Déploiement d’un logiciel de notes de frais : étapes, durée et 6 bonnes pratiques

La recette se conclut par un procès-verbal qui autorise la mise en production. Elle ne doit pas être confondue avec le groupe pilote, traité plus bas : la recette vérifie que l’outil fonctionne, le pilote vérifie que les utilisateurs s’en servent. Pour aller plus loin sur ces contrôles, consultez notre guide de l’audit des notes de frais.

Passer en production, puis analyser le premier mois de données

La bascule technique peut se faire sur tous les utilisateurs en même temps, ou par étapes (par service, par société, par pays) ; le groupe pilote fait l’objet d’une section dédiée plus loin. Une date d’arrêt de l’ancien circuit doit être fixée, avec un traitement défini pour les notes de frais en cours et les avances non régularisées à cette date.

La reprise de l’historique n’est pas obligatoire : l’essentiel est que les anciennes notes de frais restent consultables dans une archive accessible pendant la durée de conservation requise. Cette reprise se décide avec l’éditeur, selon les besoins. Une fois en production, Jérôme Alla indique qu’on attend généralement un mois de données avant d’exploiter les outils de suivi et de former les équipes à ces tableaux de bord. Quelques indicateurs à suivre dès ce premier bilan : le délai moyen de validation, le délai de remboursement, la part des notes renvoyées pour correction, les étapes du circuit qui ralentissent la validation, et les demandes adressées au support.

Combien de temps et quel budget prévoir pour un déploiement ?

Selon la méthode Cegid Notilus, le déploiement d’un logiciel de notes de frais se compte en deux à trois mois à partir du lancement du projet : le premier mois pour l’analyse et le paramétrage, le deuxième pour les interfaces et la recette, et la mise en production au début du troisième. Ce délai se compte à partir du lancement du projet, et non à partir de l’expression du besoin.

Plusieurs facteurs allongent un projet : plusieurs sociétés ou plusieurs pays, l’ajout de la réservation des déplacements, des interfaces avec la paie et l’ERP, la disponibilité de l’équipe informatique interne et une consultation du CSE quand elle est requise. À défaut d’accord fixant un autre délai, le CSE est réputé avoir rendu son avis au bout d’un mois, deux mois s’il recourt à un expert (article R2312-6 du Code du travail).

Côté budget, le montant global dépend du périmètre retenu, mais les postes de coût sont identifiables :

• l’abonnement, en général facturé par utilisateur actif et par mois ;
• la prestation de mise en service et de paramétrage ;
• les interfaces ;
• la formation ;
• les options, comme l’archivage des justificatifs ;
• le temps passé par l’équipe projet interne, souvent oublié dans le chiffrage.

Pour une tarification à jour, consultez la page tarifs Cegid Notilus

Conduite du changement : 6 bonnes pratiques pour faire adopter l’outil

Les étapes précédentes garantissent que l’outil de notes de frais fonctionne. Ces six pratiques garantissent qu’il est utilisé et accepté par les collaborateurs. Elles s’enchaînent dans l’ordre, du lancement aux premières semaines d’utilisation.

1. Nommer un sponsor qui tranche et porte le projet

Le sponsor est un membre de la direction qui tranche les questions qui concernent les collaborateurs—un plafond contesté, le traitement des notes en retard, une exception pour une population qui se déplace beaucoup—pour qu’elles ne restent pas en suspens. « Il y a forcément des questions qui vont être posées, il faut quelqu’un capable de décider », rappelle Jérôme Alla. C’est également lui qui annonce la bascule auprès de l’ensemble des collaborateurs.

2. Ne pas profiter du changement d’outil pour durcir les plafonds

Un nouvel outil ne doit pas servir de prétexte à de nouveaux plafonds de dépenses, sauf si le changement est favorable à l’ensemble des collaborateurs. Dans le cas contraire, l’outil sera associé à une perte et rejeté avant même d’être utilisé. Deux chantiers sont à distinguer : clarifier les règles existantes et les rendre visibles dans l’outil, ce qui améliore leur respect, et modifier les règles, une décision à part, à annoncer comme telle. Chez Atol, les règles de frais ont été repensées et formalisées à l’occasion de la mise en place de Cegid Notilus, puis intégrées dans la solution : le respect de la politique de remboursement s’en est trouvé amélioré. Un point de vigilance juridique : quand un montant de remboursement résulte d’un usage, le baisser suppose une procédure particulière, détaillée dans le tableau des obligations ci-dessous.

3. Démarrer par un groupe pilote en conditions réelles

Un groupe pilote utilise l’outil en situation réelle, sur un périmètre restreint (un service, une société, un pays), avant le déploiement global. Son rôle est de révéler ce que la recette ne voit pas : les questions des utilisateurs, les règles mal comprises, les étapes de validation trop lentes. Chez Atol, un groupe pilote de trois personnes a testé l’outil en conditions réelles pendant un mois avant le déploiement généralisé. Il est recommandé de composer ce pilote avec des profils variés : un salarié qui se déplace souvent, un salarié occasionnel, un manager valideur et un membre de la comptabilité. Les membres du pilote deviennent ensuite des relais naturels pour leurs collègues au moment de la généralisation.

4. Former les utilisateurs clés et outiller tous les autres

Une organisation de la formation en deux niveaux fonctionne bien : former d’abord quelques utilisateurs clés et les administrateurs, qui forment ou accompagnent ensuite leurs équipes ; équiper tous les autres de supports courts (vidéos, foire aux questions, guides utilisateurs). Chez Atol, un consultant a formé une dizaine d’utilisateurs clés qui ont eux-mêmes formé leurs équipes. Chez NRJ Group, seuls les administrateurs des différents pôles ont été formés, avant la diffusion de guides et de vidéos fournis par l’éditeur.

« Au niveau de la formation en interne, il a été décidé de ne former que les administrateurs au sein des différents pôles (Lyon, Paris, etc.). Par la suite, des documentations internes, guides utilisateurs ont été communiqués aux salariés, ainsi que des vidéos explicatives fournies par les équipes Cegid Notilus. C’est ce qui a permis aux collaborateurs d’adhérer à l’outil. » Pascale Le Coz, cheffe de projet à la DSI, NRJ Group.

La simplicité croissante des outils réduit de facto le besoin de formation pour les salariés qui se contentent de saisir leurs frais, et l’OCR facilite grandement cette tâche ; cela vaut beaucoup moins pour les valideurs et les administrateurs, qui restent la cible prioritaire.

5. Annoncer la bascule sans créer de rejet

L’annonce se fait en deux temps : d’abord une communication sur une période de lancement, sans date précise, pour préparer les esprits ; puis, une fois la date de mise en production arrêtée, une communication avec cette date, à laquelle il faut ensuite se tenir, car une date annoncée qui glisse décrédibilise le projet. Le sponsor porte cette communication. Le contenu des messages gagne à mettre en regard quelques points forts du nouvel outil et les irritants de l’outil ou du circuit actuel : ressaisies, justificatifs papier à conserver, remboursements lents, absence de suivi de sa note.

Un plan de bascule clair doit être connu de tous : à partir de quelle date l’ancien circuit n’accepte plus de notes, et à qui s’adresser en cas de question. Dernier point pratique : faire installer l’application mobile et vérifier les accès de chaque collaborateur avant la date de bascule, pour que la première note de frais puisse se saisir par simple photo du justificatif.

6. Être présent lors des premières notes de frais

Il est recommandé d’être sur place, ou de bloquer une demi-journée, au moment où les collaborateurs saisissent leurs premières notes de frais dans le nouvel outil : c’est là que se révèlent les vrais irritants et que se joue la première impression. Cette présence peut prendre plusieurs formes concrètes : une permanence dans un espace dédié, une session ouverte en visioconférence, un référent identifié par service. Les questions posées pendant ces premiers jours sont précieuses pour enrichir la foire aux questions et ajuster le paramétrage si une règle est mal comprise.

Notes de frais, déplacements, filiales : quel périmètre couvrir ?

La plupart des projets démarrent par les notes de frais seules. Selon Fluxym, partenaire intégrateur de Cegid Notilus, interrogé par Cegid en octobre 2026, sur l’ensemble de son portefeuille de clients, 88 % utilisent la gestion des notes de frais, 10 % y ajoutent la réservation des voyages et 2 % la gestion de la flotte automobile.

Ajouter la réservation des déplacements implique de formaliser une politique de voyage, de mettre en place des circuits de validation avant le départ, et de choisir entre conserver son agence de voyages en l’intégrant à l’outil ou réserver en direct, par exemple avec la SNCF ou des chaînes hôtelières négociées. Il est recommandé d’ajouter ce périmètre en même temps que les notes de frais si une politique de voyage existe déjà, ou dans un second temps dans le cas contraire.

Pour aller plus loin, consultez notre article : Comment écrire une politique de voyage efficace.

Côté entités, déployer sur plusieurs sociétés ou plusieurs pays impose d’anticiper des règles différentes par entité, des devises, une TVA et des exigences de justificatifs propres à chaque pays.

Fluxym recommande un accompagnement expérimenté dès le début du projet hors zone euro. Kiloutou illustre ce cas : le groupe gère des politiques de voyage différentes selon ses sociétés, y compris des indemnités journalières propres à l’Allemagne. Ne manquez pas notre article complet : 6 défis du travel management. Les conseils pour les relever : regards d’experts avec Fluxym

CSE, données personnelles, usages : quelles obligations anticiper dès le cadrage ?

Déployer un logiciel de notes de frais ne déclenche pas automatiquement toutes les obligations ci-dessous : cela dépend de la taille de l’entreprise et des fonctions de l’outil. Cette section aide à savoir quoi vérifier, et à quel moment.

Un outil de notes de frais peut relever des articles L2312-8 et L2312-38 selon ses fonctions : des contrôles de dépenses ou des circuits de validation ne suffisent pas, à eux seuls, à en faire un moyen de contrôle de l’activité ; l’appréciation se fait au cas par cas, avec les ressources humaines ou le juriste. Sur la géolocalisation, pour un vrai dispositif de ce type, la CNIL demande que les représentants du personnel soient informés ou consultés avant la décision, que chaque salarié soit informé, et, pour les véhicules, que la collecte puisse être désactivée en dehors du temps de travail.

L’analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) est prévue par l’article 35 du RGPD (règlement (UE) 2016/679) : un outil de saisie et de validation des notes de frais ne déclenche pas automatiquement une AIPD. En revanche, des fonctions comme la géolocalisation ou un contrôle systématique de l’activité peuvent la rendre nécessaire. La responsabilité de l’AIPD incombe à l’employeur, en tant que responsable de traitement. L’éditeur n’en est pas responsable, mais il doit fournir les informations nécessaires.

Sur les règles issues d’un usage, un usage se distingue d’une simple tolérance par son caractère général, constant et fixe. S’il veut baisser un montant qui en résulte, l’employeur doit informer le CSE s’il existe, informer chaque salarié individuellement, et respecter un délai de prévenance suffisant que la loi ne chiffre pas. Un délai de 3 mois est souvent retenu en pratique.

Sur les justificatifs papier, la copie numérique ne remplace l’original que si la numérisation et l’archivage respectent les conditions de l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, auquel renvoie l’arrêté du 23 mai 2019. À défaut, cet arrêté prévoit qu’en cas de contrôle de l’URSSAF, l’original papier doit être présenté : notre guide de l’archivage à valeur probante détaille les conditions à respecter.

Ces vérifications se mènent en parallèle des étapes du projet : elles ne retardent le déploiement que si elles sont découvertes tardivement.

Cegid Notilus : ce que l’équipe projet prend en charge pendant le déploiement

Cegid Notilus accompagne ses clients de A à Z sur ce type de projet, avec une équipe projet dédiée qui prend en charge l’atelier de lancement, l’analyse fonctionnelle et technique, le paramétrage en transfert de compétences, les interfaces avec les outils RH, paie, comptabilité et ERP, et l’accompagnement jusqu’aux premiers tableaux de bord. « Nous rendons nos clients autonomes et indépendants […] nous voulons que nos clients puissent modifier une règle, une limite, une nature de frais sans notre intervention et sans frais supplémentaires », précise Jérôme Alla.

Restent à la charge de l’entreprise : la désignation du sponsor, les décisions sur les règles de frais, la mobilisation des directions concernées et la communication interne autour de la bascule—les six bonnes pratiques détaillées plus haut dans cet article.

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