¿Cómo hacer una nómina? Formato, partes y consejos prácticos

Una de las labores principales que se pide a los miembros de las áreas de RR.HH es saber cómo hacer una nómina. A veces, encontramos casi tantos tipos de nóminas como tipos de empresas.

Sin embargo, hay tres características básicas que todas deben contener: el formato, las partes que incluye y una comprensión fácil para no generar muchas consultas por parte de los empleados.

Reducir las consultas, es reducir el tiempo empleado por parte de nuestro equipo en tareas que no aportan valor.

Un único formato

La nómina debe tener un formato determinado por la Orden ESS/2098/2014 que aprueba el modelo de recibo individual de salarios. Hasta 2014, en los recibos de salarios de los trabajadores únicamente constaban la base de cotización y el tipo de retención correspondientes a la aportación del trabajador, pero no la determinación de la aportación del empresario.

Actualmente la normativa vigente exige:

El empresario deberá informar a los trabajadores de la cuantía total de la cotización a la Seguridad Social indicando, la parte de la cotización que corresponde a la aportación del empresario y la parte correspondiente al trabajador, en los términos que reglamentariamente se determinen.

Es muy importante que también aparezcan dos bloques bien diferenciados:

• Bloque para sello y firmas: es el espacio reservado para la firma de la empresa y el trabajador, y que consta también la fecha de la entrega al trabajador.
• Cajetín final: en este apartado se reflejarán los importes que la empresa abona a la seguridad social por el trabajador. Mediante la suma de estos importes y de los devengos totales, se puede calcular el coste total que tiene el trabajador para la empresa.

Las partes, fundamental para saber cómo hacer una nómina

Podemos dividir una nómina en 4 grande bloques, que serán aquellos que contengan la información de valor que debe quedar reflejada por ley. Estos bloque son:

El encabezado

Es el recuadro donde constan los datos identificativos de la empresa, del trabajador y sobre todo donde se identificará el periodo de tiempo que se ha trabajado y por el que se percibe el salario.

a) Los datos que deben constar de la empresa son:

• Nombre legal de la empresa (no el comercial, sino el que aparece en el registro)
• Domicilio social
• Código de identificación fiscal (CIF)
• Código de cotización de la Seguridad Social
• Centro de trabajo

b) Los datos que deben constar del trabajador son:

• Nombre
• Número de documento nacional de identidad (DNI)
• Código de cotización de la Seguridad Social del trabajador
• Categoría profesional o grupo profesional
• Fecha de antigüedad en la empresa
• Código del tipo de contrato

Devengos

Es el listado de conceptos salariales y no salariales que percibe el trabajador. Estos conceptos se dividen en:

a) Conceptos salariales: son las cantidades que se entregan al trabajador como retribución de sus funciones, y se dividen en:

• Salario base: viene determinado por el convenio colectivo y variará en función de la categoría profesional.

• Complementos salariales: cantidades que se abonan en función de las características del empleo o del trabajador. Son ejemplos de complementos los siguientes: antigüedad, nocturnidad, peligrosidad, plus por productividad, horas extraordinarias, pagas extraordinarias, cualquier salario en especie (como por ejemplo el coche de empresa, seguro médico, etc).

b) Percepciones no salariales: son los importes que abona la empresa y que no se consideran salario, sino que tienen una función compensatoria. Por ejemplo: dietas (compensa los gastos de manutención), plus de transporte (compensa los gastos de desplazamiento), gastos del teletrabajo, indemnizaciones de cualquier tipo que reparen perjuicios económicos sufridos por el trabajador.

Deducciones

Son los porcentajes que se restan de las cantidades devengadas, y que van destinados al pago de los impuestos sobre la renta a la Agencia Tributaria y a las prestaciones de la Seguridad Social. Las deducciones más habituales son:

a) Contingencias comunes: Son los importes que se abonan a la Tesorería General de la Seguridad Social. Se calcula aplicando el 4’7% sobre los conceptos salariales (excepto las horas extras). Sirven para cubrir, por ejemplo: el accidente no laboral, la enfermedad común y baja por maternidad/paternidad.

b) Cotización por formación: Se calcula aplicado el 0’1% sobre contingencias profesionales (que se calcula sumando las contingencias comunes más las horas extras). Este importe podrá recuperarse si la empresa ofrece formación subvencionada a los trabajadores.

c) Cotización por desempleo: Se calcula aplicando un porcentaje sobre el importe de las contingencias profesionales, y que dependerá del tipo de contrato formalizado, si es indefinido será del 1’55%, y si es de duración determinada será del 1’60%. Con esta aportación se garantiza la prestación contributiva (paro).

d) Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF): Importe que el trabajador adelanta de la renta. El porcentaje variará en función de las circunstancias de cada trabajador (el salario, estado civil, las cargas familiares y grado de discapacidad).

Líquido a percibir

Es el importe que recibirá el trabajador, y se calcula de la siguiente forma: devengos – deducciones.

Consejos prácticos para hacer una nómina accesible

Las nóminas pueden parecer más complicadas que algunos alfabetos de lenguas muertas, por ello la mejor opción es hacerlas comprensibles para el empleado.

• Utilizar conceptos claros, incluso contar con una guía de consulta para poder entender los conceptos serían buenas prácticas que reducirían el trabajo de RR.HH.

• Uno de los factores claves de las nóminas, junto con su comprensión es su accesibilidad. Es fundamental, con las normativas laborales vigentes, que los empleados puedan tener acceso rápido a sus nóminas.

Por ello, es fundamental contar con un Portal del Empleado, donde puedan recibirlas, e incluso RR.HH pueda asegurar la lectura de las mismas, o registrar las consultas que ha hecho el trabajador. Contar con el Portal del Empleado de Cegid Visualtime permite no solo disfrutar de estas ventajas, sino también aunar en una única solución todas las necesidades de la gestión del talento de tu organización.

El Gestor Documental de Cegid Visualtime permite subir documentos masivamente e incluso entregar, de forma segura y confidencial, la nómina a tus empleados de una forma automatizada. Además, podrás centralizar:

• Envío y solicitud de firma digital de: nóminas, certificados de retenciones, contratos, etc.
• Integración de tickets y gastos en el recibo del salario
• Los empleados pueden visualizar sus nóminas desde una App en su móvil

Una gran ventaja competitiva, pero también de optimización del tiempo de tu equipo de RR.HH.