Antoine DEVRESSE, ancien contrôleur URSSAF, connaît bien son sujet ! Après plusieurs années comme inspecteur auprès de l’URSSAF Ile-de-France, il a travaillé dans un cabinet de conseil sur l’optimisation des charges URSSAF. Depuis 2017, il créé BIRDIE Consulting, et propose des formations pour accompagner les étapes d’un contrôle Urssaf. Avec François PEDONE, ingénieur commercial Cegid Notilus, ils lèvent le voile sur les contrôles qui peuvent être effectués sur les notes de frais de votre société.  Décryptage…

Du contrôle au redressement URSSAF

L’Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales est le collecteur des cotisations sociales en France. Nous sommes dans un système déclaratif et les entreprises sont tenues de déclarer leurs montants et verser en conséquence des cotisations tous les mois. Potentiellement, les déclarations peuvent contenir des erreurs ou des fraudes et c’est pour cela que les entreprises peuvent être amenées à être contrôlées. Les contrôles ne peuvent pas remonter sur une période de plus de trois ans. Dans les faits, les contrôles URSSAF sont monnaie courante dans les très grandes entreprises.

L’administration procède au redressement si elle estime que l’entreprise n’a pas payé toutes les cotisations qu’elle aurait dû recevoir afin de régulariser la situation. Des majorations de retards seront calculées sur les sommes régularisées (une demande de remise gracieuse est possible).

10 points très contrôlés par l’Urssaf sur les notes de frais

La déclaration d’un repas

Est-ce que la note de frais de votre repas est justifiée car vous êtes en situation de déplacement ? C’est une question qu’il faut se poser. En effet, si vous faites une note de frais alors que vous êtes géographiquement proche de votre entreprise, ou en tout cas si le contrôleur estime que vous auriez pu avoir le temps de venir déjeuner à votre entreprise, cette dernière peut être redressée car le contrôleur jugera que la note de frais n’a pas lieu d’être.

À l’heure actuelle, c’est l’entreprise qui est redressée et le salarié ne peut pas être poursuivi. Avec le recul, ce repas qui a été remboursé au salarié alors qu’il ne l’aurait pas dû,  peut s’apparenter à un salaire. Cela signifie donc que son bulletin de paie et même son impôt sur le revenu deviennent obsolètes. À ce jour, il n’existe pas de relation assez étroite entre le FISC et l’URSSAF. À terme, avec les solutions informatiques, l’intelligence artificielle ou encore le prélèvement à la source, il y a fort à parier que ces administrations communiqueront ensemble et que tout sera ajusté automatiquement.

Le décompte des tickets restaurants

Il n’est pas possible de cumuler un remboursement d’un repas en note de frais ET d’avoir un ticket restaurant pour ce même repas. Savez-vous si votre entreprise a bien décompté un ticket restaurant le jour où un repas a été remboursé par note de frais ? C’est souvent un point qui est négligé par les entreprises qui donnent parfois un ticket restaurant pour chaque jour du mois, malgré les remboursements par note de frais.

La nature de frais rubrique « Divers »

Voilà une rubrique régulièrement utilisée par les salariés lorsqu’ils ne savent pas dans quelle classification ranger leur frais. Dans cette nature de frais, on retrouve très souvent les cadeaux clients ou ceux faits aux salariés. Mais attention car il existe des règles très strictes. Si par exemple, une entreprise décide de faire passer en note de frais un cadeau pour un départ à la retraite, cela fera l’objet d’un redressement car la loi indique que dans cette situation le cadeau doit être fait par le CSE (s’il y en a un dans l’entreprise).

Bien entendu, il est possible d’offrir des cadeaux à ses clients mais il faut encore prouver qu’ils n’ont pas été faits en compensation de quelque chose. Si annuellement vous offrez des chocolats à tous vos clients, cela ne posera pas de soucis. En revanche, si vous offrez une caisse de champagne à un seul client, cela pourrait être mal interprété par le contrôleur, qui pourrait vous redresser. Faites donc bien attention aux frais se trouvant dans cette rubrique « divers» afin qu’ils ne soient pas considérés comme une prise en charge d’une dépense personnelle.

Les indemnités kilométriques

Autre sujet surveillé de près par les inspecteurs qui vont vouloir vérifier la réalité des kilomètres effectivement parcourus. Ils vont donc croiser les agendas et le lieu du repas à midi par exemple, les péages de la route, et demander des états détaillés.

Les frais professionnels justifiés ne sont pas soumis à cotisations de Sécurité sociale et à CSG-CRDS et sont  encadrés par l’Urssaf. Retrouvez ici la grille officielle des barèmes.

-> Pour connaître les 8 autres points souvent contrôlés, accédez au replay du webinar.

Comment Cegid Notilus vous accompagne en cas de contrôle URSSAF ?

En cas de contrôle, nos utilisateurs sont rassurés ! Cegid Notilus est une solution de gestion des notes de frais, de réservation des voyages professionnels et gestion de flotte automobile.

Avec notre application, les collaborateurs prennent en photo et dématérialiser leurs justificatifs de frais qui sont alors directement stockés dans un cloud sécurisé (archivage à valeur probante). Lors de contrôles fiscaux ou URSSAF, vous conservez une traçabilité complète et une visibilité sur toutes les notes de frais et déplacements de votre société des 10 dernières années !

Cegid Notilus vous permet de configurer votre politique de remboursement. Les tickets restaurants sont automatiquement décomptés (repas, invitation ou participation à une invitation), et en un clic vous pouvez retrouver tous les frais de repas et les justificatifs associés.

Dans notre outil, vous avez la possibilité de créer autant de natures de frais que nécessaire, ceci afin de minimiser la rubrique « Divers » et de personnaliser les champs à compléter par le collaborateur afin de bien justifier la dépense.

Tout ceci sans oublier que Cegid Notilus dispose d’un contrôle des doublons de frais grâce à notre OCR (Reconnaissance Optique des Caractères).

La fonction Audit permet l’extraction des données et des justificatifs suivant des critères sélectionnés et vous permet de présenter au contrôleur ce qu’il demande de vérifier.

Vous pouvez même configurer un workflow de validation des notes de frais (un cheminement de validation spécifique propre à votre entreprise) suivant différents critères (type de note, montant, population, nature de frais…) pour faciliter et fluidifier la validation des frais.

Lisez notre article pour aller plus loin : Logiciel de notes de frais : panorama complet et bénéfices

Et si un contrôle fiscal devenait une simple formalité ?