Logiciel de notes de frais : panorama complet et bénéfices

Les 10 fonctionnalités essentielles d’un logiciel de notes de frais

Au fil des ans, les principaux logiciels de gestion des notes de frais se sont étoffés et maîtrisent désormais pléthore de fonctionnalités dont il serait ardu de dresser une liste exhaustive. Si au départ, les premiers logiciels de gestion des notes de frais avaient pour vocation de  faciliter le quotidien des services comptables, experts comptables et financiers, aujourd’hui l’utilisateur final a de plus en plus été pris en compte.

Digitalisation des notes de frais : tellement plus simple !

Aujourd’hui, un bon logiciel de gestion de notes de frais va permettre de faciliter le quotidien de tous les collaborateurs d’une entreprise : 

1.Saisie des dépenses : permet aux utilisateurs d’enregistrer facilement leurs dépenses (repas, transport, hébergement, etc.) via une interface intuitive.

2. Scan des reçus : utilisation de l’Intelligence Artificielle  et de la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour scanner et extraire automatiquement les informations des reçus.

3. Catégorisation automatique : classement des dépenses par catégories (par exemple, repas, déplacements, hébergement) pour une meilleure organisation.

4. Conversion de devises : conversion automatique des montants en devises étrangères en fonction des taux de change actuels.

5. Validation des notes de frais : Workflow de validation personnalisé pour que les managers puissent approuver ou rejeter les demandes. Elles sont ensuite envoyées vers la comptabilité.

6. Conformité aux politiques internes : vérification automatique des dépenses par rapport aux politiques de l’entreprise (plafonds, types de dépenses autorisées, etc.).

7. Rapports et analyses : génération de rapports détaillés pour suivre les dépenses par employé, projet ou département.

8. Application mobile : accès via son mobile, et même en mode hors connexion, pour scanner son justificatif de frais et le lier à sa note de frais

9. Remboursement rapide : automatisation des processus de remboursement pour réduire les délais de remboursement.

10. Archivage à valeur probante et stockage sécurisé : conservation des données et des justificatifs dans un espace sécurisé pour répondre aux obligations légales.

Certaines solutions comme Cegid Notilus vont encore plus loin puisqu’elles permettent de gérer aussi les frais de déplacements professionnels et les réservations. Avec cette possibilité les collaborateurs réservent directement leur hébergement et moyens de transport dans la solution. Automatiquement la note de frais est créée et tout est lié au logiciel de gestion des notes de frais. C’est idéal pour structurer la gestion des déplacements professionnels.

Les bénéfices d’une solution vs traitement manuel des notes de frais

1. Gain de temps : 40 à 70% constatés !

• Automatisation des tâches répétitives : saisie automatique des données grâce au scan des reçus (OCR), calculs automatiques, et génération de rapports.
• Validation rapide : grâce à des fonctionnalités d’alerte, les workflows intégrés permettent aux managers d’approuver ou de rejeter les demandes de remboursement en quelques clics.

“ La digitalisation des notes de frais, c’est magique, c’est un gain de temps énorme ! Je passais 30 minutes à la main et aujourd’hui avec Cegid Notilus en 5 minutes c’est réglé.” Cissé Diakité, gestionnaire du personnel chez Spie Batignolles

2. Réduction des erreurs et des fraudes

• Moins d’erreurs humaines : les erreurs de calcul de TVA ou de saisie  sont détectées grâce à l’automatisation et la reconnaissance OCR du justificatif.
• Fraudes : selon le rapport 2024 de l’ACFE (Association of certified fraud examiners), une fraude aux remboursements de frais dure en général 18 mois avant d’être détectée. Dans le logiciel, les doublons d’une même note de frais présentée plusieurs fois sont signalés avant qu’elles ne passent en validation, ou bien des incohérences de dates entre le déplacement et le justificatif.
• Conformité garantie : le logiciel de notes de frais vérifie automatiquement que les dépenses respectent les politiques internes et les réglementations fiscales.

Lire aussi : Fausses notes de frais : le top 7 des fraudes improbables

3. Meilleure organisation

• Centralisation des données : toutes les dépenses sont regroupées dans un seul outil, accessibles à tout moment.
• Archivage sécurisé : les justificatifs sont stockés de manière numérique, évitant les pertes de documents papier. Grâce à des fonctionnalités comme l’archivage à valeur probante, vos documents restent archivés dans un coffre fort numérique.

4. Suivi en temps réel

• Visibilité instantanée : les managers et les équipes financières peuvent suivre les dépenses en temps réel, par employé, projet ou catégorie.
• Rapports détaillés : analyse des dépenses pour identifier les tendances et optimiser les coûts. Ventilation possible par catégorie, par collaborateur ou projets dans vos tableaux de bord.
• Tranquillité en cas d’audit des notes de frais et de contrôle Urssaf ( Notes de frais : êtes-vous prêts en cas de contrôle URSSAF ?)

5. Conformité et sécurité

• Respect des réglementations : les logiciels intègrent souvent des fonctionnalités pour garantir la conformité avec les lois fiscales locales, notamment pour les indemnités kilométriques et correspondre aux barèmes kilométriques de l’URSSAF .
• Ordres de mission : pour la fonction publique, le logiciel doit pouvoir s’interfacer avec la plupart des outils de réservation en ligne et des agences de voyages pour faciliter les réservations et la validation de ces prestations directement depuis l’ordre de mission. Allez plus loin dans cet article sur les ordres de mission dans la fonction publique
• Stockage verrouillé : les données sont protégées contre les pertes ou les accès non autorisés.

6. Amélioration de l’expérience utilisateur

• Facilité d’utilisation : les employés peuvent soumettre leurs notes de frais en quelques clics, même depuis une application mobile et apprécient cette expérience utilisateur conviviale. Ils n’ont plus le stress de perdre ou déchirer leurs justificatifs.
• Remboursements accélérés : les processus automatisés réduisent les délais de traitement et de remboursement.

 7. Réduction des coûts

• Moins de ressources nécessaires : la gestion manuelle des notes de frais mobilise souvent beaucoup de temps et d’efforts, de place pour stocker les archives.
• Zéro papier : terminé les justificatifs format papier qu’on imprime pour les mettre dans un dossier, amélioration de l’empreinte carbone
• Optimisation des dépenses : une meilleure visibilité permet de détecter les abus, les tentatives de fraude ou les dépenses inutiles.

8. Flexibilité et mobilité

• Accessibilité mobile : les collaborateurs peuvent soumettre leurs dépenses en déplacement, ce qui est particulièrement utile pour les équipes nomades.
• Adaptabilité : les logiciels s’adaptent aux besoins spécifiques de l’entreprise, qu’elle soit petite ou grande.

Cartes de paiement

Une alternative est possible avec les cartes de paiement et notamment le concept des cartes affaires.

Combien coûte une solution de gestion des notes de frais ?

Le coût d’une solution de gestion des notes de frais va dépendre de multiples facteurs. Il est à noter que la plupart des acteurs sur le marché, facturent un coût d’implémentation puis un coût par licence ou profil, ou par utilisateur actif. L’investissement total va donc dépendre de vos besoins, de la taille de votre société, du nombre de licences ou encore des différents pays, ou filiales dans lesquels vous souhaitez l’utiliser.