Ventajas y desventajas del teletrabajo

El teletrabajo es una forma de trabajo a distancia en la que la persona trabajadora no tiene que presentarse en la sede de la empresa, algunos días a la semana o ningún día.

Sin embargo, los confinamientos nos demostraron que su máximo potencial se despliega en los modelos de trabajo híbridos, unos días en la sede de la empresa y otros en casa.

Por ello, es fundamental saber cuáles son las ventajas y las desventajas del teletrabajo para adaptar el modelo de presencialidad a las necesidades del empleado y la organización.

¿Qué es teletrabajo?

El teletrabajo es aquel trabajo realizado de manera remota que se lleva a cabo a través de medios y sistemas informáticos, telemáticos y de telecomunicación.

Es la principal diferencia entre teletrabajo y trabajo a distancia según la ley 10/2021 de trabajo a distancia, que define este último como una “forma de organización del trabajo o de realización de la actividad laboral conforme a la cual esta se presta en el domicilio de la persona trabajadora o en el lugar elegido por esta, durante su jornada o parte de ella, con carácter regular”.

Es decir, trabajo a distancia es todo aquel que se realice desde una ubicación externa a las instalaciones de la oficina mientras que teletrabajo es el que implica el uso de las nuevas tecnologías.

Otra pregunta que puede surgirnos a la hora de conceptualizar el teletrabajo es si para ser considerado como tal este debe ser realizado de manera completa o puede ser realizado a tiempo parcial, es decir, unos días desde instalaciones de la empresa y otros desde ubicaciones externas.

La respuesta, de nuevo según la ley de trabajo a distancia, es que para ser considerado teletrabajo y, por lo tanto, tener que ser regulado por la normativa, debe prestarse, en un periodo de referencia de tres meses, un mínimo del 30% de la jornada.

Dicho con otras palabras, para ser considerado trabajo a distancia puede ser realizado de manera total en remoto o bien de manera parcial, siempre que la no presencialidad supere un 30% de la jornada durante tres meses.

La popularidad del teletrabajo

Particularmente desde la pandemia producida por el covid19, el teletrabajo o el trabajo híbrido es una modalidad que ha ganado una popularidad creciente. Sin embargo, a su vez, también desde el final de la pandemia muchas empresas y empleados han solicitado la vuelta a la presencialidad. Y es que son varias las ventajas y desventajas del teletrabajo.

Muchos trabajadores contemplan esta modalidad de trabajo remoto como una oportunidad muy deseable para conciliar su vida familiar y laboral y evitar desplazamientos que en algunos casos pueden resultar largos.

Por otra parte, otros trabajadores prefieren trabajar de manera presencial pues prefieren tener bien diferenciados sus espacios personales de sus espacios laborales y no quieren renunciar a la posibilidad de interacción face to face que ofrece la presencialidad.

Para las empresas, por su parte, apostar por modalidades de trabajo a distancia supone una oportunidad para reducir costes asociados al mantenimiento de las instalaciones y aumentar su capacidad de atraer y retener talento.

Aunque desde el fin de la pandemia muchas empresas han exigido la vuelta de sus trabajadores, lo cierto es que el teletrabajo ha llegado para quedarse y así lo demuestran, trimestre tras trimestre, los datos.

Por ejemplo, el Monitor Adecco de oportunidades y satisfacción en el empleo, presentado por Adecco Group Institute, muestra una reducción en las cifras desde finales de 2021 y 2022 para finalmente acabar incrementando trimestre a trimestre a lo largo de 2023, lo que da buena muestra de que las empresas y trabajadores se están haciendo eco de las ventajas y desventajas del teletrabajo.

Así, antes de la pandemia teletrabajaban 1,64 millones de personas. En el momento más alto, el del confinamiento domiciliario del segundo trimestre de 2020, lo hacían 3,55 millones. Ahora la cifra ha descendido ligeramente, hasta los 3,06 millones de personas que actualmente teletrabajan, aunque sea de manera ocasional. Esta cifra, correspondiente al cuarto trimestre de 2023, se incrementó en un 19,4% con respecto a la de un año antes (el 4Q de 2022).

Tomando como referencia la media de los 4 trimestres de 2023, la proporción de teletrabajadores en el total de personas empleadas aumentó casi un 1% en la comparación interanual, hasta el 13,6%. Este es el dato más alto desde marzo de 2021.

Teletrabajo: ventajas e inconvenientes

Nunca llueve al gusto de todos. Pero sí parece que los empleados suelen preferir modalidades de teletrabajo o, al menos, de trabajo híbrido que les aporten una mayor flexibilidad y posibilidades de conciliación.

Algunas personas prefieren teletrabajar, otras prefieren hacerlo de manera presencial. También algunas empresas prefieren fomentar el trabajo remoto mientras que otras prefieren que sus empleados estén en sus oficinas.

Asimismo, hay sectores, como el tecnológico, que permiten una mayor posibilidad de trabajar en remoto.

Sea como sea, siempre todo es relativo y en las modalidades de trabajo no presencial también hay un gran depende. Cuando surge el debate del teletrabajo, ventajas e inconvenientes, podemos dar muchos argumentos a favor o en contra porque la realidad es que son numerosas las ventajas y desventajas del teletrabajo.

Ventajas del teletrabajo para las empresas

Más allá de una reducción de los costes asociados al mantenimiento de los espacios físicos, son varias las ventajas del teletrabajo para las empresas. Entre ellas podemos destacar:

• Seducir y fidelizar talento: El teletrabajo es una de las demandas más buscadas por los trabajadores, sin un plan donde ofrecer esta modalidad de trabajo la empresa no será competitiva en su Employer Value Proposition.
• Mayor engagement: Igual que en la captación, las personas de nuestra empresa buscan reducir estrés y gastos reduciendo desplazamientos por lo que si no les ofrecemos teletrabajo podemos perderlas ante la competencia. Por lo tanto, apostar por modalidades de trabajo remoto supone una buena estrategia para retener el talento en las empresas.
• Aumenta la productividad reduciendo el estrés que supone estar pendiente del reloj: Transportes públicos abarrotados, atascos, retrasos… todo ello genera un estrés innecesario que puede paliarse en gran medida ofreciendo teletrabajo parcial o total. Al reducir el estrés, los empleados están más predispuestos a trabajar de manera eficiente y, por lo tanto, también aumenta la productividad de la empresa en su conjunto.
• Establecer nuevos espacios y formas de colaborar más actuales, dinámicos y atractivos: El sistema de organización de oficinas conocido como hot desk o hot desking permite un mayor aprovechamiento del espacio en empresas con personas que teletrabajan, así como una mayor movilidad y mejor conexión entre equipos. El hot desking es una corriente que consiste en crear espacios de trabajo compartidos y bajo demanda en los que el empleado, en vez de tener su propio escritorio fijo, puede ubicarse cada día en uno diferente en función de la disponibilidad. Como resultado, los espacios de trabajo son más flexibles, económicos y fomentan un ambiente más colaborativo y comunicativo.
• Ahorro de costes y espacio para la organización: Menos presencialidad significa menos gasto en costes fijos y mantenimiento, pero también en espacio de oficina, por ejemplo.
• Reducir el absentismo laboral aumentando la autonomía y el compromiso: No hay mayor revulsivo contra el absentismo que un empelado satisfecho con sus condiciones de trabajo. La reducción de gastos y tiempos de transporte reduce el estrés y facilita la conciliación, lo que no solo afecta a la productividad en sí, sino también al posible absentismo.
• Cuidado al bienestar mental de los empleados: Al reducir el estrés asociado a la continua movilidad y aumentar las posibilidades de conciliación ofreciendo una mayor flexibilidad laboral, las empresas cuidan la salud mental y el bienestar de los empleados.
• Organización más ecológica y sostenible: Reducir la movilidad de los empleados no solo redunda en una mayor productividad para la empresa sino, también, en el cuidado del medio ambiente. Esto posiciona a las empresas como organizaciones sostenibles que tratan de reducir su huella de carbono.

La clave es ofrecer medidas de flexibilidad laboral en horarios, ubicación, beneficios … Todo ello provoca un mayor compromiso y mejora el flujo de ideas de un personal más satisfecho. No se debe menospreciar el buen clima laboral que ofrece esta autonomía.

Sin embargo, a nivel cuantitativo la cifra que más mejoras presenta es la reducción de presentismo y el aumento del trabajo efectivo.

Ventajas de teletrabajar para los empleados

Además de los ya citados beneficios del teletrabajo para las empresas, los empleados también encuentran numerosas ventajas de teletrabajar. Entre ellas, destacan:

• Mejora la conciliación entre la vida laboral y la personal. Es la máxima en la gestión del talento desde la pandemia, ofrecer una mejor conciliación para fidelizar el talento de valor.
• Reduce el estrés que supone estar pendiente del reloj, y con ello aumenta la productividad. Con ello no solo gana el empleado, también la empresa.
• Ahorro de tiempo y dinero en los desplazamientos. El pilar salarial sigue siendo el más importante para la gran mayoría de personas trabajadoras. En la mayoría de los casos, el aumento salarial es casi tan agradecido y fideliza tanto el talento como el ahorro en los costes del desplazamiento.

La gestión del tiempo de las personas trabajadoras en las organizaciones no solo implica el control horario en el trabajo o la gestión de ausencias o vacaciones, sino también la flexibilidad laboral. Como beneficio que garantiza flexibilidad, la deslocalización de la ubicación ofrece un nuevo nivel tras la proliferación de horarios no rígidos.

Inconvenientes del teletrabajo para las empresas

No cabe duda de que el teletrabajo puede ser un gran aliado en situaciones de crisis, pero también existen algunas cuestiones que se ven afectadas por este modo de trabajo. Tras la pandemia, que supuso un antes y un después en la deslocalización de las empresas, y con la vuelta a la normalidad, tuvimos que aprender a gestionar estos inconvenientes del teletrabajo para lograr neutralizarlos o, incluso, convertirlos en ventajas.

Algunos de los desafíos del teletrabajo para las empresas son:

• El aislamiento puede generar descoordinación entre los miembros del equipo. El contacto físico es el mayor generador de confianza entre equipos y cuando se eliminan comienzan los conflictos y malentendidos. Los modelos híbridos de trabajo permiten mantener esa cercanía entre el personal, ofreciendo también días de teletrabajo.
• A partir de un 30% de teletrabajo es obligatorio firmar un acuerdo de teletrabajo y la gestión del teletrabajo y el aforo en la oficina puede resultar tedioso. Es necesario contar con un sistema que reduzca las tareas y permita visibilizar en qué modo de trabajo están los empleados y los equipos.
• La deslocalización obliga a mejorar los sistemas y canales de comunicación interna. Mantener una comunicación interna fluida, inter e intra departamentalmente, es fundamental para que el teletrabajo no afecte a la alineación de las personas trabajadoras con el resto de los equipos y con los objetivos estratégicos de la empresa. Por ello, canales de comunicación como Microsoft Teams pueden ayudar cuando los equipos están deslocalizados.

Desventajas de teletrabajar para los empleados

Asimismo, para las personas trabajadoras el trabajo en remoto, especialmente cuando es a jornada completa, puede traer consigo una serie de inconvenientes o desafíos que es necesario aprender a gestionar. Entre ellos destacan:

• Es más difícil llevar a cabo una correcta desconexión digital: Trabajar desde casa ha supuesto, en muchos casos, estar constantemente conectado al puesto de trabajo, lo que debe combatirse para respetar el derecho a la desconexión digital obligatoria por la propia legislación del teletrabajo.
• Si el teletrabajo se combina con poca interacción social puede generar aislamiento: Muchas personas tienen su centro de trabajo como su centro de sociabilización principal. Reducir su presencia puede afectar a su capacidad de sociabilización y desembocar en un aislamiento que impacte en su bienestar mental. El ser humano es un animal sociable y las organizaciones deben mantener su relación interna.

¿Qué modalidad es más adecuada en cada caso?

Elegir entre el teletrabajo, el trabajo híbrido o la modalidad presencial es una decisión estratégica que debe basarse en tres factores:

• Las necesidades específicas de la empresa.
• El tipo de tareas a realizar.
• Las preferencias de los empleados.

Ventajas y desventajas del teletrabajo hay varias y cada empresa debe estudiar de manera detenida sus propias circunstancias. No existe una solución única para todas las empresas.

Otros factores que las empresas deben considerar a la hora de decantarse por una modalidad u otra son los relacionados con la cultura organizacional o la infraestructura tecnológica disponible.

Por ejemplo, en empresas con una fuerte cultura de trabajo colaborativo y creativo, un modelo híbrido de trabajo podría ser una opción equilibrada ya que permite a los empleados disfrutar de la flexibilidad del teletrabajo mientras mantienen la interacción cara a cara que fomenta el desarrollo de la innovación y la creatividad.

También resultará fundamental evaluar la capacidad de la empresa para proporcionar los recursos necesarios para el teletrabajo, como equipos tecnológicos, acceso a software de colaboración y medidas de cíber seguridad.

El sector de actividad

Por norma general, podemos afirmar que hay ciertos sectores y trabajos que, por su propia naturaleza, requieren la presencia física de los empleados en las instalaciones de la empresa. Es el caso del sector manufacturero e industrial, empresas en las que se requiere usar maquinaria, supervisar procesos de producción y/o manipular productos físicos.

Otros ejemplos en los que es necesario el trabajo presencial son el sector de salud, del retail y la hostelería. Por ejemplo, tiendas físicas, restaurantes y hoteles dependen de la presencia de los empleados para atender a los clientes y realizar el trabajo. Aunque la digitalización ha permitido la automatización de ciertos procesos, la atención al cliente cara a cara sigue siendo un pilar en estos sectores.

Por el contrario, también hay actividades que pueden realizarse de manera efectiva desde cualquier lugar, siempre y cuando se cuente con las herramientas tecnológicas adecuadas. En estos casos, el teletrabajo, más allá de ser viable, puede resultar beneficioso tanto para la empresa como para los empleados.

El ejemplo por antonomasia de sectores donde el teletrabajo es una modalidad más que deseable son los tecnológicos, ya sea el caso de empresas de tecnología y desarrollo de software como empresas dedicadas al marketing y la publicidad. De hecho, empresas como Google y Microsoft ya han adoptado modelos de trabajo flexibles para sus equipos técnicos y permiten a sus empleados trabajar desde cualquier lugar del mundo.

Smart working: cuando la tecnología impulsa la productividad y facilita la flexibilidad con teletrabajo

La gestión de personas, equipos y tareas planteada desde el marco de smart working permite impulsar la productividad en equipos en remoto, manteniendo la flexibilidad horaria. Para implantarlo es preciso apoyarse en la tecnología más avanzada y puntera, como Cegid Visualtime.

Hay tres formas clave en las que smart working puede permitirnos ser más productivos:

• Aumentar el correcto desempeño con la misma o menor entrada de recursos personales. Es necesario contar con mejores sistemas en línea, costes de viaje minimizados y trabajo más efectivo a distancia.
• Reducir tareas repetitivas o duplicadas y liberar tiempo para el trabajo productivo, optimizando procesos y reemplazando las reuniones de estilo antiguo con técnicas de colaboración flexibles.
• Gestión por resultados: el enfoque cambia para centrarse en entregar resultados.

Cegid Visualtime hace posible cumplir con la legislación y el teletrabajo sin hacer mella en la productividad. Además, con las aplicaciones tecnológicas de Cegid Visualtime las empresas pueden asegurar el cumplimiento con el  compliance y gestionar de forma rápida y sencilla el modelo de trabajo híbrido, así como controlar el aforo del centro de trabajo.