Cómo asegurar el cumplimiento de la normativa de transparencia salarial

De dónde debe salir el dato: la nómina como punto de partida

La nómina es el documento que recoge lo que realmente se ha pagado, a quién, cuándo y por qué concepto. La Directiva entiende la retribución en sentido amplio, es decir, no solo el salario base, sino también las gratificaciones abonadas, tanto en efectivo como en especie. Todo eso ya está registrado en la nómina, y por eso es el punto de partida para cualquier análisis de brecha.

El problema aparece cuando el dato sale de la nómina para viajar por exportaciones y hojas de cálculo. En cada paso se pueden duplicar criterios, perder el historial o introducir errores de copia, y cuando llega el momento de justificar una cifra, puede resultar difícil saber de dónde salió exactamente. Por eso Rosa Jiménez, experta en soluciones de productos en Cegid, señala en el webinar “Nueva transparencia salarial: Claves de cumplimiento y novedades de la Directiva 2023/970” que el dato debe cumplir cuatro condiciones:

• Fiable, porque debe reflejar los importes realmente abonados.
• Actualizado,porque debe reflejar altas, bajas, cambios de categoría y variaciones salariales cuando se producen.
• Bien clasificado, porque solo se pueden comparar puestos de igual valor si cada persona está correctamente asignada a su categoría y grupo profesional. 

Con trazabilidad, porque la empresa debe poder demostrar cómo se llegó a cada cifra. Si la empresa incumple las obligaciones de transparencia retributiva (artículos 5, 6, 7, 9 y 10), será ella quien deba demostrar que no hubo discriminación, sin que el trabajador tenga que aportar antes indicios. La única excepción es que la empresa pruebe que el incumplimiento fue involuntario y de poca importancia.

Una misma base para nómina y administración de personal

Cuando la nómina y la administración de personal trabajan sobre una misma base, el registro retributivo automático deja de ser un proyecto anual y pasa a generarse como parte del proceso habitual de nómina. Es el enfoque de soluciones como Cegid Peoplenet, que parten de los datos de nómina para generar el registro retributivo, que exigiría la normativa de transparencia salarial, sin reconstruirlo a mano.

Pero ¿qué ocurre cuando los datos cambian a lo largo del año? Un caso muy habitual lo ilustra bien.

Un caso práctico: una persona que cambia de categoría a mitad de año

El sistema debe registrar los tramos con sus fechas de inicio y fin y los importes correspondientes, no solo el dato agregado del año. Pensemos en una persona que cobra 2.000 euros al mes como analista hasta el 30 de junio y 2.400 euros mensuales como responsable desde el 1 de julio. Si el sistema solo guarda el dato agregado de 26.400 euros (12.000 del primer tramo más 14.400 del segundo), hay que asignarlo a una única categoría.

Si se asigna a la nueva todo el año, su retribución parecerá inferior a la de sus compañeros de responsable, que cobran los 12 meses en esa categoría, y aparecerá una brecha que en realidad no existe. Asignarlo a la anterior tampoco resuelve el problema. Se inflan las medias de analista con un salario que ya no corresponde a ese puesto.

Dada la diversidad de situaciones complejas similares que pueden ocurrir, el sistema debe registrar los tramos con sus fechas de inicio y fin y los importes correspondientes, no solo el dato agregado del año.

Registro retributivo automático: qué debe generar tu software de nómina y administración de personal

A partir de los datos reales de la nómina, Cegid Peoplenet genera un registro retributivo automático. El sistema recoge la información necesaria y todas aquellas variables que reflejan la realidad laboral de cada persona durante el periodo analizado.

En concreto, el registro recoge los valores medios y medianos de:

• Salario base.
• Complementos salariales.
• Percepciones extrasalariales.

Todos ellos aparecen desglosados por género y por categoría o grupo profesional, o por puestos de igual valor. Como explica Rosa Jiménez, “no es un informe que se tenga que reconstruir manualmente cada año con exportaciones de datos, cruces de información y revisiones interminables”, porque se genera directamente desde los datos de nómina.

Más allá del registro: los informes periódicos de la Directiva

Un buen software de transparencia salarial también debe dejar preparada la información que pide la Directiva en sus informes periódicos. La Directiva establece siete indicadores de brecha retributiva, de la A a la G. Según Mónica Fanego, responsable de Vigilancia Legal en Cegid, en España ya están implementados todos excepto la proporción de trabajadores que reciben componentes complementarios o variables y la proporción de trabajadores en cada cuartil retributivo. Previa solicitud, la empresa debe facilitar la información de los cuatro años anteriores, si está disponible. También debe permitir el análisis de la información. Contar con los datos estructurados es la condición necesaria, pero la condición suficiente es poder analizarlos de forma ágil y visualizarlos de manera que sean útiles para la toma de decisiones, algo que se consigue a través del cuadro de mando.

Cuadro de mando de nómina: de los datos a las alertas

Este dashboard o cuadro de mando de transparencia salarial se alimenta automáticamente con los mismos datos que figuran en la nómina y con los que se genera el registro retributivo.

Incluye una pestaña denominada “Transparencia salarial” que permite visualizar los diferentes niveles de análisis: distribución por género, tipos de contrato, jornada, promociones, antigüedad o brechas por grupo profesional.

Indicadores que funcionan como sistema de alerta

Además, los indicadores, como la brecha por grupo profesional, funcionan como sistema de alerta. Como explica Rosa Jiménez, “una brecha relevante permite identificar dónde hay que profundizar con más detalle, preparar una justificación si corresponde o activar medidas correctoras antes de llegar tarde”.

Esto resulta muy útil cuando dirección, auditoría, inspección o representación legal solicitan información. En ese momento no hay que buscar los datos ni consolidarlos desde cero, porque la información ya está en el sistema, actualizada y conectada con el dato de nómina.

Portal del empleado: cumplir también significa comunicar

La normativa de transparencia salarial no solo obliga a gestionar la información internamente, también exige ponerla a disposición de los trabajadores de manera transparente. Cualquier persona trabajadora puede solicitar por escrito su nivel retributivo individual y los niveles retributivos medios, desglosados por sexo, de su categoría o de trabajos de igual valor. La empresa deberá responder en un máximo de dos meses y deberá informar anualmente a la plantilla de este derecho y de los pasos para ejercerlo.

A través del portal del empleado de Cegid, cada empleado puede acceder a su documentación laboral (recibos de nómina, certificados, etc.), y además el proceso queda registrado. Esto facilita a RR. HH. la labor de gestionar solicitudes, controlar plazos y conservar evidencias de las comunicaciones realizadas.

A través del portal del empleado de Cegid Peoplenet, cada empleado puede acceder a su documentación laboral (recibos de nómina, certificados, etc.), y además el proceso queda registrado. Esto facilita a RR.HH. la labor de gestionar solicitudes, controlar plazos y conservar evidencias de todas las comunicaciones realizadas.

Trazabilidad de las solicitudes

Contar con un canal centralizado aporta trazabilidad. Como cada solicitud queda registrada con su fecha y su respuesta, la empresa puede demostrar que atendió la petición en plazo.

El flujo completo: de la nómina a la decisión

Cegid Peoplenet ayuda a conectar nómina, cumplimiento normativo y análisis en un mismo flujo. En primer lugar, el dato se genera directamente desde la nómina y después se transforma en informes como el registro retributivo.

A continuación, se analiza en el cuadro de mando para detectar riesgos y tomar decisiones y, finalmente, se documenta la relación con el empleado desde el portal.Y es que, en palabras de Rosa Jiménez, “con esto lo que conseguimos es que la transparencia no dependa de procesos manuales, correos aislados o documentos dispersos, sino de un circuito formal, trazable y seguro para todos”.

Qué deben hacer las empresas para prepararse

Según Mónica Fanego, prepararse para la Directiva exige cuatro pasos:

1. Describir correctamente los puestos de trabajo, evitando descripciones incompletas, subjetivas o desactualizadas que oculten funciones o generen sesgos.
2. Valorar los puestos con criterios objetivos y neutros, basados en competencias, esfuerzo, responsabilidad y condiciones de trabajo, para identificar trabajos de igual valor.
3. Construir una estructura salarial coherente, con bandas retributivas alineadas con la valoración de los puestos.
4. Medir, analizar y explicar las diferencias retributivas mediante el registro, la auditoría y, en su caso, la evaluación retributiva conjunta. 

Como resume Mónica, el objetivo no es solo detectar brechas, sino poder justificar por qué existen y corregirlas cuando no responden a criterios legítimos.