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Gestion des frais de déplacement

La facture électronique va simplifier la gestion des frais de déplacements : vrai ou faux ?

14 juin 2024

7 min
La gestion financière des entreprises se prépare à un bouleversement de taille dès 2026 : l'implémentation obligatoire de la facture électronique pour tous les échanges commerciaux interentreprises (B2B). Cet ajustement, soutenu par l'ambition d'uniformisation et de numérisation à travers l'UE, a pour but de simplifier les procédures, réduire les délais de règlement et lutter contre le détournement de la TVA. Mais quelle répercussion cela implique-t-il pour les entreprises -et leurs employés- en termes de gestion des frais ?

 

Mémo : Note de frais vs Facture

Partie intégrante de la comptabilité, la gestion des frais de déplacement et le remboursement des salariés concernés peut être assez fastidieuse pour les deux parties selon qu’il s’agisse d’une note de frais ou d’une facture émise lors d’un déplacement.

Faisons bien la différence dans un premier temps !

Critères
Note de frais
Facture

Définition 

Document interne pour le remboursement des dépenses avancées par les employés. 

Document officiel émis par un fournisseur pour demander paiement de biens/services. 

Contenu 

  • Date et lieu de la dépense
  • Nature de la dépense
  • Montant total
  • Preuves justificatives 
  • Coordonnées du vendeur/acheteur
  • Description des biens/services
  • Quantité et prix unitaire
  • Montant total avec TVA
  • Conditions de paiement 

Origine

Soumis par les employés

Généré par des entités externes (fournisseurs, prestataires)

Utilité pour l’entreprise 

  • Gestion transparente des remboursements
  •  Centralisation des informations pour audits et déductions fiscales 
  • Suivi des dépenses commerciales
  • Gestion des flux de trésorerie
  • Preuve légale d’achat et de service rendu 

Exemples de dépenses

Repas – Hébergements – Transports

Fournitures de bureau – Services professionnels – Équipements

La différence semble claire, et généralement les factures sont envoyées directement par les fournisseurs à l’entreprise ayant passé commande (agences de voyage pour la réservation de billets, hôteliers, loueurs de voitures…).

 

Mais… qu’advient-il quand le justificatif de dépense du salarié voyageur est une facture, par exemple pour les hôtels ? TVA ou pas ?

 

Facture : Opération entre assujettis ou pas ?

C’est là que la distinction revêt ses particularités en fonction de la personne ou de l’entité au nom de laquelle la facture est émise !

  • Cas N°1 : la facture est émise au nom du salarié

Si le salarié règle lui-même la facture (il conviendra de maîtriser les risques de « travel leakage » en fonction de la politique de voyage de l’entreprise), la dépense est considérée comme une transaction avec un non-assujetti et ne fait pas l’objet d’une facture électronique. L’employé peut rédiger une note de frais, tout comme pour une note de restaurant ou un ticket de péage pour lesquels des dispositions ont été prises.

  • Cas N°2 : la facture est émise au nom de l’entreprise

Il s’agit alors d’une transaction entre assujettis, entrant totalement dans le champ de la facturation électronique. Deux situations peuvent alors se présenter :

-> Si le règlement est réalisé directement par la société (carte logée d’entreprise, etc.), la facture est directement transmise par le fournisseur et passe par les nouvelles plateformes de dématérialisation. Aucune action n’est donc requise de la part du salarié qui n’a pas à avancer d’argent.

-> Si le règlement est effectué par le salarié, celui-ci devra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement par son entreprise. L’employé est dans ce cas considéré comme un tiers payeur et la facture transmise sera marquée comme “payée”.

 

Alors le bonheur est dans la facture électronique pour gérer les frais de déplacement … Vrai ou faux ?

La réforme de la facture électronique peut parfois être ressentie comme une contrainte, elle reste toutefois l’occasion de simplifier et moderniser ces opérations comptables et d’améliorer la traçabilité des transactions financières. Elle nécessite néanmoins que les entreprises se mettent en marche activement pour prévoir leur transition vers des systèmes compatibles avec la facture électronique.

 

FAUX

Si vos outils sont uniquement dédiés au traitement de notes de frais, et ne sont pas en mesure d’intégrer le contrôle et la gestion des factures des fournisseurs, vous risquez de perdre du temps à tout intégrer manuellement en amont, et de doublement mal vivre le passage de la réforme par manque d’anticipation.

 

VRAI

Certains logiciels de Gestion des frais de déplacement, comme Cegid Notilus, intègrent d’ores et déjà cette possibilité de gestion des factures, simplifiant votre transition vers la facturation électronique.

4 gains évidents à gérer les frais de déplacements dans une solution compatible

1. Simplicité

La simplification est au cœur de la réforme de la facture électronique. En éliminant le papier et en automatisant la facturation, les entreprises peuvent s’attendre à une réduction des tâches manuelles et des erreurs associées. Il en va de même pour la gestion des notes de frais. Cette évolution signifie que les collaborateurs n’auront plus besoin de conserver et de soumettre des reçus papier, ni pour la comptabilité de courir après des justificatifs non fournis ou perdus. En effet, le salarié prend en photo ses notes au fil de l’eau, elles sont reconnues, analysées par le logiciel OCR pour préremplir la note…tellement plus rapide et sans source d’erreur avec la reconnaissance automatique des champs ! Les solutions de gestion des dépenses modernes intègrent directement les données numériques, permettant une soumission, une validation, un archivage et un remboursement plus rapides. Idem pour l’organisation des voyages professionnels et la gestion des réservations grâce à des fonctionnalités avancées, ces solutions intègrent également directement les factures des fournisseurs de voyages : une transition sereine vers le nouveau cadre réglementaire.

 

« Le gain de temps est évident au quotidien pour le collaborateur. Côté comptabilité, toute l’étape de pointage manuel des justificatifs appartient au passé, le traitement et la validation sont beaucoup plus rapides à présent. »

Lire le témoignage

Karine SINGARIN

Harper Collins

2. Sécurité

La sécurité des données est une priorité dans toute transformation numérique, et la réforme de la facture électronique ne fait pas exception. En centralisant les données et en intégrant divers systèmes comme les logiciels de comptabilité et les ERP, vous êtes assurés d’une gestion sécurisée et harmonisée des informations sensibles. Cette intégration réduit par ailleurs les risques d’erreurs, détecte plus facilement les anomalies et les tentatives de fraude aux notes de frais.

 

3. Conformité

L’entreprise doit se conformer aux exigences légales en matière de facturation électronique et veiller à ce que toutes les transactions soient documentées et traitées correctement et historisées en cas de contrôle. Qu’il s’agisse de la gestion des factures des fournisseurs de voyages, ou des notes de frais des salariés, l’alignement avec les dernières règlementations doit être intégré dans les solutions. De plus, la traçabilité offerte par les systèmes numériques facilitera les audits et les vérifications ultérieurs, garantissant que les organisations restent conformes aux exigences fiscales en vigueur. Voilà qui va soulager les équipes en cas de contrôle fiscal !

 

8 conseils pour optimiser le remboursement des notes de frais

Une fiche pratique qui vous aidera à mettre en place (ou restructurer) votre politique de remboursement de notes de frais, avec des bénéfices palpables.

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4. Efficacité

L’efficacité opérationnelle est un autre bénéfice souvent mentionné au sujet de la réforme de la facture électronique. Analyser les coûts de déplacement, maîtriser la non-cohérence des justificatifs, lire directement la TVA sur les scans des notes de frais …Une meilleure productivité via l’automatisation des processus qui réduit de facto les délais de traitement et optimise l’utilisation des ressources. Une capacité à analyser les dépenses grâce à des audits faciles à réaliser directement dans la solution. Autre point qui saura être apprécié, la capacité de rembourser plus rapidement les collaborateurs renforçant leur satisfaction et, par ricochet, leur productivité.

Conclusion

L’adoption obligatoire de la facture électronique à l’horizon 2026 représente bien plus qu’une évolution comptable ; c’est une véritable transformation de la gestion des transactions et des dépenses en entreprise. Se préparer à cette transition peut sembler complexe, mais avec le bon partenariat technologique, les entreprises s’assurent de transformer ce défi en une opportunité stratégique.

Pour les collaborateurs, cela se traduit par une simplification des processus de soumission et de remboursement des notes de frais, une réduction des délais de traitement.

Pour les directions financières, il s’agit de s’appuyer sur des solutions logicielles robustes, pour répondre non seulement aux exigences réglementaires mais aussi renforcer leur efficacité opérationnelle et la satisfaction de leurs employés.

Cegid Notilus est la solution complète et innovante pour gérer l’ensemble du cycle des notes de frais, de la capture des données à leur archivage sécurisé.

N’attendez pas 2026 ! Demandez une démo dès à présent pour vous simplifier la vie et maximiser les bénéfices de cette réforme.

 

 

Cegid Notilus

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Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.

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