Guide complet
sur les frais professionnels
Gestion des frais professionnels, bonnes pratiques, politique de remboursements…
Avec Cegid Notilus, profitez d’un guide complet sur les frais professionnels !
Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?
La définition des frais professionnels est l’ensemble des frais réalisés par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle et qui font l’objet d’un remboursement par l’employeur. Parmi eux, on retrouve, par exemple, les frais de déplacement ou frais de repas.
Importance des frais professionnels
Une gestion des frais professionnels efficace renforce la motivation des employés en libérant leur concentration des préoccupations financières pour une productivité accrue. De plus, un remboursement rapide favorise la loyauté des employés.
En garantissant la conformité aux politiques internes et réglementations, la gestion appropriée des frais professionnels minimise les risques et permet un contrôle des coûts et une optimisation budgétaire.
Types de frais professionnels
Il existe deux types de frais professionnels :
- les frais remboursés au forfait ;
- les frais remboursés au réel.
Le remboursement au réel implique le remboursement intégral en se basant sur des justificatifs tels que factures ou tickets de caisse.
En revanche, dans le cadre du remboursement au forfait, l’entreprise définit des montants fixes pour chaque type de dépense. Si la note de frais professionnels dépasse le montant forfaitaire défini, l’excédent reste à la charge de l’employé, qui doit fournir des justificatifs, même dans ce cas.
Liste des différents frais professionnels
Les frais professionnels remboursables les plus courants sont :
- Les frais de repas ;
- Les frais de transport ;
- Les frais de petit déplacement (indemnités repas) ;
- Les frais de grand déplacement ou de voyage professionnel (hébergement, repas et transport) ;
- Les frais de mobilité ;
- Les outils relevant des NTIC.
De plus, depuis quelques années, et suite à la crise Covid, s’est développé un nouveau type de frais, les frais liés au télétravail.
Réglementation et fiscalité des frais professionnels
La réglementation en matière de gestion de frais professionnels est plutôt simple. Il y a néanmoins quelques règles à connaître et respecter.
Lois et règles en France
En France, l’employeur a pour obligation de rembourser les frais professionnels, et ne peut pas les imputer sur la rémunération du salarié. Il a néanmoins le choix dans le mode de remboursement, à savoir, au forfait ou au réel.
Les remboursements de frais professionnels sont soumis aux barèmes définis par l’Urssaf. Dans le cadre d’un remboursement au forfait, ces plafonds déterminent les montants maximums remboursables sans charges sociales.
Par ailleurs, afin de bénéficier de l’exonération des cotisations sociales, une entreprise doit fournir et conserver les pièces justificatives des frais (facture, tickets de caisse…)
Attention néanmoins au cas particulier des déplacements domicile-travail : l’employeur a pour obligation de prendre en charge 50 % de l’abonnement de transport en commun.
Considérations fiscales
Pour l’employeur, les frais professionnels, lorsqu’ils respectent les seuils fixés par l’Urssaf, sont exempts de cotisations sociales. Ces frais remboursés sont également déductibles du résultat imposable de l’entreprise, réduisant ainsi l’assiette de l’impôt sur les bénéfices.
Pour le salarié, les remboursements de dépenses professionnelles ne sont pas considérés comme des revenus imposables, sauf s’ils dépassent les seuils définis par l’administration fiscale. Dans ce cas, ces montants doivent être déclarés comme avantages en nature et contribuent au calcul du revenu fiscal de référence du foyer.
Gestion des frais professionnels
Dans la gestion des frais professionnels, les entreprises ont le choix entre diverses méthodes, allant des tableurs Excel aux outils spécialisés.
Comment suivre et vérifier les frais professionnels
Quel que soit votre choix dans la gestion des frais professionnels, il convient d’établir des procédures de contrôle et de suivi adaptées à vos usages.
Pour la vérification, clarifiez les dépenses éligibles, définissez les plafonds, les délais et les justificatifs obligatoires.
Concernant le suivi, afin que celui-ci soit efficace, créez des rapports automatisés, et utilisez des outils dédiés pour traiter les notes à leur arrivée. Idéalement, le processus d’approbation ne comptera pas plus de 2 niveaux et se fera directement par le supérieur hiérarchique.
Pour réaliser ces actions, vous pouvez vous appuyer sur un logiciel de gestion des frais professionnels comme Cegid Notilus.
Meilleures pratiques pour la gestion des frais professionnels
Afin d’optimiser la gestion des frais professionnels dans votre entreprise, nous vous conseillons de suivre ces bonnes pratiques :
ayez une politique de remboursement claire et communiquez là à vos équipes ;
instaurez un processus de validation simplifié, directement par le supérieur hiérarchique ;
réduisez au maximum les avances sur frais en fournissant à vos collaborateurs des cartes professionnelles ;
numérisez les justificatifs et dématérialisez les notes de frais ;
suivez et contrôlez régulièrement les frais professionnels ;
conservez vos notes de frais et justificatifs grâce à l’archivage à valeur probante ;
établissez des rapports complets pour anticiper les dépenses à venir, et optimiser vos frais !
Logiciels et Outils de Gestion des Frais Professionnels
Un logiciel ou une application dédié à la gestion des frais professionnels constitue un outil informatique visant à optimiser la saisie, le traitement, et la génération de rapports concernant les divers coûts liés à l’activité professionnelle.
Fonctionnalités d’un logiciel de gestion des frais professionnels
Pour une entreprise, le meilleur système de gestion des frais professionnels est celui qui améliore la productivité de chacun.
Les fonctionnalités clés de ces outils sont :
- Un mode hors connexion pour numériser les justificatifs de dépenses à tout moment, permettant ainsi une soumission rapide des demandes de remboursement.
- La saisie automatique des différents champs grâce à des fonctionnalités d’intelligence artificielle.
- La création d’un flux de validation personnalisé conforme à la politique de remboursement et de dépenses de l’entreprise.
- Une validation des dépenses professionnelles facilitée par le manager. Certains systèmes de gestion des dépenses vont encore plus loin. C’est le cas de Cegid Notilus, qui offre également la possibilité de gérer les déplacements professionnels et les réservations. Ainsi, les collaborateurs peuvent effectuer leurs réservations directement dans le logiciel, conservant ainsi tous les justificatifs et factures nécessaires à l’établissement des dépenses professionnelles.
Bénéfices des outils de gestion des frais professionnels
Grâce à un outil de gestion des frais professionnels, les collaborateurs bénéficient de délais de remboursement réduits, résultant d’une saisie rapide des dépenses.
Par ailleurs, la vérification et la validation des coûts par les managers sont simplifiées grâce à un flux de validation intégré à la solution.
Enfin, les services financiers ou comptabilité n’ont plus besoin d’effectuer une double saisie, et toute irrégularité est automatiquement détectée.
L’utilisation d’un système de gestion des dépenses professionnelles représente finalement, pour toute l’entreprise, un gain de temps et offre une meilleure visibilité sur les coûts engagés. De plus, l’archivage à valeur probante garantit l’intégrité des justificatifs en cas de contrôle, assurant ainsi le respect de la loi.
Frais professionnels et télétravail
L’adoption du télétravail est une bonne pratique pour réduire les frais de déplacement professionnel. De plus, les dépenses engagées pour le télétravail sont considérées comme des charges spécifiques liées à la fonction ou à l’emploi, assimilées à des frais professionnels et prises en charge pour les salariés en télétravail.
Ces coûts se répartissent en trois catégories :
- frais fixes et variables associés à la mise à disposition d’un espace privé à usage professionnel (chauffage, électricité, etc.) ;
- frais liés à l’adaptation d’un espace spécifique ;
- frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (ordinateur, imprimante, abonnement, etc.).
Gérer les frais professionnels pour les télétravailleurs
Les indemnités de télétravail peuvent être remboursées de deux manières : par une allocation forfaitaire automatiquement exonérée de cotisations sociales ou sur la base de la valeur réelle avec exonération sur justificatifs au-delà des limites.
Les frais fixes, variables et d’adaptation de l’espace de travail, sont remboursés à valeur réelle, proportionnellement à la surface affectée à l’usage professionnel.
Les besoins en mobilier peuvent être couverts par un prêt de l’entreprise ou être inclus dans les avantages en nature. Le remboursement des consommables et des frais de téléphonie/internet, quant à eux, sont également exonérés de cotisations, sur présentation de factures ou justificatifs.
Conseils et meilleures pratiques
Pour garantir une gestion efficace des remboursements de frais professionnels, tant du côté des employés que des employeurs, des conseils pratiques et des stratégies bien définies s’avèrent indispensables.
Conseils pour les employés
Afin de gérer au mieux le remboursement de leurs frais professionnels, les employés doivent suivre ces bonnes pratiques :
- comprendre la politique de l’entreprise ;
- conserver et transmettre les justificatifs ;
- soumettre rapidement ses demandes ;
- utiliser les outils mis à disposition et respecter les process établis ;
- organiser et anticiper ses dépenses ;
- rester informé des changements de politique de dépenses.
Conseils pour les employeurs
Dans le cadre de l’optimisation de la gestion des frais professionnels, les employeurs devront :
- élaborer une politique de dépenses claire ;
- communiquer la politique de manière transparente ;
- simplifier les processus de remboursement ;
- offrir l’accès à des outils de gestion ;
- assurer un suivi régulier des frais ;
- numériser les justificatifs et les conserver grâce à l’archivage à valeur probante ;
- apporter de la flexibilité aux salariés ;
- former son personnel ;
- réduire au maximum les avances sur frais via l’utilisation de cartes professionnelles ;
- s’équiper d’un logiciel de gestion des frais professionnels.
Cas pratiques et exemples
Vous souhaitez des exemples de bonne gestion des frais professionnels par les entreprises ? Alors on a ce qu’il vous faut !
Études de cas sur la gestion des frais professionnels
Une étude de cas sur un retour d’investissement de 3 mois chez Alliade sur le projet d’automatisation de la gestion des frais professionnels.
Exemples de gestion efficace des frais professionnels
Un exemple de gestion efficace des frais professionnels est l’utilisation optimale de Cegid Notilus. Cette solution offre des fonctionnalités telles que l’accès instantané aux justificatifs lors de la validation, la numérisation des notes de frais, l’archivage sécurisé et la dématérialisation, ainsi que la création aisée de rapports pour le suivi des dépenses et des remboursements.