Formaciones obligatorias para empresas en 2027: guía de cumplimiento y control

Qué formaciones obligatorias deben controlar las empresas en 2027

Las empresas deben distinguir entre la formación que responde a una obligación legal y la que se imparte para mejorar las competencias de los empleados. En 2027, algunas acciones formativas serán obligatorias por las características del puesto, la actividad desarrollada o la normativa aplicable, mientras que otras estarán vinculadas al cumplimiento de determinadas obligaciones empresariales.

En conjunto, estas exigencias configuran el mapa de formaciones obligatorias para empresas que cualquier departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) debería tener identificado.

1. Seguridad y salud en el trabajo

La formación en prevención de riesgos laborales (PRL) es obligatoria cuando resulta necesaria para garantizar la seguridad y salud de los trabajadores, y la Ley 31/1995 exige que sea teórica y práctica, suficiente y adecuada, tanto al contratar como al cambiar de funciones o aparecer nuevos riesgos. Debe adaptarse a los riesgos concretos del puesto, por lo que no existe un único programa válido para toda la plantilla. Precisamente por eso, entre los cursos obligatorios por ley, la PRL suele ser el que exige una revisión más frecuente del contenido.

2. Igualdad y no discriminación

Las obligaciones en materia de igualdad también pueden requerir acciones formativas, que las empresas deben aplicar según su tamaño y la normativa laboral, incluidos los planes de igualdad cuando sean obligatorios. En este ámbito, la formación suele dirigirse especialmente al personal con funciones de gestión, ya que son quienes intervienen en la aplicación de las medidas de igualdad.

3. Acoso laboral, sexual y por razón de sexo

Las empresas deben disponer de medidas para prevenir y actuar frente al acoso, reforzadas por la Ley Orgánica 10/2022 en materia de violencias sexuales y por la normativa de igualdad frente al acoso sexual y por razón de sexo. La formación puede formar parte de estas medidas, especialmente para las personas responsables de aplicar los protocolos.

4. Riesgos psicosociales

Los riesgos psicosociales forman parte de la prevención de riesgos laborales, por lo que cuando los riesgos identificados en la empresa o en determinados puestos hagan necesaria la capacitación de los trabajadores, la formación deberá integrarse en la planificación preventiva. Puede abordar aspectos como la organización del trabajo, la gestión de conflictos, el estrés laboral o la prevención de conductas inadecuadas.

5. Desconexión digital

Las empresas deben disponer de una política interna sobre el derecho a la desconexión digital, en los términos establecidos por la normativa. La formación no constituye necesariamente una obligación independiente para toda la plantilla, pero puede utilizarse para informar a los trabajadores y responsables sobre las reglas internas y garantizar su aplicación efectiva.

6. Protección de datos personales

La formación en protección de datos no es una obligación general idéntica para todos los trabajadores. Sin embargo, las empresas deben adoptar medidas adecuadas para garantizar el cumplimiento del RGPD y de la normativa española de protección de datos. Esto resulta especialmente relevante para las personas que acceden, gestionan o tratan datos personales en el desempeño de sus funciones.

7. Manipulación de alimentos

En las empresas del sector alimentario, la formación debe adaptarse a las funciones desempeñadas y a los requisitos de seguridad alimentaria aplicables. Esto afecta especialmente a los trabajadores que manipulan alimentos y a las empresas de hostelería, restauración, comercio y otros establecimientos del sector. En este tipo de negocios, los cursos obligatorios para empresas del sector alimentario suelen renovarse con mayor frecuencia que en otros sectores.

8. Diversidad y derechos LGTBI+

Las empresas de más de 50 trabajadores deben contar con un conjunto planificado de medidas y recursos para garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI, incluido un protocolo frente al acoso o la violencia por orientación e identidad sexual y expresión de género. El Real Decreto 1026/2024 exige, además, integrar en los planes de formación módulos específicos sobre los derechos de las personas LGTBI en el ámbito laboral, dirigidos a toda la plantilla.

9. Prevención del blanqueo de capitales

La formación en prevención del blanqueo de capitales es obligatoria para los sujetos obligados por la Ley 10/2010, como determinadas entidades financieras, inmobiliarias y otros sectores incluidos en su ámbito de aplicación. Las medidas de formación deben adecuarse a los riesgos de la actividad y a las funciones desempeñadas por los trabajadores.

Cómo crear un plan de formación obligatoria para trabajadores

Según define el periodista especializado en información empresarial y económica, Juanma Clarín, un plan de formación es un «conjunto de acciones formativas dirigidas a mejorar las cualidades y habilidades de los empleados de una organización con el objetivo de seguir siendo competitiva, incluso mejorar la productividad empresarial, y no quedarse atrás en relación a los competidores”.

Elaborar un plan de formación empresa

Para diseñar un plan centrado en obligaciones normativas es necesario identificar las exigencias aplicables y determinar qué trabajadores deben recibir cada formación según su puesto, riesgos, sector o tamaño de la empresa. La Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE) plantea la gestión del plan de formación como un proceso que abarca desde la detección de necesidades hasta la evaluación de los resultados.

Etapas de un plan de formación empresa:

Etapa 1. Analizar, estudiar y obtener información de la empresa. Diagnóstico de la situación antes de realizar el plan de formación obligatoria trabajadores

La primera etapa consiste en analizar la situación de la empresa y las competencias que ya posee la plantilla para detectar las necesidades formativas y determinar qué trabajadores necesitan cada acción. Para ello, puede utilizarse un análisis DAFO que permita identificar las fortalezas y debilidades internas de la organización, así como las oportunidades y amenazas del entorno. Este diagnóstico también debe incluir la identificación de las obligaciones normativas que afectan a cada puesto, actividad y trabajador.

Etapa 2. Desarrollar y ejecutar el Plan de Formación obligatoria trabajadores

A partir del diagnóstico se determinan las necesidades formativas y se establecen los objetivos, contenidos y características de cada acción. El plan debe definir la metodología, los recursos y materiales necesarios, seleccionar a los formadores y determinar qué trabajadores participarán en cada formación. También debe establecer el calendario, la convocatoria, los costes y las posibles vías de financiación. Cuando se trata de un plan de formación empresa orientado al cumplimiento normativo, es especialmente importante garantizar que cada trabajador recibe la formación que le corresponde dentro del plazo establecido.

Etapa 3.  Verificar los resultados obtenidos

La última etapa consiste en evaluar los resultados del plan para comprobar si se han alcanzado los objetivos establecidos y detectar posibles errores o desviaciones que deban corregirse. Para ello pueden utilizarse cuestionarios, pruebas de conocimientos o encuestas de satisfacción. En el caso, esta fase también permite comprobar quién ha completado cada acción y mantener un registro de las formaciones realizadas, con sus fechas, contenidos y participantes, para poder acreditar su cumplimiento cuando sea necesario.

Un buen plan de formación empresa no termina en la ejecución de los cursos, sino que se cierra con esta fase de verificación, que es la que permite detectar desviaciones antes de que se conviertan en un riesgo de incumplimiento.

Cómo llevar el registro y seguimiento de formaciones obligatorias

Control de formaciones obligatorias empleados: qué revisar

El control de las formaciones debe permitir comprobar periódicamente qué trabajadores han completado las acciones previstas y cuáles tienen alguna formación pendiente. Para ello, es necesario mantener actualizados los registros y revisar las fechas de realización, los plazos de renovación, los resultados obtenidos y la documentación que acredita el cumplimiento.

No basta con diseñar un plan de formación; también es necesario hacer un seguimiento de su ejecución. Un registro actualizado facilita la identificación de las acciones pendientes y permite anticiparse a los vencimientos, evitando que una formación obligatoria quede sin realizar dentro del plazo establecido.

Registro y seguimiento de las formaciones obligatorias para empresas

Por eso conviene saber cómo llevar el registro de formaciones de los trabajadores, dejando constancia de las fechas, los contenidos y los resultados de cada curso.

Ese registro es la base sobre la que se apoya cualquier proceso de control posterior. Realizar el seguimiento de formaciones de manera sistemática permite, además, verificar que se cumplen los plazos establecidos y anticiparse a los vencimientos.

Herramientas para gestionar la formación

Además, el seguimiento de la formación debe integrarse en la gestión del desempeño: según el informe SHRM State of the Workplace 2025, el 26 % de los profesionales de RR.HH. señaló la gestión del desempeño como una de las prioridades de su organización.

Para realizar este seguimiento, las empresas pueden utilizar desde hojas de cálculo, como Excel o Google Sheets, hasta soluciones específicas de gestión de la formación. Las primeras permiten registrar datos básicos, como trabajadores, cursos, fechas y resultados, mientras que los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) o los programas específicos de control de formaciones obligatorias centralizan la información, permiten consultar el progreso y generar informes sobre las acciones realizadas. En organizaciones con un mayor volumen de trabajadores o de formaciones, estas herramientas facilitan además la gestión de calendarios, recursos, convocatorias y documentación.

Indicadores para realizar el seguimiento de las formaciones obligatorias para empresas

El registro de las acciones formativas permite obtener indicadores que ayudan a comprobar su cumplimiento y evaluar sus resultados.

Entre los principales se encuentran:

1. Tasa de progreso y el tiempo dedicado a cada formación: Permiten detectar posibles dificultades para completar los cursos.
2. La tasa de finalización: Muestra qué porcentaje de trabajadores ha completado cada acción.
3. La tasa de repetición. Permite identificar a quienes necesitan realizar de nuevo una formación.
4. Puntuaciones de las evaluaciones. Ayudan a medir los conocimientos adquiridos.

Feedback de los empleados. És útil recogerlo mediante encuestas o cuestionarios para conocer su satisfacción y su percepción sobre la utilidad de la formación.

Plantilla de control de formación de empleados: campos mínimos

Datos del empleado y formación

En una plantilla control de formación de empleados deberán figurar los siguientes campos: el nombre del empleado, cuándo empezó y la posición que ocupa y el departamento donde está. También cuándo fue por última vez revisado y el nombre de su mánager.

Luego, para cada acción formativa, conviene registrar la formación o actividad que debe realizar, su categoría, la persona responsable de impartirla o supervisarla, el estado en el que se encuentra y las observaciones correspondientes. También es recomendable incluir la fecha prevista y la fecha de realización, especialmente cuando se trata de formaciones obligatorias para empresas, para poder identificar rápidamente las acciones pendientes o aquellas cuyo plazo ha vencido.

Control del cumplimiento y digitalización

Como mínimo, una buena plantilla control de formación de empleados debería permitir conocer qué trabajador debe realizar cada formación, qué formación ha realizado, cuándo la realizó, cuál es su estado y cuándo debe volver a realizarla o revisarla, además de conservar las evidencias necesarias para acreditar su cumplimiento. De esta forma, la hoja de cálculo no solo sirve como listado de cursos, sino como herramienta para controlar el cumplimiento de las obligaciones formativas de cada empleado.

Cómo automatizar el control de formaciones obligatorias empleados

Cuando aumenta el número de trabajadores y acciones formativas, realizar este seguimiento manualmente puede dificultar la actualización de los registros y la detección de formaciones pendientes.

Las herramientas específicas permiten centralizar la información y facilitar el seguimiento de los vencimientos, los estados y las evidencias de cada acción formativa.

Software para controlar formaciones obligatorias y evidencias

Para que el control sea realmente eficaz, la tecnología debe facilitar tanto el registro de las acciones formativas como el seguimiento del desarrollo de las competencias de los empleados. Un software para control de formación obligatoria puede ayudar a centralizar esta información y reducir la carga administrativa de RR. HH.

En este contexto, Cegid HR permite gestionar el talento desde una perspectiva basada en competencias, identificando áreas de mejora y ofreciendo formación adaptada a las necesidades de los empleados. Además, automatiza procesos de RR. HH. y facilita una gestión más estructurada del desarrollo profesional.

Seguimiento del progreso de los empleados en la formación obligatoria trabajadores

Una de las funciones principales debe ser el seguimiento del progreso mediante indicadores como el estado del curso, el tiempo dedicado, las puntuaciones obtenidas o el porcentaje de formación completada. Así, la empresa puede detectar rápidamente qué trabajadores han terminado una formación, cuáles la tienen pendiente y quiénes necesitan repetirla o realizar acciones de refuerzo. Este tipo de seguimiento resulta especialmente útil ya que permite anticiparse a los vencimientos antes de que se conviertan en un incumplimiento.

Gestión y actualización de contenidos

El sistema debe facilitar la creación, organización y reutilización de contenidos formativos, así como la asignación de cursos específicos a determinados puestos o colectivos. Esta función permite adaptar la formación a las necesidades de la empresa y mantener actualizados los contenidos cuando cambian los procedimientos o requisitos aplicables.

Registro de formaciones y evidencias

Para el control de formaciones obligatorias es especialmente importante disponer de un registro de las acciones realizadas. El software debe conservar información como los trabajadores participantes, las fechas, los resultados y el estado de cada formación, además de permitir generar informes que faciliten el seguimiento y la acreditación del cumplimiento.

Indicadores e informes de formación

Un buen software para control de formación obligatoria también debe ofrecer indicadores que permitan analizar la evolución de la formación, detectar necesidades pendientes y comprobar el grado de cumplimiento. Estos datos también pueden utilizarse para identificar necesidades formativas futuras y relacionar el desarrollo de competencias con la evolución del desempeño de los empleados.

La gestión de la formación también puede integrarse en una estrategia más amplia de desarrollo del talento. Con Cegid HR, los equipos de Recursos Humanos pueden identificar las competencias de sus empleados, detectar áreas de mejora y definir acciones de formación adaptadas a sus necesidades. Así, la formación deja de ser únicamente una obligación que controlar y se convierte también en una herramienta para impulsar el desarrollo profesional y el rendimiento de la organización.

Preguntas frecuentes

¿Cómo saber si una formación es obligatoria para mi empresa?
Depende de la normativa general, el sector de actividad, el puesto de trabajo, los riesgos asociados, el convenio colectivo y las políticas internas de la empresa. Por eso conviene revisar con regularidad qué cursos obligatorios para empresas siguen vigentes en cada caso.

Para determinar qué formaciones obligatorias para empresas aplican, lo mejor es validarlo con las fuentes oficiales correspondientes y, ante cualquier duda, con una asesoría laboral.

¿Qué evidencias debe conservar RRHH tras cada curso obligatorio?
RRHH debe conservar la convocatoria, el registro de asistencia, los contenidos impartidos, la evaluación cuando la formación incluya una prueba, la fecha de realización, la identidad del responsable o formador, el certificado correspondiente y la fecha de caducidad o próxima revisión.

Mantener esta documentación permite identificar con claridad qué formación obligatoria ha completado cada uno, algo especialmente útil ante una inspección o auditoría.

¿Quién debe controlar los vencimientos de las formaciones obligatorias?
El control debe repartirse por roles, con una propiedad clara del dato: RRHH centraliza el registro y el seguimiento de las fechas, prevención supervisa las formaciones relacionadas con los riesgos laborales, y los managers comprueban que su equipo mantiene al día sus formaciones. En organizaciones con varios departamentos implicados, conviene definir con claridad quién es responsable del control de formaciones obligatorias empleados en cada fase del proceso.

Los responsables de compliance, por su parte, controlan qué cursos obligatorios para empresas les corresponde supervisar según la normativa aplicable.

¿Qué pasa si una empresa no puede acreditar una formación obligatoria?
No poder acreditarlo puede generar un riesgo de incumplimiento y dar lugar a incidencias durante una auditoría o inspección, y en función de la materia y de la normativa aplicable, podría derivar en una sanción. Por eso conviene mantener los registros actualizados y consultar con prevención, compliance o una asesoría laboral cuando existan dudas concretas.

¿Cómo distinguir formación obligatoria de formación recomendada?
La formación obligatoria responde a una exigencia normativa, sectorial o ligada al puesto, mientras que la recomendada busca el desarrollo profesional, el upskilling o la mejora de competencias sin derivar de una obligación legal.

Distinguir ambas categorías permite priorizar los cursos obligatorios para empresas que deben cumplirse por obligación.

En definitiva, tener claro el mapa de formaciones obligatorias para empresas facilita tanto el cumplimiento normativo como la planificación del resto de acciones formativas.