Note de frais : modèle à télécharger, règles et gestion

Nos modèles de note de frais à télécharger gratuitement (Excel, Word, PDF)

Le format le plus adapté dépend de votre usage. Le tableau ci-dessous vous aide à choisir rapidement selon vos besoins :

Format	Idéal pour	Sa limite
Excel	Calculer automatiquement la TVA, les indemnités kilométriques et les totaux mensuels	Nécessite un tableur, moins adapté à une signature manuscrite
Word	Personnaliser librement la mise en page et rédiger des mentions spécifiques	Ne calcule rien : chaque montant doit être saisi et additionné à la main
PDF / version à imprimer	Remplir à la main ou faire signer un document figé, non modifiable	Aucun calcul automatique, aucune modification possible une fois généré

En pratique, le format Excel reste le plus fiable pour une PME : barèmes intégrés, TVA et calculs automatiques limitent le risque d’erreur. C’est pourquoi Cegid Notilus met à disposition un modèle de note de frais prêt à l’emploi contenant également des lignes de modèle de calcul pour les notes de frais kilométriques.

Excel

Le modèle Excel est le format le plus fiable pour éviter les erreurs de calcul. Les cellules de TVA et d’indemnités kilométriques se calculent automatiquement à partir des barèmes Urssaf intégrés : vous n’avez qu’à saisir les montants et les distances.

Ce format convient parfaitement aux entreprises qui gèrent un volume régulier de notes de frais et souhaitent obtenir des totaux mensuels fiables, sans double saisie manuelle.

 

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Word

Le modèle Word est adapté si vous souhaitez personnaliser librement la mise en page ou ajouter des mentions spécifiques à votre politique de dépenses.

Sa limite : Word ne calcule rien. Chaque montant doit être saisi et additionné à la main, ce qui augmente le risque d’erreur dès que le volume de notes progresse.

Voir le modèle word

PDF

Besoin d’une version PDF ou d’une note à imprimer ? Nul besoin d’un fichier supplémentaire : à partir du modèle Excel, il suffit de faire Fichier > Enregistrer sous > PDF, ou d’utiliser l’impression directe (Fichier > Imprimer). Vous obtenez en un clic une note de frais figée, prête à être signée ou classée.

Le format PDF convient donc pour faire signer un document non modifiable, mais il n’autorise aucun calcul ni aucune modification une fois généré.

Comment faire une note de frais ? (avec exemples concrets)

Pour remplir une note de frais conforme, consignez la date de la dépense, le nom du salarié, la mission, le montant, la TVA et le justificatif associé. Ces éléments garantissent une gestion transparente et conforme aux exigences de l’administration fiscale.

 

Quelles mentions sont obligatoires sur une note de frais ?

Voici les informations à communiquer pour chaque dépense :

• la date de la dépense ;
• le nom du salarié l’ayant engagée ;
• le descriptif de la mission ;
• le lieu du déplacement ;
• la catégorie de frais (note de repas, de logement ou note de frais kilométrique…) ;
• le montant de la dépense ;
• la TVA ;
• le justificatif associé.

D’autres mentions obligatoires peuvent concerner spécifiquement les notes de frais kilométriques (lieu de mission, kilométrage, puissance fiscale du véhicule le cas échéant), les notes de frais de restaurant (le nom et la fonction des convives le cas échéant), ou les notes de frais d’hébergement (nombre de nuitées et solde réglé).

Découvrez notre guide pour calculer vos indemnités kilométriques .

 

Exemple de note de frais rempli

Rien de tel qu’un exemple concret pour visualiser une note de frais conforme. Ci-dessous, notre modèle Excel rempli avec de vrais montants : une note de frais repas, une note de frais kilométrique et une note d’hébergement, avec le calcul automatique de la TVA récupérable.

Sur cet exemple, les cellules de TVA et d’indemnités kilométriques se calculent automatiquement à partir des barèmes 2026 intégrés : vous n’avez qu’à saisir les montants et les distances.

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Quelles dépenses peut-on inclure dans une note de frais ?

Une note de frais peut inclure toute dépense engagée dans l’intérêt de l’entreprise, d’un montant raisonnable et appuyée par un justificatif. Les catégories les plus courantes sont les frais de déplacement, d’hébergement et de repas.

Parmi les dépenses les plus fréquentes, on retrouve :

• frais de déplacement : note de frais kilométrique, péage, frais de carburant, billets de transport ;
• frais d’hébergement : nuitées à plus de 50 km du domicile ou à plus de 1h30 de transport en commun ;
• frais de repas : note de frais restaurant.

Depuis la crise Covid, un nouveau type de note de frais s’est généralisé : les frais liés au télétravail. Les dépenses concernées et en partie remboursables sont les forfaits internet et téléphoniques, l’aménagement de l’espace de travail et une fraction du loyer correspondant à l’espace dédié à l’activité professionnelle.

Quelles informations obligatoires doivent figurer sur une note de frais ?

Une note de frais conforme doit obligatoirement mentionner la date de la dépense, l’identité du salarié, la mission concernée, le montant, la TVA et le justificatif associé. Ces mentions permettent à l’entreprise de justifier ses coûts auprès de l’administration fiscale.

L’employé est tenu de fournir un justificatif, et l’entreprise doit transmettre un ensemble d’éléments précis à l’administration fiscale. En France, l’entreprise reste libre de choisir le mode de création de ses notes de frais, que ce soit via un tableau Excel ou grâce à un logiciel de gestion.

Néanmoins, dans les sociétés en croissance, l’adoption d’une application de gestion des notes de frais s’avère rapidement nécessaire, notamment au regard du volume d’informations à gérer.

Règles, limites et plafonds d’exonération Urssaf

Les notes de frais sont exonérées de cotisations sociales pour l’entreprise tant que leurs montants restent dans les seuils fixés par l’Urssaf. Pour le salarié, ces remboursements ne sont pas imposables, sauf s’ils dépassent les niveaux définis par l’administration fiscale : ils sont alors déclarés comme avantages en nature.

Un salarié peut demander le remboursement d’un frais professionnel dès lors que la dépense est engagée dans le cadre de son activité et respecte le cadre légal. L’employeur peut choisir de rembourser au réel ou au forfait, et doit effectuer le remboursement dans un délai raisonnable, généralement 30 jours. Dans le cadre d’un remboursement au forfait, il applique le barème défini par l’Urssaf.

En 2026, les plafonds Urssaf pour les frais de repas sont :

• 7,30 € pour un repas pris sur le lieu de travail ;
• 10,10 € pour un repas pris en dehors du lieu de travail, sans possibilité de rejoindre le domicile ;
• 20,70 € lorsque le salarié est obligé de prendre son repas au restaurant.

À noter : ces montants sont indexés chaque année. Vérifiez les barèmes en vigueur sur le site de l’Urssaf ou le Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale (BOSS) avant tout remboursement.

Justificatifs, conservation et valeur probante

La conservation des notes de frais et de leurs justificatifs est indispensable en cas de contrôle fiscal. Les remboursements étant exonérés de charges sociales dans la limite du plafond fixé par l’administration, ils peuvent toujours faire l’objet d’un contrôle : vous avez le devoir de fournir une note de frais valide avec ses justificatifs.

Face à la dématérialisation croissante, les entreprises se tournent vers l‘archivage à valeur probante. Celui-ci garantit l’authenticité, l’intégrité et l’intelligibilité des documents, et assure la pérennité de l’information ainsi que sa restitution ultérieure à des fins de justification ou de contrôle. Depuis la loi de mars 2017, les entreprises ne sont plus tenues de conserver les justificatifs papier : les documents numérisés conservent la même valeur légale que les archives papier.

En cas de perte d’un justificatif, plusieurs solutions existent :

• obtenir un duplicata auprès du professionnel qui a encaissé la dépense ;
• pour de petites dépenses, produire un relevé bancaire enrichi d’une note annexe expliquant le motif et les détails de la dépense ;
• rédiger une attestation sur l’honneur de la part du salarié, également pour de petites dépenses.

Que se passe-t-il pour les dépenses particulières ? (repas d’affaires, hôtel)

Certaines dépenses obéissent à des règles de TVA spécifiques. Pour les repas d’affaires, la TVA est récupérable ; pour les frais d’hébergement, elle ne l’est jamais.

 

Repas d’affaires et frais de repas en mission

La récupération de la TVA est possible sur les frais de repas engagés lors d’un déplacement ou d’une mission professionnelle. Le justificatif doit obligatoirement faire figurer le nom de l’entreprise et, le cas échéant, le nom des invités, leur entreprise et leur fonction. Le taux de TVA, son montant et le total TTC doivent apparaître clairement sur la facture.

 

Frais d’hébergement (hôtel)

Pour les frais d’hébergement, la déduction de TVA n’est possible pour aucun d’entre eux, quelle que soit la nature du déplacement.

 

Frais de déplacement et carburant

Seuls certains frais de déplacement permettent la récupération de la TVA : tickets de péage, entretien ou location de véhicule utilitaire, certains stationnements et certains carburants. Pour un véhicule de tourisme, la déduction est limitée à 80 % pour le gazole et l’E85, et à 50 % pour le GPL ; aucune récupération n’est possible pour l’essence, le SP95, le SP98 et l’E10. Pour un véhicule utilitaire, la TVA n’est pas déductible sur l’essence, le SP95, le SP98 et l’E10, mais la récupération est totale (100 %) pour les autres carburants.

Les erreurs de note de frais qui déclenchent un redressement Urssaf

Les erreurs les plus fréquentes sont les justificatifs manquants, les dépassements de plafonds Urssaf non déclarés, les doublons et les mentions obligatoires absentes. Elles exposent l’entreprise à un redressement lors d’un contrôle Urssaf.

Pour limiter ces risques, mettez en place une politique de dépenses claire. Communiquez à vos collaborateurs les frais susceptibles d’être remboursés, en définissant :

• des plafonds selon le type de dépense ;
• des délais précis pour fournir les justificatifs ;
• les renseignements obligatoires que l’employé doit être en mesure de fournir.

Organisez ensuite un contrôle régulier. Avec des contrôles par échantillonnage, ciblez les montants inhabituels, les doublons ou les dépenses réalisées durant les week-ends. Vous pouvez aussi opter pour un contrôle aléatoire des frais de chaque salarié, une fois par an par exemple. Ces vérifications permettent d’identifier les sources de dépenses, d’ajuster votre politique et de former vos salariés à de meilleurs usages.

A lire : Fausses notes de frais : 7 fraudes fréquentes à éviter

Du modèle Excel au logiciel : automatiser la gestion des notes de frais

Le format Excel ou Word montre vite ses limites : dès que le volume de notes augmente, la saisie manuelle et l’absence de calcul deviennent une source d’erreurs et de perte de temps. C’est précisément à ce moment qu’un logiciel notes de frais comme Cegid Notilus prend le relais avec l’automatisation.

Chez DB Cargo France, la dématérialisation avec Cegid Notilus a permis de gagner plus de 50 % de temps dans le processus de validation et d’atteindre un remboursement en moins de 7 jours.

 » Les collaborateurs prennent directement en photos leurs justificatifs qui sont intégrés dans l’application. Les champs sont reconnus automatiquement. Ensuite, les notes sont validées par le N+1 et je les reçois pour contrôle avant envoi pour paiement. Aujourd’hui, avec la nouvelle version, j’ai gagné plus de 50%en temps de productivité et en fluidité. » Julien Peyriguère, Assistatn RH, en charge de la gestion des notes de frais chez DB Cargo.

Un logiciel de gestion des notes de frais centralise l’ensemble du processus, de la création à l’archivage, pour faire gagner du temps aux collaborateurs comme aux équipes financières. Parmi les fonctionnalités les plus utiles :

• un mode hors connexion pour scanner un justificatif à tout moment et soumettre rapidement sa demande de remboursement ;
• la saisie automatique des différents champs grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle ;
• un workflow de validation personnalisé, aligné sur votre politique de remboursement et de dépenses ;
• une validation facilitée par le manager, en quelques clics.

Certaines solutions vont plus loin. Cegid Notilus permet aussi de gérer les déplacements professionnels et les réservations : les collaborateurs réservent directement dans l’outil leurs hébergements ou moyens de transport et y conservent tous les justificatifs et factures qui serviront à établir les notes de frais.

Les bénéfices sont concrets pour toute l’entreprise :

• des délais de remboursement réduits, grâce à une saisie plus rapide ;
• une validation facilitée pour les managers, via un workflow intégré ;
• plus de double saisie pour la comptabilité, avec détection automatique des irrégularités, ce qui simplifie la comptabilisation des notes de frais ;
• un archivage à valeur probante qui garantit l’intégrité des justificatifs en cas de contrôle.

Résultat : un gain de temps, une meilleure visibilité sur les frais réalisés et une conformité renforcée, sans effort et sans papier.