Notre modèle de notes de frais à télécharger gratuitement

État des dépenses effectuées par un salarié ou un dirigeant et pouvant être remboursées par l’entreprise, la note de frais doit être accompagnée de justificatifs et présentée dans un tableau détaillant les motifs des dépenses, leurs dates et leurs sommes. La note, souvent établie mensuellement, permet alors un remboursement des frais réels engagés. Cegid Notilus met à votre disposition un modèle de tableau de notes de frais à télécharger (en version Excel, Word ou PDF), utilisable par les employés, Ressources Humaines ou dirigeants d’entreprise.

Quelles sont les dépenses que l’on peut ajouter dans une note de frais ?

Plusieurs types de dépenses peuvent faire l’objet d’une prise en charge par l’entreprise et être ainsi remboursés à l’employé au régime des frais réels. Sur la note de frais peuvent ainsi apparaître :

• Les frais de déplacement professionnel (transports en commun, parking, péages, taxi)
• Les frais kilométriques (en fonction du barème annuel qui tient compte de la puissance fiscale du véhicule)
• Les frais d’hébergement (hôtel, chambre d’hôte, location)
• Les frais de restauration
• Les dépenses de téléphonie
• Les dépenses postales (affranchissement de lettres et colis)
• Les frais de fournitures de bureau et de documentation (revues, etc.)

Quelles sont les règles et les limites à respecter dans une note de frais ?

Pour assurer la conformité légale de leur remboursement par l’entreprise, les notes de frais doivent contenir un certain nombre de mentions obligatoires et répondre à plusieurs exigences. Les dépenses doivent d’abord avoir été faites dans l’intérêt de l’entreprise, donc à des fins strictement professionnelles. Pour que l’entreprise puisse déduire le remboursement de ces frais de ses charges sociales, elles ne doivent pas être considérées par l’administration fiscale comme somptuaires, c’est-à-dire sans intérêt direct pour le développement de l’entreprise. D’autres obligations sont à respecter, qui concernent les informations à faire apparaître sur la note et les plafonds d’exonération à respecter.

Quelles sont les informations obligatoires à apposer sur une note de frais ?

Pour qu’une note de frais ne soit pas considérée comme nulle et non avenue, elle doit obligatoirement comporter :

• L’identité et les coordonnées de l’employé
• Le nom et l’adresse de l’entreprise
• La date de la dépense et la date de demande de remboursement
• Le montant détaillé de la dépense (HT et TTC)
• La nature de la dépense
• Le moyen de paiement utilisé pour régler

Quelles sont les limites d’exonération de charges sociales à respecter ?

Le remboursement des notes de frais est exonéré de charges sociales pour les entreprises. L’administration fiscale fixe donc, pour chaque type de dépense, des barèmes au-dessus desquels l’exonération n’est plus accordée. Ces barèmes, révisés chaque année, constituent donc des plafonds en-dessous desquels les entreprises peuvent rembourser les notes de frais et bénéficier d’une exonération fiscale. Ces barèmes concernent :

• Les frais kilométriques en fonction de la puissance administrative du véhicule et de la distance effectuée
• Les indemnités de grand et de petit déplacement (hébergement, restauration, transport)
• Les frais de mobilité (déménagement, hébergement provisoire, frais supplémentaires pour l’international…)
• Les frais engagés en télétravail

À défaut d’être conformes aux barèmes en vigueur ou de répondre aux différentes exigences de présentation (justificatifs, informations obligatoires…), les remboursements des notes de frais seront considérés comme des avantages en nature, imposables pour le salarié et soumis aux cotisations sociales pour l’entreprise.

Que se passe t-il pour les dépenses particulières ?

Certains frais professionnels nécessitent davantage de justificatifs et d’informations : Les frais repas impliquant des invités externes à l’entreprise doivent justifier du motif de l’invitation et préciser l’identité de chaque invité.

Les frais d’hébergement en hôtel ne se justifient que si le domicile du salarié est éloigné de 50 km au minimum ou d’1 h 30 de transport en commun.

Les notes de frais kilométriques doivent mentionner les lieux de départ et d’arrivée ; le kilométrage total du parcours ; la puissance fiscale du véhicule utilisé.

Pourquoi utiliser un modèle pour faire ses notes de frais ?

L’homogénéisation du support de création des notes optimise leur création et leur gestion, limitant ainsi les erreurs comptables. Le modèle de notes de frais Cegid Notilus prévoit les colonnes dédiées aux informations obligatoires ainsi que les colonnes spécifiques pour les dépenses particulières nécessitant davantage de précisions. Il vous assure ainsi de répondre aux exigences légales avec la production de documents conformes pour l’administration fiscale.

Avec Cegid Notilus, téléchargez votre modèle Excel ou Word et mettez à disposition de vos employés, managers et services de RH un modèle unique et prêt à l’emploi de tableau de notes de frais. Attention nous vous conseillons de télécharger le modèle Excel il est plus complet et les calculs seront automatiques !