Frais de déplacement professionnel : le guide complet

Qu’est-ce qu’un frais de déplacement professionnel ?

En premier lieu, il est essentiel de définir précisément ce que recouvre la notion de frais de déplacement professionnel.

Définition et cadre légal

Un frais de déplacement professionnel correspond à toute dépense engagée par un salarié ou un dirigeant dans le cadre de son activité professionnelle, en dehors de son lieu de travail habituel. Pour être considéré comme tel, le déplacement doit répondre à trois critères fondamentaux :

1. Être nécessaire à l’activité professionnelle : Le déplacement doit être justifié par les besoins de l’entreprise (visite de clients, prospection, formation, séminaire, salon, mission sur un autre site, etc.).
2. Être différent du lieu habituel de travail : Il ne doit pas correspondre au trajet quotidien entre le domicile et le lieu de travail.
3. Être justifié : Chaque dépense doit être prouvée par un justificatif (facture, reçu, billet de train, hôtel, carburant, etc.).

Ces dépenses, qualifiées de frais professionnels, sont exclues de l’assiette des cotisations sociales. L’employeur peut les rembourser au salarié de deux manières principales : sur la base des dépenses réelles justifiées ou via une allocation forfaitaire. Le choix entre ces deux modes de prise en charge des frais de déplacements professionnels dépend souvent de la politique interne de l’entreprise ou d’un accord collectif.

Quels types de frais sont concernés ?

Les frais de déplacement englobent une variété de dépenses engagées par le collaborateur lorsqu’il est en mission. Voici les principales catégories des défraiements de frais de déplacement :

• Frais de transport : Ils couvrent les coûts liés au trajet lui-même. Cela inclut l’utilisation d’un véhicule personnel (indemnités kilométriques), les billets de train ou d’avion, les titres de transports en commun, les frais de taxi ou de VTC, et même la location de vélos, dans une logique de mobilité durable.
• Frais de repas : Lorsqu’un salarié est en déplacement et ne peut pas regagner son domicile ou son lieu de travail pour déjeuner, ses dépenses de restauration peuvent être prises en charge. On parle alors de frais de repas ou d’indemnité de panier repas.
• Frais d’hébergement : Pour les missions de longue durée, les frais d’hôtel ou de logement temporaire sont remboursables. C’est une composante clé des grands déplacements.
• Frais annexes : D’autres dépenses peuvent s’ajouter, comme les frais de stationnement, les frais de péages, les frais de visa pour un voyage d’affaires à l’étranger ou encore les dépenses liées à l’utilisation des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC). Par exemple, les ordinateurs, double écrans, smartphones, tablettes…

L’ensemble des frais de déplacements peut être soumis à une politique de voyage claire qui encadre le voyage d’affaires dans une application métier. Une solution comme Cegid Notilus permet d’intégrer en temps réel toutes les notes de frais au sein de l’application, et de la rattacher au déplacement professionnel en cours.

A noter : Pour les véhicules électriques, le montant calculé des indemnités kilométriques est majoré de 20 %.

Comment calculer ses frais kilométriques ?

Le calcul des indemnités kilométriques est simple. Il suffit d’appliquer la formule correspondant à la puissance fiscale de votre véhicule et à la distance totale parcourue à titre professionnel sur l’année.

Exemple concret :
Un commercial utilise son véhicule personnel de 6 CV pour ses visites clients. En 2024, il a parcouru 18 000 km.
Le calcul se fait comme suit :

• Le salarié se situe dans la tranche « de 5 001 à 20 000 km ».
• Formule : (d x 0,374 €) + 1 457 €
• Calcul : (18 000 x 0,374) + 1 457 = 6 732 + 1 457 = 8 189 €

L’indemnité kilométrique totale pour l’année s’élèvera à 8 189 €. Si son véhicule était électrique, le montant, majoré de 20%, serait de 8 189 € x 1,20 = 9 826,80 €.

Adopter une solution métier comme Cegid Notilus qui gère les déplacements professionnels est un soulagement pour le collaborateur comme pour les gestionnaires des notes de frais : 

Frais réels et impôts : que déclarer et comment ?

Lors de sa déclaration de revenus, le salarié a le choix entre deux options pour ses frais professionnels :

1. La déduction forfaitaire de 10 % : C’est l’option par défaut. L’administration fiscale applique automatiquement un abattement de 10 % sur le revenu brut imposable. Cette option est simple mais pas toujours la plus avantageuse pour les voyageurs d’affaires réguliers.
2. La déduction des frais réels : Le salarié peut choisir de déduire le montant réel de ses dépenses professionnelles.

Quelles sont les principales catégories de frais réels déductibles ?

• Frais de transport domicile-lieu de travail et les déplacements professionnels calculés avec le barème kilométrique
• Frais de repas
• Déplacements professionnels
• Frais de formation
• Locaux et équipements professionnels

Que choisir entre frais réel ou abattement forfaitaire pour vos frais kilométriques ?

Le choix des frais réels est judicieux si le total de vos dépenses professionnelles dépasse le montant de la déduction forfaitaire de 10 %. Pour opter pour les frais réels, il faut joindre à sa déclaration de revenus une note détaillant la nature et le montant de chaque dépense, tout en conservant tous les justificatifs pendant trois ans.

Le mieux est de simuler au préalable directement sur le site des impôts.

-> Accédez ici directement au simulateur des impôts.

Focus : le remboursement des frais de déplacement domicile/lieu de travail

Entre obligations, encouragements et facultatif, faisons le point sur les prises en charge de l’employeur pour le remboursement des trajets du domicile vers le lieu de travail.

Obligations légales

Prise en charge des abonnements de transport en commun :

L’employeur doit rembourser au moins 50 % du coût des abonnements de transport en commun (train, bus, métro, tramway) ou de location de vélos publics utilisés pour les trajets domicile-travail.

Cette obligation s’applique à tous les salariés, y compris ceux à temps partiel.

Les abonnements concernés doivent être annuels, mensuels ou hebdomadaires (les titres unitaires ne sont pas pris en charge).

A noter : L’adoption de la loi de finances pour 2025 permet de revenir au taux d’exonération de cotisations sociales jusqu’à 75 % du coût des titres d’abonnement.

Optionnel mais encouragé

1. Forfait mobilités durables ou FMD

Depuis 2020, l’employeur peut verser une indemnité pour encourager l’utilisation de modes de transport écologiques (vélo, covoiturage, trottinettes, etc.).

Ce forfait est exonéré de cotisations sociales dans la limite de 600 €* par an et par salarié (et peut aller jusqu’à 900 € si cumulé avec la prise en charge des abonnements de transport en commun).

*Chiffres 2025 site Urssaf – FMD

2. Indemnités kilométriques :

Si un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’employeur peut rembourser les frais sur la base du barème kilométrique publié par l’administration fiscale. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans les limites fixées évoquées dans le chapitre Indemnités kilométriques. ( <-Ancre)

Facultatif mais recommandé

Prime de carburant ou d’alimentation pour véhicules électriques :

L’employeur peut verser une prime pour les frais de carburant ou d’alimentation des véhicules électriques, hybrides ou à hydrogène.

En 2025, le plafond a été relevé pour l’exonération de cotisations sociales à 300 € par an pour le carburant et 600 € pour les véhicules électriques.

Indemnité vélo :

L’employeur peut indemniser les trajets domicile-travail effectués en vélo personnel à hauteur de 0,25 €/km.

Prise en charge des frais de stationnement :

Si un salarié utilise son véhicule personnel pour se rendre au travail, l’employeur peut rembourser les frais de stationnement, sous réserve de justificatifs.

Résumé des plafonds d’exonération (2025)

Sanctions en cas de non-respect

Le non-respect des obligations légales (comme la prise en charge des abonnements de transport) peut entraîner des sanctions pour l’employeur, notamment en cas de contrôle URSSAF.

Délais et règles de remboursement des frais de déplacement

Il n’existe pas de délai légal strict imposé à l’employeur pour le remboursement des notes de frais. Cependant, un délai « raisonnable » est attendu, généralement aligné sur le cycle de paie (souvent à la fin du mois suivant la dépense). Un retard excessif peut être considéré comme une négligence de l’employeur.

Le salarié, de son côté, doit soumettre ses justificatifs dans les délais fixés par la politique interne de l’entreprise. La prescription pour le remboursement des frais professionnels est néanmoins de trois ans.

Cas spécifiques de frais de déplacement

Les grands déplacements et leurs spécificités

On parle de « grand déplacement » lorsqu’un salarié est en mission et se trouve dans l’impossibilité de regagner son domicile chaque jour. Deux conditions doivent être remplies simultanément :

1. La distance entre le lieu de résidence et le lieu de la mission est d’au moins 50 km (trajet aller).
2. Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins de 1h30 (trajet aller).

Dans ce cas, l’employeur verse une indemnité de grand déplacement pour couvrir les dépenses supplémentaires de nourriture et de logement. Ces indemnités sont exonérées de cotisations sociales dans la limite de plafonds fixés par l’URSSAF. Pour 2025*, en métropole, les limites d’exonération pour les trois premiers mois sont de 21,10 € par repas et de 75,6 € par nuit (logement + petit-déjeuner) à Paris et dans les départements 75,92, 93, 94 et 56,10€ pour les autres départements.

Indemnités destinées à compenser les dépenses supplémentaires de déplacement professionnel en France métropolitaine réputées utilisées conformément à leur objet : limites applicables

*Source : Bofip Impots.gouv

Outre la situation géographique, les règles de remboursement des frais de déplacement peuvent varier en fonction du statut du travailleur ou du secteur d’activité.

Fonction publique et enseignants

Dans la fonction publique, les agents en mission peuvent bénéficier du remboursement de leurs frais de transport et de séjour. La prise en charge des frais de mission dans la fonction publique est encadrée par des décrets spécifiques. Les indemnités sont souvent forfaitaires et varient selon le territoire (métropole, outre-mer, étranger) et le corps de l’agent.

Les frais de déplacement professionnel peuvent être partiellement ou totalement pris en charge lors d’un déplacement en dehors de la résidence administrative et de la résidence familiale pour l’un des motifs suivants :

• Suivi de formation
• Présentation aux épreuves d’un concours ou d’un examen professionnel
• Déplacement pour les besoins du service, avec ordre de mission
• Intérim qui nécessite un déplacement pour occuper un poste temporairement vacant
• Participation à un organisme consultatif.

Auto-entrepreneurs et freelances

Les travailleurs indépendants ne perçoivent pas de « remboursement » au sens salarial. Ils intègrent leurs dépenses professionnelles dans leur comptabilité. Deux régimes coexistent :

• Micro-entreprise : L’indépendant bénéficie d’un abattement forfaitaire pour frais professionnels sur son chiffre d’affaires. Il ne peut pas déduire ses dépenses réelles. Il est donc essentiel de les anticiper dans la fixation des tarifs.
• Régime réel : L’indépendant peut déduire l’ensemble de ses frais professionnels (déplacements, repas, matériel) de son bénéfice imposable, à condition de conserver tous les justificatifs. Pour facturer des frais de déplacement à un client, la méthode la plus transparente est de créer une ligne dédiée sur la facture, souvent basée sur le barème kilométrique.

Associations et bénévoles

Les bénévoles d’une association peuvent se faire rembourser les frais engagés pour l’activité de l’organisme. S’ils choisissent de ne pas demander le remboursement, ces frais peuvent être considérés comme un don et ouvrir droit à une réduction d’impôt, sous certaines conditions.

Autres cas particuliers : BTP, sportifs, transport routier

Certains secteurs ont des conventions collectives qui prévoient des dispositions spécifiques pour les frais de déplacement. Dans le BTP, par exemple, des indemnités de « petit déplacement » (trajet, transport, repas) et de « grand déplacement » sont prévues pour compenser les contraintes liées aux chantiers.

Limites et plafonds fiscaux des frais de déplacement

Pour que les remboursements de frais professionnels soient exonérés de cotisations sociales, ils doivent respecter des limites fixées par l’URSSAF. Tout dépassement est réintégré dans l’assiette des cotisations.

Les plafonds de l’URSSAF

L’URSSAF établit des plafonds d’exonération pour les allocations forfaitaires. Si l’employeur rembourse au-delà de ces montants sans justification, la part excédentaire est soumise à cotisations. Il est donc primordial de suivre de près la réglementation et de bien documenter toute note de frais pour l’URSSAF.

Frais de repas et panier repas

Les indemnités de repas (ou « panier repas ») sont versées lorsque le salarié est contraint de manger en dehors de l’entreprise ou de son domicile. Le montant de l’exonération des frais de repas en 2025 varie selon la situation :

Exemples de montants de limites d’exonération pour 2025 :

Abattement pour frais professionnels

Certaines professions (VRP, journalistes, artistes, etc.) peuvent bénéficier d’une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels. Cet abattement s’applique directement sur la base de calcul des cotisations sociales. Si l’entreprise applique cet abattement, elle ne peut rembourser en plus que les frais qui ne sont pas couverts par la déduction.