Logiciel de gestion des notes de frais

Les outils gratuits ou les fichiers Excel reposent sur des saisies manuelles et n’offrent aucune garantie en matière de conformité ou d’archivage légal. Une solution professionnelle automatise la saisie, sécurise les contrôles, permet la récupération de la TVA et garantit l’archivage à valeur probante. Elle permet ainsi de réduire les erreurs, les fraudes et le temps de traitement, et peut être rapidement rentabilisée grâce aux gains de productivité et de conformité.

Oui. Grâce à l’archivage à valeur probante, les justificatifs photographiés via l’application ont la même valeur légale que les originaux papier, conformément aux dispositions fiscales en vigueur. Les collaborateurs peuvent ainsi se débarrasser des tickets papier après numérisation, tout en restant conformes en cas de contrôle fiscal ou URSSAF.

Cegid Notilus s’intègre nativement avec les principaux ERP et logiciels comptables du marché via des connecteurs et des API dédiées. Les écritures comptables sont automatiquement transmises sans ressaisie, et les référentiels (plans analytiques, comptes, centres de coûts) sont synchronisés pour garantir la cohérence des données.

Oui. L’application prend en charge les dépenses à l’international avec conversion automatique des devises au taux applicable au moment de la dépense. Elle fonctionne également en mode déconnecté, permettant aux collaborateurs de saisir leurs frais sans réseau, puis de synchroniser les données dès le retour de la connexion.

Oui. Le logiciel identifie les dépenses éligibles à la récupération de TVA selon les pays et les types de frais. Pour les entreprises ayant des volumes significatifs à l’international, Cegid Notilus peut être connecté à des partenaires spécialisés afin d’automatiser les démarches de récupération de TVA auprès des administrations fiscales étrangères.

La souveraineté et la sécurité de vos données sont garanties. La solution Cegid Notilus est hébergée en France et bénéficie de la certification ISO 27001, le standard le plus élevé en matière de sécurité de l’information. Vos données et justificatifs sont stockés dans un environnement conforme et audité, assurant leur intégrité sur le long terme.

Oui. Le système intègre des contrôles intelligents qui alertent les gestionnaires en cas de comportement suspect : doublons, dépenses le week-end non autorisées ou invitations croisées entre collaborateurs. Ces règles sont paramétrables selon votre politique de frais pour bloquer les abus avant même le remboursement.