Ley de teletrabajo: Todo lo que necesitas saber sobre la normativa española

Parece que ya el covid ha quedado atrás y, con ello, todos esos cambios sociales que trajo la pandemia. Pero algo perdura, y es la popularización del teletrabajo. Aunque el porcentaje de población activa que trabaja a distancia ha decrecido después del confinamiento, lo cierto es que es una realidad que ha llegado para quedarse. Por eso, ha sido necesario regular este nuevo método de trabajo que se realiza desde instalaciones ajenas a las oficinas de la empresa. ¿Qué aspectos legales debes tener en cuenta cuando hablamos de normativa de teletrabajo?

¿Qué se considera teletrabajo?

Aunque a priori podamos pensar que es lo mismo, lo cierto es que teletrabajo y trabajo a distancia guardan ciertas diferencias entre sí. Podríamos decir que todo teletrabajo es trabajo a distancia, pero no sucede al revés.

¿Por qué? Pues porque según establece la ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia, el teletrabajo es aquel que se realiza a distancia y usando para ello sistemas informáticos, telemáticos o de telecomunicación. Así, ya en el primer párrafo de la ley de teletrabajo dice:

“El trabajo a distancia, entendido como trabajo que se realiza fuera de los establecimientos y centros habituales de la empresa y del que el teletrabajo es una subespecie que implica la prestación de servicios con nuevas tecnologías…”

Para ser considerado teletrabajo, debe realizarse de forma habitual, es decir, a partir de un 30% de la jornada laboral en un periodo de 3 meses.

Evolución de la normativa de teletrabajo en España

¿Sabes que Isaac Newton desarrolló su teoría de la gravedad mientras trabajaba en remoto porque la Universidad de Cambridge tuvo que cerrar temporalmente? Es el primer dato de trabajo a distancia que conocemos en la historia, y ya demuestra cómo esta modalidad puede ser igual de productiva (o más) que el trabajo presencial.

El teletrabajo propiamente dicho ha sido posible gracias a la aparición de las nuevas tecnologías, la creciente velocidad de las redes de comunicación y el surgimiento de soluciones cloud. En España, la tasa de teletrabajo habitual durante 2022 fue del 12,5%, según datos del informe Flash del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI), adscrito al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

En este contexto en el que esta nueva modalidad de empleo es cada vez más una realidad, a lo largo del siglo XXI se ha regulado el teletrabajo con normativas comunitarias y nacionales. Así, en 2002 surgió el llamado Acuerdo Marco Europeo sobre el Teletrabajo, un punto de partida en la regularización de esta modalidad.

Si hablamos de la legislación de teletrabajo española, la primera vez que se contempló el trabajo a distancia fue en 2012 con la reforma del artículo 13 de la sección 4ª del Estatuto de los Trabajadores, relativa a las modalidades del contrato de trabajo. En este momento se introdujo por primera vez una definición sobre el trabajo a distancia como alternativa al empleo presencial. Desde entonces se han ido sucediendo algunas modificaciones en materia legal que obligan a los responsables de recursos humanos a estar siempre actualizados para poder dar cumplimiento y efectuar un correcto control horario y una adecuada gestión del tiempo de sus empleados.

Real Decreto Ley 28/2020 de Trabajo a distancia

Fue en 2020 cuando apareció una normativa de teletrabajo específica: el Real Decreto Ley 28/2020 de Trabajo a Distancia, publicado en el BOE el 22 de septiembre. Una norma extensa y algo tediosa compilada en el BOE.

En esta regulación del trabajo a distancia se plantea una diferencia entre dos conceptos que hasta la fecha se consideraban sinónimos, como son trabajo a distancia y teletrabajo.

Además, la normativa planteaba una igualdad de derechos entre el personal con trabajo a distancia y el que desarrolla su actividad presencialmente: derechos sindicales, mantenimiento de horarios, políticas de conciliación… Asimismo, establecía como obligatoria la firma de un contrato de teletrabajo para aquellas personas que trabajen a distancia de manera regular, es decir, más del 30% de su jornada durante los tres meses que se establecen de referencia.

Ley 10/2021 de Trabajo a distancia

Unos meses más tarde, el 9 de julio de 2021, se publicó en el BOE la nueva Ley 10/2021 de Trabajo a Distancia, que derogó el Real Decreto Ley 28/2020. Esta nueva ley, sobre todo, endureció los términos de su predecesor e introdujo unos cambios, aunque mínimos:

1. Con el fin de determinar la autoridad laboral y los servicios públicos de fomento que se ven involucrados en la modalidad de teletrabajo, se tomará en cuenta el domicilio del empleado que figure en su contrato laboral y, en su defecto, el de la empresa o lugar físico donde se ejecute el trabajo.
2. Comienza a regir un procedimiento judicial específico para todos aquellos reclamos o solicitudes vinculados con el acceso, la revisión y las modificaciones que se establezcan en la modalidad de trabajo a distancia.
3. Se amplían las razones de discriminación, que hasta el anterior Real Decreto solo incluía motivos referidos a sexo o género. A partir de ahora se contempla por ley también la discriminación en teletrabajo por edad, antigüedad, grupo profesional o discapacidad.
4. La ley actualiza los importes de las sanciones laborales previstas en la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). El incremento ronda el 20% y las nuevas cuantías entraron en vigor el 1 de octubre de 2021. Como ejemplo, la cuantía por infracciones graves en materia de trabajo a distancia pasó de 6.250 euros a 7.500 euros.

¿Qué dice la regulación sobre el teletrabajo en España?

La nueva normativa de teletrabajo obliga a regular el trabajo a distancia que se realiza de forma habitual, a partir de un 30% en un periodo mínimo de 3 meses, con la única excepción del que se realizaba por causa del Covid-19.

Las claves para comprender los cambios son:

1. La realización del trabajo a distancia es voluntaria y reversible por ambas partes. No puede forzarse la aceptación de este tipo de condiciones y, además, siempre debe existir la opción de volver a recuperar un modelo presencial. En este sentido, un trabajador que teletrabaje siempre tendrá prioridad frente a nuevas contrataciones en el caso de que surjan nuevas vacantes de empleo presencial dentro de la empresa.
2. Requerirá la firma de un acuerdo por escrito. La forma oral no es válida para un pacto de este tipo y el error en la forma podría anular su validez. Al respecto, la ley dice que en caso de que sea una modificación de un contrato ya existente, deberá figurar como anexo a este.
3. El hecho de que un empleado se niegue a trabajar a distancia no podrá ser motivo para su despido ni para la modificación de las condiciones salariales.
4. El teletrabajo tampoco puede ser impuesto como una modificación sustancial de las condiciones de trabajo (Art. 41 del Estatuto de Trabajadores), aunque “existan probadas razones económicas, técnicas, organizativas o de producción”.
5. En el caso de menores con contrato de trabajo o contratos en prácticas o formativos, se debe garantizar un mínimo del 50% de trabajo presencial.
6. Además, la empresa deberá asumir todos los gastos y dotar a sus empleados de equipos, herramientas y consumibles necesarios para poder teletrabajar. También han de abonar y compensar los gastos derivados de la prestación de su trabajo, tales como electricidad e Internet.
7. El teletrabajador tendrá derecho al horario flexible en los términos que contemple el acuerdo de trabajo a distancia. La empresa debe tener en cuenta la distribución de la jornada para garantizar los periodos de descanso y desconexión.

Acuerdo de teletrabajo: claves de cumplimiento

Una vez empresa y trabajador deciden probar este nuevo planteamiento contractual que afecta a su relación laboral, hay que dar el paso de configurar el acuerdo o contrato de teletrabajo, según el Reglamento de Teletrabajo. En Cegid-Visualtime tenemos preparado un modelo de acuerdo de trabajo a distancia según la ley 10/2021 que puede servir de gran utilidad para la firma de este tipo de contratos. Básicamente, el acuerdo debe registrar:

• Inventario del material que se pondrá a disposición del empleado para que desempeñe su trabajo.
• Enumeración de gastos y detalle de cómo los compensará la empresa. Bajo ningún concepto pueden formar parte del salario.
• Horario de trabajo, descansos y reglas de disponibilidad.
• Porcentaje de tiempo de trabajo que se realizará a distancia o presencial.
• Centro de trabajo en el que está adscrito el trabajador.
• Lugar o lugares de trabajo a distancia, elegido/s por la persona trabajadora.
• Tiempo de preaviso para revisar el pacto de trabajo a distancia.
• Instrucciones en materia de protección de datos y seguridad de la información.

Cuando ambas partes otorgan su consentimiento, coinciden sus voluntades y se comprometen a cumplir con lo pactado, es momento de que la organización entregue la siguiente documentación:

• Copia del acuerdo firmada y fechada a la representación legal de los trabajadores. Deberá entregarla en un plazo máximo de 10 días.
• Copia del acuerdo a la oficina de empleo, aportando el acuerdo y también el recibo de la representación legal de los trabajadores.

Derechos que contempla la normativa de trabajo a distancia

Además de tener los mismos derechos que un trabajador presencial, la legislación del teletrabajo española reconoce expresamente a las personas que trabajan de manera no presencial una serie de derechos en su capítulo tercero:

• Derecho a la formación. Las empresas deberán adoptar las medidas necesarias que garanticen la participación de las personas que trabajan a distancia en las acciones formativas. Asimismo, deberán dar acceso a la formación necesaria para el adecuado desarrollo de su actividad.
• Derecho a la promoción profesional. Las empresas deberán informar de las posibilidades de ascenso que se produzcan, tanto para puestos presenciales como a distancia.
• Derecho a la dotación suficiente y mantenimiento de medios, equipos y herramientas, de conformidad con el inventario pactado en el contrato de teletrabajo y, en su caso, en el convenio colectivo.
• Derecho al abono y compensación de gastos. La empresa deberá sufragar o compensar los gastos derivados del desarrollo del trabajo.
• Derecho al horario flexible en los términos del acuerdo. La persona que teletrabaja podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido.
• Derecho al registro horario adecuado. El artículo 34.9 del Estatuto de Trabajadores regula el sistema de registro horario, que deberá reflejar fielmente el tiempo que la persona que teletrabaja dedica a su actividad, detallando el inicio y fin de la jornada.
• Derecho a la prevención de riesgos laborales. Las personas que trabajan a distancia tienen derecho a una adecuada protección en materia de seguridad y salud en el trabajo. La evaluación de riesgos debe tener en cuenta aquellos característicos de esta modalidad: factores psicosociales, ergonómicos y organizativos y de accesibilidad del entorno laboral elegido. En particular, según detalla la ley, “deberá tenerse en cuenta la distribución de la jornada, los tiempos de disponibilidad y la garantía de los descansos y desconexiones”. La evaluación de los riesgos deberá hacerse solo en la zona habilitada para la prestación de servicios y la empresa debe conocer todos los riesgos a los que está expuesto el trabajador, así como las medidas de protección adecuadas.
• Derecho a la intimidad y a la protección de datos. La empresa no podrá exigir la instalación de programas en dispositivos que sean propiedad del trabajador, tampoco que use estos dispositivos para desarrollar su trabajo. Los convenios colectivos podrán regular los términos dentro de los cuales el trabajador puede hacer uso personal de los equipos profesionales que la empresa pone a su disposición.
• Derecho a la desconexión digital. La empresa debe limitar el uso de los medios tecnológicos de comunicación empresarial y de trabajo durante los periodos de descanso. También debe respetar la duración máxima de la jornada. Se hace hincapié en que este derecho a la desconexión digital se preservará particularmente en personas que trabajen a distancia o bajo modelos híbridos.
• Derechos colectivos. Por último, la ley de teletrabajo establece que las personas que trabajan a distancia tendrán derecho a ejercitar sus derechos de naturaleza colectiva de la misma manera que las que trabajen presencialmente. Asimismo, la empresa deberá asegurarse de que no haya obstáculos en la comunicación entre las personas que trabajan a distancia y sus representantes legales, así como con el resto de los miembros del equipo.

Control horario en las modalidades de trabajo a distancia

La actual normativa de teletrabajo española también regula cómo se debe proceder para cumplir con la legislación sobre el control horario establecida en el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Así, el capítulo 13 de la ley del teletrabajo establece que el empleado tiene derecho a un horario flexible:

De conformidad con los términos establecidos en el acuerdo de trabajo a distancia y la negociación colectiva, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso, la persona que desarrolla trabajo a distancia podrá flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido.

Ventajas e inconvenientes del teletrabajo

Históricamente, el trabajo en remoto ha sido objeto de debate entre sus partidarios y refractores. Por un lado, se considera idóneo para, por ejemplo, facilitar la conciliación. Por otro, crea una desconexión poco deseable del trabajador con respecto al resto de empleados y el propósito de la empresa.

No obstante, el teletrabajo tiene una serie de ventajas muy deseables tanto para el trabajador como para las empresas.

La propia ley 10/2021 de trabajo a distancia habla de una serie de ventajas e inconvenientes de esta modalidad de trabajo. Entre las ventajas a las que apunta se encuentran:

• Una mayor flexibilidad en la gestión de los tiempos de trabajo y los descansos.
• Mayores posibilidades de que la persona empleada se auto organice, con consecuencias positivas para la conciliación de la vida personal, familiar y laboral.
• Una reducción de costes en las oficinas y de desplazamientos.
• Mayor productividad y racionalización de horarios.
• Mayor compromiso por parte de la persona empleada.
• Atracción y retención del talento.
• Reducción del absentismo y de las distracciones durante la jornada, al reducirse las interacciones grupales.

Además, también tiene un impacto positivo tanto en el medio ambiente al decrecer el número de desplazamientos y el uso de vehículos privados, como en el desarrollo de las áreas rurales, ya que facilita que las personas puedan vivir en este tipo de entornos.

Para las empresas, aunque para algunas organizaciones con una cultura más tradicional el trabajo a distancia pueda verse como algo no deseable, lo cierto es que conlleva numerosas ventajas. Por ejemplo, aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores y, al desarrollar sus tareas desde casa, se elimina casi por completo el absentismo laboral, especialmente el injustificado. Además, con un software de gestión de recursos humanos como Cegid Visualtime, el control horario y las tareas administrativas de RRHH pueden incluso volverse más sencillas.

Sin embargo, el texto publicado en el BOE también da cuenta de algunos inconvenientes del trabajo a distancia, tales como:

• Fatiga informática.
• Conectividad digital permanente.
• Mayor aislamiento laboral.
• Pérdida de la identidad corporativa.
• Deficiencias en el intercambio de información.
• Dificultades asociadas a la falta de servicios básicos en el territorio.
• Traslado a la persona trabajadora de los costes de la actividad productiva sin compensación.

Aplicación práctica del Reglamento de Teletrabajo

La actividad del trabajador a distancia debe realizarse a través de los medios telemáticos facilitados; aunque con límites, habida cuenta del potencial uso privado por parte de los trabajadores.

La normativa de teletrabajo permite a la empresa instalar poderes y medios de control empresarial. Con Cegid Visualtime controlar las tareas de tus trabajadores se convertirá en algo sencillo y práctico, estén donde estén.

• Podrás llevar a cabo un seguimiento más efectivo de las diferentes tareas, de inicio a fin.
• Podrás gestionar las horas invertidas y los costes asociados a los distintos proyectos, actividades y tareas, evitando errores.
• Conocerás en todo momento qué empleados han realizado las tareas que les corresponden y cuánto tiempo ha dedicado cada uno en completarlas.

Estas funcionalidades facilitan una gestión transparente pero que, al mismo tiempo, no resulta intrusiva. Eso significa que permiten mostrar el desempeño de los empleados, haciendo posible una gestión de tareas proactiva, permitiendo ajustar costes e incluso mejorar los márgenes de beneficio.

¿Imaginabas que aplicar el Reglamento de Teletrabajo sería así de sencillo?

Modelo de trabajo híbrido como una tendencia instalada

Que el trabajo remoto ha llegado para quedarse ya no es una novedad, pero sí lo es el mundo que se abre respecto a la forma de gestionarlo en las empresas. Es necesario encontrar un equilibrio entre el viejo modelo de trabajo presencial y las nuevas opciones que ofrece el trabajo a distancia.

En la búsqueda de este equilibrio, lo que se impone es un modelo de trabajo híbrido que pisa fuerte y tiene buena aceptación por parte de las organizaciones y sus colaboradores. Este modelo ha surgido de la necesidad de las empresas de reducir el número de mesas y el tamaño de las oficinas para ahorrar costes durante la crisis sanitaria. Ante la situación de que muchos empleados se quedaron sin un lugar fijo donde ir a trabajar, fueron resurgiendo con más fuerza que nunca los espacios colaborativos de trabajo y coworking que, sin duda, sentaron las bases de una nueva necesidad en las empresas: poder gestionar el aforo disponible en esos espacios y llevar un correcto registro y control horario de sus equipos, ahora dispersos geográficamente.

¿Cómo llevar una correcta gestión de RR.HH. a distancia?

A partir de este contexto, las empresas necesitan más que nunca de una solución integrada de todas las funciones inherentes a la gestión de RR.HH. Con Cegid Visualtime puedes resolver todas las tareas de control, seguimiento y registro horario en una sola plataforma, independientemente de dónde estén ubicados los equipos de trabajo. También es posible gestionar esas horas invertidas para ajustar los costes, llevar un control horario y dar cumplimiento a la normativa vigente, desde cualquier lugar, ya sea en trabajo presencial o a distancia.

Por último, a través del portal del empleado es posible que cada colaborador pueda contar con un perfil con acceso desde cualquier dispositivo a toda su información personal, documentos, fichajes, etc. Desde aquí, el empleado puede llevar adelante su gestión documental, pedir permisos, solicitar vacaciones, rellenar formularios o firmar acuerdos, como el Acuerdo del Teletrabajo, un documento de firma obligatoria para aquellos empleados que van a realizar más del 30% (en un periodo de tres meses) de su jornada laboral en su domicilio u otra ubicación fuera de la sede de la empresa.

El acuerdo del teletrabajo es un documento imprescindible donde se deja constancia de todas las obligaciones a las que deben adscribirse trabajador y empresa, las formas de gestión del teletrabajo y las normas en las que se enmarca esta modalidad.

Simplifica la gestión de tu personal, incluso con modelos híbridos, y adáptate a la normativa de teletrabajo vigente con Cegid Visualtime.