Carte carburant pour ses salariés : de nombreux avantages

Dès lors qu’un employé doit utiliser un véhicule de l’entreprise, que ce soit un véhicule de service ou de fonction, il va devoir faire le plein de carburant ou recharger la batterie d’un véhicule électrique.

Qu’est-ce qu’une carte carburant professionnelle ?

La carte carburant professionnelle est un moyen de paiement fourni par l’entreprise à un employé pour lui permettre de régler ses frais de carburant sans devoir en faire l’avance. Elle se matérialise sous la forme d’une carte de règlement traditionnelle. Les capacités de paiement sont supervisées par le gestionnaire de flotte de l’entreprise. Il peut également modifier les possibilités offertes par la carte comme le type de carburant qui peut être utilisé ou limiter son usage à une zone géographique par exemple.

La carte essence peut aussi servir pour régler d’autres dépenses liées aux véhicules de l’entreprise comme les péages ou les parkings par exemple. Le salarié peut également laver le véhicule ou acheter du liquide lave-glace pour son véhicule.

Quelles sont les principales cartes de carburant disponibles ?

Parmi le panel de cartes carburant professionnelles, l’entreprise va devoir choisir son partenaire et le type de carte qu’elle souhaite affecter à ses salariés. Prépayée ou post payée, la première limite l’utilisation au plafond prédéfini alors que la seconde permet de faire le plein de carburant selon les conditions définies par l’entreprise.

Certaines cartes sont limitées à une enseigne comme les cartes Total ou Shell par exemple, d’autres sont multi-enseignes. Suivant les options sélectionnées, elles peuvent également servir à régler d’autres opérations en lien avec le véhicule de fonction comme le règlement de facture d’entretien ou de réparation avec certaines enseignes automobiles.

Les cartes carburant les plus utilisées en France sont :

• DKB,
• UTA,
• Total Energie,
• Shell,
• Carrefour,
• Intermarché,
• Ticket Fleet Pro.

À quoi servent-elles ?

Les employés disposant d’une carte carburant de l’entreprise peuvent faire le plein de carburant du véhicule de l’entreprise simplement. Il suffit de payer avec la carte, l’entreprise recevra une facture globale rassemblant les paiements réalisés avec toutes les cartes sur une période définie, généralement chaque mois.

Elle est particulièrement intéressante pour les employées qui sont éloignées du siège de l’entreprise. Elle leur apporte une grande autonomie pour gérer le carburant de leur véhicule, mais elle peut aussi leur permettre de régler d’autres dépenses en lien avec l’entretien du véhicule sans avoir à en faire l’avance. Certaines cartes permettent par exemple le lavage du véhicule dans une station dédiée ou bien d’assurer l’entretien du véhicule dans des enseignes partenaires.

De plus, les salariés titulaires d’une carte carburant professionnelle n’ont plus besoin de faire des fiches de notes de frais avec les facturettes de carburant à la fin de chaque mois. Les dépenses sont réglées par l’entreprise directement sans qu’ils n’aient besoin d’en faire l’avance. Fini le casse-tête des tickets perdus ou des pompes automatiques sans tickets disponibles. Toutes les informations sont fournies sur la facture détaillée.

Quels avantages propose la carte de carburant professionnelle ?

Le principal avantage de la carte carburant pour le salarié est de ne plus avoir à avancer les frais de déplacement. Il règle les factures de carburant, les péages, les parkings, mais aussi le lavage ou l’entretien du véhicule directement avec sa carte professionnelle suivant les dispositions prises par le gestionnaire de flotte.

En entreprise, l’intérêt est double. Elle centralise les dépenses liées aux véhicules sur une facture unique regroupant toutes les cartes en circulation parmi les salariés. Plus besoin de courir après les notes de frais et les tickets manquants. L’historique est entièrement retracé, véhicule par véhicule, ce qui évite de nombreuses heures de saisie pour affecter les dépenses à un véhicule ou à une équipe.

De plus, pour les entreprises de transport, la récupération de la TVA ou de la TIPP est simplifiée. Les données sont regroupées par véhicule. Il devient simple et rapide de compléter les formulaires pour les remboursements des taxes liées au carburant.

De nombreuses cartes de carburant proposent de saisir le kilométrage du véhicule lors du plein. Cela permet également une gestion plus fine des dépenses énergétiques de l’entreprise. En maîtrisant les consommations et le coût du poste carburant, cette gestion précise peut devenir une aide à la décision lors du renouvellement de la flotte automobile de l’entreprise en favorisant des véhicules plus économes.

Entièrement gérée à distance, la carte de carburant peut être désactivée en quelques clics en cas de licenciement d’un salarié ou du vol de la carte. Bien sur tout les avantages cités ci-dessus sont valables si vous n’avez pas une solution de gestion de parc automobile, autrement vous pouvez aller beaucoup plus loin.