Notes de frais : êtes-vous prêts en cas de contrôle URSSAF ?

François PEDONE, ingénieur commercial Cegid Notilus, et Antoine DEVRESSE, ancien contrôleur URSSAF, lèvent le voile sur les contrôles qui peuvent être effectués sur les notes de frais de votre société. Pour les directions générales, financières et achats qui n’ont pas encore subi de contrôle, le sujet URSSAF reste craint, voire mystérieux. Décryptage…

Qu’est-ce que l’URSSAF ?

L’URSSAF est l’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales. C’est le collecteur des cotisations sociales en France. Dans notre pays, nous sommes dans un système déclaratif. En effet, les entreprises versent des cotisations tous les mois à hauteur des montants qu’elles ont déclarés. Potentiellement, les déclarations peuvent contenir des erreurs ou des fraudes et c’est pour cela que les entreprises peuvent être amenées à être contrôlées. Dans ce cas, les contrôles ne peuvent pas remonter sur une période de plus de trois ans. Dans les faits, les contrôles URSSAF sont monnaie courante dans les très grandes entreprises, il faut savoir que plus les entreprises sont restreintes et moins elles sont sujettes à être contrôlées.

Le contrôle URSSAF et les notes de frais

Dans le cadre d’un contrôle URSSAF, bien évidemment les notes de frais seront épluchées, mais pas seulement. On pourrait nommer d’autres sujets tels que les avantages en nature, les ruptures de contrat de travail, l’épargne salariale ou encore la mutuelle. Étant donné que les notes de frais ne sont pas soumises à cotisation, le rôle de l’inspecteur est de vérifier que ces dernières sont bien des frais professionnels et non pas des dépenses personnelles.

Bien évidemment dans les grandes entreprises, les volumes de notes de frais sont énormes et un contrôleur ne pourra pas tout vérifier. Même si, dans ces dernières, la politique de remboursement des notes de frais est souvent très encadrée, il peut y avoir des erreurs, un manque de rigueur ou des abus qui peuvent faire l’objet d’un redressement.

D’après Antoine, par habitude les contrôleurs savent directement où sont principalement situées les irrégularités. Par exemple, il est rare que les contrôleurs regardent les frais d’hôtel, car il y a toujours une réservation en face de chaque dépense, en revanche ils font très attention aux frais de repas. A ce titre, voici donc différents points qui sont souvent négligés mais très souvent contrôlés !

1. La déclaration d’un repas

Est-ce que la note de frais de votre repas est justifiée car vous êtes en situation de déplacement ? C’est une question qu’il faut se poser. En effet, si vous faites une note de frais alors que vous êtes géographiquement proche de votre entreprise, ou en tout cas si le contrôleur estime que vous auriez pu avoir le temps de venir déjeuner à votre entreprise, cette dernière peut être redressée car le contrôleur jugera que la note de frais n’a pas lieu d’être. N’oubliez pas, une note de frais est forcément établie lors d’un déplacement professionnel.

2. Le décompte des tickets-restaurants

Savez-vous si votre entreprise a bien décompté un ticket restaurant le jour où un repas a été remboursé par note de frais ? Evidemment, pour un même repas il ne peut pas y avoir deux formes de remboursement. Pourtant, c’est souvent un point qui est négligé par les entreprises qui donnent parfois un ticket restaurant pour chaque jour du mois, malgré les remboursements par note de frais.

3. La nature de frais rubrique « Divers »

C’est souvent une rubrique qui est utilisée par les salariés lorsqu’ils ne savent pas dans quelle classification ranger leur frais. Dans cette nature de frais, on retrouve très souvent les cadeaux clients ou ceux faits aux salariés. Mais attention car il existe des règles très strictes. Si par exemple, une entreprise décide de faire passer en note de frais un cadeau pour un départ à la retraite, cela fera l’objet d’un redressement car la loi indique que dans cette situation le cadeau doit être fait par le CSE (s’il y en a un dans l’entreprise).

Bien entendu, il est possible d’offrir des cadeaux à ses clients mais il faut encore prouver qu’ils n’ont pas été faits en compensation de quelque chose. Si annuellement vous offrez des chocolats à tous vos clients, cela ne posera pas de soucis. En revanche, si vous offrez une caisse de champagne à un seul client, cela pourrait être mal interprété par le contrôleur, qui pourrait vous redresser. Faites donc bien attention aux frais se trouvant dans cette rubrique «divers».

Mais qu’est-ce qu’un redressement?

Lorsque l’on parle de redressement, par exemple dans le cadre d’un repas qui a été déclaré dans une note de frais alors que l’employé n’était pas en déplacement professionnel, l’URSSAF considère que le montant de ce repas devait être soumis à cotisations (on arrive parfois à presque la moitié du montant qui devrait être ainsi cotisé).

Lorsque cette administration va redresser une entreprise, elle va demander le paiement de toutes les cotisations qu’elle aurait dû recevoir afin de régulariser la situation. Des majorations de retards seront calculées sur les sommes régularisées (une demande de remise gracieuse est possible)

À l’heure actuelle, c’est l’entreprise qui est redressée et le salarié ne peut pas être poursuivi. Avec le recul, ce repas qui a été remboursé au salarié peut s’apparenter à un salaire. Cela signifie donc que son bulletin de paie et même son impôt sur le revenu deviennent obsolètes. À ce jour, il n’existe pas de relation assez étroite entre le FISC et l’URSSAF. À terme, avec les solutions informatiques, l’intelligence artificielle ou encore le prélèvement à la source, il y a fort à parier que ces administrations communiqueront ensemble et que tout sera ajusté automatiquement.

A propos d’Antoine DEVRESSE

Antoine était inspecteur auprès de l’URSSAF Ile-de-France à partir de 2003 et pendant plusieurs années. Par la suite, il a travaillé dans un cabinet de conseil sur l’optimisation des charges URSSAF. Depuis 2017, il a créé son organisme de formation, BIRDIE Consulting, afin de proposer des formations pour s’assurer que tout soit correct en cas de contrôle.

Cegid Notilus vous accompagne en cas de contrôle URSSAF

En cas de contrôle, nos utilisateurs sont rassurés! Cegid Notilus est une solution de gestion des notes de frais, de réservation des voyages professionnels et gestion de flotte automobile.

Avec notre application, vous pouvez prendre en photo et dématérialiser vos justificatifs de frais puis les stocker dans un cloud sécurisé (archivage à valeur probante). Lors de contrôles fiscaux ou URSSAF, vous conservez une traçabilité complète et une visibilité sur toutes les notes de frais et déplacements de votre société des 10 dernières années!

Cegid Notilus vous permet de configurer votre politique de remboursement. Les tickets restaurants sont automatiquement décomptés (repas, invitation ou participation à une invitation), et en un clic vous pouvez retrouver tous les frais de repas et les justificatifs associés. Dans notre outil vous avez la possibilité de créer autant de natures de frais que nécessaire, ceci afin de minimiser la rubrique «Divers» et de personnaliser les champs à compléter par le collaborateur afin de bien justifier la dépense.

Tout ceci sans oublier que Cegid Notilus dispose d’un contrôle des doublons de frais grâce à notre OCR (Reconnaissance Optique des Caractères).

Vous pouvez même configurer un workflow de validation des notes de frais (un cheminement de validation spécifique propre à votre entreprise) suivant différents critères (type de note, montant, population, nature de frais…) pour faciliter et fluidifier la validation des frais.