Teletrabajo y trabajo híbrido: ¿cómo aplicar la normativa vigente?

Los empleados también apuestan por un modelo híbrido, ya que el aislamiento que supone el trabajar desde casa no les resulta del todo atractivo

Con la vuelta al cole característico del mes de septiembre, el engranaje laboral vuelve a ponerse en marcha y comienza también la vuelta a la oficina generalizada. Cada año más, las empresas apuestan por modelos híbridos de trabajo o teletrabajo, con numerosos beneficios tanto para ellas mismas como para sus empleados.

En los últimos años, la adopción del teletrabajo y modelos de trabajo híbrido ha experimentado un crecimiento exponencial en todo el mundo, impulsado por la necesidad de las empresas de adaptarse a nuevas realidades y tecnologías.

En septiembre de 2020 se publicó la llamada ley del teletrabajo con el objetivo de garantizar los derechos de los empleados que trabajan a distancia, ya sea de manera parcial o completa. Conocer a fondo esta normativa resulta esencial para que las empresas puedan garantizar su cumplimiento.

La popularización del teletrabajo y modelos híbridos

El teletrabajo, que permite a los empleados trabajar desde cualquier lugar, y el trabajo híbrido, que combina días de trabajo remoto con días en la oficina, han transformado radicalmente el panorama laboral.

Según estudios recientes, más del 60% de las empresas a nivel global han adoptado algún tipo de modelo de trabajo hibrido o teletrabajo y se espera que esta tendencia continúe creciendo en los próximos años.

En España la situación no parece ser diferente: el trabajo híbrido y el teletrabajo se han convertido en una opción preferida tanto por las empresas como por los empleados, quienes valoran la flexibilidad y la posibilidad de conciliar mejor su vida personal y profesional.

Este cambio en la forma de trabajar responde, también, a la necesidad de las empresas de ser más ágiles y resilientes en un entorno cada vez más cambiante y competitivo.

Para garantizar una correcta y justa implementación de estos modelos de trabajo ha sido necesaria su regularización a través de una normativa legal que protege tanto a los empleados como a los empleadores.

La regulación del teletrabajo en España

La jurisprudencia española se ha visto obligada a dar respuesta a esta necesidad de regular las condiciones en las que se lleva a cabo un modelo de trabajo cada vez más extendido. Antes de la aprobación de la llamada ley del teletrabajo existía un limbo legal y una falta de normativa clara sobre las responsabilidades y derechos de empresas y empleados que hacía difícil garantizar un entorno laboral justo y seguro.

El 22 de septiembre de 2020 se aprobó el Real Decreto-Ley 28/2020, de trabajo a distancia, una disposición que finalmente derogó la Ley 10/2021, de 9 de julio.

La aprobación del Decreto-ley marcó un hito en la legislación española, estableciendo las bases para una normativa del teletrabajo que protegía los derechos de los empleados y aseguraba que las empresas cumplieran con sus obligaciones.

Esta normativa, además, definió claramente los términos y condiciones bajo los cuales se puede implementar el trabajo híbrido o a distancia, proporcionando un marco legal que da seguridad a ambas partes.

¿Qué dice la ley del teletrabajo?

Finalmente, el 9 de julio de 2021 el Real Decreto-Ley pasó a ser formalmente la ley del teletrabajo. Esta ley establece que cualquier acuerdo de teletrabajo, en su modalidad total o parcial, debe ser voluntario y reversible. Es decir, tanto el empleador como el empleado deben estar de acuerdo con las condiciones y cualquiera de las partes puede solicitar regresar al trabajo presencial si las circunstancias lo requieren.

Además, debe formalizarse por escrito un acuerdo de teletrabajo que detalle aspectos clave como la distribución del tiempo de trabajo, los medios utilizados y las condiciones de acceso al lugar de trabajo.

Una de las disposiciones más importantes de la ley del teletrabajo es que establece la obligación del empleador de proporcionar los medios necesarios para que el empleado pueda realizar su trabajo de forma remota. Esto incluye tanto la provisión de equipos, materiales y herramientas como la compensación económica por los gastos derivados del teletrabajo, como por ejemplo el consumo de energía o Internet.

Otro de los aspectos legales de la normativa del teletrabajo que hay que tener en cuenta son los relacionados con la privacidad y la seguridad de la información. Los empleados tienen derecho a que su privacidad sea respetada durante el teletrabajo, lo que significa que los empleadores no pueden exigir la instalación de un software de monitorización intrusivo ni realizar controles indebidos sobre la actividad del trabajador fuera del horario laboral.

Finalmente, la regulación del teletrabajo establece también que las condiciones laborales, tales como la remuneración, el tiempo de trabajo, las vacaciones y el acceso a formación, deben ser las mismas para los empleados que trabajan a distancia que para aquellos que lo hacen de manera presencial. De esta manera, se garantiza que el teletrabajo no sea utilizado como una excusa para precarizar las condiciones laborales.

Diferencias entre teletrabajo, trabajo a distancia y trabajo híbrido

Cuando hablamos de teletrabajo es común que nos asalte una duda: ¿existen diferencias entre el teletrabajo y el trabajo a distancia ? ¿Y qué es exactamente el trabajo híbrido?

En primer lugar, podemos definir el teletrabajo como una modalidad de trabajo en la que el empleado realiza sus tareas fuera de las instalaciones de la empresa, utilizando para ello medios tecnológicos que le permiten mantener una comunicación constante con su equipo y cumplir con sus responsabilidades laborales desde cualquier lugar.

Y precisamente la utilización de los medios tecnológicos es la característica que marca las diferencias entre lo que se considera teletrabajo y lo que es trabajo a distancia. Así, el trabajo a distancia es aquel que se realiza fuera del entorno laboral tradicional, pero no necesariamente empleando para ello la tecnología.

Por ejemplo, como trabajo a distancia podríamos considerar aquellas labores que se realizan como parte de un viaje de negocios, como asistir a un congreso o a reuniones con clientes fuera de la oficina.

Por su parte, el trabajo híbrido combina el teletrabajo con el trabajo presencial, independientemente de la proporción entre ambos, permitiendo a los empleados alternar entre la presencialidad y la no presencialidad según las necesidades de la empresa y las preferencias del trabajador.

Diferencias entre teletrabajo y trabajo híbrido

La principal diferencia entre ambos modelos, teletrabajo y trabajo hibrido, radica en la flexibilidad y la autonomía que ofrecen.

Mientras que el teletrabajo a tiempo completo permite al empleado organizar su jornada laboral de una manera más independiente, el modelo híbrido de trabajo requiere una mayor coordinación entre el empleado y la empresa para determinar los días de trabajo remoto y los días de trabajo en la oficina que, de hecho, deben quedar recogidos en el acuerdo de teletrabajo al que lleguen.

Otra diferencia clave cuando hablamos de teletrabajo y trabajo hibrido es la gestión de los recursos y la infraestructura.

En el teletrabajo, la responsabilidad de proporcionar todos los recursos necesarios para que el empleado pueda trabajar desde casa de manera eficiente corresponde a la empresa. Por su parte, en el trabajo híbrido la responsabilidad es compartida, ya que el empleado también tiene acceso a los recursos disponibles en la oficina cuando trabaja de manera presencial.

¿Y qué es mejor?

Una vez conocemos las diferencias entre teletrabajo a tiempo completo y modelos de trabajo híbridos es momento de preguntarnos cuál es el mejor. Y, por supuesto, aquí siempre hay un gran depende.

En efecto, la elección entre un modelo de trabajo u otro depende de varios factores como la naturaleza del trabajo, las preferencias del empleado y las necesidades de la empresa. Ambos modelos tienen ventajas e inconvenientes que deben ser cuidadosamente evaluados antes de tomar una decisión.

Por ejemplo, el trabajo remoto a tiempo completo es ideal para empleos que requieren un alto grado de concentración y autonomía, donde la presencia física en la oficina no es necesaria. Por otro lado, el modelo híbrido de trabajo es más adecuado para roles que requieren una interacción regular con otros miembros del equipo o el acceso a recursos específicos que solo están disponibles en la oficina.

Además, la cultura organizacional también juega un papel importante en esta decisión. Las empresas que valoran la flexibilidad y la autonomía pueden inclinarse más hacia el teletrabajo, mientras que aquellas que enfatizan la colaboración y el trabajo en equipo pueden preferir un enfoque híbrido.

Es importante recordar que no existe un modelo único que sea mejor para todas las empresas: la clave está en encontrar el equilibrio que mejor se adapte a las necesidades de la organización y sus empleados.

Beneficios del teletrabajo y el trabajo híbrido

Los nuevos modelos de trabajo ofrecen una serie de beneficios relevantes tanto para los empleados como para las empresas, que van más allá de la simple flexibilidad horaria.

Por ejemplo, para los empleados estos modelos de trabajo pueden significar una mejora en su calidad de vida al eliminar los desplazamientos diarios, favoreciendo una mejor gestión del tiempo y facilitando la conciliación entre la vida laboral y personal.

Por otra parte, para las empresas el teletrabajo a tiempo parcial o completo puede traducirse en una mayor productividad y una reducción de costos, ya que requiere menos espacio físico y recursos en la oficina.

Además, estos modelos de trabajo flexible pueden ser una herramienta eficaz para atraer y retener talento, en especial en tiempos en los que gana protagonismo la búsqueda de la flexibilidad y la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar.

Al reducir la necesidad de desplazamientos, estos modelos de trabajo también pueden contribuir a la sostenibilidad y posicionar a la empresa como una organización medioambiental y socialmente responsable que apuesta por la reducción de su huella de carbono.

Riesgos y desafíos

A pesar de sus numerosos beneficios, el teletrabajo y el trabajo híbrido también presentan una serie de riesgos y desafíos que las empresas deben abordar para asegurar su sostenibilidad a largo plazo.

Entre ellos encontramos, por ejemplo, la gestión del la gestión del control horario y la dificultad para establecer límites claros entre el trabajo y la vida personal. Sin una separación física entre el lugar de trabajo y el hogar, los empleados pueden sentir la presión de estar siempre disponibles en todo momento, lo que puede llevar al agotamiento y el burnout.

Para mitigar este riesgo, la legislación española exige la implementación de políticas de desconexión digital que promuevan la importancia de mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal.

Otro de los grandes retos de estas modalidades de trabajo es la seguridad de la información. Trabajar de manera remota implica el uso de redes y dispositivos que pueden no ser tan seguros como los de la oficina, lo que aumenta el riesgo de sufrir cíber ataques y de vulnerar la protección de datos.

Por ello, las empresas deben proporcionar a sus empleados las herramientas y la información necesarias para asegurar que la información sensible se maneje de manera segura, incluso cuando se trabaja desde casa.

Finalmente, la comunicación y la colaboración entre el equipo pueden ser más difíciles en un entorno de teletrabajo o trabajo híbrido. La falta de interacción cara a cara puede llevar a malentendidos y a una menor cohesión del equipo.

Para superar este desafío, las empresas deben fomentar una cultura de comunicación abierta y proporcionar herramientas que faciliten la colaboración en línea. Asimismo, pueden organizar jornadas de cohesión de equipos como por ejemplo jornadas de team building de manera recurrente.

Cómo instaurar un modelo de trabajo hibrido o teletrabajo

Antes de implementar un modelo híbrido de trabajo o teletrabajo es crucial que las empresas consideren una serie de factores clave para garantizar que este enfoque sea exitoso y beneficioso tanto para la organización como para los empleados.

Una planificación cuidadosa y una evaluación exhaustiva de las necesidades de la empresa son esenciales para crear un entorno de trabajo que sea flexible, productivo y sostenible a largo plazo.

Además, es importante que las empresas se aseguren de que cuentan con la infraestructura y los recursos necesarios para soportar un modelo de trabajo de estas condiciones. Esto incluye la provisión de tecnología adecuada, la formación en nuevas herramientas y procesos y la creación de políticas claras que guíen su implementación y funcionamiento.

Factores clave a considerar

Uno de los primeros aspectos a considerar es la cultura organizacional. El éxito de un modelo híbrido de trabajo o de teletrabajo depende en gran medida de la capacidad de la empresa para fomentar una cultura de confianza, responsabilidad y comunicación abierta.

Las empresas deben asegurarse de que todos los empleados entienden las expectativas y responsabilidades asociadas con el teletrabajo y que se sienten apoyados en su transición a este nuevo modelo.

Otro factor importante es la infraestructura tecnológica. Es necesario contar con las herramientas y plataformas necesarias para facilitar el trabajo remoto, incluyendo sistemas de gestión de proyectos, software de comunicación y colaboración y medidas de seguridad para proteger la información sensible. Además, es fundamental que los empleados reciban la formación necesaria para utilizar estas herramientas de manera efectiva.

Finalmente, las empresas deben considerar las implicaciones legales del teletrabajo a tiempo completo o parcial. Esto incluye el cumplimiento de la normativa del teletrabajo, así como la gestión de aspectos como el control horario, la desconexión digital y la protección de la privacidad de los empleados.

Es importante que las empresas revisen y actualicen sus políticas laborales para asegurar que cumplen con todas las regulaciones aplicables y que proporcionan un entorno de trabajo seguro y justo para todos los empleados.

Cómo un software como Cegid Visualtime puede ayudar en estos modelos de trabajo

Gracias a una herramienta avanzada de gestión del tiempo y de recursos humanos como herramienta avanzada de gestión del tiempo las empresas pueden apostar de una manera más efectiva y segura por el teletrabajo a tiempo completo o parcial.

Este tipo de softwares no solo facilitan el control horario y el registro de la jornada laboral, sino que también ofrecen funcionalidades específicas para la gestión de equipos remotos y la planificación de tareas.

Por ejemplo, con Cegid Visualtime las empresas pueden monitorizar el cumplimiento de la normativa del teletrabajo registrando de manera precisa las horas de trabajo de los empleados y garantizando la desconexión digital. También facilita la gestión de equipos remotos gracias a las herramientas de planificación y gestión de tareas que permiten a los managers coordinar el trabajo de sus empleados.

En resumen, Cegid Visualtime es una herramienta integral que apoya a las empresas en la implementación y gestión efectiva del teletrabajo y los modelos híbridos de trabajo, asegurando el cumplimiento de la ley y promoviendo un entorno de trabajo flexible y productivo.