Gestion des déplacements professionnels

Cegid Notilus : les fonctionnalités qui alignent DAF, Travel Manager et collaborateurs pour maîtriser les dépenses

1 septembre 2026

6 min

Plutôt que de geler les déplacements professionnels comme réaction à des dépassements budgétaires non maîtrisés, l’idée est de faire du voyage professionnel un écosystème transparent où chacun est impliqué ET aligné. Dès lors, vous évitez une perte de contrôle des dépenses, le leakage (réservation des voyages hors canaux officiels), le risque de désengagement des collaborateurs et les pertes éventuelles d’opportunité commerciales.

Le collaborateur qui connaît les règles en amont, et les respecte tout en gardant son autonomie, ce n’est pas une utopie ! La comptabilité qui sait transmettre l’état des dépenses et les projections futures à son DAF, c’est possible !

Les fonctionnalités en bref :

La facilité pour les collaborateurs
Les alertes pour les gestionnaires de voyages d’affaires
L’intégration automatique pour la comptabilité
La maîtrise budgétaire pour la Direction financière

Cegid Notilus intègre de nombreuses fonctionnalités pour cadrer le déplacement au moment de la réservation, de sa validation, puis in fine,du remboursement éventuel des notes de frais engagées. Un gage de maîtrise budgétaire très apprécié par nos clients.

1. Du côté des collaborateurs

Réservation rapide et simplifiée des billets, hôtels & véhicules via votre agence de voyage ou les connecteurs directs (CDS, SNCF…).
Des plafonds qui bloquent – ou alertent – en cas de dépassement du montant autorisé lors de la réservation
Des alternatives moins coûteuses proposées dans la solution (hôtel, transports etc.)
Un rattachement du voyage à leur matricule pour s’assurer de sa sécurité en cas de risques ou crises (duty of care)
La fonctionnalité OCR (Optical Character Recognition) : la note de frais est effectuée en quelques secondes. Il prend en photo le justificatif, et les champs de la note sont remplis automatiquement, plus d’erreur de TVA, plus de pertes de justificatifs.

L’avantage de Cegid Notilus avec sa version smartphone est énorme pour nos opérationnels qui n’ont pas forcément de PC sur leur chantier. Cela permet de récupérer instantanément les justificatifs de manière fluide, sans se déconcentrer des sujets principaux

Michel PONS

Chef de projet SIRH, Spie Batignolles

Cegid Notilus est partenaire du groupe S4BT – Solutions for Business Travel avec CDS pour la partie programme hôtelier et Goelett pour les transports : une fois le voyage créé dans Cegid Notilus avec les dates et la destination, la connexion se fait directement en SSO. Les informations de login et du matricule du collaborateur sont directement récupérées depuis Cegid Notilus vers les plateformes de réservation.

La synchronisation automatique permet au collaborateur de suivre son voyage sur mobile de A à Z. Et même de rattacher ses notes de frais après le déplacement.

2. Du côté des gestionnaires

Notification automatique au manager lorsqu’il doit valider un déplacement
Alertes visuelles qui permettent de ne vérifier que les voyages hors politique et d’arbitrer sur le bien-fondé du dépassement
Paramétrage possible pour ne rembourser que ce qui est autorisé dans la politique de voyage. Le collaborateur sait qu’il devra payer la différence
Détection IA : il n’est pas possible de soumettre deux fois une même dépense, que ce soit par le collaborateur lui-même ou un de ses collègues.
Détection des incohérences de TVA, du jour de travail : pas de fraude possible)

J’ai gagné plus de 50% de temps ! S’il y a une incohérence, j’ai des alertes directement sur la note, et je peux la lire avec la fonction “loupe” sans être obligé de la télécharger, puis de l’ouvrir pour la vérifier. Je peux entourer le montant ou la date avec le système “crayon”. Si j’ai une interrogation avant de valider, c’est vraiment pratique. Cela réduit vraiment le nombre de clics donc de temps de validation pour moi !

Julien Peyriguère

Assistant RH DB Cargo

3. Du côté de la comptabilité

Intégration automatique des données comptables des notes de frais et des (e-)factures des fournisseurs
Remboursement accéléré des notes validées en automatique selon le workflow
Archivage à valeur probante des justificatifs pour les audits et contrôles Urssaf (10 ans)

Les écritures comptables sont générées dans Cegid Notilus, puis automatiquement intégrées dans notre ERP Cegid XRP Ultimate, sans intervention manuelle, c’est très fluide. Côté remboursement, nous avons mis en place deux campagnes de règlement par mois, ce qui évite aux collaborateurs d’avancer des frais. Cette organisation apporte un réel confort aux salariés

Fabrice Capron

Mutualité Française

4. Du côté de la DAF

Consolidation des données mensuelles et projections : une trésorerie anticipée dès le moment de la réservation
Dashboards d’analyse des dépenses par fournisseur (renégociation possible avec des chiffres argumentés)
Le coût moyen des déplacements / par personne et par projet
Indentification des écarts récurrents et ajustements sur la politique de voyages
Calcul de l’empreinte carbone par projet, service ou par collaborateur pour la RSE

Cegid Notilus se distingue par son système OCR de contrôle intelligent et de reconnaissance optique. Il intègre directement la catégorie de frais, la date, le montant, la TVA qui pouvaient être auparavant sources d’erreurs de saisie. Le logiciel détecte et ajuste automatiquement les écarts par rapport à notre politique de remboursement, ce qui fait gagner un temps lors du contrôle des notes de frais par les différents personnes (manager, service financier et direction générale)

Anne-Laure Buffet

DAF de la CCI de région Auvergne-Rhône-Alpes

A lire : Les 7 KPI du Travel Management pour optimiser les dépenses

2 millions d’utilisateurs réservent leurs billets et gèrent leurs notes de frais avec Cegid Notilus

Retrouvez tous nos cas clients

Quel ROI observé chez nos clients Cegid Notilus ?

Grâce à ces fonctionnalités, le ROI est rapidement mesurable :

Réduction des frais du voyage : Grâce à des tarifs négociés, Cegid Notilus permet de diminuer les coûts liés aux déplacements professionnels. L’analyse des fournisseurs de voyages vous met en position de force pour renégocier annuellement ou en cours d’année.

-> jusqu’à 20 % d’économie constatées par nos clients

Productivité améliorée avec l’automatisation du workflow : Les demandes de voyage et leur validation sont simplifiées grâce à un processus conditionnel configurable, adapté à la politique interne.

-> 50 % de temps administratif gagné sur l’ensemble du processus

Respect des politiques internes : Intégration des règles de voyage dans le processus de réservation pour garantir la conformité.

-> +30 % d’amélioration de la conformité aux politiques voyages

Gestion des paiements centralisée : Les cartes logées et affaires automatisent la récupération des relevés et factures, simplifiant la réconciliation et réduisant les erreurs administratives et la gestion de la TVA.

-> plus besoin d’avance de trésorerie par les collaborateurs et d’aller/retour avec la comptabilité

Anticipation de la trésorerie : le coût total du déplacement est connu dès la réservation pour les postes les plus lourds (hébergement, transport), permettant de prévoir la trésorerie. L’ajout, postérieur au déplacement, des frais de repas ou de transports en commun sera un poste à moindre coût, plafonné selon la politique de voyage.

-> pas de mauvaises surprises post déplacement

Rétention des talents : Les collaborateurs peuvent choisir en autonomie leurs options de voyage (hôtels, moyens de transport) et modifier leurs réservations en temps réel via une application mobile.

-> confiance accordée et reconnaissance

Une vision 360° et centralisation des données

Cegid Notilus est la seule plateforme française qui intègre la gestion des notes de frais, de la flotte automobile et des déplacements professionnels.