Logiciel de gestion des notes de frais

Excel reste utilisable pour de très faibles volumes, mais il présente des limites importantes : saisie manuelle chronophage, risque d’erreurs et de fraudes, et absence de valeur probante pour l’archivage légal sur dix ans. Un logiciel dédié automatise le suivi, sécurise la conformité réglementaire et réduit significativement le coût de traitement par note—un ROI mesurable dès les premières semaines d’utilisation.

Il n’existe pas de « meilleur » logiciel universel : le bon choix dépend du périmètre fonctionnel attendu (OCR, application mobile, calcul des IK, gestion multi-devises), de la profondeur d’intégration et de la connexion avec la paie, la comptabilité et l’ERP (SAP, Sage, Microsoft, etc.). et du niveau de conformité et sécurité (archivage à valeur probante, hébergement certifié ISO 27001). Pour les ETI et grands groupes, Cegid Notilus est la solution de notes de frais adaptée lorsqu’il s’agit de gérer des politiques de dépenses complexes, des environnements multi-entités et des intégrations ERP, tout en garantissant la conformité fiscale et la traçabilité des dépenses. 

Les outils gratuits couvrent généralement des besoins basiques et séduisent par l’absence de coût initial. Une solution professionnelle représente un abonnement par utilisateur, mais génère un ROI concret : temps gagné sur chaque note, réduction des erreurs, récupération de la TVA, conformité légale automatisée et connexion avec le système d’information existant. Le coût réel d’un processus manuel (temps passé, risques de contrôle fiscal, erreurs de remboursement) dépasse souvent largement l’abonnement à un outil dédié. Contactez nos équipes pour un chiffrage personnalisé. 

Non. Grâce à l’archivage à valeur probante, les justificatifs numérisés ont la même valeur légale que les originaux papier. Ils sont conservés dans un coffre-fort électronique sécurisé pendant dix ans, conformément aux exigences fiscales françaises. Vos collaborateurs peuvent jeter les tickets dès la photo prise.

Cegid Notilus s’intègre nativement avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché via des connecteurs et des API dédiées. Les écritures comptables sont automatiquement transmises sans ressaisie, et les référentiels (plans analytiques, comptes, centres de coûts) sont synchronisés pour garantir la cohérence des données.

Oui. L’application prend en charge les dépenses à l’international avec conversion automatique des devises au taux applicable au moment de la dépense. Elle fonctionne également en mode déconnecté, permettant aux collaborateurs de saisir leurs frais sans réseau, puis de synchroniser les données dès le retour de la connexion.

Oui. Le logiciel identifie les dépenses éligibles à la récupération de TVA selon les pays et les types de frais. Pour les entreprises ayant des volumes significatifs à l’international, Cegid Notilus peut être connecté à des partenaires spécialisés afin d’automatiser les démarches de récupération de TVA auprès des administrations fiscales étrangères.

La souveraineté et la sécurité de vos données sont garanties. La solution Cegid Notilus est hébergée en France et bénéficie de la certification ISO 27001, le standard le plus élevé en matière de sécurité de l’information. Vos données et justificatifs sont stockés dans un environnement conforme et audité, assurant leur intégrité sur le long terme.

Oui. Le système intègre des contrôles intelligents qui alertent les gestionnaires en cas de comportement suspect : doublons, dépenses le week-end non autorisées ou invitations croisées entre collaborateurs. Ces règles sont paramétrables selon votre politique de frais pour bloquer les abus avant même le remboursement.