Des tableaux Excel pour la gestion de leurs parcs automobiles

De quel parc automobile parle-t-on ?

• Chez R.A.S Intérim, les véhicules sont achetés dans des concessions et financés en Location avec Option d’Achat (LOA) sur 3 ans.
• Pour Philagro, il s’agit de Location Moyenne Durée (LMD) et de Location Longue Durée (LLD) pour éviter la grosse partie de gestion et de vente. Le loueur commande les véhicules et prend en charge les assurances, sinistres, cartes grises, tout ce qui est autour du véhicule. Plus simple, même si cela représente un coût.

Les limites d’une gestion de parc automobile sous excel

Nicolas DESHAIRES raconte :

 Il y a un an, nous utilisions un tableau Excel pour traiter une flotte de 175 véhicules. Avec les aléas que suppose la gestion d’un parc automobile. En termes d’affectations, de suivi de carte pétrolière, de contraventions, de sinistres, bref tous les facteurs qui viennent avec la location d’un véhicule.

Nous avons fait quelques recherches via internet, nous avons consulté la concurrence de Cegid Notilus qui proposait un outil vieillissant et hors de nos contraintes budgétaires. L’idée de la co-construction proposée par Cegid Notilus nous a plu.

Le manque de visibilité sur l’intégralité d’un parc en croissance nous a poussé à franchir le pas. Convaincre une direction avec un tableau Excel n’est pas une chose aisée. Il nous fallait un outil simple et efficace .

Excel a ses limites. Nous laissions de côté certaines informations. C’est complexe à gérer, étant donné le nombre de lignes, et limitatif : on se retrouve à manipuler une base de données » renchérit Farida SAMAOUI. »

« Pour trouver une solution, nous sommes allés faire du benchmark chez des partenaires ayant une activité connexe à la nôtre. De fil en aiguille, le SI de notre société nous a aiguillé vers Cegid Notilus car nous travaillions déjà avec eux pour un autre logiciel.

Il nous fallait pouvoir gérer les contraventions plus simplement et rapidement, avoir une vue sur les contrats, pouvoir négocier plus facilement les avenants. Mais aussi faire un suivi kilométrique, bref avoir le contrôle sur ce qui nous était proposé grâce à un outil adapté à nos besoins .

Pourquoi avoir choisi la solution Cegid Notilus pour gérer votre parc automobile ?

Farida SAMAOUI explique :

« Certains fournisseurs maîtrisaient bien le cœur de métier, d’autres proposaient l’achat de licences, d’autres offraient un outil vieillot. Cegid Notilus a été transparent en expliquant que l’outil était en construction et impliquait de participer à sa conception.

On a fait le pari de cette expérience enrichissante, sachant que cela allait nous demander du temps, et soulever divers types de questions. Mais cela allait dans le sens de nos besoins. Nous avons été avertis des changements de versions, des nouveautés ou des améliorations via une newsletter. Cela a apporté plus de fluidité opérationnelle« .

Nicolas DESHAIRES a trouvé l’expérience de co-construction très agréable :

« Cela permet de partir sur quelque chose de très ouvert et proactif. On voit concrètement et rapidement le résultat de son investissement en temps. Ça pousse à analyser en continu notre façon de travailler. Nous ne subissons pas les changements car il y a de nombreux échanges avec les équipes Cegid Notilus, la roadmap est claire« .

Une préparation fastidieuse mais nécessaire

Farida SAMAOUI témoigne :

« Il nous a fallu collecter des données que nous n’avions pas »

« Notre flotte automobile étant petite, nous ne nous sommes pas posés les bonnes questions. Ainsi, nous n’avions pas enregistré les numéros de contrats, d’avenants, nous n’avions pas de vue sur les roulages, les modèles exacts des véhicules, les sinistres. Il y avait beaucoup d’erreurs humaines. Cela nous a incité à la rigueur au départ du projet, grâce à l’accompagnement de Cegid Notilus en continu pendant cette phase longue et laborieuse. Nous avons demandé le support des RH car nous n’avions pas accès à certaines données (permis, matricule des salariés, …) sur notre tableau Excel. Nous avons aussi fait appel au service juridique pour la partie RGPD. Nous n’avons pas eu recours au service IT« .

Pour Nicolas DESHAIRES, la collecte de données a été effectuée par les services généraux et s’est étalée sur quasiment un mois. Cela a permis de lever quelques erreurs pour repartir sur une base saine.

Des changements radicaux mais souhaités

Le changement est assez radical du point de vue opérationnel.

Chez Philagro, il était attendu avec impatience :

« Nous savions que le logiciel de gestion du parc automobile était en construction, et continue de l’être. Mais nous n’avons pas vécu la transition de façon négative« .

Il a été assez ludique chez R.A.S Intérim selon Nicolas DESHAIRES :

« Nous avons bâti un outil agréable à paramétrer et à utiliser, pour lequel nous avons été guidés sur chaque phase. Il est en évolution constante et nous sommes impliqués dans ce processus. Nous avons proposé le projet à la direction, en soulignant la chronophagie et la complexité initiale de la gestion de parc automobile. Au final, nous constatons des gains de temps considérables, nous passons possiblement moitié moins de temps sur la gestion du parc« .

Même démarche chez Philagro, où les services généraux sont constitués de postes polyvalents qui s’occupent de diverses tâches. La flotte automobile augmentait régulièrement en France, sans parler de l’étranger. Il leur fallait une solution efficace et pérenne déjà sur l’hexagone, pour pouvoir gérer contrats et avenants. Le projet a été soumis à la direction qui l’a pleinement soutenu.

Une prise en main en deux temps

R.A.S Intérim a connu deux étapes :

« Nous avons continué de travailler en parallèle avec Excel et avec la solution, puis nous avons abandonné petit à petit l’ancienne base« .

Idem chez Philagro pendant quelques mois :

« Il a fallu faire attention de bien sauvegarder les bonnes données. Une fois la solution implémentée, nous avons dû adopter de bons réflexes sur Cegid Notilus YourWay. L’outil est très intuitif et modulable, avec un accès facile aux informations, rien à voir avec des colonnes cachées ou trop grandes de Excel. Outre l’accompagnement, nous pouvons ouvrir des tickets et avons accès à l’aide en ligne tutorielle« .

Un changement de relation avec les autres services

Farida SAMAOUI explique :

« Les rapports ont changé avec les RH et sont plus soutenus. Avant, à chaque nouvel arrivant, les données étaient saisies au fil de l’eau. Désormais, toutes les informations relatives au conducteur sont obtenues d’une traite, sans devoir passer par des dizaines de mails« .

Chez R.A.S Intérim, les relations avec la direction sont devenues plus fluides :

« On nous demande plus de reporting sur le parc auto global ou sur les filiales. Nous pouvons désormais lui répondre rapidement et simplement.

L’historisation nous donne la vue complète de chaque véhicule, de chaque conducteur. L’outil a été ouvert à certains membres de la direction. A terme, la comptabilité aura un regard dessus« .