Note de frais de déplacement : guide complet pour comprendre, calculer et les gérer

Qu’est-ce qu’une note de frais professionnelle ?

Une note de frais de déplacement est un document officiel qui permet à un salarié de demander le remboursement des dépenses engagées pour les besoins de son activité professionnelle en dehors de son lieu de travail habituel. Ces frais sont avancés par le collaborateur et remboursés par l’employeur, à condition qu’ils soient justifiés et conformes à la politique de l’entreprise.Ils peuvent être directement pris en photo par le collaborateur dans un logiciel de notes de frais, sans ressaie des champs.

Rôles et utilités de la note de frais de déplacement

Ce processus est essentiel pour plusieurs raisons :

• Pour le salarié : Il assure la compensation des dépenses personnelles réalisées dans l’intérêt de l’entreprise.
• Pour l’entreprise : Il permet de suivre et maîtriser les coûts, de récupérer la TVA lorsque c’est possible, et de justifier les charges auprès de l’administration fiscale et de l’URSSAF.

Mentions obligatoires à faire figurer

Pour être valide, une note de frais de déplacement doit contenir des informations précises. L’absence d’un de ces éléments peut entraîner un refus de remboursement ou un redressement en cas de contrôle.

• Nom du collaborateur
• Date de la dépense
• Motif précis du déplacement (nom du client, lieu du séminaire, etc.)
• Nature de la dépense (repas, hébergement, transport)
• Montant de la dépense (HT, TVA et TTC)
• Justificatif de paiement (facture, reçu, billet de train)

Quels frais peuvent être remboursés lors d’un déplacement professionnel ?

La liste des frais professionnels remboursables est encadrée. Toutes les dépenses doivent être raisonnables et directement liées à la mission.

Frais de transport

Le choix du moyen de transport a un impact direct sur les modalités de remboursement.

• Véhicule personnel : L’utilisation de la voiture personnelle donne droit au versement d’indemnités kilométriques. Celles-ci couvrent l’usure du véhicule, le carburant, l’assurance et l’entretien. Calculez vos indemnités kilométriques grâce à ce barème
• Voiture de location : Les frais de location peuvent être remboursés sur présentation de la facture.
• Taxi/VTC : Les trajets en taxi ou VTC sont remboursables s’ils sont justifiés par des contraintes spécifiques (absence de transport en commun, transport de matériel lourd).
• Train et avion : Les billets de train et d’avion sont pris en charge sur présentation des justificatifs d’achat.

Frais annexes

D’autres dépenses engagées durant le déplacement peuvent faire l’objet d’un remboursement.

• Péages et parking : Ces frais sont remboursés intégralement avec un justificatif.
• Frais de repas : Le salarié peut se faire rembourser ses repas, dans la limite des plafonds fixés par l’URSSAF ou la politique interne de l’entreprise.

Lire le dossier complet sur les Notes de frais de restaurant

• Frais d’hébergement : Les nuitées à l’hôtel sont remboursables si le déplacement professionnel empêche le salarié de rentrer à son domicile.

Comment rédiger une note de frais de déplacement ?

La rédaction d’une note de frais de déplacement doit suivre une procédure rigoureuse pour garantir un traitement rapide et conforme. L’idéal est de la préparer au fur et à mesure du déplacement pour ne rien oublier.

Voici les étapes essentielles :

1. Conserver tous les justificatifs : C’est le réflexe numéro un. Chaque dépense doit être accompagnée de sa facture ou de son reçu.
2. Remplir le document : Utilisez le modèle de note fourni par votre entreprise ou un outil dédié. Renseignez chaque dépense avec les informations obligatoires (date, nature, montant, TVA si applicable).
3. Calculer les totaux : Faites le total des dépenses et, si nécessaire, calculez les indemnités kilométriques dues.
4. Soumettre pour validation : Transmettez la note de frais et tous les justificatifs à votre manager ou au service compétent selon le circuit de validation de l’entreprise.

Exemple et modèle de note de frais à télécharger

Utiliser un modèle standardisé permet de simplifier le processus et de s’assurer que toutes les informations nécessaires sont présentes. Les entreprises adoptent souvent un format Excel ou utilisent un logiciel spécialisé pour automatiser la collecte.

Un bon modèle de note de frais inclut des champs clairs pour chaque type de dépense, les montants, la TVA, et un espace pour les commentaires.

Bonnes pratiques pour adapter le modèle :

• Personnalisez les catégories : Adaptez les types de dépenses aux frais les plus courants dans votre entreprise (péage, carburant, repas d’affaires, etc.).
• Intégrez les plafonds : Mentionnez directement les limites de remboursement pour guider les salariés.
• Automatisez les calculs : Utilisez des formules pour calculer automatiquement les totaux et les indemnités kilométriques, réduisant ainsi le risque d’erreur.

Comment faire une note de frais de déplacement ?

Nous avons conçu un modèle simple et prêt à l’emploi que vous pouvez télécharger.

Il est important de distinguer le remboursement au réel, basé sur les kilomètres exacts parcourus et justifiés, du défraiement forfaitaire, où l’entreprise verse une allocation fixe.

Notre modèle de note est conçu pour le remboursement au réel.

Que faire si un justificatif est perdu ?

En cas de perte, le salarié peut tenter d’obtenir un duplicata auprès du commerçant. Si cela est impossible pour de petites dépenses, vous pouvez utiliser notre modèle téléchargeable d’attestation sur l’honneur qui peut exceptionnellement être acceptée par l’employeur. Mais cette pratique doit rester rare car elle n’est pas opposable en cas de contrôle URSSAF.

Comment fonctionne le remboursement d’une note de frais ?

L’employeur dispose de deux méthodes principales pour le remboursement des frais. Le choix dépend souvent de la culture de l’entreprise et de la nature des déplacements.

Remboursement au réel (sur justificatifs)

C’est la méthode la plus courante. L’employeur rembourse le salarié du montant exact des dépenses engagées, à l’euro près. Chaque dépense doit être prouvée par un justificatif. Cette approche offre une grande précision mais peut être lourde à gérer administrativement. Idéalement, le remboursement doit suivre la politique de voyage définie par l’entreprise pour éviter les abus et les favoritismes éventuels.

A lire : Comment rédiger une politique de voyage claire et efficace ?

Remboursement au forfait (barèmes URSSAF)

L’employeur verse une allocation forfaitaire au salarié pour couvrir ses dépenses. Le montant de cette indemnité est défini selon les barèmes de l’URSSAF(taux mis à jour pour 2026, sur le site officiel URSSAF) et est exonéré de cotisations sociales. Par exemple, il existe un forfait pour les frais de repas ou pour un grand déplacement. L’avantage est la simplicité : pas besoin de collecter tous les justificatifs. Cependant, si les dépenses réelles dépassent le forfait, la différence reste à la charge du salarié.

A lire : Que choisir entre frais réel ou abattement forfaitaire pour vos indemnités kilométriques ?

Comment calculer les frais kilométriques pour une note de frais ?

Lorsqu’un salarié utilise son véhicule personnel, l’employeur lui verse des indemnités kilométriques. Le calcul se base sur un barème officiel publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule (en CV) et la distance totale parcourue à titre professionnel durant l’année.

Quel est le tarif kilométrique pour une note de frais ?

Le tarif est amené à changer chaque année selon la règlementation en vigueur.

Nous avons rédigé un guide complet sur le sujet du calcul des indemnités kilométriques précis, le salarié doit noter le point de départ, le point d’arrivée et la distance de chaque trajet.

Récupération de la TVA sur les notes de frais de déplacement

L’entreprise peut récupérer la TVA sur certaines dépenses, ce qui représente une source d’économies non négligeable. Cependant, les règles sont strictes.

Pour en savoir plus sur les subtilités, consultez notre guide sur la TVA sur frais de déplacement .

L’adoption d’un logiciel de gestion des notes de frais comme Cegid Notilus transforme ce processus. Ces outils permettent de :

• Automatiser la saisie : Le salarié prend une photo de son justificatif, et l’application reconnaît les informations (montant, date, TVA) grâce à l’IA.
• Centraliser les données : Toutes les notes de frais sont stockées au même endroit, accessibles en temps réel par les managers et le service comptable.

“ La digitalisation, c’est magique, c’est un gain de temps énorme ! Je passais 30 minutes à la main et aujourd’hui en 5 minutes c’est réglé.” Cissé Diakité, gestionnaire du personnel chez Spie Batignolles

• Simplifier la validation : Des circuits de validation personnalisés alertent automatiquement les bonnes personnes.
• Garantir la conformité : L’outil intègre les barèmes URSSAF et la politique de l’entreprise, signalant toute dépense non conforme.

“ En cas de doublon de justificatif, l’application détecte automatiquement que le frais a déjà été rentré. Côté indemnités kilométriques, les calculs automatiques de Cegid Notilus sont des fonctionnalités qui nous ont grandement facilité la vie. Cela simplifie beaucoup les choses pour moi au niveau comptable” Julien Peyriguère en charge de la gestion des notes de frais chez DB Cargo

• Archiver à valeur probante : L’archivage à valeur probante consiste à numériser les justificatifs dans un coffre-fort numérique, avec la même valeur légale que les originaux, éliminant le besoin de stockage papier.

En optimisant la gestion des frais professionnels , vous faites gagner du temps à tous les collaborateurs et vous assurez une parfaite maîtrise des coûts.

Questions fréquentes sur les notes de frais de déplacement

Quels frais de déplacement sont refusés par l’URSSAF ?

L’URSSAF refuse le remboursement des frais jugés excessifs, non justifiés par une nécessité professionnelle claire ou n’ayant pas de justificatif valable. Les amendes pour infraction au Code de la route, même durant un trajet professionnel, sont également exclues.

Quelles sont les règles de l’URSSAF pour un grand déplacement ?

Un salarié est en grand déplacement s’il ne peut pas regagner son domicile chaque jour en raison de la distance (plus de 50 km) et du temps de trajet (plus de 1h30 en transports en commun). Dans ce cas, l’employeur peut verser une indemnité de grand déplacement forfaitaire pour couvrir les frais de repas et d’hébergement.

Quelle prise en charge minimale de transport par l’employeur ?

Pour les trajets domicile-travail, l’employeur a l’obligation de prendre en charge au minimum 50 % du coût de l’abonnement aux transports en commun. Pour les déplacements professionnels, le remboursement intégral des frais est la norme, soit au réel, soit via une allocation forfaitaire.