Gestion de parc automobile : notre modèle de tableau de bord Excel gratuit à télécharger

Évidemment, un outil Excel ne comporte pas autant de fonctionnalités qu’une véritable solution de logicielle gestion de flotte. Mais il offre tout de même une vision générale de votre parc automobile et il en simplifie le suivi.

Tableau de bord de gestion de parc auto : à quoi ça sert ?

Pour une entreprise comme pour un particulier, une voiture ou tout autre véhicule a une utilité, rend un service. Mais c’est également une charge importante. Chaque véhicule engendre des coûts fixes et variables, des coûts planifiés ou prévisibles et des coûts exceptionnels.

Il ne s’agit même pas seulement de dépenses financières. Il y a aussi le temps passé à s’occuper de ce véhicule. Ainsi, à l’échelle d’une entreprise, la gestion de flotte peut se révéler extrêmement chronophage.

Un tableau de bord de gestion de parc automobile sous Excel comme celui que nous vous proposons de télécharger gratuitement facilite déjà l’organisation et la centralisation de l’information sur vos véhicules. Ceci permet à la fois de gagner du temps et de mieux contrôler les dépenses.

C’est également un moyen pour disposer à tout moment de l’inventaire et de l’historique de votre flotte. La vision peut être globale mais aussi détaillée pour chaque véhicule. Elle peut inclure notamment :

• L’affectation à certains usages, à un ou plusieurs collaborateurs ;
• Le suivi de l’entretien et des contrôles techniques obligatoires ;
• La gestion des contrats d’assurance ;
• Les échéances contractuelles (location ou autre).

Gestion de flotte : tableau de bord Excel ou logiciel spécialisé ?

Un simple tableau de bord sous Excel suffit-il vraiment à gérer un parc automobile d’entreprise ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients, en comparaison à une solution logicielle de gestion de flotte comme celle que développe Cegid Notilus?

Avantages du tableau de bord Excel

Le principal avantage du tableur, c’est bien sûr son coût. Excel fait partie de la suite bureautique Microsoft Office, au même titre que Word, PowerPoint, Outlook, etc. La plupart des entreprises utilisent déjà largement cette suite pour de multiples besoins.

Par ailleurs, avec le modèle de tableau de bord Excel gratuit que nous vous proposons de télécharger ici, vous disposez d’une solution de gestion de parc automobile prête à l’emploi immédiatement.

Le coût de mise en œuvre est donc quasiment nul.

Aussi, une telle solution bureautique est facile à prendre en main pour les utilisateurs. Il s’agit en effet d’un outil relativement standard et populaire.

Il n’y a donc généralement pas besoin de formation spécifique. Et pour les cas particuliers nécessitant des adaptations du tableau de bord, l’entreprise trouvera aisément des tutoriels et autres contenus pour l’aider.

Il y a l’aide en ligne incluse dans l’outil, mais également de très nombreux blogs, vlogs, forums et autres sites spécialisés. Tout ceci est disponible 24/7 et gratuitement.

Ainsi, l’entreprise peut facilement développer son propre outil, en utilisant les multiples fonctionnalités des feuilles de calcul. Les macros permettent même d’automatiser certaines tâches.

La première méthode consiste à créer cet outil de toutes pièces, en partant d’un classeur Excel vierge. Mais l’entreprise peut aussi se servir de notre tableau de bord comme modèle et l’adapter à sa propre gestion de parc automobile.

Limites de la gestion de parc automobile sous Excel

Malgré ces nombreux avantages, il ne faut pas négliger les limites d’un simple outil bureautique. Elles apparaissent inévitablement dès que l’on compare à une véritable solution de gestion de flotte d’entreprise comme celle que propose Cegid Notilus.

Un des principaux inconvénients de la gestion de flotte sous Excel est la limitation en termes de communication avec des logiciels tiers, en charge par exemple de la logistique, de la comptabilité, des ressources humaines, etc.

La traçabilité représente également un point faible du tableau de bord Excel. Il est très difficile de savoir d’où vient telle ou telle donnée, qui l’a créée, peut-être même modifiée…

Pire, la fiabilité et la sécurité du système et des informations qu’il contient sont très fragiles. Cela engendre des risques de perte ou dégradation de données, d’ordre volontaire ou involontaire.

Excel présente encore de nombreuses autres limites, notamment en termes de lisibilité des informations, de suivi et de reporting, de gestion multi-utilisateurs, de définition de profils et droits, etc.

Notre modèle de tableau de bord Excel gratuit à télécharger

Avec Cegid Notilus, téléchargez notre modèle.

Pour conclure

Finalement, un outil Excel peut convenir pour la gestion d’une flotte de véhicules de taille modeste, avec un nombre limité d’utilisateurs de l’outil. Si tel est le cas de votre entreprise (TPE ou PME principalement), n’hésitez pas à télécharger notre tableau de bord de gestion de parc automobile sous Excel. C’est gratuit !

En revanche, pour une PME, ETI ou grande entreprise qui souhaite une solution de gestion de flotte à la fois complète, sécurisée, partagée et intégrée, seul un logiciel spécifique permet d’atteindre l’objectif. Les raisons sont nombreuses pour adopter très vite une solution de ce type. Et n’oubliez pas que Cegid Notilus est un des acteurs les plus reconnus sur ce marché.