¿Cómo hacer una nómina? Formato, partes y consejos prácticos

Una de las labores principales que se pide al departamento de RRHH es saber cómo hacer una nómina. A veces encontramos casi tantos tipos de nóminas como tipos de empresas y esto puede ser una dificultad añadida a la hora de rellenar y calcular una nómina.

Sin embargo, hay tres características básicas que todas deben contener: el formato, las partes que incluye y una comprensión fácil para no generar muchas consultas por parte de los empleados.

Reducir las consultas relativas a las nóminas es reducir el tiempo empleado por parte de nuestro equipo en tareas que no aportan valor.

¿Qué es y para qué sirve una nómina laboral?

Si hablamos de nóminas primero debemos saber qué es. Para empezar, podemos decir que la normativa española la denomina un recibo individual justificativo del pago de salario de un trabajador. Con esto ya podemos hacernos una idea de qué es una nómina.

Una nómina no es otra cosa que un recibo que la empresa entrega al trabajador para dejar constancia de que ha realizado el pago de su sueldo mensual (o de otra periodicidad).

A la hora de calcular una nómina se deben tener en cuenta los devengos (el sueldo bruto que el empleado recibe a cambio del trabajo realizado) además de otras percepciones económicas, como las retenciones y aportaciones (las deducciones) para, finalmente, reflejar el salario neto.

Y ¿para qué sirve una nómina? Fundamentalmente, realizar una nómina tiene tres objetivos:

• Sirve como justificante de que el empleado ha percibido su salario.
• Sirve como justificante de que se han realizado los pagos correspondientes a la Seguridad Social del trabajador.
• Sirve como justificante de que se han realizado las retenciones del IRPF correspondientes.

En concreto, las dos últimas funciones de una nómina adquieren una gran relevancia pues son las que determinan, por ejemplo, la base y grupo de cotización a la Seguridad Social de un empleado.

Además, existen varios tipos de nóminas, fundamentalmente en función de:

• La periodicidad con la que se entrega (semanal, quincenal o mensual)
• La persona que la percibe (personal general o altos cargos)
• O nóminas que responden a circunstancias especiales (como que incluyan horas extras, pagas prorrateadas o nóminas por baja de enfermedad o maternidad)

Breve historia de las nóminas

A modo de curiosidad, te gustará saber que las nóminas se utilizan desde hace más de 5.000 años. La primera nómina de la historia data del año 3.300 a.C, de la civilización mesopotámica. Se trata de una tablilla con escritura cuneiforme en la que el Estado detallaba el pago a sus trabajadores no con dinero, sino con cerveza.

Más tarde nació el salario, cuyo origen podemos encontrar en la antigua Roma. Su etimología tiene origen en la palabra “sal” y la razón es muy sencilla: a los soldados se les pagaba con sal, un producto que era muy apreciado en aquella época y se empleaba como moneda en los intercambios comerciales.

No fue hasta la Revolución Industrial del siglo XVIII cuando el empleo masivo y el aumento de la producción sentaron el precedente de los registros precisos de los trabajadores y, también, de sus nóminas.

En la primera década del siglo XX, fundamentalmente en las poblaciones de Estados Unidos con minas de carbón, nacieron los scrips. Eran una especie de monedas de emisión privada que los empleados de las minas podían canjear en la tienda de la propia empresa y que posteriormente se descontaba de los salarios que percibían.

En la década de los 50 la gestión de nóminas en la empresa con precisión comenzó a ser una labor fundamental. En este contexto nació el primer sistema de nóminas informatizado que permitía almacenar datos sobre nóminas.

¿Por qué las nóminas son importantes?

Las nóminas son cruciales no solo para los empleados sino, también, para las empresas. ¿Por qué?

En primer lugar, garantizan que la empresa cumple con la legislación laboral y fiscal vigente, evitando sanciones y multas derivadas de posibles incumplimientos.

Desde una perspectiva de gestión financiera, las nóminas ayudan a la empresa en su contabilidad. Permiten una planificación presupuestaria efectiva y el seguimiento de los gastos de personal, algo esencial para su estabilidad económica.

Además, las nóminas tienen una importancia crucial también para la motivación y satisfacción de los empleados.

Por una parte, fomentan la transparencia y la confianza entre la empresa y sus empleados ya que ofrecen un desglose claro de los ingresos, deducciones y beneficios de los trabajadores. De esta manera, los empleados entienden de manera clara cómo se calcula el dinero que perciben y esto les aporta la seguridad de que es una remuneración justa-

Por otra parte, cuando los empleados reciben su sueldo de manera consistente y sin errores se sienten valorados y seguros en su empleo, lo que aumenta su confianza y su compromiso con la empresa. De esta manera, una correcta gestión de las nóminas puede ayudar a las empresas a aumentar su capacidad de retención del talento.

¿Cómo debe ser una nómina?

Aunque cada empresa tiene su propio formato de nómina, legalmente todas deben incluir unos apartados concretos. Así lo estipula la Orden ESS/2098/2014, que modificaba el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios.

Esta orden aprueba un modelo de recibo individual de salarios o, dicho de otra manera, un formato de nómica concreto. Hasta su publicación en noviembre de 2014, en los recibos de salarios de los trabajadores únicamente constaban la base de cotización y el tipo de retención correspondiente a la aportación del trabajador. Sin embargo, no figuraba la aportación que debía hacer el empresario.

Actualmente la normativa vigente que determina cómo hacer una nómina exige:

El empresario deberá informar a los trabajadores de la cuantía total de la cotización a la Seguridad Social indicando, la parte de la cotización que corresponde a la aportación del empresario y la parte correspondiente al trabajador, en los términos que reglamentariamente se determinen.

Es muy importante que también aparezcan dos bloques bien diferenciados:

• Bloque para sello y firmas: es el espacio reservado para la firma de la empresa y el trabajador, y que consta también la fecha de la entrega al trabajador.
• Cajetín final: en este apartado se reflejarán los importes que la empresa abona a la seguridad social por el trabajador. Mediante la suma de estos importes y de los devengos totales se puede calcular el coste total que tiene el trabajador para la empresa.

Qué partes debe tener una nómina

A la hora de hacer y rellenar una nómina, el equipo responsable debe respetar, por ley, un formato de nómina establecido que la divide en cuatro grandes bloques.

Cada uno de estos bloques son fundamentales para calcular una nómina y contienen la información de valor que la legislación española exige que quede reflejada.

A modo de resumen, las partes de una nómina deben ser:

• El encabezado, en la parte superior y donde deben aparecer los datos identificativos de empresa y trabajador, además de la fecha y el periodo de validez.
• Los devengos, que reflejan el salario bruto del empleado y están formados por la suma de las percepciones salariales y no salariales.
• Las deducciones, es decir, las retenciones a la Seguridad Social y por IRPF.
• El líquido a percibir, o salario neto, la cantidad que el trabajador percibirá como salario y que es el resultado del sumatorio de devengos, restándole el total de deducciones.

Veámoslas en profundidad.

El encabezado

A la hora de rellenar una nómina lo primero que debe aparecer es el encabezado, que es el recuadro donde constan los datos identificativos de la empresa, del trabajador y sobre todo donde se identificará el periodo de tiempo que se ha trabajado y por el que se percibe el salario.

a) Los datos que deben constar de la empresa son:

• Nombre legal de la empresa (no el comercial, sino el que aparece en el registro)
• Domicilio social
• Código de identificación fiscal (CIF)
• Código de cotización de la Seguridad Social
• Centro de trabajo

b) Los datos que deben constar del trabajador son:

• Nombre
• Número de documento nacional de identidad (DNI)
• Código de cotización de la Seguridad Social del trabajador
• Categoría profesional o grupo profesional
• Fecha de antigüedad en la empresa
• Código del tipo de contrato

Devengos

Es el listado de conceptos salariales y no salariales que percibe el trabajador y son fundamentales a la hora de calcular una nómina. Estos conceptos se dividen en:

a) Conceptos salariales:

Son las cantidades que se entregan al trabajador como retribución de sus funciones. Se dividen en:

• Salario base: viene determinado por el convenio colectivo y variará en función de la categoría profesional.
• Complementos salariales: O las cantidades que se abonan en función de las características del empleo o del trabajador, por ejemplo, los complementos por antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, el plus por productividad, las horas extraordinarias, pagas extraordinarias o cualquier salario en especie (como por ejemplo el coche de empresa, el seguro médico, etc).

b) Percepciones no salariales:

Son los importes que abona la empresa y que no se consideran salario, sino que tienen una función compensatoria, que también deben ser reflejados a la hora de calcular una nómina.

Por ejemplo, son complementos no salariales las dietas (compensan los gastos de manutención), el plus de transporte (compensa los gastos de desplazamiento), los gastos derivados del teletrabajo o indemnizaciones de cualquier tipo que reparen perjuicios económicos sufridos por el trabajador.

Deducciones

Las deducciones son los porcentajes que se restan de las cantidades devengadas y que van destinados al pago de los impuestos sobre la renta a la Agencia Tributaria y a las prestaciones de la Seguridad Social. Evidentemente, a la hora de rellenar una nómina también es importante dejar constancia de ellas.

Las deducciones más habituales son:

a) Contingencias comunes.

Son los importes que se abonan a la Tesorería General de la Seguridad Social. Se calcula aplicando el 4’7% sobre los conceptos salariales (excepto las horas extras). Sirven para cubrir, por ejemplo el accidente no laboral, la baja por enfermedad común y la licencia por maternidad/paternidad.

b) Cotización por formación.

Se calcula aplicado el 0’1% sobre contingencias profesionales (que se calcula sumando las contingencias comunes más las horas extras).

Este importe podrá recuperarse si la empresa ofrece formación subvencionada a los trabajadores.

c) Cotización por desempleo.

Se calcula aplicando un porcentaje sobre el importe de las contingencias profesionales y que dependerá del tipo de contrato formalizado. En el caso de un contrato indefinido será del 1’55%, y si es de duración determinada será del 1’60%.

Con esta aportación se garantiza la prestación contributiva (más comúnmente conocida como paro).

d) Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF).

Es el importe que el trabajador adelanta de la renta. El porcentaje variará en función de las circunstancias de cada trabajador (el salario, estado civil, las cargas familiares y grado de discapacidad).

Líquido a percibir

Es el importe que recibirá el trabajador, y se calcula de la siguiente forma: devengos – deducciones. El líquido a percibir corresponde con el salario neto.

Consejos prácticos para hacer una nómina accesible

Las nóminas pueden parecer más complicadas que algunos alfabetos de lenguas muertas y están sujetas a numerosas consideraciones legales. Por eso, una buena idea a la hora de plantearse cómo hacer una nómina es procurar que sea lo más comprensible posible para el empleado.

Para ello, cuando el departamento de RRHH va a rellenar una nómina puede (y debe) hacerlo con estos consejos en mente:

• Utilizar conceptos claros, incluso contar con una guía de consulta para poder entender los conceptos serían buenas prácticas que reducirían el trabajo de RRHH y haría la comprensión más fácil al trabajador, aumentando su grado de confianza.
• Uno de los factores claves de las nóminas, junto con su comprensión, es su accesibilidad. Es fundamental, con las normativas laborales vigentes, que los empleados puedan tener acceso rápido a sus nóminas.

Emplear un software especializado en nóminas

La gestión de las nóminas y los asientos de nóminas de las empresas es cada día más complicado, independientemente del tamaño de la organización que las emita.

Un buen recurso para saber cómo hacer una nómina más sencilla y entendible tanto para el departamento de RRHH como para los propios empleados, evitando además posibles fallos manuales, es emplear un software que automatice y facilite el trabajo.

En el Portal del Empleado de Cegid Visualtime, el trabajador podrá recibir su nómina de manera puntual cada mes, evitando además papeleo, e incluso RRHH puede asegurar su lectura o registrar las consultas que ha hecho el trabajador.

Este software de gestión de RRHH permite no solo disfrutar de estas ventajas sino, también, aunar en una única solución todas las necesidades de la gestión del talento de tu organización.

El Gestor Documental de Cegid Visualtime permite subir documentos masivamente e incluso entregar, de forma segura y confidencial, la nómina a tus empleados de una forma automatizada. Además, podrás enviar y solicitar la firma digital de nóminas, certificados de retenciones, contratos, etc., así como integrar tickets y gastos en el recibo del salario.

Una gran ventaja competitiva, pero también de optimización del tiempo de tu equipo de RR.HH.