Dématérialisation des notes de frais : HarperCollins adopte Cegid Notilus

Présent dans 18 pays, HarperCollins est un éditeur de livres grand public avec plus de 120 marques éditoriales. HarperCollins France, née en 2016, publie un catalogue de littérature générale sur de multiples thématiques ainsi que des programmes de romance sous la marque « Harlequin ». Client historique de Cegid Notilus, HarperCollins cherchait à améliorer sa solution pour entrer de plain-pied dans l’ère de la dématérialisation.

« Le terme de « révolution » est vraiment approprié pour caractériser cette transformation des usages pour nos commerciaux, grâce à la mobilité. Cegid Notilus T&E, ça n’est que du positif ! » – Karine SINGARIN et Emmanuelle MAGUET, comptabilité générale et trésorerie fournisseurs/clients.

Les processus papier, sources d’erreur

Historiquement, la comptabilité recevait les justificatifs de note de frais dans une enveloppe, puis effectuait un pointage manuel. « Nous avons voulu dématérialiser ce processus chronophage et potentiellement source d’erreurs. D’autre part, nous souhaitions pouvoir générer des rapports en lien avec les tickets restaurants. Les utilisateurs sont très satisfaits de cette nouveauté. Désormais, ils peuvent rattacher et dématérialiser leurs justificatifs, faire leurs notes de frais au fil de l’eau, surtout pour les commerciaux souvent en déplacement professionnels. Il y a moins de papier et de pertes. Une simple photo suffit et le rattachement se fait très simplement ! » explique Karine SINGARIN.

Emmanuel MAGUET renchérit :

« Nous voulions gagner en simplicité dans nos processus globaux, tant pour les collaborateurs que pour la validation côté comptabilité. Nous bénéficions par ailleurs de l’archivage à valeur probante qui nous évite de stocker le papier lié aux notes de frais. Avec la dématérialisation de bout-en-bout, cet outil est dans l’air du temps ».

Le déploiement transparent de la nouvelle version

« Pour accompagner le déploiement de la nouvelle version de Cegid Notilus T&E, nous avons diffusé un support de formation en interne, bien que la solution soit très conviviale et très simple d’utilisation. Les commerciaux avaient bénéficié d’une petite formation dédiée comme ils sont nos utilisateurs principaux. J’accompagne aussi certaines personnes nouvellement arrivées dans l’entreprise. Je crée leur accès en quelques secondes puis la prise en main se fait très rapidement car ils ont souvent l’habitude des outils informatiques » raconte Karine SINGARIN.

« Nous avons bénéficié d’un excellent accompagnement de la part des équipes Cegid Notilus. Quant au support, il est très réactif pour répondre aux tickets et aux demandes de développements de rapports spécifiques » note Emmanuelle MAGUET.

Le chemin d’une note de frais

Au départ, le collaborateur crée sa note. Le N+1 constitue ensuite le premier palier de validation. La validation comptable vient ensuite, dans le cadre d’un traitement mensuel. Le rapport est généré le lendemain de ce traitement de masse. La comptabilité effectue les paiements des notes via son outil comptable interne. Pour cela, un rapport est extrait de Cegid Notilus , puis importé directement dans ce logiciel comptable pour effectuer le remboursement de la note de frais.

Gain de temps et fluidité des process

« Le gain de temps est évident au quotidien pour le collaborateur. Côté comptabilité, toute l’étape de pointage manuel des justificatifs appartient au passé, le traitement et la validation sont beaucoup plus rapides à présent » selon Karine SINGARIN. Elle ajoute :

« Concrètement, les commerciaux, par exemple, n’ont plus à garder précieusement leurs justificatifs suite à un repas ou un plein d’essence. Ils peuvent scanner les documents, puis l’outil les enregistre et les garde en attente. L’avantage de la nouvelle version est la mobilité. Ce retour est fréquent de la part des commerciaux, friands de ce type de flexibilité, notamment en déplacement ».

Un chemin rapide vers le zéro papier

« Côté comptabilité, nous étions sur du pointage, des imputations à la main, beaucoup de papier, des justificatifs envoyés sous pli, par courrier. Maintenant, nous sommes proches du zéro papier tant pour les factures que pour les notes de frais. Nous ne recevons plus d’enveloppes et en avons fini avec les classeurs dans les armoires ! » déclare Emmanuelle MAGUET.

« La nouvelle version de Cegid Notilus nous fait faire un bond en avant phénoménal. Le terme de « révolution » est vraiment approprié pour caractériser cette transformation des usages pour nos commerciaux, grâce à la mobilité ! En l’espace d’à peine trois mois depuis la mise en œuvre, les changements d’habitudes ont été énormes. Cegid Notilus, ça n’est que du positif ! »

Un témoignage de Karine SINGARIN et Emmanuelle MAGUET

Service comptabilité de Harper Collins France.