Note de frais taxi : justificatif, TVA et remboursement

Quel justificatif fournir pour une note de frais taxi ?

Un remboursement au réel échappe aux cotisations sociales uniquement s’il est justifié : montant, date, objet professionnel. Sans note recevable, l’Urssaf peut réintégrer la somme dans l’assiette des cotisations lors d’un contrôle. La note du chauffeur reste la pièce de référence : le salarié la complète ensuite avec le motif de son déplacement, pour constituer un justificatif taxi complet. Vous souhaitez retrouver les règles générales applicables ? Consultez notre guide sur la note de frais de déplacement.

Les mentions obligatoires sur la note du chauffeur

Voici les mentions prévues par l’article 9 de l’arrêté du 6 novembre 2015 relatif à l’information du consommateur sur les tarifs des courses de taxi :

NB : le tableau ci-dessus a été établi d’après l’article 9 de l’arrêté du 6 novembre 2015 relatif à l’information du consommateur sur les tarifs des courses de taxi et la fiche Service-Public « Taxis : quels sont les tarifs, les dispositifs et les obligations d’affichage et commerciales ? »

☝️ À noter :

• La note du taxi sort de l’imprimante connectée au taximètre et s’établit en double exemplaire.
• Elle reste facultative sous 25 € TTC, mais en tant que client, vous avez toujours la possibilité de la demander.
• Il vaut mieux réclamer systématiquement le nom et le trajet à chaque course.
• Notez que cette liste officielle ne comprend pas le montant de TVA.

Reçu, facture ou ticket de carte bancaire : lequel suffit ?

La note (ou reçu) imprimée par le taxi constitue le justificatif attendu. Une facture au nom de l’entreprise, établie sur demande par la société de taxi ou la plateforme, y ajoute l’identification de l’entreprise. Le ticket de carte bancaire, lui, prouve seulement le paiement : il ne décrit ni le trajet ni le prestataire, et complète la note sans la remplacer. Pour mieux comprendre les justificatifs associés aux paiements par carte, consultez notre guide carte bancaire note de frais.

En tant que client, vous pouvez payer en espèces ou par carte quel que soit le montant, puisque le taxi doit être équipé d’un terminal de paiement en état de fonctionnement. Seul le chèque peut être refusé, à condition que ce soit affiché sur la vitre. Le mode de paiement ne change donc rien : seule la note justifie la course.

Une course payée par le salarié reste justifiée par la note du chauffeur, même dans le contexte de la facture électronique (voir note de frais facturation électronique).

Note refusée, effacée ou perdue : que fournir à la place ?

4 situations peuvent se présenter. Voici les bons réflexes à adopter, du cas le plus simple au plus délicat :

1. Le chauffeur refuse la note alors que la course atteint 25 € TTC
   Que répondre ? La remise est obligatoire comme le stipule l’article 9 de l’arrêté du 6 novembre 2015 relatif à l’information du consommateur sur les tarifs des courses de taxi. Notez l’immatriculation et utilisez l’adresse de réclamation affichée dans le véhicule.
2. Le ticket thermique est devenu illisible
   Le bon réflexe : photographiez-le dès la fin de la course. La photo conserve une trace lisible, mais c’est l’employeur qui décide si elle suffit.
3. La note est perdue
   Comment réagir ? En théorie, le chauffeur est tenu de conserver le double pendant 2 ans (conformément à l’article 9 de l’arrêté du 6 novembre 2015 relatif à l’information du consommateur sur les tarifs des courses de taxi). Demandez une copie à la société de taxi ou à la centrale de réservation, ou téléchargez le reçu dans l’historique de l’application.
4. En dernier recours, joignez la preuve de paiement et une attestation, acceptée ou refusée selon la politique de frais de l’entreprise. L’attestation ne remplace pas automatiquement la note

Comment remplir une note de frais taxi, ligne par ligne ?

La note du chauffeur prouve la course ; la note de frais prouve le motif professionnel. Le salarié transcrit la première et ajoute ce qu’elle ne dit pas.

Les informations à saisir pour chaque course

Au-delà des mentions déjà portées par la note du chauffeur, le salarié renseigne :

• la date ;
• la catégorie « Taxi / VTC » ;
• le trajet (départ et arrivée) ;
• le motif précis : client ou projet, réunion, salon) ;
•  le montant TTC sans isoler de TVA récupérable : pour un taxi, cette colonne reste à zéro ;
• le mode de paiement : carte personnelle, carte entreprise, espèces ;
• la référence de la note jointe
• le centre de coûts ou projet

A quoi ressemble un motif bien rédigé ? Il doit être précis pour éviter de faire revenir la note pour complément. Pour vous épargner cet aller-retour (et l’épargner à la personne en charge des notes de frais), prenez exemple sur ces formulations :

Comment gagner du temps dans la saisie de ses notes ?
Saisissez la course le jour même, pour ne pas perdre la note
ni oublier son motif précis.

Exemple de note de frais taxi remplie

Voici un exemple fictif que nous reprendrons ensuite dans les sections sur la TVA et la comptabilisation :

La TVA d’une course de taxi est-elle récupérable ?

Non. La course est soumise au taux de 10 % (CGI, art. 279 b quater) quand le chauffeur est assujetti à la TVA. Pour l’entreprise cliente, cette TVA n’est pas déductible : l’article 206, IV, 2, 5° de l’annexe II au CGI exclut du droit à déduction les prestations de transport de personnes.

Ce texte prévoit seulement 2 exceptions, et aucune ne concerne une course ponctuelle remboursée à un salarié :

• les transports réalisés pour le compte d’une entreprise de transports publics de voyageurs ;
• les transports assurés en vertu d’un contrat permanent pour amener le personnel sur son lieu de travail.

La refacturation de la course à un client ne constitue pas une exception. Le chauffeur de taxi, lui, déduit bien la TVA sur ses propres achats professionnels, ce qui alimente souvent la confusion côté entreprise cliente.

Ecriture comptable : comment comptabiliser une facture de taxi ?

Sur notre exemple de 33 €, l’écriture pour comptabiliser une facture de taxi se déroule en 2 temps.

1. À la validation de la note :

2. Au remboursement :

☝️ À noter : 

Si une société de taxi ou une plateforme facture directement l’entreprise, la facture fournisseur passe au crédit du compte 401, toujours au montant TTC. La TVA d’une course de taxi ne transite jamais par le compte 44566. Le compte exact dépend néanmoins du plan de comptes propre à chaque entreprise (voir comptabilisation note de frais).

Taxi ou VTC : qu’est-ce qui change dans la note de frais ?

Pour le salarié, la démarche reste la même : un justificatif, un motif, un montant TTC. Ce qui change avec la note de frais VTC ou la note de frais Uber, c’est l’émetteur et la forme du justificatif, parfois la TVA facturée.

Comment obtenir une facture Uber, Bolt ou Heetch ?

• Dans l’application Uber, retrouvez la course dans l’historique, ouvrez le reçu, puis téléchargez la facture Uber. Créer un profil professionnel permet aux informations de l’entreprise d’apparaître automatiquement. Reçu et facture ne sont pas le même document : la facture d’une course peut être établie par la plateforme pour le compte du chauffeur, et les documents disponibles varient selon le compte.
• Bolt et Heetch envoient un reçu par e-mail et le conservent dans l’historique. Activez le profil professionnel avant la course. Les comptes entreprise, comme Uber for Business, centralisent ensuite les factures.

Facture VTC sans TVA : est-elle valable pour la note de frais ?

Certains chauffeurs VTC relèvent de la franchise en base de TVA : leur facture porte alors la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Ce justificatif reste recevable pour la note de frais, puisqu’il n’y a simplement aucune TVA à isoler, et l’entreprise n’aurait de toute façon rien pu déduire. Vérifiez que la facture porte le nom du chauffeur ou de sa société, la date et le montant.

Remboursement d’une course de taxi : ce que l’employeur doit payer, ce qu’il peut refuser

Ces dépenses entrent dans la catégorie des frais professionnels, dont la prise en charge doit être encadrée par l’entreprise. La politique de frais fixe ensuite les conditions d’usage du taxi, pour encadrer le remboursement taxi.

Quelles courses l’employeur doit-il rembourser ?

Voici les situations concrètes où un taxi se justifie : gare ou aéroport vers un client, déplacement entre deux sites, retour tardif le soir, transport de matériel, absence de transport en commun. D’autres situations méritent un examen plus attentif :

• Un trajet comprenant un détour personnel pendant une mission n’engage que sa part professionnelle.
• Une gamme de véhicule supérieure en VTC (berline, van) doit être justifiée.

Le trajet habituel entre le domicile et le lieu de travail ne relève pas des frais professionnels. La doctrine sociale (BOSS, frais professionnels) organise sa prise en charge via d’autres dispositifs : remboursement de l’abonnement de transport public, prime de transport, forfait mobilités durables. Elle ne prévoit pas de cas particulier pour le taxi : un taxi payé par l’employeur sur ce trajet constitue en principe un avantage soumis à cotisations.

Pour une situation exceptionnelle (grève, horaires atypiques), faites valider le traitement par le service paie pour connaitre toutes les conditions de prise en charge de l’entreprise.  

Taxi et indemnités kilométriques le même jour : ce qui se cumule ou non

L’indemnité kilométrique rembourse l’usage du véhicule personnel du salarié : un trajet fait en taxi ne peut donc pas donner lieu, en plus, à une indemnité kilométrique. Sur une même journée, les deux se cumulent uniquement quand les trajets diffèrent, par exemple voiture personnelle jusqu’à la gare puis taxi à l’arrivée.

H3 : Dans quels cas l’employeur peut-il refuser une course de taxi ?

Tout frais professionnel justifié et conforme à la politique doit être remboursé. Cependant, plusieurs motifs de refus restent recevables :

• course sans lien avec l’activité professionnelle,
• note absente ou incomplète, motif non renseigné,
• montant sans rapport avec le trajet,
• course hors des règles écrites dans la politique de frais (accord préalable, plafond).

Comment encadrer et contrôler les frais de taxi en entreprise ?

Les prix des taxis sont réglementés dans une grille publique, ce qui facilité le contrôle des frais liés. Voici comment les encadrer.

Quelles clauses taxi intégrer dans la politique de frais ?

À titre d’exemple, une politique de frais peut préciser :

• les situations autorisées : horaires tardifs, absence de transport en commun, bagages ou matériel, mobilité réduite ;
•  un plafond par course en ville ;
• un accord préalable au-delà d’un certain montant ;
• la gamme de véhicule admise en VTC ;
• l’obligation de motif :
• un délai de dépôt de la note.

☝️Bon à savoir : Aucun plafond légal général de remboursement ne s’applique au taxi : les plafonds relèvent entièrement de la politique de voyage interne.

H3 : Faux reçus, doublons, montants hors grille : quels points de contrôle ?

Une grille de contrôle s’appuie utilement sur les prix réglementés du taxi. Les plafonds nationaux 2026, fixés par l’arrêté du 24 décembre 2025, prévoient des maxima : 4,48 € pour la prise en charge, 1,30 € par kilomètre, 42,15 € pour le prix de l’heure, et une course minimum de 8 €. Le tarif applicable reste fixé par arrêté préfectoral dans chaque département.

Du côté des forfaits aéroports parisiens publiés par Service-Public : Paris-Charles-de-Gaulle à 56 € (rive droite) et 65 € (rive gauche), Paris-Orly à 45 € (rive droite) et 36 € (rive gauche)1. Aucun supplément ne peut s’ajouter à un forfait, ni être facturé pour une prise en charge en gare ou en aéroport.

Voici les signaux d’alerte à surveiller :

• un montant sans rapport avec le trajet ou supérieur au forfait,
• un supplément de prise en charge en gare ou en aéroport,
• une note sans immatriculation ni adresse de réclamation,
• un ticket de carte seul,
• une même course déclarée deux fois,
• une course le week-end sans motif,
• un cumul taxi et indemnité kilométrique sur le même trajet,
• un reçu à la mise en page inhabituelles : les faux justificatifs produits avec l’intelligence artificielle se multiplient.

Compte professionnel taxi ou VTC : la note de frais a-t-elle encore lieu d’être ?

Avec un compte entreprise auprès d’une centrale de taxis ou d’une plateforme VTC, les courses sont facturées directement à l’entreprise, en général via une facture mensuelle : le salarié n’avance plus les frais et ne fait plus de note de frais, mais le service comptable doit rapprocher la facture des déplacements. Une course professionnelle payée directement par l’employeur à la société de taxi reste un frais professionnel (BOSS, frais professionnels). Fixer des règles dans le compte (plafonds, horaires) garde tout son intérêt pour limiter les dépassements de budget et gagner du temps au moment des contrôles (en réduisant les anomalies à contrôler).

Lorsque le fournisseur est établi en France, cette facture relève par ailleurs de la facture électronique entre entreprises : réception obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026, émission par le fournisseur selon sa taille (1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et microentreprises).

Dématérialiser les notes de taxi avec Cegid Notilus : par où commencer ?

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