Prepárate para la Factura Electrónica Obligatoria

Como indica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que se emite por medios informáticos. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente softwares específicos. 

Además, este tipo de recibos están también sujetos a normativa legal. Concretamente, se rigen por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad. 

La manera más sencilla de crear una factura digital es contar con software adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de factura electrónica de Hacienda. Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este tutorial.

Es habitual preguntarse cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica. Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado. 

En este sentido, quedarían englobadas las facturas en PDF o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, la factura digital se ha generado en papel, pero después se ha digitalizado por diversos medios. 

En cambio, una factura electrónica hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de e-factura, como XML o EDI. 

La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es imposible procesarlas mediante software o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento. 

Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley. 

Ya hemos visto qué es la factura electrónica, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.

• Factura digital con formato estructurado. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.

• Factura digital sin formato estructurado. Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.

Algo crucial para comprender qué es la factura electrónica es saber que se debe firmar una factura electrónica. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.

En 2025 todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación. 

Escoged el software más adecuado 

El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un software de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos. 

De esta manera, ahorraréis tiempo de gestión y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos: 

• Interfaz intuitiva. 
• Fácil de utilizar para el usuario. 
• Específico e interconectable con otros softwares. 
• Flexible y escalable. 

Lleva a cabo una formación adecuada 

Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo procesos de enseñanza y aprendizaje sobre el software. 

En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados. 

Establece una transición digital progresiva 

Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. 

El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un calendario de pasos escalables hasta alcanzar la digitalización completa. 

Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender qué es la factura electrónica.

La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.

Hemos visto qué es la factura electrónica, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La factura electrónica para autónomos sí es obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales.

Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de factura electrónica.

Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.

El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la ley de factura electrónica, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.

Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.

Como explicamos en el apartado sobre qué es la factura electrónica, para trabajar con este sistema es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.

Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la obligatoriedad en la factura electrónica fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.

Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la ley de factura electrónica, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.

Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una factura electrónica en 2024 a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.

La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual a enero de 2024 todavía no ha ocurrido.

Por tanto, factura electrónica 2024 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el primer cuatrimestre de 2025