Gestión de nóminas en la empresa

¿Qué es la gestión de nóminas?

La gestión de nóminas consiste en el proceso de administrar y calcular los salarios y posibles incentivos de todos los empleados que forman parte de una empresa.

Qué se debe tener en cuenta en su cálculo

Uno de los primeros trabajos que han de llevarse a cabo al calcular la nómina es ajustar el salario a cada trabajador. En ocasiones, estos quedan asignados de forma idéntica a la que establece el convenio colectivo, pero puede haber empleados con remuneraciones mayores que deben reflejarse.

Además, es posible que algunos de ellos tengan horas extra trabajadas durante ese mes. Por otro lado, si un trabajador ha estado de baja médica o ha tenido que cogerse alguna hora libre, también tiene que descontarse en la nómina de ese mes.

En función del resultado anterior, la empresa tiene que aplicar las deducciones y retenciones correspondientes. Así, por ejemplo, en contratos temporales es posible encontrar retenciones de IRPF de solamente el 2 %. También son importantes las cotizaciones a la Seguridad Social o las posibles deducciones que debas aplicar para planes de jubilación privados de la empresa, si es que así lo habéis decidido, o para un seguro de salud.

Otro aspecto fundamental consiste en asignar los posibles incentivos a los empleados, ya que estos van a título personal y no tienen por qué coincidir con los del resto.

Por último, una vez se haya calculado todo lo anterior, es importante que se cumplan las regulaciones de la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. En este sentido, recuerda que, como empresario, has de abonar los impuestos en nombre de tus trabajadores y en el tiempo y forma estipulados previamente.

Consejos para mejorar la gestión de nóminas

Son muchas las medidas que se pueden adoptar para que las nóminas de tu empresa se gestionen de forma correcta. Vamos a mostrarte algunas de ellas.

Verifica con antelación los datos de cada empleado

Al llegar a la empresa, cada trabajador ha de ofrecer una completa información al empresario para que se lleven a cabo sus deducciones. Esto es algo que se tramita con el modelo 145. Sin embargo, también es importante que asegurarse de otros aspectos importantes, como el número de cuenta. Para ello, se solicita un certificado de la entidad bancaria de cada trabajador.

Además, con el paso del tiempo es posible que algunos datos deban ponerse al día, por lo que es bueno facilitar este proceso a tu plantilla y explicar su importancia. Por ejemplo, si la situación personal del empleado cambia y pasa de estar soltero a casado, o si ha sufrido un divorcio. Lo mismo sucede si tiene hijos o si a alguno de ellos se le ha concedido una incapacidad. Todos estos datos son muy importantes y no siempre se corrigen a tiempo.

Emplea un software especializado

Con un programa de nóminas se aliviará gran parte de la carga de trabajo actual de la empresa. Y es que, en el futuro, tan solo será necesaria una pequeña supervisión para que asegurar que todo funciona de la forma adecuada. Además, se reducirán mucho los errores y contarás con la garantía de estar cumpliendo con la normativa vigente en cada momento.

Cada empleado dispondrá de su propia ficha individual en el software en la que solo habrá que anotar algunos aspectos relevantes, como, por ejemplo, su situación familiar, las retenciones voluntarias que tenga fijadas, los beneficios o las dietas.

Forma a tu plantilla

Todos los empleados de recursos humanos que se encargan directamente de la administración de las nóminas han de contar con una formación adecuada y estar actualizados, puesto que las normativas cambian con el paso del tiempo y también los contratos y procesos de la empresa.

Mantener a todo el mundo al día de lo que ocurre en el panorama laboral ayudará a optimizar la eficiencia y a disminuir los fallos. Además, será mucho más complicado que la Agencia Tributaria o la Seguridad Social encuentren errores en las contribuciones.

Registra todos los datos

La actual legislación en el ámbito laboral de nuestro país establece la obligación de seguir un registro horario de todos los trabajadores para evitar el fraude, ya que se reducen las horas extras impagadas. Creando un control horario digital, almacena la información más fiable sobre las horas trabajadas de cada empleado y resultará muy fácil exportarla directamente a la nómina.

Además, es recomendable que ser igual de preciso con otros aspectos laborales, como las bajas médicas, los días de vacaciones y los permisos, tanto retribuidos como no retribuidos. Solo así se puede aplicar las diferentes deducciones de manera correcta y conseguir que cada nómina refleje el tiempo real de trabajo de cada uno de los empleados.

Audita las nóminas de forma regular

Aunque un programa te ayuda a mejorar la eficiencia y a reducir los errores, estos no desaparecen por completo. Aquellos datos individualizados que se han de incorporar manualmente, un proceso que puede conllevar algunos fallos si no se hace de manera correcta. No obstante, esto tiene una fácil solución: auditar algunas de las nóminas emitidas cada mes antes de que las abones para comprobar su exactitud.

Es posible que pienses que los trabajadores se quejarán si hay algo que no está bien. Pero si el error es a su favor, es probable que miren para otro lado. Por eso resulta fundamental que extraigas algunas nóminas al azar y revises punto por punto su información. No es raro encontrar errores o discrepancias que todavía estarás a tiempo de corregir.

Si todo es correcto, tan solo será necesario que pases los importes al banco para que hagan las correspondientes transferencias a tus trabajadores.

Conserva los datos de forma segura

La Ley de Protección de Datos y la entrada en vigor de la nueva normativa europea RGPD ofrecen un marco de protección muy importante para toda la información confidencial. Y las nóminas de tus empleados son unos datos completamente privados que has de almacenar a buen recaudo.

Además, los ciberataques suponen un problema cada vez mayor, puesto que el robo de datos se ha convertido en una práctica de extorsión a las empresas. Los criminales, conscientes del gran valor de toda esta información, no dudan en chantajear a los empresarios para recuperar la información confidencial.

Todo esto hace que salvaguardar las nóminas deba convertirse en una prioridad para ti. Para ello, nada mejor que contar con un servidor seguro al que no se pueda acceder a través de programas espía o por ataques de fuerza bruta. De esta forma, protegerás la información más valiosa de tus trabajadores y ellos también tendrán acceso a su documentación introduciendo sus credenciales.

La importancia de contar con un software de nóminas

Disponer de un programa que te permita  gestionar las nóminas de los empleados de una forma segura y eficiente te proporcionará importantes ventajas. A continuación, te las mostramos para que comprendas cuál es su verdadera relevancia en el ámbito empresarial.

Automatización de las tareas diarias

Realizar los cálculos precisos de cada cuenta resulta mucho más fácil cuando dispones de la ayuda de un programa informático. A partir de unos datos sencillos, como las horas trabajadas y las posibles incidencias que hayan sucedido durante el periodo de pago, es posible extraer una nómina completa con todos los porcentajes de las deducciones y los devengos aplicados de una manera correcta.

Cumplir con la normativa vigente en España

Los programas de gestión de nóminas se actualizan de forma constante. Por lo tanto, almacenan los datos exactos que debes aplicar, por ejemplo, a las cotizaciones sociales. De este modo, estarás cumpliendo la ley y no correrás el peligro de recibir sanciones por errores en la información que has aportado.

Creación de informes y exportación de datos

Tomar decisiones a partir de los datos almacenados en el sistema es mucho más fácil y eficaz. En este caso, emplear una herramienta digital ayudará a encontrar toda la información en unos pocos clics y la podrás exportar de la forma que más te convenga. Esto tiene una repercusión inmediata entre los directivos de la empresa, pero también disminuye la carga de trabajo que supondría recopilar todos esos datos de manera manual.

Del mismo modo, si se realiza una inspección a la empresa, es fácil localizar todos los documentos requeridos . Esto hará este trámite mucho más ágil.

Ten en cuenta que has de conservar todas las nóminas durante, como mínimo, cuatro años. Por lo tanto, con un programa de gestión de nóminas, se evitan muchos problemas que podrían acarrear sanciones.

Acceso en línea

Estas herramientas no solo están accesibles desde la oficina, sino que también se pueden utilizar en casa o incluso desde un teléfono móvil. Esto hace que la conciliación familiar de un negocio resulte más fácil y también hace más eficiente el teletrabajo. El hecho de que cada empleado pueda acceder a su información personal sin moverse de casa reduce sus peticiones a recursos humanos y agiliza otras tareas más importantes.

Disponer de un programa de nóminas ayudará a gestionar de la forma adecuada estos importantes documentos, lo que aumentará la eficiencia de tu negocio. No solo optimizarás los procesos de trabajo, sino que ayudarás a mantener satisfechos a tus empleados y evitarás posibles problemas legales.