L’audit des notes de frais : bonnes pratiques et intérêt de l’automatisation

Malheureusement, après le temps déjà consacré à la gestion des notes de frais, particulièrement chronophage, il reste parfois peu de temps pour des vérifications ou un véritable audit interne ou externe.

Or, près de 20% des notes de frais présentées par les salariés contiendraient des erreurs ou seraient frauduleuses. L’audit des notes de frais est donc particulièrement important, d’autant plus qu’il peut être facilité par un logiciel comme Cegid Notilus.

L’intérêt d’un audit des notes de frais dans les services comptables et financiers

Non conformité, doublons qui sont alors remboursés deux fois peuvent coûter cher à une entreprise, surtout lorsque les notes de frais sont un poste de dépenses important.

Les salariés peuvent ainsi être amenés, volontairement ou par erreur, à passer d’anciens frais, à passer le même ticket plusieurs fois, à dépasser le montant maximal autorisé ou encore à demander la prise en charge de dépenses personnelles. Plus rarement, ils peuvent même modifier le justificatif à l’aide d’un logiciel de retouche d’images.

L’audit des notes de frais permet de repérer et de limiter les dérives afin d’optimiser ce poste de dépenses. Et c’est encore plus vrai lorsque cet audit interne ou externe est facilité par l’utilisation d’une solution de dématérialisation des notes de frais.

L’automatisation de la gestion des notes de frais avec Cegid Notilus permet un gain de temps généralement conséquent et un rapide retour sur investissement grâce à la diminution de ce poste de dépenses.

Terminées la mauvaise utilisation, les fraudes, les gaspillages qui sont autant de situations qui alourdissent la facture pour l’entreprise.

Les bonnes pratiques de l’audit des notes de frais dans les services comptables et financiers

L’audit des notes de frais peut se faire à trois moments, avant validation par un manager, après validation par un manager et donc avant tout paiement ou après le paiement. Idéalement, il se fera en amont à chaque fois que c’est possible, c’est à dire dès la présentation des notes de frais.

De nombreux points sont alors à contrôler :

• l’existence d’un justificatif adéquat ;
• la conformité du justificatif à la réglementation en vigueur afin de récupérer la TVA ;
• le dépassement de budget éventuel ;
• l’engagement de la dépense dans l’intérêt de l’entreprise ;
• l’adéquation des justificatifs avec un déplacement réel et prévu du salarié, éventuellement validé par la hiérarchie ;
• etc.

Lorsque le temps vient à manquer, le service comptable et financier peut cibler ses contrôles sur certaines typologies de salariés. Des dirigeants aux commerciaux, certains salariés sont plus susceptibles que d’autres d’engager des dépenses conséquentes. Le contrôle d’un tiers des notes de frais tous les mois pour cibler les salariés qui présentent des justificatifs non conformes est également possible.

Dans tous les cas, cet audit des notes de frais est facilité par l’utilisation d’une solution de dématérialisation des notes de frais à l’instar du logiciel Cegid Notilus. Elle permet non seulement d’avoir accès à toutes les informations rapidement mais elle facilite aussi les contrôles.

Ensuite, l’analyse automatique de l’intégralité *des dépenses d’une entreprise à travers les rapports proposés par le logiciel Cegid Notilus permet de réduire l’effort de détection, d’investigation, et les risques liés aux voyages et déplacements.

Le logiciel Cegid Notilus renforce ainsi les procédures de contrôle des notes de frais, facilite tout le processus de vérification et d’approbation des notes de frais, permet d’accéder aux justificatifs en quelques clics pour vérifier les doublons et restitue des données chiffrées sous forme de tableaux de bord.