Défraiement : définition, calcul et obligations employeur

Les règles du défraiement kilométrique

Le défraiement kilométrique implique la stricte application d’un barème publié par l’administration fiscale. Ce barème kilométrique fixe une règle de calcul en fonction du type de véhicule (voiture ou moto), de sa puissance fiscale et de la distance totale parcourue dans l’année au titre des déplacements professionnels. Depuis 2021, les véhicules électriques bénéficient d’une majoration de 20 % sur ce barème. L’employeur est tenu de verser à chaque salarié concerné le montant exact calculé selon le barème. Il est interdit de réduire ou d’augmenter le montant du défraiement kilométrique. Les contrôleurs de l’URSSAF se montrent très attentifs au strict respect des règles du défraiement kilométrique. Enfin, certaines dépenses liées à l’usage du véhicule personnel pour des déplacements professionnels ne sont pas prises en compte dans les indemnités kilométriques. Il s’agit des frais de péage, de parking et d’éventuelles réparations engagées pendant la mission. Leur remboursement s’effectue alors en complément via une note de frais. Les dépenses de carburant ne peuvent en revanche pas faire l’objet d’un remboursement. Le barème kilométrique en tient déjà compte.

Les indemnités de déplacement

Autre catégorie de défraiement, les indemnités de déplacement se définissent en deux sous-catégories.
Les indemnités de petit déplacement concernent les salariés contraints de prendre leur repas :

• soit sur le lieu de travail,
• soit lors d’un déplacement professionnel ne dépassant pas la journée.

Elles couvrent donc uniquement les frais de repas. Les indemnités de grand déplacement incluent quant à elles les frais de repas et hébergement. Elles s’appliquent lorsqu’un salarié est dans l’impossibilité de rentrer dormir à son domicile le soir. Elles sont conditionnées au respect des deux conditions suivantes :

• la distance entre lieu de la mission et le domicile est supérieure ou égale à 50 km,
• et le trajet en transport en commun n’est pas possible en moins d’1h30.

Elles peuvent également être justifiées par l’employeur, notamment en cas d’horaires décalés ou d’absence de moyens de transport.
Qu’il s’agisse d’indemnités de petit ou de grand déplacement, des barèmes définissent les montants à verser. Et comme pour le défraiement kilométrique, l’URSSAF opère aussi des contrôles rigoureux pour faire respecter l’ensemble des règles applicables.

Forfait ou réel, comment calculer le défraiement ?

Pour tous les types de frais où il existe un barème de l’URSSAF, le défraiement peut s’effectuer de manière forfaitaire. Ainsi, l’employeur rembourse chaque mois ses salariés en appliquant strictement les barèmes. Cette gestion forfaitaire est simple, notamment en ce qui concerne les justificatifs. Mais, outre les indemnités kilométriques et les indemnités de déplacement (hébergement et/ou repas), le défraiement vise aussi d’autres types de dépenses pour lesquels il n’y a pas de barème. C’est le cas par exemple des billets de train ou avion, des locations de voiture et achats de carburant, des péages, parkings, etc. Si un collaborateur fait l’avance de telles dépenses professionnelles, le défraiement se calcule donc selon la méthode des frais réels. Cela veut dire que l’entreprise rembourse les montants exacts dépensés. Le défraiement au réel requiert donc que le salarié conserve et transmette les justificatifs accompagnés d’une note de frais en bonne et due forme. L’utilisation d’une solution de gestion des notes de frais comme celle que propose Cegid Notilus permet de faciliter et de sécuriser ce type de défraiement. Pour être complet, le remboursement au réel peut aussi concerner les frais de repas et d’hébergement. En effet, l’employeur et ses salariés peuvent choisir ce mode de calcul en alternative au défraiement forfaitaire.