Le guide complet pour tout savoir sur la comptabilisation des notes de frais

Une bonne méthode de comptabilisation de notes de frais est essentielle à l’optimisation de leur gestion et à la simplification de leur traitement par votre responsable financier. Une entreprise en développement est aussi une entreprise où se multiplient les dépenses professionnelles et se complexifie la gestion des notes de frais. Il est ainsi essentiel de définir une politique de frais claire dans l’entreprise, mais aussi de maîtriser l’inscription des notes de frais dans la comptabilité de votre structure. L’étape de comptabilisation est délicate parce qu’elle doit se plier à plusieurs obligations légales. Notilus vous guide pour assurer cette étape cruciale dans la gestion de vos notes de frais.

Comment bien préparer les notes de frais pour la comptabilisation ?

Pour faciliter l’intégration comptable des notes de frais, il est essentiel de veiller à assurer une bonne organisation en amont. Un modèle de déclaration de notes de frais commun à toute l’entreprise est une solution efficace pour harmoniser les demandes et éviter les oublis de mentions obligatoires par le salarié. Le gain de temps est notable pour tous les services, tant dans la gestion du flux de validation que pour le traitement comptable. L’obligation de justificatif doit être bien connue des collaborateurs. Pour faciliter la comptabilisation, il est ensuite recommandé d’organiser les notes selon leur type : frais de repas, frais d’hébergement en déplacement, réceptions, etc. Le classement des justificatifs selon un ordre chronologique facilite aussi sa consultation, dans le cadre d’un contrôle interne comme d’une requête de l’URSSAF.

Quels comptes utiliser pour saisir les notes de frais en comptabilité ?

Le compte comptable dans lequel saisir les notes de frais dépend du type de dépenses professionnelles concerné. Dans tous les cas, qu’il s’agisse d’un remboursement au forfait ou aux frais réels, l’ajout d’une écriture comptable au débit doit être effectué dans un compte de charges (classe 6) :

• Le compte 6256 réservé aux missions pour les frais repas et les frais d’hébergement
• Le compte 6257 réservé aux réceptions pour les repas d’affaires avec invités (clients ou fournisseurs)
• Le compte 6251 dédié aux voyages et déplacements pour le remboursement des frais de transport
• Le compte 6234 dédié aux cadeaux pour les dons faits à des tiers
• Le compte 6064 pour l’achat de fournitures de bureau

Lorsqu’une partie des remboursements n’est pas exonérée de cotisations sociales, elle doit être inscrite au compte 6414 (Indemnités et avantages divers).

Pour assurer l’équilibre du bilan comptable, tous les remboursements versés aux employés doivent être également récapitulés sur le compte 421 intitulé Personnel et Rémunérations dues.

Quelles règles pour rembourser les notes de frais des salariés ?

L’entreprise choisit les modalités de remboursement des notes de frais, à travers un virement spécifique ou une intégration au salaire mensuel. Lorsque la date de versement diffère de celle du salaire, elle est néanmoins fixée à échéance fixe, pour des raisons de simplification de gestion comptable.

Le montant de la note de frais peut apparaître sur le bulletin de salaire de deux manières, selon que son remboursement est, ou non, soumis à cotisations sociales. Lorsque les notes de frais font l’objet d’une exonération, elles apparaissent en montant net en bas du bulletin de salaire. Lorsqu’elles sont soumises à cotisations, elles apparaissent en dessous du salaire brut, en haut de la feuille de paie.

La bonne préparation des notes, ainsi qu’un mode de gestion optimisé, garantit un traitement plus rapide, avec des remboursements dans les meilleurs délais et une satisfaction pour les collaborateurs.

Il est également possible d’effectuer une avance de frais pour éviter au salarié de devoir utiliser sa trésorerie personnelle pour le financement de ses dépenses professionnelles. L’avance de frais est notamment d’usage dans le cas de déplacements de plusieurs jours, potentiellement onéreux. La systématisation de l’avance de frais peut être aussi négociée par les agents nomades (commerciaux par exemple, ou qui multiplient les missions en déplacement).

La gestion manuelle des notes de frais n’est pas la méthode optimale pour une comptabilisation efficace et sécurisée. Le remboursement des dépenses et l’ensemble des écritures comptables est considérablement simplifié grâce à un logiciel de notes de frais et de gestion des dépenses professionnelles. La catégorisation des dépenses est automatisée, de même que leurs écritures. Le temps de traitement des notes de frais est notablement diminué et l’ensemble du process est garanti conforme aux exigences légales et comptables.