Véhicule de service : tout ce qu’il faut savoir

Il existe différents moyens pour un dirigeant de contribuer aux frais de déplacement de ses salariés : véhicule de service, voiture de fonction ou indemnités kilométriques. Concentrons-nous dans cet article sur le véhicule de service. Pratique, rentable et présentant peu d’inconvénients, il a de nombreux atouts pour une société.

Définitions : véhicule de service et véhicule de fonction

Une voiture de service, aussi appelée véhicule de société, est utilisée uniquement pour des trajets professionnels. Nous pouvons citer en exemples le parcours entre la société et un chantier, ou encore la route entre le siège de l’entreprise et un rendez-vous professionnel.

Ce véhicule appartient à la flotte automobile de la société. Le salarié n’est donc pas propriétaire du bien.

La voiture est seulement mise à sa disposition. L’employé l’emprunte le matin et la rend à la fin de sa journée de travail.

Un véhicule de fonction, quant à lui, est confié au salarié. Celui-ci dispose de la voiture pour ses déplacements professionnels, mais également pour ses trajets personnels. Autrement dit, il peut utiliser ce véhicule en dehors de son temps de travail, y compris les week-ends.

La voiture de fonction constitue un élément de la rémunération, aussi appelé avantage en nature. Elle est, par conséquent, assujettie aux cotisations sociales.

Utilisations du véhicule de service

L’employé qui bénéficie d’un véhicule de service doit respecter certains critères concernant son utilisation :

• Usage exclusif pour des trajets professionnels ;
• Utilisation interdite en dehors des heures de travail, durant des RTT ou congés payés ;
• Droit de possession le week-end, uniquement si le salarié travaille.

La conduite d’une voiture de service dans un but personnel peut faire l’objet d’une sanction disciplinaire, pouvant aller jusqu’au licenciement pour faute grave.

Avantages et inconvénients

Pour un employeur, choisir d’investir dans un véhicule de service possède de nombreux avantages.

En premier lieu, son usage peut être partagé par plusieurs salariés. En effet, le véhicule n’est pas rattaché à un salarié en particulier.

Aussi, il n’est pas soumis au versement de cotisations sociales. Son utilisation intervenant uniquement dans la sphère professionnelle, il n’est pas considéré comme un avantage en nature.

Enfin, quand l’entreprise se sépare d’une voiture de service, cela n’engendre aucune compensation financière, ni revalorisation salariale.

Les véhicules de service conservent néanmoins quelques inconvénients :

• Ils sont assujettis à la TVS (taxe sur les véhicules de société) ;
• L’employeur doit régler les dépenses de mobilité (carburant, péages, parking, etc.), sur présentation des justificatifs par le collaborateur.

Droits et obligations

Clauses obligatoires

Selon la règlementation en vigueur, une clause de mise à disposition d’un véhicule de service doit être incluse au contrat de travail. Il est possible de le faire sous forme d’avenant.

Cette clause doit également contenir les conditions d’utilisation du bien, en rappelant l’interdiction d’usage pour motifs privés.

Les entreprises peuvent aussi faire preuve d’une certaine souplesse. Elles peuvent accepter qu’un salarié utilise le véhicule pour des trajets entre domicile et lieu de travail.

Si cet usage ne figure pas dans la clause, il est nécessaire de formaliser un accord par écrit, indiquant la tolérance de la société pour cet usage exceptionnel.

Retrait du véhicule de service

Un employeur a la possibilité, quand il le souhaite, de retirer la voiture de service à ses salariés.

Cet acte ne nécessite en aucun cas l’accord de l’employé au préalable. Cela n’engendre aucune modification du contrat de travail, contrairement au retrait d’un véhicule de fonction.

Toutefois, le salarié est en mesure de réclamer une indemnité pour rembourser ses frais de déplacement avec son véhicule personnel.

URSSAF

La détention d’une flotte de véhicules de société peut faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF.

Si l’utilisation de certains véhicules est considérée comme similaire à celle des voitures de fonction, l’entreprise est dans l’obligation de prouver que ces biens ne sont pas utilisés dans le cadre privé et qu’ils ne constituent pas un avantage en nature. Dans le cas contraire, l’URSSAF effectue un redressement.

Responsabilité en cas d’accident et d’infraction avec un véhicule de service

Pour un accident

En théorie, le salarié ne peut être tenu responsable d’un accident avec un véhicule de service.

Sa responsabilité s’engage uniquement en cas de faute lourde. Il conviendra à l’employeur d’apporter la preuve que l’accident était intentionnel.

La société devra s’acquitter de certaines dépenses :

• Les coûts de réparation du véhicule ;
• La franchise d’assurance ;
• La réparation de dommages causés aux éventuelles victimes de l’accident.

Cependant, l’entreprise peut bénéficier d’une exonération de ces frais si elle démontre l’utilisation du véhicule hors du cadre du travail.

Pour une infraction au code de la route

Étant propriétaire du véhicule, l’employeur est redevable de la plupart des amendes. C’est le cas, par exemple, pour une infraction relative au stationnement ou à un excès de vitesse.

Néanmoins, la société est dans la capacité de dénoncer le conducteur du véhicule auprès de l’administration, pour ne pas être redevable de cette amende.

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Attention ! Un employeur ne peut exiger le remboursement des amendes par ses salariés. Il ne peut donc pas non plus procéder par retenue de salaire.

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