Archivage à valeur probante, le guide complet

L’archivage à valeur probante définition

L’archivage à valeur probante, aussi appelé archivage numérique probant ou encore archivage électronique à valeur probatoire, a pour finalité d’archiver des documents numérisés et de les conserver dans le temps, souvent dans le cas de documents papiers puis numérisés et dont on peut enfin se débarrasser.

Une fois archivés, il est possible d’apporter la preuve en cas d’audit ou de contrôle (fiscal, URSSAF etc.) que ces documents ont bien existé et qu’ils ont conservé leur forme et contenu sans altération dans le temps.

Concernant les justificatifs papiers de notes de frais, l’archivage à valeur probante permet la conservation des justificatifs scannés de notes de frais dans un coffre-fort électronique, et de conserver leur intégrité dans le temps.

De manière plus précise, cet archivage électronique doit répondre à trois règles :

• Garder leurs authenticité -> qui la crée ? à quel moment ? contenu du document ?
• Conserver leurs intégrité -> pas d’altération, ni de modification du document
• Maintenir leurs pérennité -> assurer la lisibilité et la conservation du document dans le temps

Rappel sur la législation Française de l’archivage des documents

L’arrêté du 22 mars 2017 (code civil articles 1366 et 1379) légifère sur la dématérialisation des factures. Sachant qu’une facture est émise avant la dépense et qu’un justificatif est émis après la dépense, il n’existait pas de cadre juridique, d’arrêté, de loi ou de décret, spécifiquement applicable à la dématérialisation des justificatifs de frais professionnels.

Depuis le 23 mai 2019, le code de la sécurité sociale a publié un arrêté légiférant sur la dématérialisation des justificatifs des notes de frais : l’article L243-16.

Pour faire simple cet arrêté indique que : « Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique.»

Cela signifie que vous pouvez désormais dématérialiser vos justificatifs de notes de frais !

Nous retrouvons en partie les critères d’archivage électronique des factures, dont voici quelques extraits :

• « Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l’original en image et en contenu »
• « L’archivage numérique peut être effectué par l’assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet »
• « Sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 »
• « Nécessité d’un cachet serveur fondé »
• « D’une signature électronique fondée sur un certificat conforme »

Important : il ne faut pas confondre le contenu du document et la forme du document. La notion d’archivage électronique intervient uniquement sur « la forme » du document et sur sa conservation dans le temps sans altération (son format, sa conservation etc.). Concernant le contenu du document : montant, date du justificatif, TVA, etc, le client est responsable de la déclaration du contenu du document et donc des données présentes sur le justificatif…

L’archivage à valeur probante pour Cegid Notilus

Concrètement pour Cegid Notilus, l’outil de gestion des notes de frais, l’archivage à valeur probante permet à nos clients de dématérialiser leurs justificatifs et d’en finir avec le papier. En effet l’archivage à valeur probante fait foi en cas de contrôle fiscal/ URSAFF.

Nous avons constaté lors de ces contrôles réalisés chez nos clients Français, que les documents demandés pour contrôle remontaient en moyenne sur une période de 4 ans. Dans certains pays, les contrôles peuvent être supérieurs à cette durée et c’est la raison pour laquelle Cegid Notilus a fait le choix d’étendre la durée d’archivage des documents à 10 ans pour l’ensemble de ses clients.

De ce fait et pour respecter l’arrêté du 23 mai 2019, nous avons choisi deux partenaires Tiers de confiance :

• Oodrive (CertEurope)
  Afin de garantir l’intégrité, première étape précédant l’archivage dans un coffre-fort numérique, la certification par un tiers de confiance est nécessaire. Une obligation pour prouver que le document est bien un original, qu’il n’a pas été modifié ou tronqué. CertEurope détient une certification « cachet serveur RGS** (une étoile RGS est requise par l’arrêté du 23 mai 2019) ».
• Arkhinéo
  Ce partenaire permet d’archiver et de conserver des documents numériques pendant 10 ans, et garantit une obligation de résultat.

En cas de contrôle, les responsabilités sont aussi partagées

• Responsabilité de l’éditeur :
  Assure que le processus d’archivage à valeur probante soit en conformité avec l’arrêté du 23 mai 2019.
  A une obligation de conseil, de mise en garde, et d’information.
• Responsabilité de l’entreprise :
  Mise en place de charte anti-corruption, de lutte contre la fraude. Le collaborateur est responsable de sa déclaration de frais en tant qu’émetteur.
• Responsabilité de l’archiveur :
  Engagement sur la non-perte des archives et sur leur intégrité dans le temps.

Archivage à valeur probante et notes de frais dématérialisées comment ça marche ?

• Tout commence par le scan d’un justificatif par un collaborateur avec l’application mobile Cegid Notilus ou PC et insertion dans une note de frais (les champs sont automatiquement reconnus avec notre OCR) .
• Une fois validé dans le circuit de validation, Cegid Notilus garantit l’authenticité en appliquant un horodatage et une empreinte électronique de type HMAC256)
• Les notes, au format PDF, sont certifiées par CertEurope pour garantir l’intégrité (cachet serveur qualité de niveau RGS**) ainsi que la conformité eIDAS et l’horodatage.
• Les documents des notes de frais certifiées sont automatiquement envoyés dans le coffre-fort électronique pour y être archivés.
• En cas d’audit, de contrôle Fiscal ou URSSAF, Cegid Notilus permet en quelques clics la restitution des documents archivés dans le coffre-fort et apporte la preuve qu’ils ont bien existé et qu’ils ont conservé toute leur intégrité…

Avec Cegid Notilus, il est donc désormais possible de supprimer légalement les justificatifs papier des notes de frais, sans craintes de contrôles fiscaux ou URSSAF. En complément, la dématérialisation complète de justificatifs papiers génère de nombreuses économies, en apportant de la productivité et du gain de temps.