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Carte affaire : mode d’emploi et avantages

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Gestion des frais de déplacement

28 décembre 2021

Pour toute entreprise dont les salariés engagent des dépenses professionnelles, la carte affaire est une solution à considérer. Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages pour l’employeur, les dirigeants ou les collaborateurs ? Quelles sont ses limites ?

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Voici ce qu’il faut savoir pour tirer le meilleur profit des cartes affaires.

Qu’est-ce qu’une carte affaire ?

On l’appelle parfois aussi carte entreprise, carte corporate, carte business ou encore carte collaborateur. La carte affaire est un moyen de paiement souscrit par une entreprise et mis à disposition de ses dirigeants et collaborateurs. Ainsi, les cartes affaires permettent à leurs bénéficiaires de régler leurs dépenses professionnelles sans avoir à avancer les fonds. Elles trouvent tout leur sens lors des déplacements professionnels, domestiques ou à l’étranger. Le salarié détenteur d’une carte affaire peut l’utiliser de manière autonome pour payer les dépenses engagées dans le cadre de sa mission. Parmi les frais professionnels réglés par cartes affaires, on retrouve notamment les catégories suivantes :

  • repas,
  • nuits d’hôtels,
  • billets de train ou d’avion,
  • location de voiture,
  • carburant (si l’entreprise ne dispose pas de cartes carburants),
  • péages…

Concrètement, une carte affaire se présente sous la forme d’une carte bancaire comme une autre. Elle peut être physique ou virtuelle.
D’ailleurs, la plupart des cartes affaires sont émises par l’un des principaux opérateurs de cartes bancaires : Visa, Mastercard ou American Express.

 

Cartes affaires, mode d’emploi

Comment souscrire une carte affaire ?

Comme les cartes bancaires classiques, les cartes affaires sont proposées par les banques. Bien sûr, les tarifs dépendent des garanties et services associés. Mais les offres varient aussi d’une banque à l’autre. Les banques traditionnelles offrent habituellement une large gamme de cartes affaires, parfois jusqu’à un très haut niveau, avec des services premium. Quant à elles, les banques en ligne et néo-banques s’appuient sur leur souplesse, dès la souscription et au-delà. Généralement, elles se différencient en apportant une réponse spécifique à un marché et à des besoins bien identifiés.

 

Comment fonctionne une carte affaire ?

Lorsqu’un manager ou dirigeant attribue une carte affaire à un salarié, il est important qu’il lui en explique les principes et le mode de fonctionnement. D’abord, il faut évidemment préciser que l’utilisation de la carte doit être réservée aux paiements de dépenses professionnelles, justifiées par l’activité de l’entreprise et du collaborateur. C’est aussi l’occasion de rappeler les règles et procédures internes à suivre. Ensuite, le fonctionnement de la carte affaire dépend des modalités proposées par la banque et retenues par l’entreprise. Le choix du compte de prélèvement est déterminant. En effet, le prélèvement des achats effectués peut se faire sur le compte de l’entreprise ou sur le compte bancaire personnel du collaborateur. La première option facilite le contrôle des dépenses par l’employeur. La seconde permet de responsabiliser davantage le salarié détenteur. Dans ce cas, le débit différé est impératif afin de garantir que le collaborateur soit remboursé de ses frais professionnels avant qu’ils soient prélevés sur son compte. Selon l’offre souscrite, l’entreprise peut configurer divers paramètres pour chaque carte affaire :

  • plafonnement des dépenses,
  • catégories de dépenses et marchands autorisés,
  • jours et plages horaires d’activation…

Pour le reste, la carte affaire offre les mêmes modes d’utilisation que toute autre carte bancaire : validation des achats par code PIN, paiement sans contact, sécurisation des achats effectués sur internet, etc.

 

Les avantages de la carte affaire

Les cartes affaires ont de nombreux avantages dont profitent tant l’entreprise qui en souscrit que chacun des salariés détenteurs. Le principal avantage pour les collaborateurs, c’est qu’ils n’ont plus à faire l’avance des frais. Souvent, la carte affaire leur facilite aussi l’application des règles et procédures relatives aux déplacements professionnels et aux notes de frais. Selon la gamme de services associés, les détenteurs de cartes affaires et les entreprises peuvent tirer parti de garanties d’assistance et d’assurance voyage d’affaires, de différés de paiement pouvant atteindre 70 jours, ou encore d’avantages chez des partenaires. La carte affaire est aussi un moyen supplémentaire dont dispose l’entreprise pour responsabiliser ses collaborateurs, simplifier leur quotidien et donc préserver leur motivation. Par ailleurs, selon les options de configuration évoquées précédemment, l’employeur bénéficie d’outils de contrôle des frais professionnels. Souvent, il peut aussi suivre ces dépenses en temps réel de manière détaillée, parfois même analytique. Enfin, les risques de fraude aux notes de frais sont moindres, surtout lorsque les achats par la carte affaire sont prélevés directement sur le compte de l’entreprise.

 

Quelques limites… et des solutions complémentaires

Ainsi, les cartes affaires ont de nombreux avantages. Cependant, elles ne réduisent pas significativement d’elles-mêmes toute la gestion administrative, comptable et financière des dépenses professionnelles. Or, ces processus sont particulièrement chronophages. Ils impliquent particulièrement les collaborateurs en déplacement mais aussi plusieurs services centraux. Pour lever cette limite, il est donc très intéressant de coupler les cartes affaires à une solution de gestion des notes de frais et des voyages d’affaires, comme celle que propose Notilus. Le logiciel de gestion des déplacements et des frais Notilus permet de relier automatiquement toute dépense effectuée par carte affaire à une note de frais scannée ou saisie sur l’outil. Aussi, la réservation d’un voyage professionnel s’effectue directement dans Notilus, interfacé avec le système cartes affaires de l’entreprise. Finalement, cette intégration entre carte affaire et Notilus permet d’automatiser tout le processus de gestion des frais professionnels.

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