Sistema VeriFactu

Con el objetivo de combatir el fraude fiscal y reforzar la confianza de los consumidores, se vienen implantando desde hace un tiempo diferentes medidas en países de la Unión Europea.

El Gobierno de España, dentro del contexto de la Ley Antifraude ha puesto en marcha la implantación de un sistema de emisión de facturas verificables o sistema VeriFactu. Con ello, se pretende que las empresas remitan directamente a Hacienda las facturas cuando se emitan.

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¿Qué es el sistema Veri*Factu?

Los sistemas de emisión de facturas verificables o VeriFactu tienen entre sus objetivos combatir las prácticas fraudulentas y evasivas que impactan negativamente en la economía del país y, por otro lado, impulsar la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad de las empresas. Estos sistemas de verificación de factura electrónica garantizarán que las facturas sean confiables y difíciles de manipular.

Una de las novedades que introduce la Ley Antifraude es VeriFactu o los sistemas de emisión de facturas verificables. Este término se refiere a los sistemas informáticos de facturación que remiten de manera electrónica todos los registros de facturación a Hacienda. Los requisitos que deben cumplir estos sistemas son los que recoge el reglamento de la Ley Antifraude para ser un software certificado por AEAT.

Todas las facturas deberán estar expedidas de forma digital por un software que esté certificado por la Agencia Tributaria. Dejarán de ser válidas aquellas facturas realizadas en Word o Excel, algo que todavía muchos autónomos y microempresas utilizan. Aunque la Ley Antifraude entró en vigor en 2021, lo referente a los requisitos para el software está todavía pendiente de la aprobación del reglamento.

Con los sistemas de facturación electrónica se busca que esté garantizada la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación tal y como recoge la ley tributaria. De esta manera, se logra que los datos de los softwares de facturación sean confiables y no se puedan manipular, pero ahora se añade también el factor verificable.

Estos datos deben emitirse por medios electrónicos a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

Soluciones Cegid adaptadas a Verifactu

Para ayudarte en la comprobación de las soluciones que están adaptadas a los nuevos requerimientos de los sistemas de emisión de facturas verificables o sistemas Veri*Factu, en todos nuestros productos tendrás disponible este sello.

A través de ello garantizamos que nuestro software cumple con las especificaciones del citado Reglamento y podrá ser utilizado para remitir facturas verificables a la Agencia Estatal de Administración Tributaria de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.

Características de VeriFactu

Requisitos básicos

  • Tendrán que garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, e inalterabilidad de los registros de facturación.
  • Deberán generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición, un registro de facturación de alta por cada factura emitida.
  • Tendrán que ser capaz de remitir información a la Administración tributaria de manera continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente de todos los registros de facturación generados por medios electrónicos.
  • Las facturas tendrán que encadenarse entre sí. Es una forma más de garantizar su validez ya que el encadenamiento de facturas, junto con su registro, facilitan la comprobación de que las facturas y sus datos no han sido alterados tras haber sido presentadas.

Calidad de facturación garantizada

Estos sistemas garantizan así que los registros de facturación son exactos y auténticos y deben evitar que puedan ser alterados por el propio software, usuarios o dispositivos externos. Es importante recalcar que se considera alteración cualquier eliminación, adición o modificación, total o parcial de cualquier dato del registro original. En resumen, los sistemas VeriFactu tienen que:

  • Generar un registro de facturación al expedir cada factura
  • Remitirlos a la Administración tributaria
  • Garantizar la inalterabilidad de los datos de los registros

Datos que VeriFactu envía a Hacienda

  • NIF, nombre y apellidos, razón o denominación de: emisor de la factura, destinatario de la factura (excepto facturas simplificadas), y si ha sido emitida por un tercero.
  • Número y serie de factura, fecha, fecha de pago anticipado, especificar si es completa o simplificada.
  • Si es factura rectificativa o sustitutiva, indicando las correspondientes rectificadas o sustituidas.
  • Descripción de las operaciones.
  • Importes (base, total, retenciones) y regímenes fiscales aplicados.
  • Código de identificación del sistema informático y código del registro del alta.
  • Fecha, hora, minuto y segundo en el que se genera el registro de facturación de alta.
  • El código QR.

Sesión informativa bajo demanda: Verifactu

Nos encontramos en un momento en el que la tecnología y el mundo tributario están más unidos que nunca y por ello, vivimos cambios normativos y procedimentales de forma vertiginosa. Para poder ayudarte a comprender y adaptarte a estos cambios, te ofrecemos diferentes herramientas con las que puedes aclarar todas las cuestiones que afectarán a tu trabajo diario.

En esta sesión responderemos a todas tus dudas, de la mano del experto de la Agencia Tributaria Bartolomé Borrego, como: qué novedades normativas afectan a la facturación, qué es el sistema Verifactu, quién tiene que adoptarlo y cómo hacerlo.

Descúbrelo

¿Cuándo entra en vigor VeriFactu?

Los obligados a expedir facturas deberán tener operativos sus SIF adaptados a las características y requisitos que se establecen en él y en su normativa que se encuentra en desarrollo, previsiblemente a comienzos de 2025, permitiendo la remisión de los registros de facturación generados a la Administración Tributaria. Los softwares de facturación tendrán un periodo de nueve meses para adaptarse a los requisitos del reglamento una vez se apruebe la Orden Ministerial que lo desarrolla.

¿A quién afecta VeriFactu?

El sistema VeriFactu afecta a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y los contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas. Canarias, Ceuta y Melilla están dentro del ámbito de aplicación de este proyecto y su implantación será análoga al resto del territorio español. En los territorios forales convivirá con los sistemas propios de las haciendas forales (TicketBai) y en función de dónde se tribute se utilizará uno u otro.

Tampoco están obligadas las empresas que están dentro del SII, se da por hecho que se cumple con la obligación. No obstante, el software debe cumplir todas las especificaciones del real decreto y estar preparado para el envío, de la misma manera que si no utilizase el SII.

Hay que tener en cuenta que el envío de las facturas inmediato a la AEAT es voluntario. Sin embargo, si el contribuyente decide no enviar las facturas, el software que se utilice debe ser capaz de hacerlo. Si no se envían voluntariamente, deberán enviarlas cuando la AEAT se lo solicite.

¿Qué tipos de sistemas de emisión de facturas verificables existen?

Existirán dos tipos de sistemas de emisión de facturas verificables:

Softwares desarrollados por fabricantes que cumplan los requisitos establecidos en la ley.

Aplicación propia de la AEAT, dirigida a los obligados tributarios que hagan facturas puntuales o muy pocas facturas al año.

¿Interesado en conocer cómo podemos ayudarte a cumplir con la nueva normativa de la Ley Antifraude?

Todas nuestras soluciones ya cuentan con los sistemas de emisión de facturas verificables (VeriFactu).

¿Cómo se identifican las facturas VeriFactu?

Código QR

Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas por sistemas Verifactu tendrán que incorporar un código QR que contenga algunos datos de la factura que permitan a sus destinatarios identificarla. Además, deberán incluir una frase que indiquen expresamente que son facturas expedidas por sistema verifactu o Veri*Factu.

Envío de información a AEAT

Con la inserción de este código QR en la factura se quiere facilitar que el receptor, si lo desea, pueda proporcionar de forma voluntaria, utilizando un dispositivo para la lectura del código QR, la información sobre la factura a la Agencia Tributaria.

Registro de eventos

Asimismo, el sistema informático tendrá que guardar un registro por cada factura expedida y contar con un registro en el que se recojan principales eventos que se produzcan el software (arranque y parada, actualizaciones, entradas y salidas de usuarios, etc.).

Ventajas de los sistemas VeriFactu

Ventajas globales

En definitiva, la adopción de estos sistemas de emisión de facturas verificables es beneficioso para la sociedad en general, ya que repercuten directamente en una economía más transparente y fluida lo que ayuda a que consumidores y productores se sientan más seguros en sus transacciones comerciales.

Igualmente, otra ventaja de la factura electrónica es que se consigue que la conexión entre ciudadanos y la Administración sea más sencilla, segura y fluida.

Ventajas para los emisores de facturas

Para los emisores de las facturas, los sistemas de emisión de facturas verificables también aportan interesantes beneficios:

  • Los registros se incorporan automáticamente en la contabilidad, a través de los libros de registro de ventas e ingresos o de ingresos en el IRPF y de facturas expedidas en el IVA.
  • No es necesaria la firma electrónica para introducir o anular una factura, ya que se considera que el emisor cumple con los requisitos.
  • Cumplir con los requisitos legales que solicita la Agencia Tributaria, por lo que es menos probable ser objeto de inspección.
  • Se agilizan los trámites de facturación y contabilidad y se les dota de mayor transparencia.
  • Reducción del uso de papel al no ser necesarias las facturas físicas, con el ahorro de costes y beneficio para el medio ambiente que supone.

Ventajas para receptores de facturas

Para las empresas y autónomos receptores de las facturas también hay ventajas:

  • Será posible comprobar la información de las facturas que reciban electrónicamente. Así aumentará la confianza y transparencia en las relaciones comerciales.
  • Podrán descargar información para incluirla en sus libros.
  • Impulso a la automatización de procesos, de manera que se agiliza el trabajo diario y se reducen los errores humanos.

Ventajas para los consumidores

Uno de los principales objetivos que persigue la Administración con el sistema Verifactu es evitar el fraude, logrando un mayor control en todos los procedimientos tributarios.

Por este motivo, con los sistemas que permiten la verificación de factura electrónica la confianza de los consumidores se verá incrementada, ya que resulta casi imposible alterar o evitar declarar las facturas expedidas.

Además, como destinatarios de la factura pueden consultar la información y comprobar si ha sido remitida a Hacienda o incluso remitirla ellos mismos mediante la lectura de los datos del QR identificativo de cada factura. Esto no quiere decir que se trate de una forma de denuncia.

Verifactu en la Ley Antifraude

Verifactu es una de las medidas introducidas por la Ley Antifraude, ya en vigor desde 2021. Esta ley obliga a que los programas de gestión, facturación o contabilidad, garanticen en todo momento ciertos aspectos como son la “integridad, conservación, legibilidad, trazabilidad, accesibilidad e inalterabilidad de los registros”.

Así, establece el fin de los sotwares de doble uso, prohibiendo su fabricación, distribución y tenencia. Y obliga a que cumplan una serie de requisitos que recogerá en el reglamento de próxima aprobación.

Conoce la Ley Antifraude

¿Cómo afecta VeriFactu a empresas, despachos profesionales y autónomos?

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Para comenzar a utilizar Verifactu, simplemente se debe contar con un software de emisión de facturas verificables que cumpla con los requisitos establecidos por la ley Antifraude. Todas nuestras soluciones de software para despachos y empresas están 100% adaptadas a los nuevos requisitos de la Administración para que puedas cumplir con la normativa sin preocupaciones.

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Preguntas frecuentes

¿Qué es un sistema de verificación de factura electrónica?

Se trata de sistemas informáticos de facturación que envían de manera electrónica todos los registros de facturación a Hacienda. Los requisitos que deben cumplir estos sistemas son los que recoge el reglamento de la Ley Antifraude para ser un software certificado por AEAT.

¿Cuáles son las principales diferencias entre la factura electrónica y Verifactu?

El principal objetivo del Verifactu es el envío de la información a la Agencia tributaria, y que los sistemas informáticos sean seguros, mientras que el Ministerio de Economía busca con la factura electrónica la consecución de la interoperabilidad entre todos los sistemas de factura electrónica que puede haber y el control de la morosidad incluyendo la información del pago.

No obstante, la Agencia Estatal está en contacto con el Ministerio de Economía y Competitividad que está impulsando la factura electrónica con la Ley Crea y Crece, para la colaboración con el objetivo de buscar la mejor coherencia entre el sistema que se está definiendo para la facturación electrónica entre empresarios y el sistema Verifactu.

¿A quién afecta Verifactu específicamente?

Estarán obligados a tener un software verifactu las siguientes categorías de contribuyentes:

  • Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
  • Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollan actividades económicas.
  • No residentes que obtienen ingresos a través de un establecimiento permanente y están sujetos al Impuesto sobre la Renta de no Residentes.
  • Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
  • Productores y comercializadores de los sistemas informáticos.

¿Cómo se adaptan las soluciones de Cegid a Verifactu?

Los productos Cegid serán sistemas de emisión de facturas verificables, es decir tendrán la posibilidad de remisión de los registros de facturación generados a la Administración tributaria y cumplirán con el sistema Verifactu.

En la AEAT ya están las guías técnicas con la estructura de los ficheros de alta y anulación y los servicios de envíos en pruebas, por lo que el equipo de desarrollo de Cegid ya está analizando su implementación, para cuando se apruebe la Orden Ministerial con los requisitos definitivos acabar de desarrollar el proyecto, y que en el menor tiempo posible nuestros clientes tengan las aplicaciones adaptadas. 

¿Cómo puedo saber que mi programa cumple con la normativa antifraude?

La entidad productora del sistema informático deberá entregar a sus clientes y comercializadores una declaración responsable, certificando que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben, mediante Orden ministerial. Aún no está aprobada la Orden ministerial con los requisitos definitivos y específicos para la “auto certificación” con la declaración responsable, por ello ningún programa de software en la actualidad puede decir que está certificado.

¿Habrá alguna ayuda para implementar las modificaciones de este nuevo reglamento?

No hay una ayuda fiscal especifica, más allá de la deducibilidad de las inversiones, amortizaciones, etc. Pero está el Kit digital como posibilidad de financiación.

¿Es obligatorio tener certificado electrónico para el envío de las facturas?

Sí, las aplicaciones que envían información a los servicios web deberán autenticarse con el certificado electrónico del cliente. Todos los NIFs se tienen que validar contra la Base de Datos Centralizada de la AEAT, la presentación podrá ser efectuada por el obligado tributario, un apoderado suyo a este trámite o un colaborador social, que deberá disponer de un certificado electrónico reconocido.

Está pendiente de desarrollo normativa, no obstante, debe tenerse en cuenta, de aprobarse el proyecto de real decreto como está, que los sistemas de remisión de facturas verificables deberían poder gestionar certificados electrónicos para autenticarse en la conexión con la AEAT de cara a la remisión de la información, aunque no haya firma.

En el caso de optar por la opción “No Veri*Factu” también será necesario de disponer de un certificado para la firma de las facturas.

¿Se permite la modificación de facturas una vez enviadas a la AEAT?

No, una vez enviadas las facturas a la AEAT no se permite la modificación o eliminación de las facturas definitivas.

¿Cómo se tratarán los errores humanos a la hora de facturar?

Debemos de tener claro que las normas de facturación no cambian, por lo que, si alguien está configurando una factura, haciendo un borrador de factura, todos los errores que se produzcan están al margen de lo que es la facturación misma, de modo que solo una vez que se ha facturado ese documento no se puede modificar.

En el caso de que hayamos facturado y hayamos cometido un error humano, se deberá hacer una factura rectificativa de la anterior, que tiene una entrada más en el registro y que deberá ser comunicada también a la AEAT. Sigue el mismo criterio que aplicamos ahora en los libros registro.

¿El sistema Verifactu también afectará a las operaciones internacionales, como por ejemplo al comercio electrónico?

La obligación afecta a estas operaciones también, ya que debemos tener en cuenta que esta normativa afecta a todos los contribuyentes sujetos tanto al IRPF como al Impuesto de Sociedades, entonces en la medida en el que estos contribuyentes realicen operaciones de esta naturaleza también tienen que incluir estas facturas en sus listados de facturas y en sus procesos de facturación ordinaria, no hay ninguna especialidad.

Cualquiera que sea el régimen de IVA bien sea una factura exenta, de exportación o bien de un contribuyente que no tenga una obligación por IVA, sino que solo esté obligado solo por IRPF a presentar sus declaraciones, todos esos registros de facturas o documentos análogos a la factura tienen están incluidas en el proyecto, y deben enviarse a la AEAT, por lo tanto, las facturas internacionales también.

¿Será obligatoria la remisión de las facturas a la AEAT antes de entregarla al cliente?

No, el decreto no establece la remisión antes. Es al revés, se emitirá la factura y después se enviará.

¿Las empresas del sector público están afectadas por el proyecto de orden y por lo tanto deberán remitir las facturas a la AEAT?

En la medida en la que estén obligados a emitir facturas, están igualmente obligadas.

¿Afecta Verifactu a las empresas en estimación objetiva (módulos)?

Este proyecto tiene carácter universal, independientemente de régimen tributario que tengan. Por lo que los regímenes especiales simplificados u objetivos, están dentro del sistema. Los sistemas simplificados muchas veces son objetivos para IVA, pero no en IRPF, por lo que la facturación es un punto clave, a pesar de que en IVA no sería un elemento importante para la determinación de la deuda tributaria. Por otro lado, tenemos la posibilidad de emitir facturas en los regímenes de estimación objetiva, aunque el emisor no tributa por las facturas que emite. Estas facturas no tienen una repercusión directa en la tributación de la persona, pero si un interés directo para el control general de los sistemas tributarios, para saber cuándo, por cuánto y a quién se le ha emitido.

¿Continuará funcionando el sistema de módulos?

Los módulos son un sistema objetivo de tributación que se basa en la ausencia de información, y que según informan desde la AEAT es un sistema que no va a durar siempre, es un régimen único en la Unión Europea, ya no queda ningún país que esté tributando por régimen simplificado en la Unión Europea, sin embargo, en la UE utilizan el régimen de franquicias, sistema mucho más inteligente. La idea con la nueva directiva de IVA que entrará en vigor previsiblemente en el año 2025, es que el régimen de franquicias sea una realidad en España y a partir de ese momento nos encontraríamos con contribuyentes que si no tienen adaptado su sistema, se deberían de adaptar por lo que se ha decidido desde la AEAT que las empresas en estimación objetiva se adapten desde ya.

¡Contáctanos, estaremos encantados de ayudarte!

VeriFactu va a cambiar la forma en que se lleva a cabo la facturación y el control realizado por la Agencia Tributaria en los próximos meses. Si deseas comenzar a trabajar con un software de calidad y 100% adaptado a los requisitos establecidos, estaremos encantados de enseñarte cómo cumplir con las nuevas obligaciones de forma mucho más sencilla de lo que imaginas.