Récupération de la TVA à l’international : une manne financière négligée ?

Lors du Cegid Notilus Day 2021, Jérôme Alla, responsable des partenariats chez Cegid Notilus a challengé Todd Brennan, responsable Business Development Europe chez Taxback International sur les bonnes pratiques en matière de gestion de TVA, notamment la récupération de la TVA étrangère. Si la majorité des sommes concerne de petits montants, leur accumulation finit par représenter une enveloppe non négligeable.

Beaucoup de freins empêchent les projets de récupération de TVA des entreprises. Il s’agit de processus extrêmement volatiles à cause de lois changeantes Todd Brennan, Business Development Europe.

Pallier au manque de temps et de ressources

Todd Brennan explique :

« La plupart des entreprises, qu’elles soient petites, moyennes ou grandes, n’ont généralement ni le temps ni les ressources pour vérifier tous les reçus et définir s’ils sont éligibles ou pas à la récupération de la TVA auprès de l’administration fiscale nationale. Elles se concentrent généralement sur les factures importantes, du type hôtels ou voyages en avion. Or, près de la moitié des notes de frais porte sur des dépenses inférieures à dix euros (contre 25 % pour une valeur supérieure à 50 euros) ».

Quelles typologies d’entreprises sont concernées ?

La récupération de la TVA étrangère concerne une entreprise qui n’est pas enregistrée dans le pays où la dépense a été faite. La « VAT Form Recovery » correspond donc à cette récupération de TVA étrangère. La TVA domestique concerne quant à elle l’entreprise enregistrée dans les différents pays où sont situées ses succursales. Tous les types d’entreprises sont concernés, de celles ayant quelques filiales jusqu’aux grands groupes multinationaux. Il existe bien sûr des différences entre TVA étrangères et nationales.

La récupération de TVA à l’international, comment ça marche ?

La récupération de TVA étrangère, les remboursements internationaux de TVA – c’est-à-dire les dépenses engagées par les employés lors de voyages d’affaires à l’étranger – doivent se faire soit le 30 juin, soit le 31 décembre selon les pays.

Quant à la récupération de TVA nationale – les remboursements de la TVA nationale – chaque pays a une réglementation différente. En Allemagne, c’est 4 ans. 5 ans pour la France. Les employés voyageant dans leur pays d’origine et engageant des dépenses professionnelles procèdent à une récupération de TVA antidatée. Dans de nombreux pays, on peut remonter de 2 à 6 ans pour régler une TVA intérieure non réclamée.

Le connecteur Taxback de Cegid Notilus fluidifie le traitement

Pour Todd Brennan :

« Cegid Notilus facilite les choses, car toutes les données des frais de déplacement déjà présentes dans Cegid Notilus seront facilement analysées. Les fonctionnalités proposées par Taxback sont totalement compatibles avec Cegid Notilus via un connecteur dédié qui maximisera la récupération de la TVA. Tous ces processus sont optimisés grâce à des années d’expérience – Taxback International gère 12 500 clients monde – sans frais de mise en œuvre. […] Nous faisons l’analyse pour le client, nous sortons les différentes dépenses et déterminons celles pour lesquelles il est possible de récupérer la TVA. Une fois l’analyse réalisée, nous consultons les administrations fiscales des divers pays et, selon la réglementation, nous demandons la récupération de la TVA. Les sommes récupérées sont directement placées sur le compte du client. Ce n’est qu’une fois cette opération réalisée que nous touchons notre commission à hauteur de 15 % en moyenne des remboursements collectés, sachant que la mise en œuvre et la formation sont gratuites ».

Quel processus pour récupérer la TVA internationale ?

Les données concernant les reçus et qui sont intégrées dans Cegid Notilus (justificatifs et lignes de frais) passent par une phase d’audit – en natif dans Cegid Notilus – et d’analyse qui donnent lieu à l’émission d’un justificatif. Toutes ces informations sont transmises via SFTP à la solution Taxback International. Le process est hyper rapide. Les données et images sont intégrées à Taxback via le plugin « VATConnect Integration ». A ce stade, l’outil extrait toutes les informations liées aux dépenses enregistrées par Cegid Notilus.

Puis, la moulinette « VATConnect Intelligence » qui utilisant l’IA enclenche un processus d’apprentissage automatique par boucle (machine learning) pour identifier les exceptions et les données via les images des transactions. Taxback n’a besoin que de six champs pour identifier les reçus éligibles à la récupération de la TVA selon les règles de chaque pays.

« Par exemple, un trajet en taxi est récupérable en Allemagne à hauteur d’un certain nombre de kilomètres, alors qu’en France, il n’y a pas de limite. Les algorithmes sont conçus pour traiter des reçus de deux ou de mille euros et permettent d’automatiser des tâches laborieuses hautement chronophages » complète Todd Brennan.

L’analytics pour un suivi fin des montants récupérés

La partie « VATConnect Analytics » de Taxback est accessible par le client en temps réel pour lui permettre de visualiser les démarches réalisées : éligibilité, taux de conformité, corrections et approbation ainsi que l’affichage des montants qui seront perçus par pays au bout du compte. Le montant plancher que Taxback peut traiter est de 200 euros.

Beaucoup de freins empêchent les projets de récupération de TVA des entreprises, ce qu’explique Todd Brennan ainsi :

« Il s’agit de processus extrêmement volatiles à cause de lois changeantes. Il est très compliqué d’être constamment au fait des législations. C’est pour cela que Taxback est régulièrement à jour en fonction des réglementations nationales. Nous sommes en connexion avec 160 administrations fiscales dans le monde. D’autre part, nous garantissons que les éléments transmis auprès des diverses administrations fiscales sont corrects ».