La facture électronique va simplifier la gestion des frais de déplacements : vrai ou faux ?

Mémo : Note de frais vs Facture

Partie intégrante de la comptabilité, la gestion des frais de déplacement et le remboursement des salariés concernés peut être assez fastidieuse pour les deux parties selon qu’il s’agisse d’une note de frais ou d’une facture émise lors d’un déplacement.

Faisons bien la différence dans un premier temps !

La différence semble claire, et généralement les factures sont envoyées directement par les fournisseurs à l’entreprise ayant passé commande (agences de voyage pour la réservation de billets, hôteliers, loueurs de voitures…).

Mais… qu’advient-il quand le justificatif de dépense du salarié voyageur est une facture, par exemple pour les hôtels ? TVA ou pas ?

Facture : Opération entre assujettis ou pas ?

C’est là que la distinction revêt ses particularités en fonction de la personne ou de l’entité au nom de laquelle la facture est émise !

• Cas N°1 : la facture est émise au nom du salarié

Si le salarié règle lui-même la facture (il conviendra de maîtriser les risques de « travel leakage » en fonction de la politique de voyage de l’entreprise), la dépense est considérée comme une transaction avec un non-assujetti et ne fait pas l’objet d’une facture électronique. L’employé peut rédiger une note de frais, tout comme pour une note de restaurant ou un ticket de péage pour lesquels des dispositions ont été prises.

• Cas N°2 : la facture est émise au nom de l’entreprise

Il s’agit alors d’une transaction entre assujettis, entrant totalement dans le champ de la facturation électronique. Deux situations peuvent alors se présenter :

-> Si le règlement est réalisé directement par la société (carte logée d’entreprise, etc.), la facture est directement transmise par le fournisseur et passe par les nouvelles plateformes de dématérialisation. Aucune action n’est donc requise de la part du salarié qui n’a pas à avancer d’argent.

-> Si le règlement est effectué par le salarié, celui-ci devra se faire rembourser grâce à la facture reçue électroniquement par son entreprise. L’employé est dans ce cas considéré comme un tiers payeur et la facture transmise sera marquée comme “payée”.

Alors le bonheur est dans la facture électronique pour gérer les frais de déplacement … Vrai ou faux ?

La réforme de la facture électronique peut parfois être ressentie comme une contrainte, elle reste toutefois l’occasion de simplifier et moderniser ces opérations comptables et d’améliorer la traçabilité des transactions financières. Elle nécessite néanmoins que les entreprises se mettent en marche activement pour prévoir leur transition vers des systèmes compatibles avec la facture électronique.

FAUX

Si vos outils sont uniquement dédiés au traitement de notes de frais, et ne sont pas en mesure d’intégrer le contrôle et la gestion des factures des fournisseurs, vous risquez de perdre du temps à tout intégrer manuellement en amont, et de doublement mal vivre le passage de la réforme par manque d’anticipation.

VRAI

Certains logiciels de Gestion des frais de déplacement, comme Cegid Notilus, intègrent d’ores et déjà cette possibilité de gestion des factures, simplifiant votre transition vers la facturation électronique.

2. Sécurité

La sécurité des données est une priorité dans toute transformation numérique, et la réforme de la facture électronique ne fait pas exception. En centralisant les données et en intégrant divers systèmes comme les logiciels de comptabilité et les ERP, vous êtes assurés d’une gestion sécurisée et harmonisée des informations sensibles. Cette intégration réduit par ailleurs les risques d’erreurs, détecte plus facilement les anomalies et les tentatives de fraude aux notes de frais.

3. Conformité

L’entreprise doit se conformer aux exigences légales en matière de facturation électronique et veiller à ce que toutes les transactions soient documentées et traitées correctement et historisées en cas de contrôle. Qu’il s’agisse de la gestion des factures des fournisseurs de voyages, ou des notes de frais des salariés, l’alignement avec les dernières règlementations doit être intégré dans les solutions. De plus, la traçabilité offerte par les systèmes numériques facilitera les audits et les vérifications ultérieurs, garantissant que les organisations restent conformes aux exigences fiscales en vigueur. Voilà qui va soulager les équipes en cas de contrôle fiscal !