Modelo de trabajo híbrido: beneficios y desafíos para empleados y empresas

La forma en que trabajamos ha cambiado, y mucho, en los últimos años. El cada vez mayor uso que hacemos de las tecnologías no solo ha facilitado los procesos de trabajo sino que, además, ha permitido que las exigencias de presencialidad en las empresas cambien. Lejos de ser una rareza, el teletrabajo y, en especial, los modelos de trabajo híbridos están cada vez más extendidos. Tanto que ha surgido la necesidad de regularlo, con la publicación de la Ley de Teletrabajo en julio de 2021.

¿Qué es el trabajo mixto y qué diferencias hay entre trabajo a distancia y trabajo híbrido? ¿Cuáles son los beneficios de los modelos de trabajo híbrido para las empresas? ¿Y para los empleados? ¿Qué desventajas pueden suponer, y cuáles son los desafíos a los que deben enfrentarse los diferentes actores a la hora de implantarlo?

Son preguntas importantes a las que debemos dar respuesta para, entre otras cosas, poder cumplir con la normativa española. El modelo híbrido de trabajo es una tendencia global e, inevitablemente, empresas y empleados deben adaptarse a esta realidad.

¿Qué es trabajo híbrido?

Entre trabajo a distancia, teletrabajo, trabajo híbrido, full remote… puede haber una confusión entre conceptos que conviene, antes que nada, aclarar.

El trabajo híbrido es una de las tres grandes modalidades en las que actualmente trabajamos: presencial, híbrido y a distancia. Parece obvio que en los trabajos presenciales el empleado debe trasladarse al lugar donde se desarrolle el empleo. Parece obvio también que en el trabajo a distancia el empleado trabaja desde donde desee: su casa, unas oficinas de coworking…

Una definición de trabajo híbrido es aquel que combina el trabajo a distancia con el trabajo presencial: el empleado en ocasiones tiene que desplazarse a las oficinas y, en otras, puede trabajar desde donde desee. De esta manera, aprovecha los efectos positivos de cada una de las modalidades.

Es decir, las personas con un modelo de teletrabajo híbrido asisten a su trabajo de forma presencial solo unos días a la semana, teletrabajando los otros días. Es frecuente que algunas empresas establezcan días concretos, en otras los empleados pueden elegir qué días trabajar en remoto y cuáles de forma presencial.

¿Cuándo es trabajo a distancia o híbrido?

La definición de trabajo híbrido parece clara. Tal vez lo que no parezca tan claro es ¿cuándo se considera trabajo híbrido o a distancia? ¿Dónde está el porcentaje que marca el límite entre las diferentes modalidades?

La Ley de Teletrabajo da respuesta a esta pregunta: para ser considerado teletrabajo, el trabajo a distancia debe realizarse de forma habitual: a partir de un 30% de la jornada laboral en un periodo de 3 meses. Y entonces es necesaria la firma de un contrato de trabajo a distancia.

Otra cuestión que podríamos plantearnos es si hay alguna diferencia entre trabajo a distancia y teletrabajo. La respuesta es afirmativa: el teletrabajo es aquel que se realiza haciendo uso de sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicación. El trabajo a distancia, por su parte, no exige la utilización de las nuevas tecnologías.

Características de la modalidad híbrida de trabajo

Por lo tanto, además de por esta combinación de trabajo a distancia y presencial, un modelo de trabajo en remoto híbrido se caracteriza por:

1. El uso de la tecnología. 

Las tecnologías han hecho posible el teletrabajo, ya sea en una modalidad híbrida o en full remote, es decir, de manera parcial o total. Han aparecido herramientas digitales que permiten, por ejemplo, colaborar en línea, y ya no es necesario tener un ordenador fijo como puesto de trabajo. Además, este tipo de aplicaciones, como Cegid-Visualtime, permiten llevar a cabo el control de horas de trabajo obligatorio por la legislación española.

Es necesario tener en cuenta que, según la Ley 10/2021, de trabajo a distancia, es obligatoria la firma de un contrato especial cuando el tiempo durante el que el empleado trabaja en remoto es superior al 30% de su jornada durante 3 meses. Una de las cosas que debe incluir este contrato de teletrabajo es un inventario del material necesario para desempeñar las labores y el periodo máximo de renovación. La empresa debe hacerse responsable del mantenimiento y soporte técnico de los medios informáticos.

2. La flexibilidad laboral. 

Por norma general, el teletrabajo y la modalidad híbrida de trabajo son sistemas que permiten una mayor flexibilidad laboral y, por lo tanto, ofrece a los empleados la posibilidad de disfrutar de los beneficios de la conciliación laboral y familiar.

Esta posibilidad de conciliar de una manera óptima se acentúa cuando se combina el trabajo híbrido con la flexibilidad horaria, es decir, cuando el empleado tiene la capacidad de seleccionar con libertad el momento de inicio y fin de su jornada.

3. Las mismas oportunidades para todos los empleados. 

El trabajo híbrido debe ser inclusivo. Es decir, la empresa debe velar porque todos los empleados tengan las mismas oportunidades y derechos, independientemente de la cantidad de horas que trabajen en remoto o desde el lugar de trabajo.

Por ejemplo, independientemente desde dónde trabajen, todos los empleados deben recibir las mismas comunicaciones por parte de la empresa en el mismo tiempo y del mismo modo. Además, todos los empleados deben poder comunicar sus inquietudes y quejas de la misma manera, y para esto es muy práctico la creación de un canal de denuncias virtual.

Beneficios del trabajo híbrido

Si tuviéramos que destacar un beneficio del trabajo mixto sin duda sería la posibilidad de combinar las dos modalidades de trabajo: el presencial y el remoto.

¿La razón? Por un lado, permite disfrutar de todos los beneficios de la conciliación y aumentar las tasas de productividad que supone el trabajo a distancia sin, por ello, tener que renunciar a la creación de lazos sociales que conlleva el trabajo presencial.

Más allá de esta evidente ventaja, la modalidad híbrida de trabajo ofrece grandes beneficios tanto a los empleados como a las empresas.

Ventajas del trabajo mixto para las empresas

• Reducción de costes operativos relacionados con el lugar de trabajo, como el alquiler del espacio o el pago de los suministros (luz, agua…)
• Facilita la captación y retención del talento al ser, por un lado, un modelo flexible en cuanto a dónde vivan sus empleados y, por otro, un modelo deseado por los posibles candidatos.
• Mayor rendimiento de sus trabajadores, puesto que está demostrado que el trabajo híbrido incrementa la motivación y la productividad.
• Facilita el cumplimiento de la RSC y las políticas medioambientales, ya que se reducen las necesidades de traslado de los empleados al puesto de trabajo, evitando hacer uso de los automóviles.
• Mejora el employee experience, fomenta la creación de lazos sociales que se produce con la presencialidad y mejora el bienestar laboral.
• Las empresas que incorporan las herramientas propias del trabajo híbrido están más preparadas para afrontar los retos tecnológicos del futuro, promoviendo la innovación como parte de la cultura empresarial.

Beneficios del trabajo híbrido para los empleados

• Mayor flexibilidad, más aún si es el empleado quien puede decidir cuándo trabajar en remoto y cuándo asistir al lugar de trabajo.
• Más posibilidades de conciliación y mayor equilibrio entre la vida laboral y familiar de los empleados.
• Una experiencia profesional más positiva, puesto que es un modelo de trabajo que se adapta mejor a la vida personal, las obligaciones y necesidades de los empleados.
• Sienten una mayor motivación y son más productivos, reduciendo también las posibilidades de sufrir del síndrome de burn-out.
• También les supone un ahorro porque tienen que destinar menos recursos al transporte y otros gastos, como comer fuera de casa.

Desafíos del trabajo híbrido

El trabajo mixto presencial – remoto tiene muchas ventajas, pero también una serie de limitaciones u obstáculos que tanto las empresas como los empleados deben superar.

Por ejemplo, uno de los planteamientos que pueden marcar el éxito o el fracaso de la implementación de los modelos híbridos de trabajo es dónde pase el tiempo el equipo directivo. Si los lideres de la empresa trabajan en mayor medida de manera presencial, es muy posible que los empleados quieran trabajar también desde la oficina para ser más visibles y tener más posibilidades de promoción. Y esto pone en peligro esa necesidad de igualdad de oportunidades de la que hablábamos antes.

Otra de las posibles desventajas del trabajo híbrido es que implica la necesidad de realizar una inversión considerable. Aunque en un primer momento pueda parecer que con el trabajo remoto o híbrido las empresas pueden ahorrar en gastos operativos, la realidad es que la mayoría deben invertir en un desarrollo tecnológico y la compra de dispositivos y herramientas. Además, según la ley del teletrabajo, la empresa deberá compensar los gastos derivados de la prestación del trabajo, tales como electricidad e Internet.

Por otra parte, y aunque está demostrado que el modelo de trabajo híbrido eleva la productividad y la motivación, no necesariamente hace a las empresas ganar en eficiencia. Esta puede verse limitada si no hay un seguimiento puntual de las labores que hace cada empleado, algo que se puede solucionar fácilmente con la ayuda de un software como Cegid Visualtime que permite llevar un control del tiempo de trabajo efectivo.

Además, estas modalidades mixtas de trabajo pueden dificultar el trabajo colaborativo, para lo que será necesario establecer métodos y canales de comunicación en la empresa eficaces. También puede hacer que se enfríen las relaciones laborales entre compañeros, al haber menos contacto entre ellos.

Por último, el trabajo híbrido requiere de un conocimiento especializado tanto de las herramientas digitales necesarias como por parte de los departamentos de RRHH. Por ejemplo, la normativa española exige la creación de un contrato especial para aquellos empleados que trabajen en modalidades híbridas o remotas, por lo que probablemente sea necesaria una nueva gestión documental.

Facilitar la gestión del trabajo híbrido para los departamentos de RRHH

Sin embargo, con un software de gestión de RRHH actualizado que responda a las necesidades presentes de las compañías será mucho más sencillo realizar esa gestión adicional que requieren los modelos híbridos de trabajo.

En un contexto de trabajo a distancia o híbrido las empresas requieren más que nunca de una solución integrada de todas las funciones relacionadas con la gestión de RRHH. Cegid Visualtime es una herramienta ágil y flexible que permite resolver todas las tareas de control, seguimiento y registro horario en una sola plataforma, independientemente de dónde estén ubicados los empleados. Esto facilita enormemente la gestión del trabajo a distancia, adaptándose no solo a las políticas de empresa sino también a las cuestiones normativas y legales.

Cegid Visualtime permite sumar el tiempo de trabajo real y efectivo de cada empleado, cumpliendo con la normativa del control horario en el teletrabajo. También permite conocer la disponibilidad de los equipos y los espacios libres de la oficina y facilitar el registro de la jornada laboral desde cualquier lugar y dispositivo.

Además, cuenta con un portal del empleado donde cada trabajador podrá tener acceso, independientemente del dispositivo, a toda su información personal, documentos, fichajes… A través de este portal podrá pedir permisos, solicitar vacaciones y llevar a cabo su gestión documental de una manera sencilla y efectiva.

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