Guide complet
sur le Mobility Management
Le mobility management, tout le monde en parle, mais qu’est-ce que c’est ? Dans cet article, découvrez la définition du mobility management, ainsi que les meilleures stratégies pour l’implémenter efficacement dans votre entreprise !
Qu’est-ce que le Mobility Management ?
D’après le Ministère de la Transition écologique et de la Cohésion des territoires, le Mobility Management ou Management de la Mobilité, est constitué des différentes stratégies visant à modifier les comportements de déplacement. Différentes stratégies qu’il est possible de mettre en place avec Cegid Notilus.
Le Mobility Management se définit avant tout par ses objectifs :
- une vision totale des mobilités en entreprise ;
- une meilleure compréhension des attentes et des usages des collaborateurs ;
- la rationalisation de l’usage des ressources internes ;
- l’optimisation des coûts de mobilité ;
- l’amélioration du bien-être et de la sécurité des salariés ;
- l’intégration de la stratégie RSE de l’entreprise à toutes les formes de mobilités.
Le mobility management rassemble notamment la gestion des frais professionnels, l’organisation et la réservation du voyage. d’affaires, et la flotte automobile.
Importance du Mobility Management
En influençant positivement les choix de déplacement des employés, les stratégies de Mobility Management encouragent des pratiques plus durables et contribuent à la réduction de l’impact environnemental.
Cette approche permet également de rationaliser les déplacements professionnels et de diminuer les coûts associés.
En effet, en intégrant les outils de dématérialisation à leur stratégie de mobilité, les entreprises peuvent réduire le temps passé sur les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée telles que la saisie manuelle des notes de frais.
De plus, ces outils de dématérialisation permettent la sécurisation des déplacements professionnels. Les salariés peuvent désormais retrouver en un seul endroit toutes les informations liées à leur voyage tout en s’assurant de la protection de leurs données.
Par ailleurs, la dématérialisation de son Mobility Management, facilite la gestion de sa flotte automobile, de l’entretien des véhicules jusqu’aux reportings, améliorant ainsi la sécurité des collaborateurs.
Enfin, en assurant la promotion des alternatives telles que le covoiturage ou le télétravail, les entreprises renforcent leur image responsable, améliorent la satisfaction des employés et donc, leur productivité globale.
Stratégies de Mobility Management
Selon nous, il suffit de 3 étapes pour mettre en place un groupe projet et créer une stratégie de Mobility Management. Notre proposition, bien que non universelle, offre une base à personnaliser selon les besoins spécifiques de votre entreprise.
Élaboration d’une stratégie de Mobility Management
La première étape consiste à évaluer l’organisation actuelle, en examinant les moyens disponibles, les objectifs à moyen terme, et la mission spécifique. L’idée est d’attribuer les bonnes responsabilités et les bons budgets à chacun afin de mener à bien le projet de mobilité.
La deuxième étape implique l’identification des enjeux financiers, tels que l’optimisation du parc automobile, et de ceux liés aux ressources humaines. En effet, la gestion des mobilités en entreprise est une notion essentielle pour les collaborateurs : télétravail, voiture de fonction, conditions de déplacement et flexibilité sont autant d’avantages permettant de fidéliser vos salariés.
La troisième étape, quant à elle, se concentre sur l’analyse du marché et le sourcing des fournisseurs, en évaluant leur capacité à répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise. Pour réaliser cette veille de marché, vous pouvez vous appuyer sur les publications spécialisées, les colloques, conférences etc.
Une fois votre stratégie élaborée, pensez à mesurer son impact grâce au TCO (Total Cost of Ownership) ou au TCM (Total Cost of Management). Il représente la somme totale qu’a dû dépenser le propriétaire d’un bien au cours du cycle de vie de ce dernier. Les coûts directs et indirects sont donc pris en compte.
Avantages du Mobility Management pour les entreprises
Pour les sociétés, le Mobility Management est vecteur d’opportunités.
En adoptant des pratiques favorisant une mobilité plus économique et plus durable, les entreprises peuvent non seulement réaliser des économies à long terme, mais aussi cultiver une meilleure image de marque.
Avantages économiques
Une bonne stratégie de Mobility Management permet d’optimiser les coûts liés aux déplacements.
Par ailleurs, le choix d’options de mobilité plus économiques et durables, telles que le covoiturage et les véhicules électriques, offre aux entreprises la possibilité de faire des économies et d’entretenir une bonne image de marque.
La flexibilité dans les déplacements et les politiques de télétravail, quant à elles, contribuent à la satisfaction des employés, réduisant ainsi les coûts d’absentéisme et facilitant la rétention des talents.
Enfin, grâce au management de la mobilité, les entreprises renforcent leur engagement envers la durabilité. Ce point est d’autant plus important qu’avec l’entrée en vigueur au 1er janvier 2024 de la directive européenne CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) les entreprises sont dans l’obligation de détailler, à travers des reportings extra-financiers, leurs actions et impacts environnementaux et sociétaux.
Avantages en termes d’efficacité et de productivité
Le fait de favoriser des modes de déplacement professionnels plus efficaces, tels que le covoiturage ou les transports en commun, ou carrément le télétravail, optimise l’emploi du temps des collaborateurs qui passent moins de temps sur la route.
Par ailleurs, la flexibilité dans les déplacements, par le biais de politiques de télétravail ou d’horaires flexibles, contribue à une meilleure gestion du temps des employés. Cela se traduit, là aussi, par une augmentation de la productivité. Attention, à noter tout de même qu’une étude menée par par le Forum mondial de l’OCDE sur la productivité (Global Forum on Productivity), tend à démontrer que les salariés atteindraient un pic de productivité entre 1 et 2 jours de télétravail par semaine. . Au-delà, la productivité chuterait à nouveau et effacerait les gains observés durant la première période
Technologies et outils de Mobility Management
La notion de mobilité en entreprise va bien plus loin que la simple gestion d’un déplacement d’un point A à un point B. Elle prend désormais en compte la gestion de la flotte automobile ou encore la gestion des frais.
Revue des technologies disponibles
Auparavant, l’agence de voyages était le seul référent des entreprises pour organiser la mobilité. Aujourd’hui, de nombreuses technologies sont disponibles.
Tout d’abord, on pense aux services MaaS (Mobility as a Service). Ils permettent aux utilisateurs de planifier, réserver et payer de nombreux moyens de transport sur une seule et même plateforme. Parmi eux : Uber, Free Now ou Sixt.
Viennent ensuite les logiciels de gestion de la flotte automobile et des frais qui y sont liés, et ceux spécifiquement dédiés aux notes de frais.
Tous ces éléments sont inclus dans le Mobility Management, bien qu’ils soient encore trop souvent gérés par des services différents.
Comment choisir les bons outils
Pour choisir un outil de Mobility Management, commencez par évaluer clairement vos besoins. Par exemple, la gestion de la flotte et des frais est-elle nécessaire ? Pour combien d’utilisateurs ? Pour quel volume ?
Ensuite, réalisez un benchmark des différentes solutions et logiciels de gestion des déplacements. Analysez les retours d’expérience et assurez-vous de la conformité réglementaire des solutions proposées.
Par ailleurs, vous pouvez vous intéresser aux solutions qui répondent aux besoins suivants :
- Intégration avec votre environnement actuel ;
- Facilité d’utilisation ;
- Adaptabilité ;
- Dématérialisation des notes de frais ;
- Connexion directe aux fournisseurs de voyages ;
- Reportings automatisés et aide à la décison ;
- Sécurité des données.
Enfin, mettez ces solutions en face de votre budget.
Législation et réglementations concernant le Mobility Management
Afin de s’aligner avec les ambitions de l’Accord de Paris de 2015, la France a mis en place des obligations réglementaires de plus en plus restrictives, notamment concernant les véhicules.
Lois et réglementations en France
En France, on compte une centaine de mesures visant à réduire l’impact des déplacements sur le climat.
Parmi elles, on retrouve :
- l’Accord de Paris ;
- la Plan Climat ;
- la Loi de Transition Énergétique pour la Croissance Verte ;
- la Loi d’Orientation des Mobilités (LOM) datant du 24 Décembre 2019.
La loi LOM se consacre essentiellement autour de trois objectifs :
- investir massivement dans les transports du quotidien ;
- faciliter et encourager le déploiement de nouvelles solutions de déplacement ;
- engager la transition vers une mobilité plus verte.
Implications juridiques du Mobility Management
Outre le fait de répondre à des enjeux environnementaux, ces lois ont des implications concrètes pour les entreprises.
Celles-ci ont désormais pour obligation d’intégrer dans leurs parcs des véhicules à faibles émissions lors du renouvellement de la flotte.
À titre d’exemple, une entreprise possédant plus de 100 véhicules devra renouveler au moins 20 % de sa flotte automobile dès 2024, pour atteindre 50 % en 2030.
De plus, la revente de véhicules thermiques sera interdite d’ici 2040, de quoi encourager les entreprises à faire la transition vers des mobilités plus vertes.
Vers une gestion des mobilités plus verte
Les déplacements professionnels ou personnels ont un impact important sur l’environnement. La mise en place d’une stratégie de Mobility Management peut néanmoins tendre vers plus de durabilité.
Une bonne stratégie de mobility management peut contribuer à réduire les émissions de CO2 via :
- la composition d’une flotte automobile plus verte ;
- l’optimisation des distances et des trajets ;
- l’utilisation de l’IoT pour une gestion efficace de la flotte ;
- le choix du train plutôt que du l’aviontrain ou de la voiture
Par ailleurs, le déplacement le plus écologique, c’est celui qu’on ne fait pas. C’est pourquoi de nombreuses entreprises plébiscitent aujourd’hui les réunions en visio et le télétravail.
Tendances futures en matière de Mobility Management
La préoccupation croissante pour l’environnement et les nouvelles obligations réglementaires modifient en profondeur notre vision de la mobilité, qui connaîtra de nouveaux bouleversements dans les années à venir.
Prévisions et évolutions à venir
D’ici 2030, nous pourrions voir arriver des :
- déplacements multimodaux et connectés : L’objectif d’un trajet multimodal est de proposer une expérience de mobilité simple et transparente pour l’usager.
- navettes autonomes : les expérimentations de navettes autonomes se multiplient en Europe, malgré des contraintes de sécurité et des réglementations en cours d’uniformisation.
- robots taxis : des expérimentations ont débuté en France et un lancement de taxis autonomes pourrait être prévu dès 2025.