Gestion des déplacements professionnels
Cegid Notilus : les fonctionnalités qui alignent DAF, Travel Manager et collaborateurs pour maîtriser les dépenses
Le 1 septembre 2026
Modifié le 5 novembre 2026
9 min
Plutôt que de geler les déplacements professionnels comme réaction à des dépassements budgétaires non maîtrisés, l’idée est de faire du voyage professionnel un écosystème transparent où chacun est impliqué ET aligné. Dès lors, vous évitez une perte de contrôle des dépenses, le leakage (réservation des voyages hors canaux officiels), le risque de désengagement des collaborateurs et les pertes éventuelles d’opportunité commerciales.
Le collaborateur qui connaît les règles en amont, et les respecte tout en gardant son autonomie, ce n’est pas une utopie ! La comptabilité qui sait transmettre l’état des dépenses et les projections futures à son DAF, c’est possible !
Les fonctionnalités en bref :
- La facilité pour les collaborateurs
- Les alertes pour les gestionnaires de voyages d’affaires
- L’intégration automatique pour la comptabilité
- La maîtrise budgétaire pour la Direction financière
Cegid Notilus intègre de nombreuses fonctionnalités pour cadrer le déplacement au moment de la réservation, de sa validation, puis in fine,du remboursement éventuel des notes de frais engagées. Un gage de maîtrise budgétaire très apprécié par nos clients.
Nous avons compilé dans cet article les retours d’expériences de nos clients, de nos consultants qui accompagnent le déploiement de Cegid Notilus, et les bonnes pratiques de nos partenaires intégrateurs.
1. Du côté des collaborateurs
- Réservation rapide et simplifiée des billets, hôtels et véhicules via votre agence de voyage ou les connecteurs directs (CDS, SNCF…).
- Un service voyages qui accompagne les réservations peut réduire les coûts, et sa possibilité de modifier un voyage déjà réservé permet parfois d’alléger la facture.
- Des plafonds qui bloquent, ou alertent, en cas de dépassement du montant autorisé lors de la réservation.
- Des alternatives moins coûteuses proposées dans la solution (hôtel, transports, etc.).
- Un rattachement du voyage à leur matricule pour s’assurer de leur sécurité en cas de risques ou de crises (duty of care).
- Des alertes de sécurité paramétrées par zone géographique, avec demande d’accusé de réception directement dans Cegid Notilus. Le Travel Manager n’a plus à transmettre ces informations de son côté.
- La fonctionnalité OCR (Optical Character Recognition) : la note de frais est effectuée en quelques secondes. Il prend en photo le justificatif, et les champs de la note sont remplis automatiquement, plus d’erreur de TVA, plus de pertes de justificatifs.
- Un tableau de bord de ses propres dépenses, qui lui permet de suivre ce qu’il dépense (et son empreinte carbone) et de se situer par rapport à la politique voyage.
» La synchronisation automatique permet au collaborateur de suivre son voyage sur mobile de A à Z. Et même de rattacher ses notes de frais après le déplacement. » Alexandre Roth, Account Manager chez notre partenaire CDS, du groupe S4BT
Cegid Notilus est partenaire du groupe S4BT – Solutions for Business Travel avec CDS pour la partie programme hôtelier et Goelett pour les transports : une fois le voyage créé dans Cegid Notilus avec les dates et la destination, la connexion se fait directement en SSO. Les informations de login et du matricule du collaborateur sont directement récupérées depuis Cegid Notilus vers les plateformes de réservation.
A lire notre article inspiré de leurs retour terrain : Les 7 KPI du Travel Management pour optimiser les dépenses
L’avantage de Cegid Notilus avec sa version smartphone est énorme pour nos opérationnels qui n’ont pas forcément de PC sur leur chantier. Cela permet de récupérer instantanément les justificatifs de manière fluide, sans se déconcentrer des sujets principaux
2. Du côté des gestionnaires
- Notification automatique au manager lorsqu’il doit valider un déplacement.
- Un workflow simplifié, avec une responsabilité mesurée sur l’unique valideur, pour accélérer les décisions sans multiplier les niveaux d’approbation.
- Des types de mission paramétrables par destination (Europe, hors Europe, France) pour filtrer les prestations proposées. Par exemple, l’avion n’est pas proposé pour un voyage en France.
- Des alertes visuelles qui permettent de ne vérifier que les voyages hors politique et d’arbitrer sur le bien-fondé du dépassement.
- Des filtres et des marqueurs pour optimiser la validation des notes de frais et concentrer le contrôle sur les cas qui le méritent.
- Un paramétrage possible pour ne rembourser que ce qui est autorisé dans la politique de voyage. Le collaborateur sait qu’il devra payer la différence.
- Des plafonds cumulés annuels, par exemple pour les frais de télétravail, afin de s’assurer que les montants ne sont pas dépassés sur l’année.
- Une vérification des véhicules à partir de la carte grise : un véhicule n’est approuvé que si la carte grise est présente.
- Une relance automatique des collaborateurs pour la remise de leurs notes de frais au contrôle.
- Des tableaux de bord qui donnent aux responsables une vision rapide du montant de leurs déplacements professionnels par rapport à leur budget annuel.
- Une détection IA : il n’est pas possible de soumettre deux fois une même dépense, que ce soit par le collaborateur lui-même ou par l’un de ses collègues. Le système anti-fraude détecte aussi la falsification des justificatifs.
- Des détections d’incohérences de TVA et de jour de travail, pour limiter les fraudes.
- Refuser les frais non conformes dès le lancement de la solution. Cette fermeté initiale développe l’autonomie du collaborateur.
J’ai gagné plus de 50% de temps ! S’il y a une incohérence, j’ai des alertes directement sur la note, et je peux la lire avec la fonction “loupe” sans être obligé de la télécharger, puis de l’ouvrir pour la vérifier. Je peux entourer le montant ou la date avec le système “crayon”. Si j’ai une interrogation avant de valider, c’est vraiment pratique. Cela réduit vraiment le nombre de clics donc de temps de validation pour moi !
3. Du côté de la comptabilité
- Intégration automatique des données comptables des notes de frais et des (e-)factures des fournisseurs
- Standardisation des dépenses, des libellés, du plan comptable et des niveaux analytiques, pour une comptabilité homogène d’un bout à l’autre de la chaîne.
- Reporting des tickets restaurant qui permet de déduire du remboursement le nombre de repas déjà couverts par les notes de frais.
- Remboursement accéléré des notes validées en automatique selon le workflow
- Archivage à valeur probante des justificatifs pour les audits et contrôles Urssaf (10 ans)
- Des interfaces qui facilitent les échanges de données : la même donnée est disponible partout, sans ressaisie.
Les écritures comptables sont générées dans Cegid Notilus, puis automatiquement intégrées dans notre ERP Cegid XRP Ultimate, sans intervention manuelle, c’est très fluide. Côté remboursement, nous avons mis en place deux campagnes de règlement par mois, ce qui évite aux collaborateurs d’avancer des frais. Cette organisation apporte un réel confort aux salariés
Cegid Notilus se distingue par son système OCR de contrôle intelligent et de reconnaissance optique. Il intègre directement la catégorie de frais, la date, le montant, la TVA qui pouvaient être auparavant sources d’erreurs de saisie. Le logiciel détecte et ajuste automatiquement les écarts par rapport à notre politique de remboursement, ce qui fait gagner un temps lors du contrôle des notes de frais par les différents personnes (manager, service financier et direction générale).
4. Du côté de la DAF
- Consolidation des données mensuelles et projections : une trésorerie anticipée dès le moment de la réservation.
- Dashboards d’analyse des dépenses par fournisseur, pour renégocier avec des chiffres argumentés.
- Le coût moyen des déplacements, par personne et par projet.
- Des tableaux de bord de contrôle des dépenses, complétés par des actions ponctuelles lorsque des écarts apparaissent.
- L’identification des écarts récurrents et les ajustements de la politique de voyage qui en découlent.
- Le calcul de l’empreinte carbone par projet, service ou collaborateur, pour la RSE.
- Une solution unique, à laquelle adhèrent l’ensemble des collaborateurs, qui fait gagner du temps au contrôle interne : un outil d’audit avec extractions et tableaux de bord.
- Une attribution claire des rôles et des responsabilités entre collaborateurs, managers, comptabilité et DAF.
- Une souplesse de paramétrage qui permet de gérer les exceptions sans remettre en cause la politique générale.
Le deuxième élément différenciant de Cegid Notilus est la très large couverture fonctionnelle et le suivi des KPI liés aux dépenses de voyage avec les reportings intégrés dans la solution.
A lire notre dossier coécrit avec notre partenaire Fluxym : 6 défis du travel management. Les conseils pour les relever : regards d’experts avec Fluxym
5. Bonnes pratiques pour accompagner l’adoption
Une solution ne produit ses effets que si ses utilisateurs la maîtrisent. Les clients qui obtiennent les meilleurs résultats s’appuient sur quelques leviers simples :
- Former régulièrement les administrateurs aux nouveautés, pour profiter des nouvelles fonctionnalités dès leur sortie.
- Simplifier les workflows et les rendre compréhensibles par tous, en s’appuyant sur des supports courts : documentation en vidéo, rappel de la politique de remboursement, webinaires.
- Mettre à disposition une FAQ destinée aux supports de niveau 1, qui réduit le nombre de sollicitations auprès des équipes expertes.
- Employer un vocabulaire commun : les libellés des types de notes et des dépenses doivent être clairs et conformes à la terminologie interne de l’entreprise.
Quel ROI observé chez nos clients Cegid Notilus ?
Grâce à ces fonctionnalités, le ROI est rapidement mesurable :
- Réduction des frais du voyage : Grâce à des tarifs négociés, Cegid Notilus permet de diminuer les coûts liés aux déplacements professionnels. L’analyse des fournisseurs de voyages vous met en position de force pour renégocier annuellement ou en cours d’année.
-> jusqu’à 20 % d’économie constatées par nos clients
- Productivité améliorée avec l’automatisation du workflow : Les demandes de voyage et leur validation sont simplifiées grâce à un processus conditionnel configurable, adapté à la politique interne.
-> 50 % de temps administratif gagné sur l’ensemble du processus
- Respect des politiques internes : Intégration des règles de voyage dans le processus de réservation pour garantir la conformité.
-> +30 % d’amélioration de la conformité aux politiques voyages
- Gestion des paiements centralisée : Les cartes logées et affaires automatisent la récupération des relevés et factures, simplifiant la réconciliation et réduisant les erreurs administratives et la gestion de la TVA.
-> plus besoin d’avance de trésorerie par les collaborateurs et d’aller/retour avec la comptabilité
- Anticipation de la trésorerie : le coût total du déplacement est connu dès la réservation pour les postes les plus lourds (hébergement, transport), permettant de prévoir la trésorerie. L’ajout, postérieur au déplacement, des frais de repas ou de transports en commun sera un poste à moindre coût, plafonné selon la politique de voyage.
-> pas de mauvaises surprises post déplacement
- Rétention des talents : Les collaborateurs peuvent choisir en autonomie leurs options de voyage (hôtels, moyens de transport) et modifier leurs réservations en temps réel via une application mobile.
-> confiance accordée et reconnaissance
Une vision 360° et centralisation des données
Cegid Notilus est la seule plateforme française qui intègre la gestion des notes de frais, de la flotte automobile et des déplacements professionnels.
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Cegid Notilus
Solution digitale qui accompagne les entreprises dans la gestion budgétaire des déplacements : réservations, notes de frais, flotte automobile
- Dématérialisation des notes de frais
- Organisation et réservation des déplacements
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