Fausses notes de frais : le top 7 des fraudes improbables

Vous êtes nombreux à nous remonter des anecdotes sur les tentatives de fraudes de vos collaborateurs en matière de remboursement de notes de frais. Et quand on s’aperçoit qu’une des recherches les plus fréquentes sur un célèbre navigateur Internet est « fausse note de frais », alors on a de quoi s’inquiéter (ce n’est pas moi qui le dit, c’est Monsieur G).

Attention ! cet article (malgré qu’il soit basé sur des retours réels) n’a pas pour but de vous faire entrer dans une paranoïa à l’égard de vos collaborateurs mais plutôt de vous donner quelques points de vigilances (ou de vous faire sourire, à vous de voir).

Nous aborderons ici uniquement les fraudes relatives aux notes de frais et non les simples abus (sinon, vous vous en doutez, on pourrait en parler des heures…) Pour des raisons évidentes, nos témoins ont tenu à rester dans l’anonymat le plus total. Si jamais, vous avez d’autres anecdotes en matière de fraudes (drôles ou moins drôles), nous vous invitons à nous les transmettre afin d’avoir le privilège d’apparaître dans le classement ci-dessous :

1. Les « Cadeaux clients »

Bouteille d’alcool, parfums, chocolats… toutes ces dépenses pourraient réellement être des dépenses destinées aux clients. Cependant, certains détournent la règle et en profitent pour se faire des petits plaisirs ou offrir des cadeaux à leurs bien aimés.

Une de mes sources m’a même révélé qu’un collaborateur a essayé de se faire rembourser une « nuisette » pour un cadeau client. Alors lui, il a fait fort, non ?

2. Les « justificatifs en langues étrangères »

Certains collaborateurs, sous prétexte qu’ils effectuent un déplacement dans un pays étranger en profitent pour faire passer des extras sur les justificatifs de notes de frais. Ben quoi, Monsieur ou Madame la comptable, vous ne parlez pas russe ?

3. Les « indemnités kilométriques »

Cette fraude est une des plus courantes. Dans le cas où le barème de remboursement des indemnités kilométriques est progressif selon la puissance fiscale, le collaborateur demande à se faire rembourser des kilomètres sur la base d’un véhicule 7 CV alors qu’en réalité son véhicule n’en possède que 3. Pensez donc à récupérer une copie de la carte grise avant tout remboursement !

4. Les « Repas complets »

Vous êtes de plus en plus nombreux à ne plus rembourser l’alcool ? De nombreux collaborateurs pour contourner cette règle demande au restaurateur de ne pas faire apparaître le détail sur le justificatif.

Outre le fait que vous ne pouvez pas récupérer la TVA, vous n’avez également plus le contrôle sur ce qu’il a réellement consommé (car certains demandent même au restaurateur d’ajouter quelques euros sur la note).

5. Les « faux tickets »

Il est facile de nos jours de se procurer une machine à éditer des faux justificatifs de notes de frais. Bon, ok, là on est dans un cas extrême mais oui, certains franchissent le cap. À noter tout de même qu’il peut s’agir là d’une cause de licenciement pour faute grave (là, tout de suite ça fait réfléchir…).

6. Les « factures »

Le cas est simple et peut se produire en cas de refacturation client. Le collaborateur simule une défaillance de sa carte affaires lors du règlement de son taxi et explique à ce dernier qu’il transmettra la facture à son service Comptable pour paiement de la prestation. Le collaborateur fait donc la demande auprès de son service Comptable qui règle la somme au prestataire et en parallèle le collaborateur fait sa demande de remboursement de frais à son N+1. Ce cas peut vous paraître incroyable, mais oui, ça arrive.

7. Les « inclassables »

Dans cette catégorie sont concentrés les cas les plus fréquents (très étonnant mais cités par 90 % de nos sondés) :

• Le collaborateur récupère le justificatif de plein d’essence de quelqu’un d’autre
• Le collaborateur fouille dans les poubelles des stations essences à la recherche de justificatif
• Le collaborateur ramasse le justificatif de parking d’une personne afin de se le faire rembourser car la somme est plus importante que sur le sien
• Le collaborateur demande à se faire rembourser une nouvelle fois une vieille dépense (pensez à toujours récupérer les justificatifs originaux avant le paiement et à ne pas demander au collaborateur de les garder !)
• Le collaborateur achète toutes les semaines 20 euros de jetons pour nettoyer son véhicule (bon, ok il est peut-être super maniaque)
• Le collaborateur a un frais de repas le week-end alors qu’il ne travaille qu’en jours ouvrés
• Et je terminerai par dire que la fraude sur les notes de frais n’épargne personne, du collaborateur lambda au membre du Top Management. Gardez donc les yeux ouverts.

Et sinon pour éviter les fraudes.. on a Cegid Notilus

Un logiciel de gestion des notes de frais et une application mobile.

Une photo et hop, tout est numérisé avec notre OCR et l’intelligence artificielle.

Vous pouvez jeter les justificatifs papier car tout est conservé dans un cloud sécurisé pendant 10 ans.

En plus de gagner un temps considérable, vous deviendrez sûrement le chouchou de la direction car la politique voyage de votre société n’aura jamais été autant respectée !