Attestation sur l’honneur pour note de frais : mini-guide

Ces questions se posent parfois, notamment lorsque le salarié n’est pas en mesure de fournir la facture d’hébergement, la note de restaurant, le billet de transport ou tout autre justificatif.

Note de frais : définition et règles de base

Lorsque le salarié d’une entreprise engage des frais dans le cadre de son activité professionnelle, il établit une note de frais. Il remet ensuite ce document au service comptabilité afin d’obtenir le remboursement de ces dépenses.

Dans de nombreux cas, la note de frais est relative à un déplacement professionnel. Elle se compose donc potentiellement de :

• Dépenses de transport, carburant, péages ;
• Indemnités kilométriques ;
• Frais de repas et d’hébergement ;

Mais la note de frais comprend parfois d’autres types de dépenses : achat de matériel ou logiciel, indemnités télétravail…Pour chaque dépense indiquée sur la note de frais, un justificatif doit être joint. Cette règle s’applique pour un remboursement aux frais réels, mais aussi parfois au forfait, avec un peu plus de souplesse.

Ce principe répond à deux exigences :

• La relation de confiance entre salarié et entreprise ;
• Les obligations comptables de l’entreprise, notamment vis-à-vis de l’URSSAF.

Dans le détail, des règles plus précises concernent les justificatifs à fournir pour les notes de frais.

L’attestation sur l’honneur, faute de mieux

Alors que se passe-t-il lorsqu’un ou plusieurs justificatifs de paiement sont manquants sur la note de frais ?

Théoriquement, l’entreprise devrait refuser le remboursement. Et si elle rembourse, en cas de contrôle, elle risque un redressement URSSAF.

Dans les faits, les entreprises et l’administration tolèrent des absences de justificatifs. Cela permet de ne pas pénaliser le salarié, notamment dans les cas suivants :

• Perte ou vol du justificatif ;
• Problème technique ayant empêché son édition…

Ainsi, à titre exceptionnel, l’entreprise peut rembourser le salarié sur présentation d’une attestation sur l’honneur, jointe à la note de frais. En rédigeant et signant ce document, le salarié certifie qu’il a payé sur ses finances personnelles les frais professionnels mentionnés.

L’attestation sur l’honneur d’une note de frais possède une valeur juridique. L’entreprise peut donc rembourser la dépense au salarié. Elle peut aussi espérer l’indulgence de l’administration en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

Il n’y a toutefois aucune garantie absolue sur ce point. Les contrôleurs sont d’autant plus indulgents que les montants sont faibles, que le recours à l’attestation sur l’honneur est exceptionnel, et que les règles de forme et de contenu sont respectées.

Attestation sur l’honneur note de frais : quelles règles de fond et de forme ?

Pour avoir cette valeur juridique et se substituer à un véritable justificatif de paiement, l’attestation sur l’honneur jointe à la note de frais doit obligatoirement comprendre les informations mises en gras ci-dessous :

• L’identité du salarié qui a engagé des frais professionnels : a minima nom et prénom, idéalement avec date et lieu de naissance ;
• Son adresse personnelle;
• Le poste occupé dans l’entreprise ;
• La date, le lieu, le montant et la nature de chaque dépense sans justificatif, ainsi que l’entreprise qui a encaissé le paiement ;
• La signature du salarié avec la date et le lieu de cet acte.

Sur la forme, en revanche, il n’y a pas de contrainte particulière, tant que le document remis et conservé est un original portant la signature. Il peut être imprimé ou manuscrit, tant qu’il est lisible.

Enfin, il est recommandé de joindre un extrait de relevé bancaire indiquant la dépense. Cela ne peut qu’appuyer l’attestation sur l’honneur et la prise en compte de la note de frais.

Attestation sur l’honneur note de frais : modèle à télécharger

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Rappelez-vous que l’attestation sur l’honneur n’est qu’un dernier recours, après avoir exploré les autres possibilités pour établir une note de frais justifiée : demande de duplicata, remboursement forfaitaire selon le barème URSSAF…

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