Prepárate para la Factura Electrónica Obligatoria

Desde hace unos meses, una de las preguntas que más se hacen profesionales y empresas es qué es la factura electrónica obligatoria y a quién afecta.

En esta guía, vamos a analizar cómo crear una factura electrónica, cómo firmar una factura electrónica y las sanciones que pueden sufrir las empresas incumplir la legislación sobre la factura digital.

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¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica es similar a las facturas en papel. Su única diferencia radica en su forma de emisión, ya que en el caso de las digitales se crea y se envía a través de un sistema informático que garantiza una serie de requisitos como la legibilidad, autenticidad e integridad del contenido.

Desde el año 2015, es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos y otras administraciones públicas en su relación con sus proveedores.

Con la llegada de la Ley Crea y Crece, se introduce la obligatoriedad a las empresas en sus relaciones comerciales con otros profesionales.

Así, comenzará a implantarse para las sociedades y profesionales que facturen más de ocho millones de euros por ejercicio. Y gradualmente a obligatoria para el resto de pymes y autónomos.

Características de la ley que introduce la factura electrónica obligatoria

La Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece, es una normativa cuyo objetivo, entre otros, está el agilizar los trámites para la creación de empresas. Además, resulta fundamental para comprender qué es la factura electrónica obligatoria.

Entre sus medidas abarca una diversidad de temas, todos ellos relacionados con la creación y gestión de empresas.

Principalmente, comprende medidas para minimizar los obstáculos burocráticos que hasta ahora se encontraban los empresarios a la hora de crear empresas y gestionarlas.

Uno de sus objetivos es la reducción de la morosidad y así reducir los problemas de liquidez de las empresas.

En este marco, se introduce la implantación de la factura electrónica obligatoria, que facilita la trazabilidad y la gestión de los cobros.

Las medidas para ayudar al crecimiento de las empresas que introduce la nueva ley de factura electrónica van más allá de lo relacionado con la facturación.

Por ejemplo, reduce el capital social requerido para formalizar una sociedad, porque en el caso de aquellas de responsabilidad limitada ahora tan solo será preciso aportar un euro. De esta forma, se iguala la situación con otros países de nuestro entorno.

La nueva ley de factura electrónica se enmarca dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia, en el contexto de los fondos europeos Next Generation.

En este plan, en el que entra el Kit Digital, se recogen iniciativas y medidas para dar impulso a las pymes españolas en cinco áreas estratégicas: emprendimiento, crecimiento, digitalización e innovación, apoyo al comercio e internacionalización.

Ventajas de la factura electrónica obligatoria

Conocer qué es la factura electrónica obligatoria es clave para comprender sus beneficios. A primera vista, el hecho de tener que tramitar todas las facturas digitalmente de manera obligatoria puede parecer un nuevo trámite que realizar. Sin embargo, la introducción de la factura electrónica obligatoria conlleva ventajas para empresas y consumidores:

Mayor velocidad y seguridad

Mayor velocidad a la hora de emitir y recibir facturas con clientes o proveedores. Ni cartas ni adjuntos que creen problemas de compatibilidad. El envío y la recepción son inmediatos, por lo que el ahorro de tiempo y de recursos es considerable.

La seguridad es otro de los beneficios de este sistema de facturación. Solo emisor y receptor tienen acceso a los documentos confidenciales y gracias a la nube, se mantienen almacenadas y protegidas.

Ahorro de costes y recursos

Gestionar la facturación en papel y además disponer de espacio suficiente para almacenarlas, supone un gasto importante. Ahora ya nada de esto será un problema y podrán emplearse esos recursos en otras tareas estratégicas más importantes.

El papel, el envío y la tinta de impresión tiene una repercusión directa sobre la sostenibilidad. Como resultado, la huella de carbono empresarial se disminuye con este sistema.

Trazabilidad y errores

Asegura la trazabilidad de la factura y minimiza los errores humanos de facturación ya que es posible importar datos automáticamente en un software de facturación.

Con este nuevo formato de facturación, la información relativa al emisor y al receptor se puede rastrear con mayor facilidad gracias al certificado digital. Esta tecnología funciona como una especie de identidad en línea, que queda asociada a determinados documentos. Con ella podemos realizar una firma digital informática, de plena validez legal. 

Además, es imposible manipular una factura de este tipo. De esta manera, las transacciones económicas son más seguras y las partes están protegidas en caso de conflicto. 

Impulso a la transformación digital

Contar con un programa de facturación puede convertirse en el primer paso hacia el futuro para muchas pymes. e las tareas diarias del negocio.

Automatización de procesos

La digitalización de las empresas en este sentido permitirá automatizar multitud de procesos. Generalmente, a la hora de generar recibos de este tipo, se evitan errores humanos gracias a la automatización. 

Esta automatización permite integrar la facturación con otros procesos de la empresa, facilitando el seguimiento y control de las operaciones comerciales. Se reduce así el riesgo de fallo, y también los posibles retrasos en los cobros y pagos. 

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica?

Sanciones por no cumplir con la factura electrónica

Ya hemos visto qué es la factura electrónica obligatoria, ahora analicemos qué ocurre cuando no se cumpla con ella. La nueva ley de factura electrónica fija las sanciones que pueden aplicarse a las empresas por no cumplir con la normativa relativa a la obligatoriedad de emitir facturas digitales. La Ley Crea y Crece introduce multas desde hasta 10.000 euros, pero debes tener en cuenta que siguen vigentes otras normativas relativas a facturación que establecen diversas sanciones:

Si no se presenta la factura electrónica obligatoria

En este caso, la legislación establece una multa máxima de 3.000 euros. No obstante, esta puede ser superior, pues cada factura que no tenga el soporte digital podrá sancionarse de nuevo. Es decir, si no se hacen las cosas como la normativa estipula, las cifras pueden alcanzar cantidades elevadas, sobre todo en negocios con un gran número de facturas sin adaptar.

No cumplir con el periodo mínimo de almacenamiento

Aunque los documentos se digitalicen, no se exime a los empresarios y a las sociedades del almacenamiento obligatorio de las facturas. Hay que recordar que, como mínimo, deben conservarse los archivos durante un periodo de cuatro años. Durante ese tiempo, en cualquier momento pueden ser requeridas por las autoridades de inspección tributaria. Si no se dispone de ellas, se puede recibir una multa que alcanza un máximo de 6.000 euros.

De todos modos, si tiene un proveedor de software de confianza, ese aspecto ya se habrá tenido en cuenta, por lo que no es necesario hacer ningún trámite adicional. Todos los documentos se almacenan de forma segura, tal y como te hemos explicado.

No cumplir las exigencias fiscales y contables

Saber cómo hacer una factura electrónica es fundamental, puesto que las obligaciones contables y fiscales son idénticas a las que tiene cualquier otra factura. Y la multa por saltarse esta regulación también lo es. Así, en caso de que una empresa incumpla la normativa fiscal o contable con sus facturas electrónicas, el importe de la sanción puede alcanzar un máximo de 24.000 euros.

Fallos de privacidad y seguridad

Las facturas contienen información confidencial tanto del emisor como de su cliente. Por consiguiente, es obligación de la empresa asegurarse de que se conservan de forma segura y que no se filtran estos datos a terceros.

Si se vulnera esta privacidad, la sanción puede ser de hasta 60.000 euros a la empresa. Se trata de la multa más elevada, pero se tiene en cuenta la gravedad de la situación a la hora de imponer la cuantía definitiva.

¿Interesado en conocer cómo podemos ayudarte a cumplir con la nueva ley Crea y Crece?

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¿A quién obliga la factura electrónica?

La obligatoriedad en la factura electrónica afectará a todos los profesionales de forma gradual.

Entre profesionales

De modo general, las operaciones de compraventa entre empresas necesitarán utilizar este documento de manera obligatoria. Sin embargo, hay una excepción a esta norma que permiten seguir emitiendo los documentos como hasta ahora: si una de las dos partes no lleva a cabo su actividad en España y tampoco cuenta con un establecimiento en el país, no será obligatoria la Factura Electrónica.

¿Y con los consumidores?

Los clientes finales no se verán afectados por la obligatoriedad de la factura electrónica para autónomos y pymes. Por tanto, las empresas de venta minorista o aquellas que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Y lo mismo sucede con la emisión de facturas simplificadas.

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Vamos a mostrarte el proceso para realizar cualquier factura electrónica en 2024.

Antes de la Ley Crea y Crece:

El primer paso para emitirla consiste en recabar todos los datos del cliente:

  • Nombre o razón social.
  • NIF o CIF.
  • Dirección fiscal.

Además, es obligatorio reflejar los conceptos de cada bien o servicio que se vaya a facturar, así como su coste. Igualmente, en el documento tiene que aparecer el tipo impositivo al que se encuentra sujeto y la posible retención de IRPF que el cliente deba hacer, en caso de que sea una empresa. Todo este proceso se puede llevar a cabo con cualquier programa de facturación, o incluso utilizando una plantilla de Microsoft Excel.

A continuación, es necesario enviar el documento, ya sea a través de correo electrónico o de una plataforma común. Así, el cliente podrá acceder a su factura desde su dispositivo.

Con la Ley Crea y Crece:

¿Cómo hacer una factura electrónica con la nueva ley? El proceso que entrará en vigor próximamente difiere del anterior en un punto muy importante: el software. Y es que es obligatorio que el programa que se use para crear la factura esté homologado por la Agencia Tributaria. Igualmente, se tendrá que incorporar la firma digital del documento para poder garantizarse su autenticidad.

El papel del software en la factura electrónica obligatoria

Escoger el proveedor adecuado para realizar las facturas digitales es esencial para tener la mejor experiencia. Disponer de herramientas ágiles e intuitivas es imprescindible para las empresas es fundamental, así podrán adaptarse con facilidad a este nuevo sistema. Tan solo los programas de facturación autorizados por Hacienda tienen la capacidad de emitir este tipo de facturas.

El programa elegido tiene un gran impacto en el trabajo diario de la empresa. Además de cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria, la facilidad de uso puede marcar la diferencia en el día a día del negocio. Esto es especialmente relevante en caso de que tengan que hacerse numerosas facturas cada día, dado que el ahorro de tiempo puede ser significativo.

También hay que tener en cuenta otros aspectos adicionales como la seguridad o la portabilidad de las aplicaciones. Lo más cómodo para el usuario es disponer de programas en la nube. Es decir, la instalación no se encuentra en el propio dispositivo, sino en un servidor remoto y permite acceder desde cualquier lugar.

De ese modo, es posible facturar incluso lejos de la oficina, y no es preciso tener a mano un ordenador. Asimismo, esto garantiza que los datos se almacenan de una manera segura, ya que ningún fallo en los discos duros te dejará sin información y tampoco tendrás que preocuparte por ciberataques.

¿Cómo me adapto a la factura electrónica obligatoria?

Ahora ya sabes qué es la factura electrónica obligatoria. Con la nueva legislación es preciso actualizar la facturación de las empresas, ya que la normativa comenzará a afectar a todos los profesionales a partir de 2025.

Con Cegid, puedes adaptarte a la factura electrónica en 2024 de un modo fácil y rápido. Nuestras soluciones están homologadas para la factura electrónica de Hacienda, por lo que es compatible con la factura digital. No dejes que te alcance el plazo y adáptate cuanto antes a la Ley Crea y Crece.

Preguntas frecuentes

A continuación, vamos a hacer un repaso por algunas de las preguntas más frecuentes relacionadas con esta materia.

¿Qué es la factura electrónica?

Como indica el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, se trata, simplemente, de una factura idéntica a la que podemos generar habitualmente en papel. La diferencia está en que se emite por medios informáticos. También cuenta con una firma electrónica y se autentifica utilizando herramientas electrónicas, especialmente softwares específicos. 

Además, este tipo de recibos están también sujetos a normativa legal. Concretamente, se rigen por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Al igual que el resto de las facturas, deben cumplir con una serie de garantías de legibilidad, autenticidad e integridad. 

¿Cómo crear una factura electrónica?

La manera más sencilla de crear una factura digital es contar con software adaptado a la Factura Electrónica. Por ejemplo, Cegid Contasimple es uno de los más intuitivos y cuenta con la autorización de factura electrónica de Hacienda. Tan solo es necesario exportar cualquier factura emitida y rellenar todos los campos que se solicitan. Tal y como se muestra en este tutorial.

¿Cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica?

Es habitual preguntarse cuál es la diferencia entre factura digital y factura electrónica. Lo cierto es que una factura digital se refiere a lo que la Administración denomina facturas en formato no estructurado. 

En este sentido, quedarían englobadas las facturas en PDF o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. Es decir, la factura digital se ha generado en papel, pero después se ha digitalizado por diversos medios. 

En cambio, una factura electrónica hace referencia a lo que las Administraciones denominan facturas de formato estructurado. En estos casos, la factura se genera mediante medios informáticos, y se emite en formatos tipo de e-factura, como XML o EDI. 

La diferencia más importante entre ambas es que el ordenador es capaz de comprender la e-factura, pero no ocurre lo mismo con la factura digital. En este sentido, es imposible procesarlas mediante software o herramientas similares. A pesar de ello, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) puede lograr un procesado eficiente en ocasiones, en función de la calidad del documento. 

¿Qué sucede si estoy obligado y no emito una factura electrónica?

Como suele ocurrir en estos casos, las compañías que estén obligadas a emitir e-facturas pueden enfrentarse a multas de diverso tipo si no lo hacen. Además, estas penalizaciones pueden llegar a alcanzar los 10.000 €, dependiendo de las circunstancias. La Agencia Tributaria será uno de los organismos encargados de hacer cumplir la ley. 

¿Qué tipos de factura electrónica hay?

Ya hemos visto qué es la factura electrónica, ahora veremos que hasta ahora existen dos tipos de factura electrónica.

  • Factura digital con formato estructurado. Son las más recomendables. Todos sus campos son reconocibles tanto por el programa del emisor como del receptor, por lo que no es preciso realizar ningún trabajo posterior para que se incorpore a la contabilidad de cada empresa.
  • Factura digital sin formato estructurado. Aquí se engloban las facturas tradicionales, como las que incluyen una imagen o un fichero PDF. Son válidas, pero es necesario emplear un sistema OCR para su procesado, así que no son tan aconsejables y pueden dar lugar a errores.

¿Cómo firmar una factura electrónica?

Algo crucial para comprender qué es la factura electrónica es saber que se debe firmar una factura electrónica. Para ello, es imprescindible contar con un certificado digital en vigor. Si todavía no lo tienes, puedes solicitarlo de un modo muy sencillo en la página web de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre).

Después deberás emplear un programa de facturación en el que almacenar ese certificado. A partir de ese momento, todos los documentos que se descarguen o que se transmitan ya estarán firmados.

¿Cómo implementar un sistema de facturación electrónica en tu empresa paso a paso?

En 2025 todas las empresas y autónomos, independientemente de su tipo, van a tener que implantar el sistema de e-factura. Por eso, para digitalizar correctamente la compañía es necesario seguir una serie de pasos. Os los detallamos a continuación. 

Escoged el software más adecuado 

El primer paso es escoger la herramienta informática que se ajuste en mayor medida a las necesidades de vuestro negocio. En general, recomendamos utilizar un software de tipo contable adaptado a Facturae y que permita automatizar procesos. 

De esta manera, ahorraréis tiempo de gestión y podréis interconectar los diferentes departamentos de la compañía. Para que el programa sea adecuado os aconsejamos, además, que cumpla con algunos requisitos: 

  • Interfaz intuitiva. 
  • Fácil de utilizar para el usuario. 
  • Específico e interconectable con otros softwares. 
  • Flexible y escalable. 

Lleva a cabo una formación adecuada 

Será imposible que saquéis el máximo rendimiento al programa si los empleados no se forman adecuadamente. Para ello podéis llevar a cabo procesos de enseñanza y aprendizaje sobre el software. 

En ocasiones, cuando aplicamos este tipo de programas a nuestras empresas, no somos capaces de sacarles todo el partido. Por eso es importante que se promocione el conocimiento del mismo entre los empleados. 

Establece una transición digital progresiva 

Es imposible digitalizar una empresa de golpe. Teniendo en cuenta que hasta dentro de uno o dos años no será necesario emitir facturas electrónicas, os recomendamos que hagáis una transición progresiva. 

El objetivo es llegar a la fecha máxima de adaptación con el sistema totalmente incorporado a nuestros procesos. Por eso, conviene llevar a cabo un calendario de pasos escalables hasta alcanzar la digitalización completa. 

¿Cuál es la ley de factura electrónica?

Conocer la legislación es uno de los aspectos más importantes para comprender qué es la factura electrónica.

La normativa que regula la Factura electrónica es Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. La que afecta directamente a todas las empresas al obligarlas a facturar con sistemas electrónicos es la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, más conocida como Ley Crea y Crece.

¿Es obligatoria la factura electrónica para autónomos?

Hemos visto qué es la factura electrónica, pero ¿todos los profesionales deben hacerlas? La factura electrónica para autónomos sí es obligatoria. Sin embargo, es importante tener en cuenta que entrará en vigor para ellos más tarde que para las grandes empresas que facturen más de 8 millones de euros anuales.

¿Es obligatoria la factura electrónica para Ayuntamientos?

Desde el año 2015 ya es obligatorio que todas las facturas que se realicen a cualquier administración pública sean electrónicas. Por lo tanto, todas las pymes o autónomos que sean proveedores de una administración pública tienen que utilizar ya un sistema de facturación electrónica.

¿La ley de factura electrónica afecta a las facturas internacionales?

Puesto que la legislación solo afecta a empresas que lleven a cabo su actividad en España, las facturas a clientes extranjeros podrán seguir el mismo sistema que se usa actualmente.

¿Por qué debería adaptarse una empresa a la factura electrónica antes de que sea obligatorio?

El cambio que supone la factura digital de Hacienda es muy grande, ya que se trata de una situación que hasta ahora ningún profesional había tenido que vivir de manera obligatoria, a no ser que tuviese que facturar a una administración pública. No obstante, a partir de 2025 no quedará otro sistema en vigor tras la aprobación del reglamento de la ley de factura electrónica, y eso puede conllevar un periodo de adaptación.

Por tanto, para evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria, lo mejor es anticiparse a la entrada en vigor de esta medida. Además, gracias a los programas de facturación, las empresas llevarán un mayor control sobre todas sus facturas, algo que también facilitará la tramitación de sus autoliquidaciones trimestrales.

¿Se podrá seguir usando Excel para facturar?

Como explicamos en el apartado sobre qué es la factura electrónica, para la facturación electrónica es necesario contar con un software que cumpla una serie de requisitos. Por otro lado, la ley Antifraude es la que elimina la posibilidad de utilizar Excel para emitir facturas.

Esto se debe, principalmente, a que se trata de un programa completamente manual y que no ofrece ninguna garantía de trazabilidad, algo que contradice la Ley 11/2021, más conocida como Ley Antifraude. En consecuencia, la obligatoriedad en la factura electrónica fuerza a optar por sistemas de facturación homologados.

¿Existen facturas que no entren en la factura electrónica obligatoria?

Sí. No todos los documentos tendrán que adaptarse a la ley de factura electrónica, puesto que solo afecta a lo que se conoce como B2B. Es decir, las transacciones entre empresas.

Por tanto, siempre que se facture a particulares mediante facturas simplificadas, no será necesario modificar los sistemas actuales. Lo mismo sucede si se emiten una factura electrónica en 2024 a empresas que no tengan su sede social o que realicen su actividad en España, algo que puede afectar a quienes hagan transacciones con otros operadores intracomunitarios, por ejemplo.

¿En qué fechas está previsto que sea obligatorio utilizar la factura electrónica? ¿Habrá factura electrónica 2024?

La obligatoriedad en la factura electrónica llegará un año después de que se publique el reglamento de la nueva ley de factura electrónica, lo cual a enero de 2024 todavía no ha ocurrido.

Por tanto, factura electrónica 2024 todavía no será obligatoria. Lo previsible es que lo sea durante el primer cuatrimestre de 2025