Gestion des notes de frais

Carte affaire : mode d’emploi et avantages

Le 26 février 2025

Modifié le 22 septembre 2025

10 min

Pour toute entreprise dont les salariés engagent des dépenses professionnelles, la carte affaire est une solution à considérer. Comment fonctionne-t-elle ? Quels sont ses avantages pour l’employeur, les dirigeants ou les collaborateurs ? Quelles sont ses limites ?

Voici ce qu’il faut savoir pour tirer le meilleur profit des cartes affaires.

Qu’est-ce qu’une carte affaire ?

On l’appelle parfois aussi carte entreprise, carte corporate, carte business ou encore carte collaborateur. La carte affaire est un moyen de paiement souscrit par une entreprise et mis à disposition de ses dirigeants et collaborateurs. Ainsi, les cartes affaires permettent à leurs bénéficiaires de régler leurs frais professionnels sans avoir à avancer les fonds. Elles trouvent tout leur sens lors des déplacements professionnels, domestiques ou à l’étranger. Le salarié détenteur d’une carte affaire peut l’utiliser de manière autonome pour payer les dépenses engagées dans le cadre de sa mission. Parmi les frais professionnels réglés par cartes affaires, on retrouve notamment les catégories suivantes :

repas,
nuits d’hôtels,
billets de train ou d’avion,
location de voiture,
carburant (si l’entreprise ne dispose pas de cartes carburants),
péages…

Concrètement, une carte affaire se présente sous la forme d’une carte bancaire comme une autre. Elle peut être physique ou virtuelle.
D’ailleurs, la plupart des cartes affaires sont émises par l’un des principaux opérateurs de cartes bancaires : Visa, Mastercard ou American Express.

Cartes affaires, mode d’emploi

Comment souscrire une carte affaire ?

Comme les cartes bancaires classiques, les cartes affaires sont proposées par les banques. Bien sûr, les tarifs dépendent des garanties et services associés. Mais les offres varient aussi d’une banque à l’autre. Les banques traditionnelles offrent habituellement une large gamme de cartes corporate, parfois jusqu’à un très haut niveau, avec des services premium. Quant à elles, les banques en ligne et néo-banques s’appuient sur leur souplesse, dès la souscription et au-delà. Généralement, elles se différencient en apportant une réponse spécifique à un marché et à des besoins bien identifiés.

Et la carte d’affaire virtuelle ?

Une carte d’affaire virtuelle est une carte de paiement numérique conçue spécifiquement pour les entreprises et utilisée pour effectuer des transactions professionnelles. Contrairement aux cartes physiques traditionnelles, elle n’existe que sous forme numérique, ce qui lui confère des fonctionnalités avancées et une grande flexibilité. Voici comment elle fonctionne :

Génération de la carte virtuelle

Les cartes virtuelles sont générées en ligne via une plateforme bancaire ou une solution de gestion des paiements. Elles possèdent un numéro unique, une date d’expiration, et un code de sécurité (CVC), tout comme une carte physique. Cependant, ces informations sont accessibles uniquement sous format numérique, souvent via un portail web ou une application mobile.

Utilisation pour les paiements

Ces cartes sont utilisées pour des paiements en ligne, des abonnements ou des achats ponctuels. L’utilisateur entre simplement les informations de la carte au moment du paiement, comme il le ferait avec une carte classique. Selon les besoins, elle peut être associée à des budgets ou des projets spécifiques, et des montants plafonds peuvent être définis.

Pour des cas spécifiques, les cartes virtuelles peuvent aussi être configurées à usage unique, par exemple pour un seul achat, ou limitées dans le temps, ce qui les rend particulièrement adaptées aux dépenses ponctuelles.

La carte affaire virtuelle : pratique et sécurisée

Sécurité accrue : les cartes virtuelles limitent les risques de fraude, car elles ne sont pas liées directement à un compte bancaire accessible. De plus, leur utilisation ponctuelle ou la possibilité de définir des plafonds empêche les abus et réduit les conséquences d’un piratage éventuel.
Traçabilité des dépenses : chaque transaction effectuée avec une carte virtuelle est immédiatement enregistrée et associée à un utilisateur ou à un centre de coût. Cela améliore considérablement la visibilité et la gestion des dépenses professionnelles.
Flexibilité améliorée : les cartes virtuelles peuvent être rapidement émises ou annulées selon les besoins, sans nécessiter d’attente ou d’expédition comme pour une carte physique. Cela les rend idéales pour des collaborateurs occasionnels, des dépenses urgentes, ou des missions temporaires.

Comment fonctionne une carte affaire ?

Qu’elle soit virtuelle ou matérialisée, lorsqu’un manager ou dirigeant attribue une carte affaire à un salarié, il est important qu’il lui en explique les principes et le mode de fonctionnement. D’abord, il faut évidemment préciser que l’utilisation de la carte doit être réservée aux paiements de dépenses professionnelles, justifiées par l’activité de l’entreprise et du collaborateur. C’est aussi l’occasion de rappeler les règles et procédures internes à suivre. Ensuite, le fonctionnement de la carte corporate dépend des modalités proposées par la banque et retenues par l’entreprise. Le choix du compte de prélèvement est déterminant. En effet, le prélèvement des achats effectués peut se faire sur le compte de l’entreprise ou sur le compte bancaire personnel du collaborateur. La première option facilite le contrôle des dépenses par l’employeur. La seconde permet de responsabiliser davantage le salarié détenteur. Dans ce cas, le débit différé est impératif afin de garantir que le collaborateur soit remboursé de ses frais professionnels avant qu’ils soient prélevés sur son compte. Selon l’offre souscrite, l’entreprise peut configurer divers paramètres pour chaque carte affaire :

plafonnement des dépenses,
catégories de dépenses et marchands autorisés,
jours et plages horaires d’activation…

Pour le reste, la carte affaire offre les mêmes modes d’utilisation que toute autre carte bancaire : validation des achats par code PIN, paiement sans contact, sécurisation des achats effectués sur internet, etc.

Les avantages de la carte affaire

Les cartes affaires ont de nombreux avantages dont profitent tant l’entreprise qui en souscrit que chacun des salariés détenteurs. Le principal avantage pour les collaborateurs, c’est qu’ils n’ont plus à faire l’avance des frais (lire notre article : Tout savoir sur les avances sur frais), ce qui est évidemment plus confortable pour eux. Souvent, la carte affaire leur facilite aussi l’application des règles et procédures relatives aux à la gestion des déplacements professionnels et aux notes de frais. Selon la gamme de services associés, les détenteurs de cartes affaires et les entreprises peuvent tirer parti de garanties d’assistance et d’assurance voyage d’affaires, de différés de paiement pouvant atteindre 70 jours, ou encore d’avantages chez des partenaires. La carte affaire est aussi un moyen supplémentaire dont dispose l’entreprise pour responsabiliser ses collaborateurs, simplifier leur quotidien et donc préserver leur motivation. Par ailleurs, selon les options de configuration évoquées précédemment, l’employeur bénéficie d’outils de contrôle des frais professionnels. Souvent, il peut aussi suivre ces dépenses en temps réel de manière détaillée, parfois même analytique. Enfin, les risques de fraude aux notes de frais sont moindres, surtout lorsque les achats par la carte affaire sont prélevés directement sur le compte de l’entreprise.

Quelques limites… et des solutions complémentaires

Ainsi, les cartes affaires ont de nombreux avantages. Cependant, elles ne réduisent pas significativement d’elles-mêmes toute la gestion administrative, comptable et financière des dépenses professionnelles. Or, ces processus sont particulièrement chronophages. Ils impliquent particulièrement les collaborateurs en déplacement mais aussi plusieurs services centraux.

Pour lever cette limite, il est donc très intéressant de coupler les cartes affaires à une solution de gestion des notes de frais et des voyages d’affaires, comme celle que propose Cegid Notilus. Le logiciel de gestion des déplacements et des frais Cegid Notilus permet de relier automatiquement toute dépense effectuée par carte affaire à une note de frais scannée ou saisie sur l’outil. Aussi, la réservation d’un voyage professionnel s’effectue directement dans la solution, interfacée avec le système cartes affaires de l’entreprise. Cette intégration entre carte affaire et Cegid Notilus permet d’automatiser tout le processus de gestion des frais professionnels.

Témoignage : Rossignol combine Cegid Notilus avec ses cartes affaires

Des gains énormes pour la comptabilité de Rossignol :

Pointage rapide : les notes sont numérotées et les justificatifs rapidement vérifiables
Suppression du retraitement des devises
Modifications de plafonds plus faciles
Vérifications réduites car baisse du nombre de paiements en cash
Plus de facilité pour faire rééditer des justificatifs manquants
Simplification des contrôles et validations : « Rien ne se perd ! »
Possibilité de faire des statistiques, notamment par salarié et par frais.

Je lis le témoignage

Cas d’usage : comment Lucie, Travel Manager, a transformé son job

Lucie est Travel Manager dans une entreprise de taille intermédiaire, spécialisée dans le B2B. Chaque jour, elle jongle avec des tâches complexes : coordonner les déplacements des collaborateurs, gérer les notes de frais, et suivre les transactions effectuées à l’aide des cartes affaires de l’entreprise. Avec plus de 300 employés régulièrement en mission, Lucie doit s’assurer que tout est en ordre, de la réservation des hôtels à la validation des rapports de dépenses.

Mais ce quotidien n’était pas sans difficulté. Avant de trouver une solution efficace, Lucie faisait face à des défis constants :

Les défis d’hier ou quels sont les inconvénients de la carte affaire ?

Des justificatifs qui se perdent : Les collaborateurs devaient scanner ou photographier factures et reçus, lesquels étaient souvent incomplets ou égarés. Lucie passait des heures à demander des documents corrects ou manquants pour clore la note de frais.
Une saisie manuelle chronophage : Les transactions des cartes affaires devaient être intégrées une à une dans les systèmes internes de l’entreprise. La moindre erreur de saisie pouvait perturber les rapprochements financiers et comptables.
Un flou sur les dépenses : Lucie peinait à obtenir une vision claire sur les montants dépensés par département ou collaborateur. Accidents budgétaires et dépassements de plafond apparaissaient souvent trop tard pour être corrigés.

La transformation avec une solution intégrée

Un jour, après une énième réunion où elle devait justifier des écarts budgétaires et des retards administratifs, Lucie s’est lancé un défi : automatiser et centraliser tout ce qu’elle pouvait. En collaboration avec le service financier, elle a choisi de coupler les cartes affaires de l’entreprise à une solution de gestion des notes de frais et des voyages professionnels.

Le changement a été immédiat et spectaculaire.

Les gains réels pour Lucie et son entreprise

Une automatisation bienvenue : Chaque transaction effectuée avec les cartes affaires est désormais automatiquement importée dans le système. Les collaborateurs n’ont plus besoin d’ajouter manuellement les montants ni de jongler avec des reçus, grâce à l’OCR de la solution. Ils n’ont qu’à prendre en photo leurs justificatifs et l’intégrer ensuite directement dans leur voyage, tous les champs sont automatiquement reconnus et intégrés. Lucie a réduit de moitié le temps qu’elle consacrait à la gestion des notes de frais.
Une réduction drastique des erreurs : Finis les montants, les dates, les lieux, les calculs de TVA erronés. Le système identifie immédiatement les anomalies et alerte les utilisateurs avant même qu’une note erronée ne soit soumise. Cela a permis à Lucie de réduire les erreurs administratives de 80 %. C’est notamment un moyen efficace d’éviter les erreurs courantes sur les notes de frais.
Une visibilité en temps réel : Avec la nouvelle solution, Lucie peut suivre en direct les dépenses engagées par chaque carte affaires. Elle génère facilement des rapports précis pour la direction et contrôle mieux le respect des budgets. Résultat ? Une optimisation budgétaire qui a permis à l’entreprise d’économiser près de 10 % sur ses frais de déplacement annuels.
Conformité renforcée : Maintenant que toutes les dépenses sont analysées par le système, les politiques internes de l’entreprise sont mieux respectées. Les dépassements de plafonds ou achats non conformes sont bloqués, ce qui allège le travail de contrôle de Lucie.
Un quotidien simplifié : Lucie a redécouvert le plaisir de faire son métier sans se sentir ensevelie par une montagne de tâches administratives. Elle s’est débarrassée définitivement du stockage papier et de l’archivage des justificatifs. Une bonne pratique consiste à recourir à l’archivage à valeur probante pour sécuriser les justificatifs. Tout est conservé dans la solution dans un coffre fort sécurisé en cas d’audit ou de contrôle. Elle peut désormais se consacrer à des projets stratégiques, comme négocier de meilleurs partenariats avec des prestataires de voyages, plutôt que de passer ses soirées à traiter des notes de frais.

Une expérience inspirante

Lucie n’est pas seulement satisfaite des gains en temps et en efficacité. Elle est fière d’avoir transformé un processus désuet et laborieux en un système moderne et fluide. Les collaborateurs de l’entreprise, eux, lui en sont reconnaissants : ils passent moins de temps à gérer leur administration, tout en respectant les règles et budgets.

Aujourd’hui, Lucie est sollicitée par la direction pour partager son expérience lors des réunions avec d’autres équipes internes. Elle est devenue un symbole de transformation réussie et prouve qu’avec les bons outils, on peut réellement simplifier le travail tout en améliorant la performance de l’entreprise.

Lucie le dit souvent : « Ce n’est pas la technologie seule qui fait la différence, mais un système qui travaille avec nous, qui s’adapte à nos besoins. » Elle est fière de savoir que ses choix ont permis à son entreprise de passer à la vitesse supérieure.

Cegid Notilus simplifie votre quotidien !

Gagnez 70% de temps dans la gestion de vos notes de frais ! Avec notre OCR, tous les champs tels que la TVA, la devise ou le montant, sont automatiquement détectés. Avec l’archivage à valeur probante, vos justificatifs de frais sont conservés dans un cloud sécurisé.

Je découvre la solution

Nos articles recommandés pour vous

Gestion des déplacements professionnels