leviers les plus concrets pour maîtriser les coûts de déplacement reste le respect des canaux de réservation négociés par l’entreprise. Or, ce respect ne se décrète pas : il se facilite. Lorsque le collaborateur passe par un point unique pour réserver son déplacement et se faire rembourser, il est naturellement orienté vers les fournisseurs et compagnies avec lesquels l’entreprise a négocié des volumes. Cette centralisation limite les réservations hors politique, un phénomène qui pèse directement sur le budget travel, et dont la direction financière n’a connaissance qu’à posteriori.

 

Centraliser pour simplifier

Cédric Dubuisson, pourquoi une approche unifiée devient-elle incontournable pour les années à venir ?

“ Cela évite aux entreprises de juxtaposer plusieurs solutions ou de multiplier les développements spécifiques, mais aussi d’avoir une vision 360° pour piloter le voyage d’affaires. Cegid Notilus est la seule solution qui gère l’ensemble du déplacement : la réservation, la commande et la validation de la billeterie, la saisie automatisée de la note de frais, le déversement automatique vers le système comptable, la gestion des factures fournisseurs autour du voyage d’affaire, et des tableaux de bords pour analyser. Avec en plus, la gestion de la flotte automobile s’ils en ont besoin.

C’était la problématique de notre client ETAM qui possède 14 filiales en France, Belgique, Pologne, Suisse, Allemagne et Espagne. Avant de choisir Cegid Notilus, ils devaient gérer manuellement environ 3400 notes de frais par an pour 520 utilisateurs. Il fallait digitaliser et centraliser le processus au sein d’un seul outil. »

 

Centraliser sans tout bousculer

Stéphane Cosson, que faire si le client a ses propres habitudes ? 

Reprendre le contrôle du pilotage budgétaire avec l’IA

Stéphane Cosson, l’IA devient-elle incontournable dans une solution de mobilité ?

“ C’est un allié énorme ! Depuis l’arrivée des prompts IA dans Cegid Notilus, les gestionnaires peuvent plus rapidement répondre aux questionnements des directions financières ou du contrôle de gestion : suivre les budgets voyages par type de prestations, par canaux de réservations, ou encore analyser l’évolution des frais sur une période. Ils comparent les dépenses par sociétés, entités, équipes, repèrent les retards de validation en identifiant les étapes qui ralentissent le processus de validation. ”

Avec cette plateforme tout-en-un, toutes les données sont rassemblées au même endroit, ouvrant donc des possibilités précieuses d’analyse et d’amélioration budgétaire.

Une application directe constatée chez Kiloutou : “ Cegid Notilus est très facilitateur pour exploiter la donnée. Par exemple, l’étude des hôtels choisis par les collaborateurs nous a permis de lancer des négociations avec des chaînes. Nous avons amélioré le contrôle interne pour éviter les fraudes, et faire respecter la politique de voyage. ”se réjouit David Glatigny, Head of International IS Program chez Kiloutou et client de Fluxym.

Respecter la conformité grandissante

Conformité règlementaire

Un contrôleur URSSAF ou un auditeur ne fera pas de distinction entre bonne foi et défaillance de process : un justificatif manquant ou erroné (TVA), un doublon, une fraude reste une source de redressement.

“La solution Cegid Notilus est un bouclier pour rester en conformité. La traçabilité de tous les documents avec l’archivage à valeur probante est précieuse en cas d’audit” précise Cédric Dubuisson.

[NDLR] Faites le test ! Saurez-vous détecter les erreurs manuellement dans ce jeu des 5 notes de frais ?

 

La RSE au cœur de la mobilité

Le « Budget vert », c’est la traduction concrète de la politique RSE dans les chiffres du travel. Il ne s’agit plus seulement de comptabiliser les émissions, mais de flécher une partie du budget vers des solutions responsables : billets de train plutôt que l’avion, carburants durables, choix d’hôtels éco-responsables tournés vers le développement durable. C’est un outil de pilotage économique autant qu’un marqueur d’engagement.

“ Dans Cegid Notilus, le collaborateur visualise l’empreinte carbone de ses voyages, et côté gestionnaires, l’analyse poussée peut aider à poser des actions correctives en revoyant sa politique voyage.” commente Stéphane Cosson.

La RSE influence les décisions de mobilité dans 80 % des entreprises* : 

• 29,8 % indiquent une influence forte et prioritaire
• 49,1 % invoquent une influence partielle
• 31,6 % disposent déjà d’un suivi de CO2 intégré

*Enquête AFTM-Cegid 2026

 

Le duty of care

“En réservant son voyage via la plateforme, le collaborateur est plus en sécurité qu’en réservant par ses propres moyens. L’entreprise sait alors où se situe le salarié, quel moyen de transport il a pris, où il loge etc. Elle peut alors réagir en situation de crise. C’est une obligation pour les travel managers qui doivent répondre aux exigences de duty of care. » explique Stéphane Cosson.

[NDLR] Le duty of care (ou devoir de diligence / de protection) désigne l’obligation légale de l’employeur de protéger la sécurité physique, mentale et le bien-être de ses salariés en toutes circonstances, y compris lors des voyages d’affaires. En droit français, cette obligation se traduit par une obligation de résultat : en cas d’accident ou de problème en déplacement, l’entreprise ne peut pas simplement prouver qu’elle a « fait de son mieux », elle doit démontrer qu’elle a mis en place des mesures de prévention efficaces. La politique de voyage est un moyen d’y répondre en rédigeant des clauses spécifiques sur le sujet.

 

La RFE

La Réforme de la Facturation Électronique (RFE) impose à toutes les entreprises assujetties à la TVA en France d’être techniquement équipée pour recevoir ses factures d’achats professionnels au format électronique via une Plateforme Agréée (PA).

Pour les voyages d’affaires, cette réforme complexifie la gestion des flux de facturation (billets de train, d’avion, hôtels) gérés par les agences de voyages ou les TMC (Travel Management Companies). Dans Cegid Notilus, le SIREN est à disposition du voyageur pour l’indiquer au prestataire en vue de la facturation.

Par ailleurs, Cegid dispose de son côté d’une Plateforme Agréée pour transmettre et recevoir les données obligatoires de facturation et d’e-reporting à l’administration fiscale.

Structurer son projet de travel management : principes clés

Stéphane Cosson, quels conseils donneriez-vous à un travel manager qui prépare sa transformation ?

Nous accompagnons depuis 15 ans les organisations et nous recommandons toujours à nos clients de penser leur transformation avec ces bonnes pratiques :

• Le projet ne doit pas être vu uniquement d’un point de vue comptable mais d’un projet d’entreprise avec un portage stratégique et l’implication de l’ensemble des directions : finance, direction générale, informatique et RH.
• Le paramétrage de la solution est très facile pour les structures simples. Pour des organisations multi-sociétés, multi-pays ou internationales, il faut s’entourer d’un accompagnement expérimenté au début du projet. Dès que l’on sort de la zone euro, les règles se complexifient : une TVA variable selon les pays, des exigences documentaires locales, des spécificités bancaires. Il faut anticiper ces contraintes plutôt que de les découvrir en cours de projet : c’est plus aisé quand on a 15 ans d’expérience sur le sujet !
• Etablir un rétroplanning et piloter le projet avec les équipes et le sponsor toutes les semaines.
• Faire une communication institutionnelle auprès de l’ensemble des collaborateurs (canaux de communication interne, leaflet, teaser) est une condition indispensable pour sécuriser l’adoption au moment du déploiement.
• Choisir une solution qui permet d’être rapidement autonome dans les paramétrages (modifications des politiques de voyages, des circuits de validation).

Choisir sa solution Travel & Expense : quels sont les éléments différenciants ?

Cédric et Stéphane, avec vos 15 années d’expérience, expliquez-nous pourquoi Cegid Notilus l’emporte sur d’autres solutions concurrentes ?

D’abord, Cegid Notilus rassure par son historique de 30 années et ses nombreuses références. Un parc de plus de 1 500 clients avec une présence dans plusieurs pays et une disponibilité en six langues est gage de robustesse.

Le deuxième élément différenciant est la très large couverture fonctionnelle, dont nous avons parlé précédemment, et le suivi des KPI liés aux dépenses de voyage avec les reportings embarqués dans la solution.

Ensuite, la prise en main facile : l’ergonomie, la simplicité d’apprentissage, les possibilités qu’offre le paramétrage font partie des critères déterminants dans le choix de Cegid Notilus. De notre côté, nous avons à cœur de rendre très vite autonomes nos clients dans l’administration et l’évolution de la solution. Notre approche repose sur un transfert de compétences, avec une forte implication des chefs de projets pendant tout le projet.

Enfin, on constate que les capacités de développement d’un éditeur comme Cegid offrent de nouvelles fonctionnalités : l’intégration de l’IA, une interface utilisateur encore améliorée, tout en bénéficiant des 30 ans d’expérience de la plateforme qui lui confèrent une profondeur fonctionnelle sans comparaison avec la concurrence.