Recursos Humanos

17 noviembre 2022

Mensualmente, aquellas empresas que tengan empleados deben registrar el asiento contable de la nómina de todos sus trabajadores, teniendo en cuenta además los diversos tipos de nómina que existen. Los seguros, las indemnizaciones o los finiquitos son solo algunos de los gastos a contabilizar en la nómina, y a reflejar consecuentemente en el asiento de nóminas.

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¿Qué es un asiento de nóminas y cómo se hace?

¿Qué es el asiento contable de nómina?

El asiento de nómina es el registro que una empresa o un autónomo con empleados genera, con el objetivo de dejar registrada en la contabilidad de la compañía la operación comercial realizada. Los asientos de nóminas están formados por varias partidas, cada una registrada en sus cuentas contables, y deben ser posteriormente saldadas con el pago líquido del salario al trabajador, así como con el pago de la seguridad social.

A la hora de elaborar los asientos de nóminas estaremos haciendo una contabilización de la nómina, por lo que conviene que la tengamos cerca para identificar la información a tener en cuenta.

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¿Cómo se contabiliza una nómina?

La contabilización de nómina es una tarea que puede tanto llevarse a cabo manualmente como a través de un software de nóminas. Esta última suele ser la opción idónea, ya que el proceso es mucho más fácil. Así, tan solo deberemos introducir la información necesaria: fecha de registro del asiento nómina y las cuentas contables con el desglose de datos de la nómina en cuestión, cada una en la línea correspondiente.

¿Qué se contabiliza en la casilla 640?

En la casilla 640 (asiento sueldos y salarios) aparece el importe total devengado, el cual estará en el “Debe” del asiento. Así pues, incluye el importe bruto de las nóminas, los complementos por incapacidad temporal y las prestaciones por incapacidad temporal a cargo de la empresa (por lo que se usa para contabilizar una nómina con baja laboral). Esta cuenta de los asientos de nóminas incluye a veces las indemnizaciones, aunque estas también pueden aparecer específicamente en la casilla 641.

¿Qué se contabiliza en la casilla 642?

El asiento de nóminas y los seguros sociales van de la mano, y es por este motivo que, en la casilla 642, quedará registrada la cantidad total que la empresa haya aportado a la Seguridad Social, también en el “Debe” del asiento.

¿Qué se contabiliza en la casilla 471?

Una vez pagados los seguros sociales a mes vencido, el importe de esta cuenta queda saldado, ya que se trata de una de las casillas de la seguridad social. En ella están reflejados el pago delegado de las prestaciones por incapacidad temporal o el importe bonificado en los seguros sociales por cursos de la fundación tripartita.

¿Qué se contabiliza en la casilla 460?

Al contabilizar nómina, la casilla 460 registra el anticipo de nóminas, es decir, lo que ha sido descontado a los empleados del líquido (embargos de salario, por ejemplo). Este es el apartado del asiento de nómina con retribución en especie, ya que dichas remuneraciones quedarán aquí reflejadas, así como lo harán las cuotas de los autónomos de las nóminas de los socios, pagadas por parte de la empresa.

¿Qué se contabiliza en la casilla 465?

Las remuneraciones pendientes de pago quedan plasmadas en la casilla 465, en la que se registra el importe líquido a percibir por el empleado (o, en otras palabras, el total devengado menos la aportación del empleado a la Seguridad Social y el IRPF). Aparece en el “Haber” del asiento contable de nóminas, aunque puede que la casilla 572 la sustituya en caso de que la nómina ya haya sido pagada.

¿Qué se contabiliza en la casilla 4751?

En esta casilla queda registrado el importe de las retenciones aplicadas a los empleados sobre sus nóminas, en concepto IRPF. El importe en cuestión queda saldado a través del modelo 111, trimestralmente.

¿Qué se contabiliza en la casilla 755?

Esta cuenta engloba los ingresos por servicios al personal, y en ella queda reflejado el total de los seguros sociales bonificados y por el curso de la fundación tripartita. También podemos contabilizar en esta casilla de asiento contable de una nómina las retribuciones en especie.

Ejemplo de asiento de nómina

Entender qué es una nómina y cómo funciona su asiento puede resultar difícil. En este ejemplo, contabilizaremos una nómina para ver cuál sería el proceso.

Partimos de un empleado cuya retribución bruta es de 1.200 euros. La Seguridad Social a cargo de la empresa es de 360 euros y la que va a cargo del trabajador es de 69 euros, y la retención total del IRPF es de unos 144 euros. El asiento contable nómina resultaría en:

  • Debe: 1.200 euros (640) Sueldos y salarios + 69 euros (642) S.S a cargo de la empresa.
  • Haber: 479 euros (476) Organismo Seguridad Social, 144 euros (4751) Hacienda retenciones y una reinmuneración pendiente (465) de 987 euros.

Así, el asiento contable el día del pago será:

  • Debe: 987 euros (465) Remuneración pendiente.
  • Haber: 987 euros (572) Bancos.

Contabilizar nóminas con un programa

Los trámites de nóminas y Seguridad Social suelen ser complejos, y resultan mucho más eficaces si se llevan a cabo a través de un programa de nómina (como, por ejemplo, diezNOM).

La mayoría de softwares de asiento de nóminas cuentan con una plantilla predeterminada, a partir de la que rellenar una serie de cuentas. Además, de tener que realizar los asientos contables de nóminas recurrentes, este tipo de programas pueden ofrecer una forma aún más automática y sencilla de realizar la gestión.

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