Guide complet sur les Notes de Frais
La gestion des notes de frais peut être un véritable casse-tête pour les entreprises, comme pour les salariés ! Dans cet article, nous vous expliquons tout sur leur création, leur suivi et leur contrôle. Vous découvrirez aussi comment simplifier la gestion de vos notes de frais.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais désigne un document dans lequel un salarié, ou un dirigeant consigne les dépenses réalisées sur ses deniers personnels pour le compte de l’entreprise.
Pour pouvoir faire l’objet d’un remboursement, la dépense doit :
- être réalisée dans l’intérêt de l’entreprise et justifiée par les besoins de l’activité du salarié ;
- être d’un montant raisonnable ;
- être appuyée par une facture ou un justificatif de paiement.
Parmi les notes de frais les plus courantes, on retrouve :
- les frais de déplacements professionnels : indemnités kilométriques, péage, frais de carburant, billets de transport,
- les frais d’hébergement : nuitées à plus de 50 km du domicile ou à plus de 1h30 de transport en commun
- les frais de repas.
Suite à la crise Covid, un nouveau type de note de frais s’est généralisé : les notes de frais liées au télétravail. Les frais concernés et en partie remboursables sont : les forfaits internet et téléphoniques, l’aménagement de l’espace de travail, une fraction du loyer correspondant à l’espace dédié à l’activité professionnelle.
Dans la suite de ce guide, nous allons détailler tous les aspects concernant les frais ainsi que ce que peux vous apporter Cegid Notilus.
Importance des notes de frais
Les notes de frais offrent flexibilité et liberté d’initiative aux salariés sans pour autant que l’entreprise ait à fournir à chacun d’entre eux une carte bancaire professionnelle. Ainsi, la société maîtrise ses coûts et améliore sa productivité.
De plus, les notes de frais favorisent la transparence et la responsabilité dans la gestion des dépenses. Elles permettent aux employeurs de maintenir un suivi clair des coûts associés aux activités professionnelles.
Enfin, elles servent de base au remboursement des employés ayant engagé des frais dans le cadre de leur activité professionnelle, lors d’un déplacement professionnel.
But des notes de frais
Pour l’entreprise, la consignation et le suivi des notes de frais répondent à des objectifs clairs :
- Permettre aux employés de signaler et de documenter les dépenses liées à leur travail.
- Rester en conformité avec les réglementations fiscales. Les entreprises justifient ainsi leurs coûts auprès des autorités fiscales.
- Contrôler et surveiller les dépenses des employés.
- Analyser les tendances de dépenses, identifier des opportunités d’économies et prendre des décisions éclairées sur la gestion des coûts.
Comment créer une note de frais ?
Bien que les méthodes puissent varier, certaines informations doivent être incluses lors de la création des notes de frais pour assurer une gestion transparente et conforme.
Éléments à inclure dans une note de frais
Pour le remboursement de vos frais professionnels, basez-vous sur ce modèle de note de frais si vous n’avez pas d’outil dédié et communiquez les informations suivantes :
- la date de la dépense ;
- le nom du salarié l’ayant engagée ;
- le descriptif de la mission ;
- le lieu du déplacement ;
- la catégorie de frais (note de repas, de logement ou note de frais kilométrique…) ;
- le montant de la dépense ;
- la TVA ;
- le justificatif associé.
D’autres mentions obligatoires peuvent concerner spécifiquement les notes de frais kilométriques (lieu de mission, kilométrage, puissance fiscale du véhicule le cas échéant), les notes de frais de restaurant (le nom et la fonction des convives le cas échéant), ou les notes de frais d’hébergement (nombre de nuitées et solde réglé).
Structure d’une note de frais
En France, l’entreprise est libre de choisir le mode de création de ses notes de frais. Que ce soit via un tableau Excel ou grâce à un logiciel de gestion des notes de frais.
Néanmoins, dans les sociétés en croissance, l’adoption d’une application de gestion des notes de frais s’avère rapidement nécessaire, notamment vis-à-vis du volume d’informations à gérer.
L’employé est tenu de fournir un justificatif et l’entreprise doit transmettre un ensemble d’éléments précis à l’administration fiscale.
Logiciels de gestion des notes de frais
Une application ou logiciel de gestion des notes de frais est un outil informatique permettant d’optimiser la saisie, le traitement et le reporting concernant les différentes dépenses et frais professionnels.
Fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais
Le meilleur logiciel de gestion des notes de frais sera celui qui facilitera le quotidien de tous les collaborateurs grâce à ses fonctionnalités.
Parmi les plus utiles, on retrouve :
- Un mode hors connexion pour scanner son justificatif de frais à tout moment et ainsi, soumettre rapidement sa demande de remboursement.
- La saisie automatique des différents champs grâce à l’intelligence artificielle.
- La création d’un workflow de validation personnalisé par l’entreprise, en accord avec sa politique de remboursement et de dépenses.
- Une validation des notes de frais par le manager facilité.
Certaines solutions de gestion des notes de frais vont aujourd’hui encore plus loin.
C’est le cas de Cegid Notilus qui permet aussi de gérer les déplacements professionnels et les réservations. Ainsi, les collaborateurs réservent directement dans le logiciel les hébergements ou moyens de transport et conservent dans l’outil tous les justificatifs et factures qui serviront à établir les notes de frais.
Bénéfices d’un logiciel de notes de frais
L’utilisation d’un logiciel de traitement des notes de frais présente de nombreux avantages pour l’entreprise et ses salariés.
Tout d’abord, les collaborateurs bénéficient de délais de remboursement réduits, conséquences d’une saisie de note de frais plus rapide.
Par ailleurs, la vérification et la validation des frais professionnels par les managers sont facilitées grâce à un workflow de validation précis, et directement intégré à la solution.
Enfin, les services financiers ou comptabilité, n’ont plus de double saisie à effectuer et la moindre irrégularité est automatiquement détectée.
L’utilisation d’un logiciel de gestion des notes de frais représente finalement, pour toute l’entreprise, un gain de temps et offre une meilleure vision sur les frais réalisés. De plus, l’archivage à valeur probante garantit l’intégrité des justificatifs en cas de contrôle et donc, le respect de la loi.
Réglementation des notes de frais
Du fait d’une dématérialisation croissante, de plus en plus de documents sont produits et sont susceptibles d’être modifiés (factures, contrats…).
Afin de garantir l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents, les entreprises se tournent vers l’archivage à valeur probante. Celui-ci a pour objectif d’assurer la pérennité d’une information et sa restitution ultérieure à des fins de justifications ou de contrôle.
Néanmoins, d’autres règles sont à connaître afin que la gestion des notes de frais ne se transforme pas en casse-tête juridique.
Réglementation fiscale
Les notes de frais sont exemptes de cotisations sociales pour l’entreprise si leurs montants entrent dans les seuils fixés par l’Urssaf. Ces frais remboursés sont également déductibles du résultat imposable.
Pour le salarié, les remboursements de notes de frais ne sont pas imposables, sauf s’ils dépassent les niveaux définis par l’administration fiscale. Ils sont alors déclarés comme avantages en nature.
Lois et réglementations en France
Un salarié peut demander le remboursement d’un frais professionnel via une note de frais dès lors que la dépense est engagée dans le cadre de son activité et qu’elle respecte le cadre légal.
L’employeur peut choisir de rembourser ces frais au réel ou au forfait. Il doit, par ailleurs, effectuer le remboursement dans un délai raisonnable, généralement 30 jours.
Dans le cadre d’un remboursement au forfait, il devra appliquer le barème défini par l’Urssaf.
En 2024, les plafonds définis par l’Urssaf sont :
- 7,30 € pour un repas pris sur le lieu de travail ;
- 10,10 € pour un repas pris en dehors du lieu de travail ;
- 20,70 € lorsque le salarié est obligé de prendre son repas au restaurant.
Comptabilité et TVA des notes de frais :
Le remboursement des frais professionnels permet à l’entreprise de déduire la TVA sur certaines dépenses, notamment les frais de repas. Il est impératif que les justificatifs présentent clairement le taux de TVA appliqué, son montant, et le total de la facture TTC.
Concernant les frais de déplacement, seuls certains d’entre eux permettent la récupération de la TVA : les tickets de péages, l’entretien ou la location de véhicule utilitaire, certains stationnements et certains frais de carburant.
Lorsque le collaborateur utilise un véhicule de tourisme, la déduction de la TVA est limitée à 80 % pour le gazole et l’E85, et à 50 % pour le GPL. Aucune récupération de TVA n’est possible pour l’essence, le SP95 et 98, ainsi que l’E10.
Pour les véhicules utilitaires, la TVA n’est pas déductible pour l’essence, le SP95 et 98, et l’E10. En revanche, la récupération est totale, soit 100 %, pour les autres types de carburants.
Pour les frais de repas dans le cadre d’un déplacement ou d’une mission professionnelle, la récupération de la TVA est possible. Néanmoins, il faudra obligatoirement faire figurer le nom de l’entreprise sur la facture, ainsi que, le cas échéant, le nom des invités, leur entreprise et leur fonction au sein de celle-ci.
Enfin, pour les frais d’hébergement, la déduction de TVA n’est possible pour aucun d’entre eux.
Gestion de la perte d’une note de frais
La conservation des notes de frais et de leurs justificatifs associés est indispensable en cas de contrôle de fiscal. En effet, les remboursements de dépenses professionnelles sont exonérés de charges sociales dans la limite du plafond fixé par l’administration fiscale.
De fait, ces remboursements sont toujours susceptibles de faire l’objet d’un contrôle et vous avez le devoir de fournir une note de frais valide avec ses justificatifs.
En cas de perte de ces justificatifs, plusieurs solutions s’ouvrent à vous :
- l’obtention d’un duplicata auprès du professionnel qui a encaissé la dépense ;
- dans le cadre de petites dépenses, la production d’un relevé bancaire enrichi d’une note annexe expliquant le motif de la dépense et ses détails ;
- la rédaction d’une déclaration sur l’honneur de la part du salarié, toujours dans le cadre des petites dépenses.
Conseils et meilleures pratiques pour la gestion des notes de frais
Afin que le traitement des notes de frais ne se transforme pas en véritable casse-tête, optez pour des modes de contrôles et de suivi adaptés comme, par exemple, un logiciel ou une application pour note de frais.
Politique de dépenses :
Pour faciliter la vérification des notes de frais et réduire le temps de traitement de celles-ci, assurez-vous que vos collaborateurs comprennent les frais professionnels qui sont susceptibles de faire l’objet d’un remboursement en leur communiquant une politique de dépenses claire.
À l’aide de l’étude de vos frais actuels et de vos objectifs, définissez :
- des plafonds en fonction du type de dépense ;
- des délais précis pour fournir les justificatifs ;
- les renseignements obligatoires que l’employé devra être en mesure de fournir.
Vérification des notes de frais
Grâce à votre politique de dépenses, vous pourrez organiser un contrôle régulier de vos notes de frais.
Si vous fonctionnez avec des contrôles par échantillonnage, ciblez les montants inhabituels, les doublons ou les dépenses réalisées durant les week-ends.
Sinon, vous pouvez opter pour un contrôle aléatoire des frais de chaque salarié, une fois par an, par exemple.
Ces contrôles ont pour but d’optimiser la gestion de vos frais professionnels en identifiant les sources de dépenses et leur répartition. Ainsi, vous pourrez ajuster votre politique de dépenses en fonction, et formez vos salariés à de meilleurs usages.
Suivi et validation des notes de frais
L’utilisation d’outils dédiés permet de traiter les notes de frais au fur et à mesure de leur arrivée et d’éditer des rapports précis pour en faciliter le suivi.
Pour l’approbation des opérations standards, une validation de la part du N+1 du collaborateur et du comptable suffiront. Si un dépassement de frais est constaté ou dans le cadre d’une dépense à refacturer, d’autres niveaux de contrôle peuvent être nécessaires.
Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, vous pouvez directement instaurer un workflow de validation, dématérialiser les notes de frais et ainsi, vous simplifier la vie ! L’utilisation d’un outil de gestion des notes de frais va fluidifier les tâches à faible valeur ajoutée et permettre le stockage nécessaire des notes de frais et de leurs justificatifs. La dématérialisation sécurisée des notes de frais est désormais une véritable opportunité pour les entreprises.
Avantages de la dématérialisation des notes de frais
La transformation numérique des entreprises passe aussi par la dématérialisation des notes de frais. Grâce à ses nombreux bénéfices, elle rend les sociétés plus compétitives et les pousse à adopter une gestion plus efficace.
Une réduction des coûts de l’entreprise
La création, le suivi, la validation et l’archivage des notes de frais représentent un coût important pour l’entreprise. En effet, la gestion manuelle des notes de frais implique de rémunérer un temps de travail à faible valeur ajoutée.
Dans ce temps, on compte la saisie des dépenses professionnelles sur un tableur, la soumission de la note à validation, la vérification de la validité de celle-ci, la demande d’éventuels justificatifs et la création d’une archive papier en prévision d’un possible contrôle.
Heureusement, l’utilisation d’un logiciel permettant la dématérialisation des notes de frais optimise cette gestion et donc, les coûts qui y sont liés.
Un gain de temps
S’il est réalisé à la main, le cycle de vie d’une note de frais peut-être très long. De la création à l’archivage, les actions manuelles peuvent vite se multiplier.
Dans ce cadre, une dématérialisation des notes de frais permet un gain de temps non négligeable.
Au moment de créer sa note de frais, le salarié bénéficie d’une saisie automatique et peut directement lier ses justificatifs à sa note. Le processus de validation, quant à lui, est facilité et calqué sur la politique de dépenses de l’entreprise.
Enfin, le service comptable s’évite une double saisie grâce à des exports de données et bénéficie de l’archivage à valeur probante en cas de contrôle.
Une réduction du nombre d’erreurs
Les erreurs de saisie et la perte de documents sont la hantise de nombreux services comptables. Mais la saisie automatique grâce à la reconnaissance optique des caractères, la dématérialisation des justificatifs et la centralisation des données liées aux dépenses professionnelles limitent ces risques.
De plus, un bon logiciel de gestion des notes de frais permettra une détection automatique des doublons ainsi que du non-respect de la politique de l’entreprise.
Enfin, le traitement automatique de la TVA récupérable et la lecture automatisée des justificatifs permettent de respecter les réglementations fiscales et sociales en vigueur.
Un processus de validation simplifié
Avec un logiciel de gestion des notes de frais paramétrable, vous pourrez adapter les flux de validation au fonctionnement de votre structure. Le ou les services concernés seront directement avertis lorsqu’une note de frais leur est envoyée et sa compatibilité avec la politique de l’entreprise pourra être automatiquement vérifiée.
La gestion des notes de frais dans le cloud permet, ainsi, un processus de validation simplifié.
Un archivage numérique efficace
Depuis la loi de mars 2017, les entreprises ne sont plus obligées de conserver les justificatifs papier liés aux notes de frais. De fait, les solutions d’archivage électronique se sont normalisées. Grâce à l’archivage numérique à valeur probante, les documents numérisés conservent la même valeur légale que les archives papier. Ainsi, les risques de perte ou de détérioration sont réduits et les justificatifs sont plus facilement accessibles en cas de contrôle.
Processus de remboursement des notes de frais
Les entreprises sont libres de définir leur propre politique de gestion des notes de frais. Celle-ci prend généralement la forme d’une note de service sur les frais professionnels et définit les règles liées aux dépenses, aux modalités de remboursement et aux justificatifs à fournir.
Timing de remboursement
La loi prévoit un délai de 3 ans pour le remboursement d’une note de frais par l’entreprise, à partir de la présentation de cette note par le salarié.
Dans les faits, les notes de frais sont généralement remboursées dans le mois, via régularisation sur le bulletin de salaire.
La rapidité du remboursement va dépendre de la fluidité de la gestion des notes de frais au sein de l’entreprise et notamment du workflow de validation mis en place.
L’entreprise peut imposer un délai plafond entre la date de la dépense et la date de présentation de la note pour remboursement par l’employé.
Méthode de remboursement
Pour effectuer le remboursement d’une note de frais, l’employeur peut opter pour deux méthodes : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.
Dans le cadre d’un remboursement au réel, le remboursement est effectué dans sa globalité sur la base d’une facture ou d’un ticket de caisse.
Le salarié en mission professionnelle doit donc conserver tous les justificatifs liés aux dépenses effectuées lors de son déplacement. L’entreprise n’a pas la visibilité immédiate de ces frais.
Pour ce qui est du remboursement au forfait, l’entreprise établit pour chaque type de dépense un montant fixe. Chaque mois, l’entreprise verse au salarié un montant forfaitaire défini en fonction des barèmes de l’Urssaf. Si une note de frais dépasse le montant forfaitaire défini, l’employé assumera le reste à charge.
L’avantage de cette méthode est que le salarié n’a plus à recourir à des justificatifs systématiques. Pour l’entreprise, la gestion des dépenses liées aux remboursements des frais professionnels s’en trouve facilité.
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