Logiciel ERP Cloud : la pression réglementaire justifie le passage de son ERP dans le Cloud

L’inflation réglementaire ne cesse de s’intensifier et pousse les entreprises à faire preuve d’une réactivité remarquable. Plus que jamais, le cloud permet de relever les défis de la conformité réglementaire.

Grandes entreprises : une réglementation toujours plus intense et contraignante

Facturation électronique et reporting extra-financier

Même si un report à 2026 a été acté récemment, la facture électronique représente un grand bouleversement pour les entreprises, et les directions financières sont en première ligne. Pour cause ! Les montants sont significatifs quand on compare le coût de traitement électronique au coût de traitement papier.

« Facture électronique : entre 50 à 75% d’économies par rapport à un traitement papier »

Cette réforme de la facturation électronique touche de nombreux métiers au sein de l’organisation et va impliquer de nouveaux projets IT autour de la gestion et de la structuration des données, et, par extension, de l’ERP. Comment, en effet, repenser les workflows de facturation et sécuriser les flux de données pour créer des référentiels fournisseurs conformes et ainsi éviter d’éventuels redressements.

Autre importante évolution réglementaire : le reporting extra-financier. Côté DAF, c’est l’effervescence puisqu’elles doivent désormais gérer des données financières et non-financières souvent brutes et/ou déstructurées. Le reporting extra-financier va en effet obliger les entreprises d’une certaine taille à réaliser un reporting de durabilité mettant en évidence les impacts, risques et opportunités pour elles mais aussi sur la société et l’environnement. Il s’agit ici du concept central à la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive), à savoir la double matérialité :

• Une matérialité financière prenant en compte les impacts positifs et négatifs générés par l’environnement économique, social et naturel sur les résultats de l’entreprise ;
• Une matérialité d’impact qui couvre les effets positifs et négatifs de l’entreprise sur son environnement économique, social et culturel.

Afin de calculer son impact économique, social et culturel, trouver la donnée et réaliser des mappings datas représentent des défis considérables.

Fiscalité générale et fiscalité locale : de nombreuses spécificités et des risques élevés

Le cadre fiscal pour les entreprises est, lui aussi, en constante évolution. Et il est particulièrement complexe avec, à la clé, de nombreux risques pour les entreprises en termes de redressement et d’image. Suivre les réglementations fiscales générales et locales suppose souvent de dédier des ressources conséquentes (à travers de la veille législative, notamment) afin de sécuriser ses déclaratifs. Entre l’IS, la TVA et les dispositifs internationaux, la conformité fiscale s’obtient grâce à la combinaison entre une gestion cohérente de ses données et une optimisation de ses processus.

Avec un ERP Cloud, la pression réglementaire devient moins forte

Des mises à jour plus rapides et plus fluides

Avec le cloud, l’éditeur prend en charge les mises à jour du logiciel ERP pour assurer la conformité réglementaire. Ces mises à jour sont automatiques et généralement réalisées pendant la nuit, et sans désagrément pour les équipes et la DSI. De même, les montées de version sont gérées à distance par l’éditeur.

Assistance de l’éditeur : en amont et lors de la mise en œuvre

Avec le cloud, votre éditeur de logiciel ERP s’impose comme un véritable partenaire. En effet, il agit sur plusieurs fronts :

• En amont de toute nouvelle disposition réglementaire à travers sa veille légale réalisée par des spécialistes et ayant vocation à anticiper les changements pour accompagner le paramétrage et l’évolution des produits ;
• En se dotant d’une cellule d’influence publique dont le rôle est d’échanger avec les autorités compétentes en cas de problèmes de compréhension ou de difficultés d’application des nouvelles réglementations. L’objectif de ces discussions est d’explorer des pistes qui permettent de les mettre œuvre de manière plus pragmatique et opérationnelle pour les clients ;
• Lors de la mise en œuvre à travers l’accompagnement des clients (partage de veille, dispositions de formation 360°, supports d’information complets…)

Facturation électronique : l’intérêt du cloud

Impact de la facturation électronique sur l’ERP

La réforme de la facturation électronique va notamment entraîner des modifications relativement formelles, à savoir l’ajout de quatre mentions obligatoires sur chaque facture : le numéro SIREN/SIRET, l’adresse de livraison des biens, le pointage des opérations et le paiement de la taxe d’après les débits.

En conséquence, au regard du numéro de SIREN qui doit impérativement être exact sous peine de redressement, la direction financière va devoir travailler sur la qualité de ses données fournisseurs en mettant à jour son ERP. Et cette mise à jour sera plus rapide et efficace si l’ERP fonctionne en Cloud !

Enfin, l’ERP devra aussi évoluer au niveau de la production des formats de facture puisque, désormais, trois formats sont imposés : les formats XML (UBL et CII) et Factur-X.

Comment l’éditeur accompagne la mise en place de la facturation électronique

Pour relever les défis de la facturation électronique, vous devez pouvoir compter sur un logiciel ERP proposant une automatisation de certains processus tels que :

• le pré-remplissage de la facture (pour éviter les redondances et les erreurs de saisie),
• le contrôle de la conformité avec dispositifs d’alerte,
• la vérification de la cohérence entre un bon de commande, un bon de livraison et la facture.

Avec un logiciel ERP Cloud, ces nouveaux processus relatifs à la facture électronique sont plus faciles à mettre en place grâce à une montée de version prise en charge par l’éditeur et des nouveaux processus parfaitement conformes au regard des prérequis de la réglementation.

Directive CSRD : l’apport de l’ERP Cloud

Le rôle de l’ERP Cloud pour une collecte, une gestion et un pilotage des données optimisés

La directive CSRD impose aux entreprises d’une certaine taille de réaliser un reporting spécifique pour mesurer leur impact environnemental et social. A l’heure actuelle, la plupart des entreprises concernées ont entamé une démarche qui repose essentiellement sur des process manuels, longs et chronophages car les données concernées sont hétérogènes et non-structurées.

Or, ces données sont pour l’essentiel au cœur des ERP, dont le rôle est primordial pour identifier, faire remonter et structurer les données extra-financières, sans perdre de temps dans la recherche d’informations. L’ERP va donc jouer un rôle crucial dans l’accès à des données financières structurées ou issues de référentiels externes.

Et le cloud permet justement d’avoir une meilleure visibilité sur l’ensemble de ces données, notamment grâce à un meilleur partage de l’information entre l’équipe finance et les entités métiers, et à l’interopérabilité de l’ERP.

Cas pratique : l’Opéra national de Paris

L’Opéra national de Paris vient de réaliser son bilan carbone. Son ERP a été au cœur du projet pour identifier les données pertinentes et les structurer (par exemple, collecter les données de facturation utiles pour établir des informations CO2). Et, aujourd’hui, l’Opéra national de Paris souhaite aller plus loin en optimisant la production des données financières pour établir un bilan carbone automatisé.

Source : [1] https://www.entreprises.gouv.fr/files/files/directions_services/numerique/guides/fiches-praTIC/fiche05.pdf